Керування великими списками й бібліотеками

Зміни можна внести на настільному комп’ютері або ноутбуку, а потім, після повернення даних у мережу, синхронізувати зміни та поступово й ефективно усунути конфлікти. Робота з великими списками за допомогою автономної синхронізації для "очищення", аналізу або звітування про дії в базі даних дає змогу вимкнути завантаження бази даних і мінімізувати використання SharePoint ресурсів.

Є кілька продуктів Microsoft 365, які дають змогу переносити дані списку в автономний режим і синхронізувати зміни після повернення в мережу. Щоб експортувати їх, потрібно інсталювати програми ( Microsoft 365 або класичні програми Office.

Microsoft Access        Access може обробляти більше рядків даних, ніж SharePoint, і у вас є багато потужних засобів для керування цими даними. Працюючи з даними в Access та синхронізувавшись із SharePoint, можна працювати з більшими наборами даних.

Ви можете читати й записувати власні списки з Access, зв'язуючи їх, а Access добре працює практично з усіма SharePoint типами даних. Зв'язування дає змогу підключатися до даних у списку SharePoint, щоб створити двосторонній зв'язок для перегляду та редагування останніх даних як у списку SharePoint, так і в базі даних Access. Access створює копію списку SharePoint (або реплікує) у таблиці Access. Створивши Access таблицю, можна працювати з даними списку в Access до обмеження Access двох гігабайтів (за винятком вкладень, які не зберігаються локально). Крім того, Access кешує дані списку на клієнті, використовує ефективну пам'ять, кеш на записування та передає лише змінені елементи списку. Усі ці запити та оновлення виконуються значно швидше. Діалогове вікно вирішення конфліктів також дає змогу безперебійним способом керувати конфліктним оновленням.

Якщо функцію Служби Access Services активовано, ви можете працювати зі значно більшою обсягом даних, ніж граничне значення подання списку, до 50 000 елементів за замовчуванням. Access автоматично обробляє дані списку або бібліотеки невеликими пакетами, а потім повторно збирає дані – метод, який дає змогу працювати з значно більшою кількості даних, ніж граничне значення подання списку, і не негативно впливати на інших користувачів на сайті SharePoint.

Microsoft Excel       Ви можете експортувати SharePoint списки до Excel таблиці, яка створює односторонній зв'язок даних між таблицею Excel та списком SharePoint.

Excel також дає змогу працювати з великими списками без блокування. Крім того, можна синхронізувати Excel як з SharePoint, так і з Access, щоб скористатися перевагами кожної платформи.

Якщо змінити дані в списку SharePoint і оновити дані в таблиці Excel, програма Microsoft Excel замінить дані Excel на найновіші дані списку SharePoint, перезаписуючи всі зміни, внесені безпосередньо до таблиці Excel.

Знайшовши дані в таблиці Excel, можна скористатися багатьма функціями аналізу даних Excel, наприклад потужними та гнучкими аркушами, звітами зведених таблиць, професійно оформленими діаграмами та міні-лініями, умовним форматуванням із піктограмами, гістограмами, шкалами кольорів і складними операціями аналізу "what-if".

Якщо функцію Служби Access Services активовано, ви можете працювати зі значно більшою обсягом даних, ніж граничне значення подання списку, до 50 000 елементів за замовчуванням.

Microsoft Outlook         З Outlook можна читати й записувати контакти, завдання, календар і Списки обговорень, а також синхронізувати бібліотеки документів. Наприклад, можна працювати як зі стандартними списками завдань, так і зі списками завдань проекту, переводячи списки завдань в автономний режим, переглядаючи, оновлюючи та призначаючи нові завдання, відновлюючи їх у мережі, а також синхронізувавши їх, не виходячи з Outlook. У Outlook можна також ефективніше зберігати контакти SharePoint, надавати до них спільний доступ і керувати ними.

На початок сторінки

У Access створюється веб-база даних на основі Служби Access Services, створюючи таблиці на основі зв'язаних списків, а також запитів, форм, звітів і макросів, опублікованих на сайті SharePoint. Під час оновлення цих веб-баз даних можна й надалі використовувати та змінювати їх, а також створювати нові на основі шаблону (але не з Access 2013 ).

Програму Access можна створити в SharePoint, не використовуючи код. Загалом, програма SharePoint – це орієнтоване точкове рішення, яке легко розповсюджується та доступне на ринку. Програма – це зручний альтернативний спосіб пакування, розповсюдження, запуску, моніторингу та списання рішення. Докладні відомості див. в статті Створення веб-програми Access.

