Avoimen kokoontumisen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Olitpa sitten järjestämässä koko yrityksen laajuista esittelyä tai järjestämässä live-tapahtumaa, kaupungintalon ominaisuudet ovat optimaaliset suurten tapahtumien tuottamiseen.

Tämän artikkelin sisältö

Ajoita avoin kokoontuminen

Jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumisen:

  1. Avaa Teams-kalenterisi.

  2. Valitse Uusi kokous + -kohdan vieressä oleva nuoli.

  3. Valitse avattavasta valikosta Avoin kokoontuminen.Näyttökuva uuden avoimen kokoontumisen luomisesta Teamsissa

  4. Kirjoita Tiedot-kohtaan perustiedot, määritä esittäjät ja paljon muuta:

    1. Kirjoita tapahtuman otsikko, alkamis- ja päättymispäivä sekä kuvaus.

      Huomautus: Avoimen kokoontumisen enimmäiskesto on 30 tuntia.

    2. Oletusarvoisesti järjestäjä on henkilö, joka loi avoimen kokoontumisen.

    3. Jos olet Tapahtuma-ryhmässä > organisaatiosi järjestäjiä tai esittäjiä, etsi ja valitse muita henkilöitä, jotka auttavat kaupungintalon hallinnassa. Voit myös lisätä ulkoisia esittäjiä.

      Huomautus: Yhteisjärjestäjillä on useimmat järjestäjäominaisuudet, mutta he eivät voi muuttaa tietoja (päivämäärää, kellonaikaa jne.). Esittäjät voivat puhua ja jakaa sisältöä tapahtuman aikana.

    4. Ota muutokset käyttöön ja kutsu muita järjestäjiä ja esittäjiä tapahtumaan valitsemalla Tallenna ja lähetä kutsut  Tallenna-kuvake.

  5. Valitse Tapahtumien käyttö -kohdassa, onko tapahtumasi käytettävissä organisaatiossasi (organisaatiosi jäsenet ja vieraat), Julkisessa (kuka tahansa kutsuttu tai linkki tapahtumaan) vai Ihmiset ja ryhmissä (vain kutsutut henkilöt ja ryhmät organisaatiostasi)

    Käyttöoikeustyyppi

    Kuvaus

    Organisaatiosi

    Kuka tahansa organisaatiossasi voi osallistua kaupungintalolle, mukaan lukien vieraat.

    Julkinen

    Kuka tahansa voi liittyä – sekä organisaatiosi henkilöt että sen ulkopuoliset henkilöt.   

    Ihmiset ja ryhmät

    Kaupungintalolle voi osallistua jopa 500 ihmistä. Tämä sisältää henkilöt, jotka on lisätty yksitellen ja jakeluluetteloiden, Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmien ja Microsoft 365 Unified Ryhmät kautta. Voit lisätä enintään 20 tällaista ryhmää tai luetteloa. Dynaamisia ryhmiä ei tueta.

  6. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, joille haluat lähettää tapahtumakutsuja. Voit lisätä jakeluluetteloita, Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmiä, Microsoft 365 Unified Ryhmät ja enintään 500 yksittäistä sähköpostiosoitetta. Voit lisätä enintään 20 tällaista ryhmää tai luetteloa.

  7. Ota muutokset käyttöön ja jatka tapahtuman mukauttamista valitsemalla Tallenna .

  8. Jos haluat muokata muita asetuksia, valitseKokousasetukset Asetukset-painike .

    Huomautukset: 

    • Jotkin kokousasetukset voidaan lukita IT-järjestelmänvalvojan määrittämien käytäntöjen mukaan.

    • Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmät, joilla ei ole sähköpostia käytössä, eivät saa sähköpostikutsuja.

    • Dynaamisia ryhmiä ei tueta.

  9. Valitse Julkaise , jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumistapahtuman ja kutsua osallistujia.

Lisää ulkoisia esittäjiä

Voit helposti lisätä jopa 20 esittäjää organisaation ulkopuolelta kaupungintalollesi.  Ulkoiset esittäjät ovat esittäjiä, jotka ovat anonyymejä, organisaation ulkopuolisia tai eivät käytä Teamsia.

Kun lisäät ulkoisen esittäjän, hän saa yksilöllisen liittymislinkin, jonka avulla hän voi osallistua tapahtumaan odottamatta odotustilassa. Anonyymien esittäjien ei tarvitse kirjautua sisään Microsoft-tilillä; he voivat liittyä linkin avulla ja kirjoittaa nimensä ennen liittymistä.

