Avoimen kokoontumisen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Artikkelin sisältö

Ajoita avoin kokoontuminen

Jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumisen:

1. Avaa Teams-kalenterisi.

2. Valitse Uusi kokous + -kohdan vieressä oleva nuoli.

3. Valitse avattavasta valikosta Avoin kokoontuminen.
   
   

4. Kirjoita Tiedot-kohtaan perustiedot, määritä esittäjät ja paljon muuta:

   1. Kirjoita tapahtuman otsikko, alkamis- ja päättymispäivä sekä kuvaus.

      Huomautus: Avoimen kokoontumisen enimmäiskesto on 30 tuntia.

   2. Oletusarvoisesti järjestäjä on henkilö, joka loi avoimen kokoontumisen.

   3. Jos olet Tapahtuma-ryhmässä > organisaatiosi järjestäjiä tai esittäjiä, etsi ja valitse muita henkilöitä, jotka auttavat kaupungintalon hallinnassa. Voit myös lisätä ulkoisia esittäjiä.

      Huomautus: Yhteisjärjestäjillä on useimmat järjestäjäominaisuudet, mutta he eivät voi muuttaa tietoja (päivämäärää, kellonaikaa jne.). Esittäjät voivat puhua ja jakaa sisältöä tapahtuman aikana.

   4. Ota muutokset käyttöön ja kutsu muita järjestäjiä ja esittäjiä tapahtumaan valitsemalla Tallenna ja lähetä kutsut  .

5. Valitse Tapahtumien käyttö -kohdassa, onko tapahtumasi käytettävissä organisaatiossasi (organisaatiosi jäsenet ja vieraat), Julkisessa (kuka tahansa kutsuttu tai linkki tapahtumaan) vai Ihmiset ja ryhmissä (vain kutsutut henkilöt ja ryhmät organisaatiostasi)

   Käyttöoikeustyyppi	Kuvaus
   Organisaatiosi	Kuka tahansa organisaatiossasi voi osallistua kaupungintalolle, mukaan lukien vieraat.
   Julkinen	Kuka tahansa voi liittyä – sekä organisaatiosi henkilöt että sen ulkopuoliset henkilöt.
   Ihmiset ja ryhmät	Kaupungintalolle voi osallistua jopa 500 ihmistä. Tämä sisältää henkilöt, jotka on lisätty yksitellen ja jakeluluetteloiden, Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmien ja Microsoft 365 Unified Ryhmät kautta. Voit lisätä enintään 20 tällaista ryhmää tai luetteloa. Dynaamisia ryhmiä ei tueta.

6. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, joille haluat lähettää tapahtumakutsuja. Voit lisätä jakeluluetteloita, Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmiä, Microsoft 365 Unified Ryhmät ja enintään 500 yksittäistä sähköpostiosoitetta. Voit lisätä enintään 20 tällaista ryhmää tai luetteloa.

7. Ota muutokset käyttöön ja jatka tapahtuman mukauttamista valitsemalla Tallenna .

8. Jos haluat muokata muita asetuksia, valitseKokousasetukset .

   Huomautukset: 

   • Jotkin kokousasetukset voidaan lukita IT-järjestelmänvalvojan määrittämien käytäntöjen mukaan.

   • Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmät, joilla ei ole sähköpostia käytössä, eivät saa sähköpostikutsuja.

   • Dynaamisia ryhmiä ei tueta.

9. Valitse Julkaise , jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumistapahtuman ja kutsua osallistujia.

Kaupungintalon monistaminen

Monista olemassa oleva kaupungintalo, jotta kaikki sen tiedot ja asetukset otetaan käyttöön uudessa kaupungintalossa. Voit monistaa aiemmat ja tulevat kaupungintalot, jotka ovat Teams-kalenterissasi.

Kun monistat aiemmin luodun kaupungintalon, uudessa kaupungintalossa on sama:

• Otsikko

• Kuvaus

• Esittäjät, yhteisjärjestäjät ja osallistujat

• Tapahtuma-teema

• Rekisteröintiasetukset

• Mukautetut sähköpostit

• Näyttökuva kokousasetuksista

Kaupungintalon monistaminen:

1. Napsauta Teams-kalenterissa hiiren kakkospainikkeella aiempaa tai tulevaa kaupungintaloa, jonka haluat monistaa.

2. Valitse Monista tapahtuma .

3. Määritä uuden tapahtuman päivämäärä ja kellonaika ja muokkaa tapahtuman tietoja, joita haluat muuttaa.

4. Valitse Tallenna.

Voit myös monistaa kaupungintalon kaksoisnapsauttamalla sitä Teams-kalenterissa ja valitsemalla tietosivulla Monista tapahtuma .

Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen

Kun olet kutsunut osallistujat, he näkevät avoimen kokoontumisen kutsun kalenterissaan. Jos olet ottanut käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöiden liittyä -asetuksen, sinun on julkaistava tapahtuma, jotta osallistujat voivat liittyä. 

Osallistujien kutsuminen verkkoseminaariin:

1. Siirry Teams-kalenteriin.

2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

3. