Управление большими списками и библиотеками

Изменения можно вносить на настольном компьютере или ноутбуке, а затем после возврата в интерактивный режим синхронизировать изменения и устранять конфликты оптимальным способом. Работа с большими списками с помощью автономной синхронизации для "scrub", анализа данных или создания отчетов помогает отключить активность базы данных и свести к минимуму использование ресурсов SharePoint.

Получить данные списка для работы в автономном режиме и синхронизировать изменения после возврата в интерактивный режим можно в нескольких продуктах Microsoft 365. Для экспорта в них необходимо установить приложения, Microsoft 365 или классический office.

Microsoft Access        Access может обрабатывать больше строк данных, чем SharePoint, и у вас есть множество мощных инструментов для управления этими данными. Работа с данными в Access и синхронизация с SharePoint позволяют работать с большими наборами данных.

Вы можете считывать и писать большинство собственных списков из Access путем связывания с ними, и Access хорошо работает практически со всеми SharePoint типами данных. Связывание позволяет подключаться к данным в списке SharePoint, чтобы создать двустороннее подключение для просмотра и изменения последних данных как в списке SharePoint, так и в базе данных Access. Access создает копию (или реплицирует) список SharePoint в таблице Access. После создания таблицы Access можно работать с данными списка в Access до Access ограничения в два гигабайта (за исключением вложений, которые не хранятся локально). Кроме того, Access кэширует данные списка на клиенте, использует эффективный кэш в памяти, кэш сквозной записи и передает только измененные элементы списка. Все это позволяет гораздо быстрее выполнять запросы и обновления. Диалоговое окно разрешения конфликтов также помогает плавно управлять конфликтующими обновлениями.

Если службы Access включены, вы можете работать с объемами данных, значительно превышающими пороговое значение представления списка по умолчанию (50 000 элементов). Access автоматически обрабатывать данные списка или библиотеки небольшими пакетами, а затем повторно собрать данные, что позволяет работать с значительно большим объемом данных, чем пороговое значение представления списка, и не влиять на других пользователей на SharePoint сайте.

Microsoft Excel      . Списки SharePoint можно экспортировать в Excel таблицу, которая создает одностороновое подключение к данным между таблицей Excel и списком SharePoint.

Excel также позволяет работать с большими списками без блокировки. Кроме того, вы можете синхронизировать Excel как с SharePoint, так и с Access, чтобы воспользоваться преимуществами каждой платформы.

Когда вы изменяете данные в списке SharePoint и обновляете таблицу Excel, Microsoft Excel заменяет данные Excel последними данными из списка SharePoint. При этом перезаписываются все изменения, которые вы внесли в таблицу Excel.

После того как данные поступают в таблицу Excel, вы можете воспользоваться преимуществами многих функций анализа данных Excel, таких как мощные и гибкие листы, отчеты сводной таблицы, профессионально выглядящие диаграммы и линии Spark, условное форматирование с помощью значков, гистограммы, цветовые шкалы и сложные операции анализа "что если".

Если службы Access включены, вы можете работать с объемами данных, значительно превышающими пороговое значение представления списка по умолчанию (50 000 элементов).

Microsoft Outlook         В Outlook можно читать и записывать Списки контактов, задач, календарей и обсуждений, а также синхронизировать библиотеки документов. Например, можно работать как со стандартными списками задач, так и со списками задач проекта, переводя списки задач в автономный режим, просматривая, обновляя и назначая новые задачи, возвращая их в режим "в сети" и синхронизируя их, не оставляя Outlook. Вы также можете более эффективно хранить контакты SharePoint, делиться ими и управлять ими в Outlook.

К началу страницы

В Access вы создаете веб-базу данных на основе службы Access, создавая таблицы на основе связанных списков, а также запросы, формы, отчеты и макросы, опубликованные на SharePoint сайте. По мере обновления этих веб-баз данных вы по-прежнему можете использовать и изменять их, а также создавать новые базы данных из шаблона (но не из Access 2013 ).

Вы можете создать приложение Access в SharePoint без использования кода. Как правило, приложение SharePoint — это узконаправленное единичное решение, которое легко распространяется и выводится на рынок. Веб-приложение можно рассматривать как удобный альтернативный способ упаковывания, распространения, выполнения, отслеживания и удаления решения. Дополнительные сведения см. в статье Создание веб-приложений Access.

