Создание списка задач проекта и управление им

Очень важно периодически возвращаться к списку задач проекта по мере его выполнения и обновлять информацию о состоянии каждой задачи. Благодаря этому пользователи, не участвующие в текущей работе над определенными задачами, смогут узнать, на каком этапе выполнения находится проект.

Чтобы обновить сведения о проекте, заполните перечисленные ниже столбцы для каждой задачи.

• % завершения.    Укажите настолько точно, насколько можете, сколько процентов работы уже выполнено. Например, если задача завершена приблизительно наполовину, в столбце % завершения введите 50%. На основе этого значения ход выполнения задачи отображается на диаграмме Ганта.

• Состояние задачи.    Выберите описание, которое точнее всего отражает текущее состояние задачи.

Кроме того, в проекте могут произойти другие изменения, из-за которых понадобится обновить список задач проекта. Например, могут измениться дата начала или срок определенной задачи, если ее выполнение начнется раньше, чем планировалось, или задержится. Вы можете обновить эти и любые другие столбцы в табличной части представления. Иногда человек, в данный момент работающий над задачей, больше не может продолжать работу. В такой ситуации вы можете изменить сотрудников, назначенных для выполнения задачи, обновив столбец Кому назначено. Дополнительные сведения см. в разделе Назначение исполнителей задач в списке задач проекта.

К началу страницы

Добавив задачу в список проекта, вы должны назначить сотрудников своей организации для работы над ней. Назначая исполнителя для задачи, вы определяете, кто отвечает за ее выполнение.

1. Щелкните столбец Кому назначено для той задачи, которую назначаете.

   

2. Введите имя или учетные данные назначаемого человека одним из перечисленных ниже способов.

   • Нажмите кнопку Обзор рядом со столбцом Кому назначено и найдите в адресной книге своей организации человека, которого хотите назначить для задачи.

   • В столбце Кому назначено введите учетные данные пользователя из своей организации (включая домен), которого назначаете для задачи. Например, введите contoso\reginap, где contoso — это домен, а reginap — имя пользователя.

   • В столбце Кому назначено введите имя назначаемого человека. Этим способом можно воспользоваться, если вы назначаете подрядчика или человека, у которого нет учетной записи в вашей организации.

3. Известите пользователей об их назначениях: сообщите им о списке задач проекта и о работе, за которую они теперь отвечают.

При составлении списка задач проекта нужно обдумать, какие задачи целесообразно объединить в более крупные. Например, проект может выполняться по этапам, каждый из которых состоит из нескольких задач. Список задач, разделенный на этапы, помогает понять ход выполнения проекта в целом.

1. На вкладке Элементы в группе Создание щелкните стрелку возле команды Создать элемент и выберите пункт Суммарная задача.

2. Чтобы создать новую суммарную задачу, заполните форму и при необходимости введите указанные ниже данные.

   • Имя.    Введите название суммарной задачи.

   • Предшественники.    Выберите суммарные задачи или подзадачи, которые необходимо выполнить до начала этой суммарной задачи. Выбрав их в поле слева, нажмите кнопку Добавить, чтобы переместить их в поле справа. Дополнительные сведения о предшественниках см. в следующем разделе этой статьи.

     Совет: Если вы не можете определить предшественников или еще не добавили в список все задачи, предшествующие данной суммарной задаче, оставьте это поле пустым. Добавить предшественников можно позже, воспользовавшись табличной частью списка задач проекта слева в представлении.

   • Важность.    Выберите уровень приоритета, который точнее всего отражает важность этой суммарной задачи по отношению к остальным суммарным задачам в проекте.

   • Состояние задачи.    Выберите описание, которое точнее всего отражает состояние группы задач, относящихся к данной суммарной задаче. Если вы только планируете проект и ни одна из задач этой суммарной задачи еще не начата, выберите вариант Не начата.

   • % завершения. Введите процентное значение, которое точнее всего отражает объем выполненной работы по группе задач, относящихся к данной суммарной задаче. Если вы только планируете проект и ни одна из задач этой суммарной задачи еще не начата, оставьте это поле пустым или введите 0 %.

   • Кому назначено. В этом поле укажите человека, отвечающего за суммарную задачу. Дополнительные сведения см. в разделе Назначение исполнителей задач в списке задач проекта.

   • Описание.    Введите краткое описание суммарной задачи.

   • Дата начала.    Введите дату начала первой подзадачи в рамках этой суммарной задачи.

   • Срок.    Введите дату завершения последней подзадачи в рамках этой суммарной задачи.

3. Чтобы создать суммарную задачу, нажмите кнопку Сохранить.

После создания суммарной задачи вы можете щелкнуть ее имя в табличной части представления слева и открыть ее в новом представлении списка задач проекта. В этом представлении можно добавлять задачи, которые будут частью этой суммарной задачи. Чтобы вернуться в представление, которое отображает суммарную задачу, на вкладке Список в группе Управление представлениями выберите команду Перейти вверх.

К началу страницы

Суммарные задачи и подзадачи в одном списке задач проекта могут выполняться в определенном порядке. Например, при строительстве дома фундамент необходимо заложить до начала строительства стен, которые, в свою очередь, нужно закончить, прежде чем приступать к крыше. Этот порядок отражен в столбце Предшественники.

1. В строке задачи щелкните Predecessors ячейку в столбце "Предшествует", а затем щелкните стрелку справа от ячейки, чтобы отобразить список всех задач текущего списка задач проекта. При этом относятся все суммарные задачи и подзадачи в списке.

2. Установите флажок слева от каждой задачи, которую необходимо выполнить до начала данной задачи.

   Совет: Тут легко переусердствовать и выбрать все задачи, предшествующие текущей. На самом деле необходимо выбрать лишь те, которые предшествуют ей непосредственно. Предположим, проект состоит из трех задач: задача 1, задача 2 и задача 3. По завершении задачи 1 можно начать задачу 2, а по завершении задачи 2 — задачу 3. Вводя предшественников задачи 3, легко подумать, что до ее начала необходимо завершить как задачу 1, так и задачу 2. Однако поскольку задача 1 уже указана как предшествующая задаче 2, нет необходимости также указывать, что она предшествует задаче 3.

3. Настройте даты в столбцах Дата начала и Срок, чтобы они отражали взаимосвязь между задачами. Предположим, есть две задачи, каждая из которых займет около двух дней. Вы указали, что первая задача предшествует второй. Необходимо настроить дату начала второй задачи так, чтобы она была позже срока первой задачи, а срок второй задачи должен быть на два дня позже, чем ее новая дата начала.

   Совет: Хотите автоматизировать этот процесс? Рассмотрите корпоративное решение для управления проектами, совместимое с SharePoint Foundation 2010, например Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010.

После того как вы определите предшественников для каждой задачи, эти связи отобразятся на диаграмме Ганта. Если для задачи задан предшественник, между концом одного отрезка диаграммы (предшествующая задача) и началом другого (следующая задача) появится стрелка.

К началу страницы

В SharePoint списки задач проекта поддерживают те же функции и возможности представления, что и другие списки. Дополнительные сведения см. в статье о настройке представления списка задач проекта.