Jos haluat lisätä ulkoisen esittäjän:

  1. Siirry Teams-kalenteriin.

  2. Valitse tuleva avoin kokoontuminen ja valitse Tiedot.

  3. Valitse Lisää ulkoisia esittäjiä.Näyttökuva, joka näyttää, kuinka verkkoseminaariin voi lisätä ulkoisia esittäjiä

  4. Kirjoita Ulkoisissa esittäjissä niiden ulkoisten esittäjien sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä.

  5. Valitse Tallenna ja lähetä kutsut  Tallenna-kuvake.

Huomautukset: 

  • Ulkoisten esittäjien ei tulisi lähettää linkkejä edelleen. He voivat liittyä käyttämällä samaa linkkiä enintään 3 laitteessa.

  • Jos vieraan todennus ei onnistu tapahtumaan liittymisen yhteydessä, hänet sijoitetaan aulaan. Siellä tapahtuman järjestäjä tai esittäjä voi hyväksyä tai hylätä hänen pyyntönsä liittyä tapahtumaan.

Luo tai kopioi ulkoinen linkki uudelleen

Voit luoda uudelleen tai kopioida linkin, jolla ulkoiset esittäjät liittyvät:

  1. Avaa avoin kokoontuminen Teamsin kalenterissa.

  2. Valitse avoimen kokoontumisen tiedoissa Ulkoinen esittäjä.Näyttökuva, jossa avoimen kokoontumisen ajoituslomakkeen Ulkoiset esittäjät -välilehti näkyy korostettuna

  3. Valitse yksilöllinen liittymislinkki.

  4. Kopioi linkki leikepöydälle valitsemalla Kopioi Kopioi linkkikoodi -kuvake tai luo uusi lataamalla uudelleen Lataa välilehti uudelleen -painike.

Kaupungintalon monistaminen

Monista olemassa oleva kaupungintalo, jotta kaikki sen tiedot ja asetukset otetaan käyttöön uudessa kaupungintalossa. Voit monistaa aiemmat ja tulevat kaupungintalot, jotka ovat Teams-kalenterissasi.

Kun monistat aiemmin luodun kaupungintalon, uudessa kaupungintalossa on sama:

  • Otsikko

  • Kuvaus

  • Esittäjät, yhteisjärjestäjät ja osallistujat

  • Tapahtuma-teema

  • Rekisteröintiasetukset

  • Mukautetut sähköpostit

  • Näyttökuva kokousasetuksista

Kaupungintalon monistaminen:

  1. Napsauta Teams-kalenterissa hiiren kakkospainikkeella aiempaa tai tulevaa kaupungintaloa, jonka haluat monistaa.

  2. Valitse Monista tapahtuma Kopiointipainikkeen kuvake Copilotissa mobiililaitteiden Wordissa.

  3. Määritä uuden tapahtuman päivämäärä ja kellonaika ja muokkaa tapahtuman tietoja, joita haluat muuttaa.

  4. Valitse Tallenna.

Voit myös monistaa kaupungintalon kaksoisnapsauttamalla sitä Teams-kalenterissa ja valitsemalla tietosivulla Monista tapahtuma Kopiointipainikkeen kuvake Copilotissa mobiililaitteiden Wordissa.

Huomautus: Jos monistat tapahtuman, jota ei ole muokattu tai liitetty viimeisen 60 päivän aikana, sen kokousasetuksia ei siirretä. Tapahtuman kaksoiskappaleessa on oletusarvoiset kokousasetukset.

Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen

Kun olet kutsunut osallistujat, he näkevät avoimen kokoontumisen kutsun kalenterissaan. Jos olet ottanut käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöiden liittyä -asetuksen, sinun on julkaistava tapahtuma, jotta osallistujat voivat liittyä. 

Osallistujien kutsuminen verkkoseminaariin:

  1. Siirry Teams-kalenteriin.

  2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

  3. Siirry kohtaan Tiedot > Osallistujat.

  4. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, jotka haluat kutsua.

  5. Valitse Tallenna.

Kun tapahtuma julkaistaan, osallistujat saavat kutsut automaattisesti sähköpostitse. Kutsutut, joilla ei ole Microsoft-tiliä, voivat liittyä kokoukseen nimettömästi.

Kaupungintalon reaaliaikaiset reaktiot

Tehosta sitoutumista ja saa reaaliaikaista palautetta kaupungintalon yleisöltä reaaliaikaisesti reaaliaikaisten reaktioiden avulla. Kun kunnantalo alkaa, osallistujat voivat valita useista reaaliaikaisia reaktioita kokouksen hallintatoiminnoissa. Kun he valitsevat sellaisen, se ilmestyy hetkellisesti kokousikkunan alakulmaan. 

Kaupungintalotilaisuus näyttää osallistujien reaktiot suorana lähetyksenä.

(Osallistujanäkymä)

Reaaliaikaisia reaktioita on saatavilla Teams Premium järjestettyihin kaupungintaloihin. Ne otetaan käyttöön automaattisesti, mutta ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä. 