В отличие от приложения веб-базы данных Access, которое хранит данные в списках SharePoint, приложение Access использует базу данных SQL Server отдельно от продуктов SharePoint для хранения данных и поэтому не подпадает под пороговое значение представления списка SharePoint. Это значительно повышает масштабируемость решений Access и обеспечивает эффективную обработку потенциально миллионов записей. Для пользователей SharePoint Server SQL Server базу данных можно настроить так, чтобы она была в брандмауэре вашей организации. Для сетевых пользователей база данных — это SQL Server база данных Azure с бесплатной учетной записью и бесплатным хранилищем. Дополнительные сведения об Azure см. на домашней странице Microsoft Azure.

Наконец, вы по-прежнему можете синхронизировать данные между списком SharePoint и Access таблицей и поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Эта синхронизация является двусторонней или двунаправленной. Изменения, внесенные в данные списка в приложении Access, отправляются в список SharePoint, а изменения, внесенные в список SharePoint, скачиваются в приложение Access на компьютере. Дополнительные сведения см. в статье Импорт, связывание и перемещение данных в SharePoint.

На странице SharePoint обычно есть два поля поиска: для поиска на сайте в верхней части страницы и для поиска в конкретном списке или библиотеке. Используя поле Поиск списка или библиотеки, вы можете постепенно расширять область поиска.

• По умолчанию область поиска изначально охватывает все элементы в текущем представлении и все вложенные папки. Результат будет представлен в виде столбцов, которые затем можно отфильтровать и упорядочить. Если пороговое значение представления списка в настоящее время превышено, отображаются не все результаты.

• Если вы не нашли то, что искали, можно расширить область поиска, чтобы включить весь список, включая все вложенные папки, независимо от текущего представления или порога представления списка.

• Наконец, можно развернуть область для поиска по всему сайту. В этом случае все результаты будут показаны на стандартной странице поиска по сайту. Далее результаты можно уточнить, используя панель уточнения, чтобы отфильтровать результаты поиска, например по автору документа или дате создания элемента списка. Для формулирования более сложных запросов можно использовать даже логический синтаксис и логические операторы.

Используйте сайт центра документов, если вам нужно создавать, контролировать и хранить большое количество документов. Центр документов создается на основе шаблона сайта и служит централизованным репозиторием для управления множеством документов. Такие функции, как метаданные и навигация в виде дерева, типы контента и веб-части, помогают организовать и извлечь документы эффективным и значимым способом для пользователей. Дополнительные сведения об использовании шаблонов сайтов см. в статье Создание и использование шаблонов сайтов в версиях SharePoint Server.

Управляющие контентом могут быстро настроить управляемую метаданными навигацию, эффективную для большинства библиотек, без явного создания индексов, а также создавать дополнительные индексы для повышения производительности при более широком диапазоне фильтров и представлений. Дополнительные сведения см. в статье Что такое сайт Центра документов?

Сайт центра документов можно использовать как среду разработки или как архив контента:

• В среде разработки пользователи активно извлекают и возвращают файлы, а также создают для этих файлов структуры папок. Управление версиями при этом включено и позволяет хранить до 10 и более предыдущих версий каждого документа. Пользователи могут извлекать и возвращать документы часто и с помощью рабочих процессов автоматизировать операции с документами.

• В содержимом или архиве базы знаний, напротив, выполняется очень мало. Пользователи могут только просматривать и отправлять документы. Как правило, архивы содержимого содержат отдельные версии документов, и сайт может масштабироваться до миллионов файлов. В типичном сценарии, например в центре технической поддержки крупной организации, 10 000 пользователей могут получить доступ к содержимому, в основном для его чтения. Подмножество из 3000–4000 пользователей может отправлять новое содержимое на сайт.

Ежедневное временное окно позволяет администраторам указать выделенный период времени для всех пользователей для выполнения неограниченных операций без ограничений и обычно планируется в нерабочие часы.

Основным способом получения элементов из списка или библиотеки служат представления, но в SharePoint есть также другие команды и операции, которые лучше выполнять в период ежедневного временного интервала.

