Створення списку завдань проекту та керування ним

Важливо з перебігом проекту повертатися до списку завдань проекту й оновлювати стовпці, які стосуються етапу виконання кожного завдання. Так усі зможуть бути в курсі стану проекту, навіть ті, кому можуть бути невідомі щоденні подробиці виконання завдань за проектом.

Щоб оновити відомості про проект, у списку завдань проекту заповніть зазначені нижче стовпці для кожного завдання.

• Готово, %    Введіть свою оцінку обсягу виконаної роботи у відсотках. Наприклад, якщо завдання виконано десь наполовину, у стовпці Готово, % введіть 50%. Цей відсоток використовується в смужці виконання, що накладається на діаграму Ганта для завдання.

• Етап завдання    Виберіть дескриптор, який найточніше відображає поточний стан виконання цього завдання.

Крім того, ви можете зіткнутися з іншими змінами в проекті, які потребують оновлення до списку завдань проекту. Наприклад, Дата початку або Дата завершення завдання може змінитися, якщо завдання буде розпочато раніше, ніж планувалося, або буде відкладено. Ці стовпці можна оновлювати в табличному поданні таблиці, як і в будь-якому іншому стовпці. У деяких випадках користувач, який зараз працює над завданням, може більше не бути доступним для завдання. Крім того, ви можете оновити користувачів, яким призначено завдання, оновивши призначений стовпець. Докладні відомості наведено в статті призначення завдань у списку завдань проекту.

На початок сторінки

Додавши завдання до списку завдань проекту потрібно призначити їм виконавців з організації. Коли ви призначаєте особу для завдання, ви визначаєте відповідального за його виконання.

1. Клацніть один раз у стовпці Призначено для завдання, виконавця для якого ви призначаєте.

   

2. Введіть ім’я або облікові дані виконавця одним із цих трьох способів:

   • Поруч зі стовпцем Призначено натисніть кнопку Огляд, щоб знайти в адресній книзі організації особу, яку ви призначаєте виконавцем цього завдання.

   • У стовпці Призначено введіть облікові дані виконавця з організації, зокрема домен. Наприклад, введіть contoso\hannac, де "contoso" – це домен, а "hannac" – ім’я користувача.

   • У стовпці Призначено введіть ім’я виконавця. Цей спосіб може знадобитися, якщо ви призначаєте підрядника або іншу особу, яка не має облікового запису у вашій організації.

3. Сповістіть виконавців про призначені їм завдання, повідомивши їм про список завдань проекту та про роботу, за яку вони тепер відповідають.

Створюючи завдання в списку завдань проекту, важливо розуміти, які завдання можуть включати в себе менші завдання. Наприклад, ваш проект може виконуватися в кілька етапів, кожен із яких охоплює кілька завдань. Відобразивши ці етапи в списку завдань проекту, ви отримаєте загальну картину виконання проекту.

1. На вкладці Елементи в групі Створити клацніть стрілку поруч із кнопкою Створити елемент і виберіть пункт Зведене завдання.

2. Заповніть форму, щоб створити нове зведене завдання, надавши таку інформацію:

   • Ім’я    Введіть назву зведеного завдання.

   • Попередників    Виберіть підсумкові завдання та (або) підзавдання, які потрібно виконати перед початком цього зведеного завдання. Якщо ви вибрали в полі зліва, натисніть кнопкуДодати, щоб пересунути їх до правого поля. Докладні відомості про попередники наведено в наступному розділі в цій статті.

     Порада.: Якщо ви поки що не зовсім розумієте, що таке -завдання-попередники, або на поточному етапі планування ще не можете додати до списку завдань проекту всі завдання-попередники зведеного завдання, ви можете поки що залишити це поле пустим і додати зв’язки з попередниками згодом, використовуючи ліву табличну частину в поданні списку завдань проекту.

   • Пріоритет    Виберіть рівень пріоритету, який найточніше відображає важливість цього зведеного завдання по відношенню до інших зведених завдань у цьому проекті.