На відміну від програми веб-бази даних Access, у якій зберігаються дані в списках SharePoint, програма Access використовує базу даних SQL Server окремо від SharePoint продуктів для зберігання даних і тому не регулюється граничним значенням подання списку SharePoint. Це значно покращує масштабованість Access рішень і робить ефективну обробку потенційно мільйонів записів. Для користувачів SharePoint Server базу даних SQL Server можна настроїти так, щоб вона відстає від брандмауера вашої організації. Для онлайнових користувачів база даних – це база даних SQL Server Azure, яка має безкоштовний обліковий запис і безкоштовне сховище. Докладні відомості про Azure див. на домашній сторінці Microsoft Azure.

Нарешті, можна й надалі синхронізувати дані між списком SharePoint та таблицею Access та оновити обидва набори даних. Ця синхронізація двостороння або двонапрямна. Зміни, внесені Access до даних списку, передаються до списку SharePoint, а зміни, внесені до списку SharePoint, завантажуються в Access на комп'ютері. Докладні відомості див. в статті Імпорт, зв'язування або переміщення даних до SharePoint.

На сторінці SharePoint зазвичай є два поля пошуку: пошук сайту у верхній частині сторінки та поле пошуку конкретного списку або бібліотеки. Використовуючи поле Пошук списку або бібліотеки, можна суттєво розширити область пошуку.

• За промовчанням область пошуку залежить від усіх елементів поточного подання та вкладених папок. Результати відображаються у вигляді стовпців, які можна відфільтрувати та відсортувати. Якщо перевищено граничне значення подання списку, відобразяться не всі результати.

• Якщо вам не вдається знайти потрібні дані, можна розширити область пошуку та включити до неї весь список з усіма вкладеними папками, незалежно від поточного подання та граничного значення подання списку.

• Нарешті, можна розширити область пошуку на всьому сайті. У цьому випадку всі результати відображатимуться на стандартній сторінці сайту "Пошук". Після цього результати пошуку можна уточнити, відфільтрувавши їх за допомогою панелі уточнення, наприклад за іменем автора документа або датою створення елемента списку. Щоб сформулювати складніші запити, можна використовувати логічний синтаксис і логічні оператори.

Сайт центру документів можна використовувати, щоб створювати, керувати та зберігати велику кількість документів. Центр документів створено на основі шаблону сайту, який слугує централізованим сховищем для керування багатьма документами. Такі функції, як метадані та навігація в поданні дерева, типи вмісту та веб-частини, допомагають упорядковувати й отримувати документи ефективніше й змістовно для користувачів. Докладні відомості про використання шаблонів сайтів див. в статті Створення та використання шаблонів сайтів у версіях SharePoint Server.

Відповідальні за вміст можуть швидко настроїти навігацію на основі метаданих для ефективної роботи більшості бібліотек без явного створення індексів, але також отримують допомогу під час створення додаткових індексів для підвищення продуктивності в більшій частині фільтрів і подань. Докладні відомості див. в статті Що таке сайт центру документів?

Сайт центру документів можна використовувати як середовище для авторської роботи або архів вмісту.

• У середовищі для авторської роботи користувачі активно беруть файли на редагування й повертають їх, а також створюють для них структури папок. Доступно керування версіями, і для кожного документа може існувати 10 або більше його більш ранніх версій. Оскільки користувачі часто беруть документи на редагування й повертають їх, робочі цикли можуть допомогти автоматизувати дії з документами.

• В архіві вмісту або бази знань, навпаки, дуже мало авторської роботи. Користувачі лише переглядають і завантажують документи. Зазвичай в архівах вмісту зберігаються одиничні версії документів, а на сайті можуть розміщуватися мільйони файлів. У стандартному сценарії, на зразок центрів технічної підтримки для великих організацій, доступ до вмісту можуть отримувати 10 000 користувачів, здебільшого для читання. Новий вміст на сайт може завантажувати група від 3000 до 4000 користувачів.

Щоденний проміжок часу – це спосіб для адміністраторів указати виділений період часу для всіх користувачів, щоб виконувати необмежену кількість операцій без обмежень і зазвичай планується в неробочий час.

Хоча подання – це основний спосіб отримати елементи зі списку або бібліотеки, є й інші команди та операції SharePoint, які краще виконуються протягом щоденного проміжку часу.