Эти команды и операции могут завершаться ошибкой, если при получении данных списка в обычное время происходит превышение пороговых и предельных значений сайта. Чтобы избежать ошибок и не мешать работе других пользователей, выполняйте их в период ежедневного временного интервала, когда нет ограничений.

Для настройки ежедневного временного интервала нужно задать время начала и длительность. При настройке времени и длительности следует понимать, что если кто-то запускает длительный запрос или операцию во время окна, они будут продолжаться до завершения, независимо от того, находится ли это в окне.

1. Как администратор войдите в Central Администратор.

2. Выберите Управление приложениями > Управление веб-приложениями.

   

3. Выберите приложение, чтобы задать или изменить параметр ежедневного временного интервала.

4. На ленте в разделе Общие параметры для доступа к меню щелкните стрелку вниз, а затем выберите Регулирование ресурсов.

   

5. Измените окно ежедневного времени, а затем задайте время и длительность, которые вы хотите использовать.

   

6. По завершении нажмите кнопку ОК.

Если вы не разработчик или у вас нет нужного уровня доступа к ресурсам разработчика для выполнения этих операций, вы можете отложить такие операции до наступления ежедневного временного интервала. Чтобы узнать, когда запланировано ежедневное временное окно, обратитесь к администратору.

Пороговое значение представления списка (LVT) используется для обеспечения производительности пользователей и защиты сервера от непреднамеренной перегрузки во время запросов. LvT может быть изменен только в серверных версиях SharePoint администратором в приложении Central Администратор. Мы не рекомендуем изменять его, чтобы избежать снижения производительности. SharePoint не позволяет администраторам изменять LVT, чтобы защитить пользователей в других клиентах от проблем с производительностью при извлечении больших наборов данных. Вместо этого используйте индексы, фильтры и папки для управления запросами.

Если у вас есть только несколько запросов, требующих повышения LVT, рассмотрите возможность использования ежедневного периода времени в нерабочее время.

Если вы действительно хотите изменить LVT, выполните следующие действия. Они стандартныеSharePoint 2016 хотя пользовательский интерфейс может немного отличаться. Приложение центра администрирования работает независимо от вашего сайта SharePoint, и для доступа к нему необходимы права администратора фермы. Изменить LVT можно только в серверных версиях SharePoint.

1. Как администратор войдите в Central Администратор.

2. Выберите Управление приложениями > Управление веб-приложениями.

   

3. Выберите приложение, чтобы изменить пороговое значение представления списка.

4. На ленте в разделе Общие параметры для доступа к меню щелкните стрелку вниз, а затем выберите Регулирование ресурсов.

   

5. Измените Пороговое значение представления списка (первое в списке).

6. Нажмите кнопку ОК.

На странице регулирования ресурсов есть дополнительные параметры, которые необходимо знать администратору.

• Пороговое значение представления списка для аудиторов и администраторов.    По умолчанию это "более высокий предел". Этот параметр будет применяться к запросам, выполняемым аудитором или администратором, для которых специально (программным образом) требуется переопределить пороговое значение представления списка. По умолчанию это 20 000, а не 5000 для LVT. Повышение этого предела имеет те же последствия, что и повышение LVT. При изменении этого значения могут потребоваться соответствующие изменения.

• Переопределение объектной модели:    Если вы часто используете пользовательский код в развертывании и вам нужно переопределить LVT на более высокий предел, может быть полезно разрешить объектной модели переопределить и предоставить аудитору или администратору разрешения для приложения, которое будет выполнять запросы. Этот параметр включен по умолчанию, но его можно отключить, если он вам не нужен. Например, он может оказаться полезен, если вы внедрили некий код, который будет выполнять кэширование большого набора результатов, к которым часто происходят обращения в течение нескольких минут. Если вы не планируете кэширование содержимого и планируете часто выполнять эти запросы, мы не рекомендуем использовать этот метод для обхода LVT, так как это негативно повлияет на производительность сервера. Короче говоря: "протектор слегка".