Voit ottaa kaupungintalon live-reaktiot käyttöön tai poistaa ne käytöstä ennen tapahtumaa seuraavasti:

  1. Siirry Teams-kalenteriin. 

  2. Valitse järjestämäsi kaupungintalo. 

  3. Valitse Tapahtuman hallinta Fluent 2 -muokkauskuvake pieni

  4. Valitse Tiedot-kohdassaKokousasetukset Asetukset-painike

  5. Valitse Välitys Teams-keskustelu-välilehden kuvake.

  6. Ota Salli reaktiot -asetus käyttöön tai poista se käytöstä. 

  7. Valitse Käytä > Tallenna Tallenna-kuvake.

Live-reaktioiden ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä tapahtuman aikana:

  1. Valitse kokouksen asetuksissa Lisää toimintoja Microsoft Teamsin lisäasetukset-kuvake> Asetukset Asetukset-painike > Kokousasetukset Kokousasetusten kuvake.

  2. Ota Välitys -Teams-keskustelu-välilehden kuvakeSalli reaktiot -asetus käyttöön tai poista se käytöstä.

Tämän asetuksen muutokset tulevat voimaan heti. 

Huomautukset: 

  • Jos tallennat kaupungintaloa, suorat reaktiot eivät näy tallenteessa.

  • Kaupungintaloissa osallistujat seuraavat noin 20-30 sekunnin viiveellä. Heidän reaktionsa saattavat vaikuttaa viivästynevän esittäjille ja järjestäjille.

Lisätietoja live-reaktioista Teamsissa on artikkelissa Ilmaise itseäsi Microsoft Teams -kokouksissa reaaliaikaisesti. 

Avoimen kokoontumisen sähköpostikutsut

Kun julkaiset avoimen kokoontumisen, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsuja. Kutsut sisältävät tärkeitä tietoja, kuten tapahtuman nimen, päivämäärän ja kellonajan sekä kuvauksen. Ne kuvastavat myös tapahtuman mukautettua teemaa.

Jos haluat lisätä tietoja, muokkaa kutsuja ennen avoimen kokoontumisen julkaisemista. Jos haluat muokata avoimen kokoontumisen sähköpostikutsuja:

  1. Siirry Teams-kalenteriin.

  2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

  3. Valitse Sähköpostit.

  4. Valitse Tapahtumakutsu-rivilläMuokkaa.Näyttökuva, joka näyttää korostettuna käyttöliittymän osan, josta avoimen kokoontumisen sähköpostikutsuja voi esikatsella

  5. Tee muutoksia sähköpostimalliin.Näyttökuva, joka näyttää, miten avoimen kokoontumisen sähköpostikutsuja voi muokata

  6. Täytä annetun mallin tiedot.

  7. Valitse Sähköpostin esikatselu, niin näet, miltä sähköpostiviesti näyttää kutsutuille.

    Huomautus: Sähköposti saattaa näyttää erilaiselta joillekin vastaanottajille sähköpostipalvelun ja laitteen mukaan.

  8. Valitse Muokkaa sähköpostia , jos haluat jatkaa muokkaamista, Peruuta , jos haluat hylätä muokkaukset, tai Tallenna ottaaksesi muutokset käyttöön.

Kun olet julkaissut avoimen kokoontumisen, Teams lähettää tämän sähköpostikutsun automaattisesti osallistujille.

Julkaise avoin kokoontuminen

Kun olet viimeistellyt avoimen kokoontumisen tiedot ja sähköpostikutsumallin, julkaise avoin kokoontuminen, jotta voit kutsua osallistujia automaattisesti.

Jos haluat julkaista avoimen kokoontumisen:

  1. Siirry Teams-kalenteriin.

  2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

  3. Viimeistele tärkeät tiedot ja mukauta teemat.

  4. Ota muutokset käyttöön valitsemalla Tallenna .

  5. Valitse Julkaise ja vahvista.Näyttökuva, jossa näkyy korostettuna avoimen kokoontumisen julkaisemisen käyttöliittymä

Kun avoin kokoontuminen on julkaistu, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsun ja päivityksiä tapahtuman muutoksista.

Vianmääritys

Mitä teen, jos kokoukseen liittymiseen liittyy ongelmia? Varmista, että liityt kokoukseen sillä tilillä, jolla sait kokouskutsun tai liittymislinkin. 

Minut kutsuttiin ulkoiseksi esittäjäksi, mutta liittymislinkkini ei toimi. Yksilöllinen linkki liittyä esittäjäksi toimii vain, jos olet kirjautunut Teamsiin samalla sähköpostiviestillä, jolla sait liittymislinkin. Et voi kirjautua sisään toisella tilillä ja käyttää linkkiä, etkä voi liittyä nimettömästi linkin avulla.

Mitä seuraavaksi?

Mukauta avointa kokoontumista

Isännöi avoin kokoontuminen Microsoft Teamsissa

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.