Перевищивши граничні значення та обмеження сайту, ці команди й операції можуть завершитися помилкою, якщо ви намагаєтесь отримати дані списку у звичайний робочий час. Якщо виконувати їх без обмежень протягом щоденного проміжку часу, можна уникнути помилок і впливу на роботу інших користувачів.

Щоб налаштувати щоденний проміжок часу, потрібно встановити час початку та тривалість. Установивши час і тривалість, зрозумійте, що якщо хтось запустить тривалий запит або операцію протягом вікна, він триватиме до завершення, незалежно від того, чи він у вікні.

1. Як адміністратор увійдіть у Центр Admin.

2. Послідовно виберіть елементи Керування програмами > Керування веб-програмами.

   

3. Виберіть програму, щоб установити або змінити параметр щоденного проміжку часу.

4. На стрічці в розділі Загальні настройки , щоб відкрити меню, клацніть стрілку вниз, а потім виберіть пункт Дроселювання ресурсів.

   

5. Змініть щоденний проміжок часу, а потім установіть потрібний час і тривалість.

   

6. Завершивши, натисніть кнопку OK.

Якщо ви не розробник або не маєте зручного доступу до ресурсів розробника, за допомогою яких можна виконати ці операції, відкладіть ці типи операцій до щоденного проміжку часу. Щоб дізнатися, коли заплановано щоденний проміжок часу, зверніться до адміністратора.

Граничне значення подання списку (LVT) забезпечує продуктивність користувачів і захищає сервер від ненавмисного перевантаження під час запитів. LVT може змінюватися лише в серверних версіях SharePoint адміністратором у програмі Central Admin. Ми не радимо змінювати її, щоб уникнути зниження продуктивності. SharePoint не дозволяє адміністраторам змінювати LVT, щоб захистити користувачів в інших клієнтах від проблем із продуктивністю під час отримання великих наборів даних. Натомість налаштовуйте запити за допомогою індексів, фільтрів і папок.

Якщо у вас є лише кілька запитів, які вимагають підвищення LVT, радимо використовувати щоденний проміжок часу в неробочиий час.

Якщо ви дійсно хочете змінити LVT, виконайте наведені нижче дії. Вони стандартні зSharePoint 2016 хоча інтерфейс користувача може дещо відрізнятися. Програма Центру адміністрування не пов’язана із сайтом SharePoint, і для доступу до неї потрібні права адміністратора ферми. Змінити LVT можна лише в серверних версіях SharePoint.

1. Як адміністратор увійдіть у Центр Admin.

2. Послідовно виберіть елементи Керування програмами > Керування веб-програмами.

   

3. Виберіть програму, щоб змінити граничне значення подання списку.

4. На стрічці в розділі Загальні настройки , щоб відкрити меню, клацніть стрілку вниз, а потім виберіть пункт Дроселювання ресурсів.

   

5. Змініть значення Граничне значення подання списку (перше в списку) на прийнятне.

6. Натисніть кнопку OK.

На сторінці дроселювання ресурсів є додаткові параметри, які ви як адміністратор хочете зрозуміти.

• Граничне значення подання списку для аудиторів і адміністраторів:    За замовчуванням це "вища межа". Запити, які виконуються аудитором або адміністратором, які спеціально (програмно) запит на перевизначення LVT будуть обкладатися цим обмеженням. За замовчуванням це 20 000, а не 5000 для LVT. Підвищення цього обмеження має ті ж наслідки, що і підвищення LVT. Під час змінення цього значення є пов'язані зміни, які, можливо, потрібно буде внести.

• Перевизначення об'єктної моделі:    Якщо ви зазвичай використовуєте настроюваний код під час розгортання та маєте потребу перевизначити обмеження LVT, можливо, варто дозволити перевизначення об'єктної моделі та надати аудитору або адміністратору дозволи для програми, яка виконуватиме запити. Цей параметр увімкнуто за замовчуванням, але за потреби його можна вимкнути. Його варто використовувати, якщо ви впровадили певний код, який виконуватиме кешування більшого набору результатів, що часто переглядаються, скажімо, протягом кількох хвилин. Якщо ви не плануєте кешувати вміст і плануєте часто запускати ці запити, не радимо використовувати цей метод для обходу LVT, оскільки це негативно вплине на продуктивність сервера. Коротше кажучи: "протектор легковажно".

