Требовать утверждения элементов в списке или библиотеке

Списки и библиотеки часто содержат конфиденциальную информацию, например бюджеты маркетинговых кампаний или инициативы по персоналу. Может быть важно, чтобы определенные пользователи могли просматривать только "официальные" версии элементов или файлов.

Вы можете потребовать утверждения элемента или файла, прежде чем содержимое станет видимым для определенных пользователей. Требуя утверждения, организации могут применять значительный уровень качества и безопасности к конфиденциальному содержимому.

Современный Классический

Перейдите к списку, для которого требуется утверждение.
Выберите Параметры , а затем — Список параметров.
В разделе Общие параметры выберите Параметры управления версиями.
В разделе Утверждение содержимого выберите Да в ответе на запрос Требовать утверждение содержимого для отправленных элементов? В разделе Журнал версий элемента укажите, нужно ли создавать версии при каждом изменении элемента. Вы также можете ограничить количество сохраненных версий.
В разделе Безопасность черновика элементов определите, какие пользователи могут видеть черновики элементов в списке.

Совет: Если требуется утверждение содержимого для списка или библиотеки, которые уже содержат элементы, все элементы в библиотеке будут помечены как Утвержденные.
Вы можете выбрать любой из следующих вариантов:
- Пользователи, которые могут читать элементы в списке.
- Только пользователи, которые могут редактировать элементы в списке.
- Только пользователи, которые могут утверждать элементы в списке, и автор элемента.
Нажмите кнопку ОК.

Если кто-то отправляет элемент в список или библиотеку, для которых требуются утверждения, он находится в состоянии Ожидание, пока его не утвердит кто-то (имеющий хотя бы уровень разрешений Управления Списки). Пока ожидается утверждение, оно остается в состоянии Ожидание .

Обычно, когда элемент находится в состоянии Ожидания, его могут видеть только инициатор элемента и пользователи, имеющие разрешения на управление списками и библиотеками. После изменения состояния с "Ожидание" на "Утверждено" он становится видимым для всех, кто имеет разрешение на просмотр списка или библиотеки.

Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока инициатор или кто-то другой, имеющий необходимые разрешения, не удалит их. Всем элементам или файлам, которые уже существуют в списке или библиотеке, автоматически предоставляется состояние Утверждено .

Важно: Если безопасность в библиотеке сайта настроена таким образом, чтобы разрешить любому пользователю читать элементы, то любой пользователь, имеющий разрешения на чтение для сайта, сможет видеть все элементы в списке или библиотеке, независимо от того, находятся ли элементы в состоянии Утверждено .

Примечание: Изменять параметры библиотеки SharePoint могут только пользователи с разрешениями "Полный доступ" или "Конструктор".

Перейдите в библиотеку SharePoint, для которой требуется утверждение.
Выберите Параметры , а затем — Параметры библиотеки.

Если эти пункты меню не отображаются, выберите Библиотека и в группе Параметры выберите пункт

Параметры библиотеки.
Чтобы открыть страницу Параметры управления версиями , в разделе Общие параметры выберите Параметры управления версиями.
В разделе Утверждение содержимого выберите Да в ответе на запрос Требовать утверждение содержимого для отправленных элементов? В разделе Журнал версий документа укажите, нужно ли SharePoint создавать версии при редактировании файла. Вы также можете ограничить количество сохраненных версий.
В разделе Безопасность черновика элементов определите, какие пользователи могут просматривать черновики элементов в библиотеке документов.

Совет: Если требуется утверждение содержимого для списка или библиотеки, которые уже содержат элементы, все элементы в библиотеке будут помечены как Утвержденные.
Вы можете выбрать любой из следующих вариантов:
- Пользователи, которые могут читать элементы в списке.
- Только пользователи, которые могут редактировать элементы в списке.
- Только пользователи, которые могут утверждать элементы в списке, и автор элемента.
Нажмите кнопку ОК.

Если кто-то отправляет элемент или файл в список или библиотеку, для которых требуются утверждения, он находится в состоянии Ожидание , пока пользователь с необходимыми разрешениями не утвердит его. Пока ожидается утверждение, оно остается в состоянии Ожидание .

