SharePoint предоставляет масштабируемый и широкий выбор функций для управления контентом. Если у вас много файлов для управления, рассмотрите возможность использования шаблона сайта центра документов. Этот шаблон оптимизирован для масштабного управления документами. Это поможет сэкономить время и эффективнее. В шаблон включены версии, ИД документов, наборы документов, навигация по метаданным и типы контента.
Сайт центра документов работает в обоих случаях:
-
Среда автора В среде создания центра документов пользователи создают и редактют тысячи документов или медиаактивов, которые хранятся в центральном репозитории.
-
Архив содержимого В архиве содержимого, например в базе знаний, пользователи могут хранить и просматривать документы.
В этой статье рассказывается о доступных в шаблонах сайтов центра документов.
Чтобы создать центр документов, см. раздел "Создание сайтов SharePoint различных типов с помощью шаблонов"
Что находится на сайте центра документов?
Шаблон сайта центра документов содержит функции, упрощают и эффективнее создавать большие наборы документов и управлять ими. В большинстве случаев владелец сайта может добавить каждую из этих функций отдельно. Шаблон сайта центра документов автоматически включает рекомендуемые функции управления документами. В следующих разделах кратко описаны эти функции.
Сайт центра документов можно использовать как среду разработки или как архив контента. В среде разработки пользователи часто извлекают и возвращают файлы, а также создают для этих файлов структуры папок. Включено и сохранены более ранние версии каждого документа. Кроме того, с их можно управлять жизненными циклами документов.
В то же время в архиве контента происходит очень мало содержимого. Пользователи могут только просматривать и отправлять документы. Шаблон сайта центра документов поддерживает создание такого типа архива контента, который называется архивами базы знаний. Как правило, в базах знаний имеются отдельные версии документов, а масштаб сайта может быть миллионы файлов. В обычном сценарии, например в Центре технической поддержки крупной организации, тысячи людей могут получить доступ к контенту (в основном для его чтения). На сайт загружались только некоторые из них.
Ниже описаны некоторые функции SharePoint, которые можно включить на сайт центра документов. Кроме того, в некоторых организациях настраивается внешний вид и навигация центра документов. Некоторые добавляют настраиваемые веб-части.
Управляемые метаданные — это система, которая назначает определенные термины документам в SharePoint. После этого вы сможете классифицировать документы с помощью этих терминов. Кроме того, с помощью метаданных можно создать мощное средство навигации для пользователей, которое поможет им быстро находить нужные.
Предположим, например, что в вашей компании есть база знаний, которая содержит статьи, которые помогут людям устранить проблемы с продуктами. Вы можете создавать термины метаданных, позволяющие пользователям фильтровать информацию по продуктам, по типу проблемы или другим свойствам.
На сайте центра документов каждый фрагмент содержимого получает уникальный ID, не связанный с расположением документа, например ССЫЛКУ НА URL-адрес. Это означает, что при переименовании документа его ИД останется тем же. С помощью этого ИД можно создать постоянную ссылку на документ и свернуть ненадеванные ссылки.
Версии автоматически включены на сайте центра документов. Это означает, что у вас автоматически будет история всех различных версий файла. Например, в процессе рецензии документов это означает, что у вас есть запись всех обновлений, которые были введены в ходе проверки. Вы можете отслеживать обновления, обращаться к ответам и т. д. Кроме того, если в текущей версии статьи возникает проблема, вы можете быстро вернуться к последней известной версии.
Тип контента — это определенный тип контента, а также группа его параметров. Когда кто-то создает документ определенного типа контента, он автоматически получает все соответствующие параметры для этого типа контента. Центр документов может иметь набор типов контента — документов разных типов, видео, шаблонов и так далее.
Организатор контента не включается автоматически на сайт центра документов, но его добавляют многие пользователи. Организатор контента — это функция SharePoint, которая позволяет управлять всей организацией и структурой элементов. С помощью метаданных или типов контента организатор контента может автоматически маршрутировать документы и другие элементы в определенные расположения. Например, в базе знаний организатор контента может автоматически перенавести все новые отправленные материалы в специальную библиотеку, которая собирает статьи для определенного продукта.