• Граничне значення підстановки подання списку:    Ця функція обмежує кількість об’єднань, які може виконувати запит. Це кількість полів "Підстановка", "Користувач або група" чи "Стан робочого циклу", які включаються до запиту. Наприклад, подання, яке відображає шість стовпців підстановки та фільтрує три інші стовпці точної підстановки, використовує дев’ять підстановок. Якщо для граничного значення підстановки подання списку встановлено "8", виникне помилка. Ми не радимо встановлювати число, більше восьми.

  Ретельне тестування корпорацією Майкрософт показало, що існує серйозне не поступове зниження продуктивності, яке відображається понад 8 об'єднань. На цьому етапі пропускна здатність сервера не тільки значно знижується, але й у кінці запиту використовується непропорційно великий обсяг SQL Server ресурсів, що негативно впливає на всіх інших користувачів тієї самої бази даних. Докладні відомості див. в розділі "Стовпці підстановки та подання списків" результатів тестування продуктивності та доступності та рекомендацій.

• Щоденний проміжок часу для великих запитів.    Ця функція дає змогу щодня встановлювати час, протягом якого користувачі можуть використовувати більші запити, не перевищуючи обмеження. Є кілька моментів, які слід ретельно зважити, перш ніж встановлювати час.

  • Щоб вплинути на найменшу кількість користувачів, слід вибрати години зниження активності або час, протягом якого очікується найменше навантаження. Якщо вибрати час у середині робочого дня для більшості користувачів, це може негативно вплинути навіть на тих, хто не використовує великий список.

  • Спробуйте взяти прийнятний діапазон часу, щоб користувачі могли використати його для виправлення своїх списків, а не для зв’язку з адміністратором.

  • Операції, розпочаті протягом проміжку часу, не перериваються після його завершення. Подумайте про час, необхідний на випадок, якщо користувач спробує видалити великий список якраз перед завершенням цього проміжку.

  • Врахуйте різні часові пояси. Це особливо важливо, якщо ваша організація або клієнти географічно розподілені та використовують один централізовано розміщений сервер SharePoint. Установлення його на 6:00 вечора може працювати для вашого власного розташування, але не буде корисним, скажімо, Сідней, Австралія.

• Граничне значення унікальних дозволів списку.    Це кількість унікальних дозволів для списку. Якщо у вас є папка, для якої перервати успадкування дозволів, і встановити певні дозволи для неї (і всіх елементів у ній), це рахується як 1 відповідно до граничного значення унікальних дозволів списку. На відміну від LVT та інших параметрів, це граничне значення не викликається переглядом вмісту або виконанням іншої операції з ним, але явно під час змінення дозволів.

  Якщо ви можете це собі дозволити, радимо зменшити це число. За замовчуванням використовується 50 000, тобто багато унікальних дозволів. У вашому списку дуже ймовірно, що виникатимуть проблеми з дозволами, перш ніж це число буде досягнуто, тому радимо завчасно скоригувати його відповідно до вашого середовища.

Щоб мінімізувати конфлікти в базі даних, в SQL Server (серверна база даних для SharePoint) часто використовується стратегія блокування на рівні рядка, щоб забезпечити точне оновлення та уникнути негативного впливу на роботу інших користувачів, які отримують доступ до інших рядків. Проте, якщо операція читання або записування в базі даних, як-от запит, спричиняє одночасне блокування понад 5000 рядків, для SQL Server ефективніше тимчасово заблокувати всю таблицю, доки операція в базі даних не завершиться.

Коли блокується вся таблиця, інші користувачі не можуть отримати доступ до неї. Якщо це відбувається забагато разів, користувачі матимуть зниження продуктивності системи. Тому граничні значення й ліміти необхідні, щоб зменшити вплив ресурсомістких операцій бази даних і збалансувати потреби всіх користувачів.

На схемі нижче подано зведення основних процесів, що відбуваються у фоновому режимі під час доступу до багатьох елементів списку або бібліотеки.

1. Дані списку або бібліотеки в колекції сайтів зберігаються в таблиці бази даних SQL Server, у якій використовуються запити, індекси та блокування для збереження загальної продуктивності, спільного доступу та точності.

2. Відфільтровані подання з індексами стовпців та інші операції створюють запити бази даних, які визначають підмножину стовпців і рядків і повертають її на комп’ютер.

3. Граничні значення й ліміти допомагають обмежити операції та збалансувати ресурси, щоб їх одночасно могли використовувати кілька користувачів.