Как правило, если элемент или файл находится в состоянии Ожидание , их могут видеть только инициатор элемента или файла и пользователи, имеющие разрешения на управление списками и библиотеками. После изменения состояния с "Ожидание" на "Утверждено" он становится видимым для всех, кто имеет разрешение на просмотр списка или библиотеки. Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока инициатор или кто-то другой, имеющий необходимые разрешения, не удалит их. Всем элементам или файлам, которые уже существуют в списке или библиотеке, автоматически предоставляется состояние Утверждено .

Важно: Если безопасность в библиотеке сайта настроена так, чтобы разрешить любому пользователю читать элементы, то любой пользователь, имеющий разрешения на чтение для сайта, сможет увидеть все элементы в списке или библиотеке, независимо от того, находятся ли элементы в состоянии "Утверждено ".

Изменять параметры списка или библиотеки могут только пользователи с разрешениями на полный доступ или конструктор.

Настройка обязательного утверждения элементов или файлов

Если список сайтов или библиотека еще не открыты, в области быстрого запуска выберите их имя.
На ленте выберите вкладку Библиотека в группе Средства библиотеки или Средства создания списка .
Если вы работаете в библиотеке, выберите Параметры библиотеки. Если вы работаете в списке, выберите Параметры списка. В этом примере откроется страница Параметры библиотеки .
В разделе Общие параметры выберите Параметры управления версиями. Откроется страница Параметры управления версиями .
В разделе Утверждение содержимого выберите Да в ответе на вопрос Требовать утверждение содержимого для отправленных элементов?
В разделе Безопасность черновика элементов определите, какие пользователи могут просматривать черновики элементов в библиотеке документов. В этом примере выбраны только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента).
Нажмите кнопку ОК.

В следующем примере показаны утвержденные элементы в библиотеке после того, как для параметра Требовать утверждение содержимого задано значение Да. Так как эти файлы уже находились в библиотеке, они были утверждены автоматически.

В конечном итоге ваша организация может оказаться неудобной или ненужной требовать утверждения для каждого элемента файла в определенном списке или библиотеке. Это требование не только требует времени от человека, который должен предоставить или отклонить утверждение, но и не позволяет людям легко работать над файлом или элементом. Если вы определите, что в вашей организации больше не требуется утверждение всех элементов или файлов, вы можете удалить требование.

Удаление требования к утверждению элементов или файлов в списке или библиотеке

Если список сайтов или библиотека еще не открыты, в области быстрого запуска выберите их имя.
На ленте выберите вкладку Библиотека в группе Средства библиотеки или вкладку Список в группе Средства создания списка .
Если вы работаете в библиотеке, выберите Параметры библиотеки. Если вы работаете в списке, выберите Параметры списка. В этом примере откроется страница Параметры библиотеки .
В разделе Общие параметры выберите Параметры управления версиями. Откроется страница Параметры управления версиями .
В разделе Утверждение содержимого выберите Нет в ответе на вопрос Требовать утверждение содержимого для отправленных элементов? Откроется диалоговое окно с предупреждением.
Чтобы закрыть сообщение, нажмите кнопку ОК.
Чтобы закрыть диалоговое окно Параметры управления версиями , нажмите кнопку ОК. Когда вы вернеесь к списку или библиотеке, состояние утверждения больше не будет доступно на странице. Все пользователи, имеющие разрешение на просмотр списка или библиотеки, могут просматривать все содержимое, которое там находится.

Дополнительные сведения см . в разделах Утверждение или отклонение элементов или файлов в списке сайтов или библиотеке и Все о рабочих процессах утверждения.

Требовать утверждения элементов в списке или библиотеке

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Укажите, что элементы в списке требуют утверждения

Состояние утверждения

Указание элементов в библиотеке SharePoint, для которых требуется утверждение

Укажите, что элементы или файлы в списке или библиотеке требуют утверждения

Удаление требования к утверждению из списка сайтов или библиотеки

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!