• Пороговое значение подстановки в представлении списка:    Этот параметр ограничивает количество соединений, которые может выполнить запрос. Это значение равно количеству полей "Подстановка", "Пользователь"/"Группа" или "Состояние рабочего процесса", которые включаются в запрос. Например, если у вас есть представление, в котором отображаются 6 столбцов подстановки, и фильтры для 3 других столбцов подстановки, используется 9 подстановок. Если пороговое значение представления списка равно 8, это приведет к ошибке. Задавать значение больше 8 не рекомендуется.

  Тестирование, проведенное корпорацией Майкрософт, показало, что при увеличении количества соединений больше 8 наблюдается серьезное скачкообразное снижение производительности. На этом этапе пропускная способность сервера не только значительно снижается, но запрос в конечном итоге использует непропорционально большой объем ресурсов SQL Server, что негативно сказывается на всех остальных пользователях, использующих ту же базу данных. Дополнительные сведения см. в разделе Подстановка столбцов и представлений списков в разделе Результаты тестов производительности и емкости и рекомендации.

• Ежедневный временной интервал для больших запросов.    Этот параметр позволяет указать интервал времени, в течение которого пользователи ежедневно могут выполнять масштабные запросы, не превышая предельных значений. Выбирая этот интервал, учитывайте следующие моменты:

  • Чтобы помешать как можно меньшему количеству пользователей, выбирайте этот интервал в нерабочее время или в тот период, когда предполагается наименьшая нагрузка. Если выбрать время в середине рабочего дня для большинства пользователей, это может негативно повлиять даже на тех, кто не использует большой список.

  • Попробуйте подобрать наиболее подходящий интервал, чтобы люди могли исправить свои списки, не обращаясь к администратору.

  • Операции, начатые в этот временной интервал, не прерываются после его окончания. Оцените необходимое время в случае, если пользователь попытается удалить большой список незадолго до окончания интервала.

  • Учитывайте разные часовые пояса. Это особенно важно, если сотрудники или клиенты вашей организации находятся в разных географических регионах и совместно используют централизованный сервер SharePoint. Установка его на 18:00 может работать для вашего собственного расположения, но не будет полезно, например, Сидней, Австралия.

• Пороговое значение уникальных ограничений списка.    Это количество уникальных разрешений, допустимых для списка. Если у вас есть папка, в которую вы прерываете наследование для разрешений и задаете для нее некоторые разрешения (и все элементы в ней), это значение считается равным 1 по отношению к порогу уникальных разрешений списка. В отличие от LVT и других параметров, это пороговое значение активируется не при просмотре содержимого или выполнении других операций с ним, а явным образом при изменении разрешений.

  Если вы можете себе это позволить, то уменьшить это число рекомендуется. По умолчанию используется 50 000, что является большим количеством уникальных разрешений. Скорее всего, ваш список столкнется с проблемами с разрешениями, прежде чем он достигнет этого числа, поэтому рекомендуется заранее настроить его на то, что может работать в вашей среде.

Чтобы свести к минимуму конкуренцию в базе данных, SQL Server (внутренняя база данных для SharePoint) часто использует блокировку на уровне строк как стратегию обеспечения корректности обновления без негативного влияния на работу других пользователей, которые обращаются к другим строкам. Однако если операция чтения или записи базы данных, например запрос, требует блокирования более 5000 строк одновременно, то приложению SQL Server будет выгоднее временно заблокировать всю таблицу до момента завершения операции.

Когда блокируется вся таблица, другие пользователи не могут к ней обращаться. Если это происходит слишком часто, пользователи будут испытывать снижение производительности системы. Поэтому пороги и пределы играют важную роль в минимизации влияния ресурсоемких операций с базой данных и сбалансированного удовлетворения потребностей всех пользователей.

На следующей диаграмме в общем виде представлены основные моменты того, что происходит невидимо для пользователя при обращении ко многим элементам списка или библиотеки.

1. Данные списка или библиотеки в семействе веб-сайтов хранятся в SQL Server таблице базы данных, которая использует запросы, индексы и блокировки для поддержания общей производительности, общего доступа и точности.

2. При фильтрации представлений на основе индексов столбцов (и других операциях) создаются запросы к базе данных, которые определяют подмножество столбцов и строк и возвращают это подмножество на локальный компьютер.