   • Етап завдання    Виберіть дескриптор, який найточніше відображає стан виконання набору завдань, що входять у це зведене завдання. Якщо ви лише плануєте проект і виконання жодного із завдань у цьому зведеному завданні ще не почалося, виберіть дескриптор Не розпочато.

   • Готово, % Введіть якнайточніший відсоток виконаної роботи над набором завдань, що входять у це зведене завдання. Якщо ви лише плануєте проект і виконання жодного із завдань у цьому зведеному завданні ще не почалося, залиште це поле пустим або введіть 0%.

   • Призначено Цей поле використовується для ідентифікації особи, відповідальної за це Зведене завдання. Докладні відомості про призначення завдань наведено в статті призначення завдання користувачам у списку завдань проекту.

   • Опис    Введіть короткий опис зведеного завдання.

   • Дата початку    Введіть дату, коли має початися перше підзавдання в рамках цього зведеного завдання.

   • Дата початку    Введіть дату, до якої має завершитися останнє підзавдання в рамках цього зведеного завдання.

3. Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити зведення завдання.

Ви можете клацнути ім’я створеного зведеного завдання в лівій табличній частині подання, щоб відкрити зведене завдання в новому поданні списку завдань проекту. У цьому поданні можна додати завдання, які входять у зведене. Щоб повернутися до подання зі зведеним завданням, на вкладці Список у групі Керування поданнями натисніть кнопку Перейти вгору.

На початок сторінки

У списку завдань одного проекту може скластися певний порядок виконання завдань, зокрема зведених завдань і підзавдань. Наприклад, якщо ви будуєте будинок, стіни можна зводити, лише коли вже готовий фундамент, а дах – коли готові стіни. Цей порядок можна показати за допомогою стовпця Попередники.

1. У рядку завдання клацніть клітинку в стовпці Попередники, а потім – стрілку праворуч від неї, щоб відобразити всі завдання в поточному списку завдань проекту. Сюди входять зокрема зведені завдання та підзавдання.

2. Установіть прапорець ліворуч від кожного завдання, яке потрібно виконати, перш ніж це завдання може початися.

   Порада.: Тут можна легко перестаратися та позначити кожне завдання, яке виконуватиметься раніше, ніж поточне. Однак насправді вам потрібно позначити лише ті завдання, які йдуть відразу перед поточним завданням. Наприклад, припустімо, що мій список завдань проекту містить три завдання: Завдання 1, Завдання 2 і Завдання 3. Коли завершиться Завдання 1, може початися Завдання 2, а коли завершиться Завдання 2, може початися Завдання 3. Вибираючи завдання-попередники для Завдання 3, можна подумати, що потрібно виконати і Завдання 1, і Завдання 2, перш ніж почати Завдання 3. Однак, Завдання 1 уже вказано як попередник для Завдання 2, тому немає потреби додавати його до попередників Завдання 3.

3. У стовпцях Дата початку й Дата завершення вкажіть відповідні дати, які відображають зв’язки між завданнями. Наприклад, припустімо, у вас є два завдання, на виконання кожного з яких знадобиться два дні. Ви вказуєте перше завдання як попередник для другого. Вам потрібно вказати таку дату в стовпці Дата початку для другого завдання, яка настає після дати в стовпці Дата завершення для першого завдання, а також таку дату в стовпці Дата завершення для другого завдання, які настає через два дні після дати в стовпці Дата початку цього ж завдання.

   Порада.: Хочете автоматизувати цей процес? Вам стане в пригоді рішення для керування корпоративними проектами, сумісне із SharePoint Foundation 2010, як-от Microsoft Project 2010 і Microsoft Project Server 2010.

Коли ви визначите відповідні попередники для кожного завдання, вони відображатимуться на діаграмі Ганта. Якщо для завдання визначено завдання-попередник, кінець смужки діаграми Ганта для завдання-попередника та початок смужки діаграми Ганта для наступного завдання з’єднуватиме лінія.

На початок сторінки

Списки завдань проекту використовують однакові функції подання в SharePoint в інших списках. Докладні відомості наведено в статті Настроювання подання списку завдань проекту