Служба SharePoint пропонує масштабований, багатий досвід для керування вмістом. Якщо у вас є великий об'єм файлів для керування, спробуйте використати шаблон сайту центру документів. Цей шаблон оптимізовано для широкомасштабного керування документами. Це може заощадити час і допомогти ефективніше. У шаблоні містяться версії, ідентифікатори документів, набори документів, переходи метаданих і типи вмісту.
Сайт центру документів працює для обох цих сценаріїв:
-
Середовище створення У середовищі створення в центрі документів користувачі створюють та редагують тисячі документів або засобів масової інформації, які зберігаються в центральному сховищі.
-
Архів вмісту У архіві вмісту, як-от база знань, користувачі зберігають або переглядають документи.
У цій статті розповідається про функції, присвячені шаблону сайту центру документів.
Щоб створити центр документів, перегляньте статтю використання шаблонів для створення різних типів сайтів SharePoint .
Що таке сайт центру документів?
Шаблон сайту центру документів містить функції, які полегшують та ефективніші створення великих наборів документів і керування ними. У більшості випадків власник сайту може додавати кожну з цих функцій окремо. Шаблон сайту центру документів автоматично дає змогу використовувати Рекомендовані функції керування документами. Наведені нижче розділи коротко описують ці функції.
Сайт центру документів можна використовувати як середовище для створення документів або архів вмісту. Під час спільного створення вмісту користувачі часто беруть файли на редагування та повертають їх, а також створюють структури папок для цих файлів. Керування версіями ввімкнуто, а попередні версії кожного документа зберігаються. Крім того, робочі цикли можуть керувати циклами життя документів.
На відміну від цього, у архіві вмісту відбувається дуже маленьке створення. Користувачі лише переглядають і завантажують документи. Шаблон сайту центру документів підтримує створення типу архіву вмісту з назвою "база знань". Зазвичай бази знань містять окремі версії документів, і сайт може масштабувати до мільйонів файлів. У типовій ситуації, як-от центр технічної підтримки великої організації, можна отримати доступ до вмісту, перш за все, щоб його прочитати. Лише деякі з них можуть передавати новий вміст на сайт.
Наведені нижче елементи описують деякі функції SharePoint, які можна включити до сайту центру документів. Крім цих можливостей, деякі організації настроюють зовнішній вигляд і переходи в центрі документів. Деякі додавання користувацьких веб-частин.
Керовані метадані – це система, яка призначає певні умови для документів у службі SharePoint. Потім можна використовувати ці умови для класифікації документів. Ви також можете використовувати метадані для створення потужного засобу переходу для користувачів, які можуть допомогти їм швидко знаходити потрібні користувачі.
Наприклад, припустімо, що у вашій компанії є база знань, яка містить статті, які допомагають користувачам усувати неполадки з продуктами. Ви можете створити умови метаданих, які дають змогу користувачам фільтрувати інформацію за продуктами, за типами проблем або іншими властивостями.
На сайті центру документів кожний вміст отримує унікальний ІДЕНТИФІКАТОР, який не пов'язаний із розташуванням документа, як-от URL-посилання. Це означає, що якщо ви переїжджаєте або перейменуєте документ, ІДЕНТИФІКАТОР залишається незмінним. Ви можете використовувати ІДЕНТИФІКАТОР для створення постійного посилання для документа та згорнути недійсні посилання.
Версії автоматично вмикаються на сайті центру документів. Це означає, що у вас автоматично є історія всіх різних версій файлу. У процесі рецензування документів, наприклад, це означає, що ви маєте запис про всі оновлення, введені під час циклу рецензування. Ви можете відстежувати оновлення, відповіді на контакти тощо. Крім того, якщо проблема виникає в поточній версії статті, ви можете швидко повернутися до останньої відомої версії.
Тип вмісту – це певний вміст, який можна об'єднати з групою параметрів для вмісту. Коли хтось створює документ певного типу вмісту, він автоматично отримає всі відповідні настройки для цього типу вмісту. У центрі документів може бути зібрана колекція типів вмісту – різних видів документів, відео, шаблонів тощо.
Організатор вмісту не включений автоматично на сайті центру документів, проте багато користувачів додають її. Організатор вмісту – це функція SharePoint, яка дає змогу керувати загальною організацією та структурою об'єктів. Використовуючи метадані або типи вмісту, Організатор вмісту може автоматично спрямовувати документи та інші елементи до певних розташувань. Наприклад, у базі знань можливо, Організатор вмісту автоматично прокладає всі нові подання до спеціальної бібліотеки, яка збирає статті для певного продукту.