3. Пороги и пределы помогают регулировать операции и балансировать ресурсы в среде с одновременным доступом множества пользователей.

4. В версиях SharePoint Server привилегированные разработчики могут использовать параметр перезаписи объектной модели, чтобы временно повышать пороги и пределы для специализированных приложений.

5. В версиях SharePoint Server администраторы могут определить специальные временные интервалы в периоды умеренной нагрузки, когда все пользователи могут выполнять операции без всяких ограничений.

6. При работе с данными пользователи могут применять на странице подходящие представления, стили и пределы, чтобы ускорить отображение данных.

В этой таблице показаны предельные значения для списков и библиотек.

Параметр	Максимальное значение
Число элементов в списке или библиотеке	30 миллионов
Размер файла или вложения отдельного элемента	10 ГБ

В таблице ниже приведены общие сведения о регуляторах и пределах ресурсов, которые следует учитывать. Эти регуляторы и пределы задаются на странице регулирования ресурсов центра администрирования в версиях SharePoint Server. Для получения определенных ограничений и запросов для вашего сайта обратитесь к администратору.

Порог или ограничение	Значение по умолчанию	Описание
Пороговое значение представления списка	5 000	Указывает максимальное число элементов списка или библиотеки, которое операция базы данных, например запрос, может обработать за один раз. Операции, превышающие этот предел, блокируются. Чтобы дать вам время на создание альтернативных планов, вы можете получить предупреждение на странице Параметры списка, если ваш список превысил 3000 элементов. Предупреждение содержит справочную ссылку на данную статью.
Предел количества уникальных разрешений	50 000	Указывает максимальное число уникальных исключений для списка или библиотеки. Каждый раз, когда вы нарушаете наследование разрешений для элемента или папки, оно учитывается как 1 уникальное разрешение для этого предела. Если вы попытаетесь добавить элемент, который приведет к превышению этого ограничения, вы не сможете сделать это.
Предельный размер для строк	6	Указывает максимальное число строк таблицы внутри базы данных, которая используется для элемента списка или библиотеки. При сохранении широких списков со множеством столбцов каждый элемент располагается в нескольких внутренних строках таблицы (не более шести) общим объемом до 8000 байтов (исключая вложения). Например, если у вас есть список с большим количеством мелких столбцов, который содержит сотни столбцов "Да/Нет", это ограничение может быть превышено, и в этом случае вы не сможете добавить в список дополнительные столбцы "Да/Нет", но вам все равно может быть разрешено добавлять столбцы другого типа. Данный предел администраторы могут задать только с помощью объектной модели, но не через интерфейс пользователя.
Пороговое значение подстановки представления списка	12	Указывает максимально допустимое число операций объединения, например использующих столбцы поиска, пользователь/группа или состояние рабочего процесса. Если запрос использует более 8 столбцов, операция блокируется. Однако можно программно выбрать, какие столбцы следует использовать, используя максимальное представление, которое можно задать с помощью объектной модели.
Пороговое значение представления списка для аудиторов и администраторов	20 000	Указывает максимальное число элементов списка или библиотеки, которое операция базы данных (например, запрос), выполняемая аудитором или администратором с соответствующими правами, может обработать за один раз. Этот параметр применяется в сочетании с параметром Разрешить переопределение объектной модели.
Разрешить переопределение объектной модели	Y	Указывает, могут ли разработчики выполнять операции с базой данных (например, запросы), требующие переопределения параметра Пороговое значение представления списка с увеличением предельного значения, определяемого параметром Пороговое значение представления списка для аудиторов и администраторов. Администратор должен включить переопределение объектной модели, и затем разработчики с соответствующим разрешением могут программно запросить, чтобы их запрос использовал более высокое пороговое значение представления списка, чтобы воспользоваться его преимуществами.
Ежедневный временной интервал	Нет	Указывает период времени, в течение которого пороги и пределы ресурсов игнорируются. Администратор может настроить временное окно в нерабочие часы с шагом в 15 минут и до 24 часов, например с 18:00 до 22:00 или с 13:30 до 5:15. Операция базы данных или запрос, запущенные в пределах ежедневного временного интервала, будут выполняться до полного завершения (или сбоя), даже если они не были завершены в течение указанного временного интервала.