4. Щоб тимчасово підвищити граничні значення й обмеження для спеціальних програм у версіях SharePoint Server, розробники з особливими дозволами можуть використовувати перевизначення об’єктної моделі.

5. Адміністратори можуть указати виділені проміжки часу для всіх користувачів, щоб дати їм змогу виконувати операції без обмежень у години зниження активності у версіях SharePoint Server.

6. Щоб прискорити відображення даних на сторінці, користувачі, що працюють з інформацією, можуть застосовувати відповідні подання, стилі та обмеження сторінок.

Списки й бібліотеки мають конкретні максимальні ліміти, як показано в цій таблиці.

Функція	Максимальне обмеження
Кількість елементів у списку або бібліотеці	30 млн
Розмір окремого елемента файлу або вкладення елемента	10 ГБ

Таблиця нижче містить важливу інформацію про регулятори та обмеження ресурсів. Ці регулятори та обмеження зазначені на сторінці "Регулювання ресурсів" Центру адміністрування у версіях SharePoint Server. Щоб отримати певні обмеження та запити на сайт, зверніться до адміністратора.

Граничне значення або обмеження	Стандартне значення	Опис
Граничне значення подання списків	5 000	Указує максимальну кількість елементів списку або бібліотеки, яку може обробити за один раз операція бази даних, наприклад запит. Операції, які перевищують це обмеження, блокуються. Щоб надати вам час на створення альтернативних планів, вас може бути попереджено на сторінці Настройки списку, коли список перевищить 3000 елементів. Попередження містить посилання на цей розділ довідки.
Обмеження унікальних дозволів	50 000	Указує максимальну кількість унікальних дозволів для списку або бібліотеки. Щоразу, коли ви перериваєте успадкування дозволів для елемента або папки, до цього обмеження враховується 1 унікальний дозвіл. Якщо ви спробуєте додати елемент, який призведе до перевищення цього обмеження, це не можна зробити.
Обмеження розміру рядка	6	Указує максимальну кількість рядків у таблиці всередині бази даних, яка використовується для елемента списку або бібліотеки. Щоб умістити широкі списки з багатьма стовпцями, кожен елемент переноситься на кілька внутрішніх рядків таблиці – до 6 рядків і до 8000 байтів (без урахування вкладень). Наприклад, якщо у вас є список із багатьма невеликими стовпцями, який містить сотні стовпців "Так/Ні", ви можете перевищити це обмеження, у такому випадку ви не зможете додати до списку більше стовпців "Так/Ні", але все одно може бути дозволено додавати стовпці іншого типу. Адміністратор може встановити це обмеження лише за допомогою об’єктної моделі, а не через інтерфейс користувача.
Граничне значення підстановки подання списку	12	Указує максимальну кількість операцій з’єднання, які виконуються на основі стовпців "Підстановка", "Користувач або група", "Стан робочого циклу". Якщо в запиті більше 8 стовпців, операцію буде заблоковано. Проте можна програмно вибрати стовпці, які використовуватимуться в максимальному поданні, яке можна настроїти за допомогою об'єктної моделі.
Розмір граничного значення підстановки подання списку для аудиторів і адміністраторів	20 000	Указує максимальну кількість елементів списку або бібліотеки, яку може за один раз обробити операція бази даних, наприклад запит, яку виконує аудитор або адміністратор із відповідними дозволами. Ця настройка працює разом із параметром Дозволити перевизначення об’єктної моделі.
Дозволити перевизначення об’єктної моделі	Y	Указує, чи можуть розробники виконувати операції бази даних, наприклад запити, які вимагають змінення значення параметра Граничне значення подання списку на вище граничне значення, ніж задано в параметрі Граничні значення подання списку для аудиторів і адміністраторів. Адміністратор повинен увімкнути перевизначення об'єктної моделі, а потім розробники з відповідним дозволом можуть програмно надіслати запит на використання вищого граничного значення подання списку, щоб скористатися ним.
Щоденний проміжок часу	Немає	Визначає період часу, протягом якого граничні значення та обмеження ресурсів ігноруються. Адміністратор може налаштувати часове вікно в години "поза піком" 15-хвилинним інтервалом і до 24 годин, наприклад з 18:00 до 22:00 або з 13:30 до 17:15. Якщо операцію бази даних або запит запущено протягом щоденного проміжку часу, вони продовжуватимуться до завершення (або відмови), навіть якщо це виходить за межі вказаного проміжку часу.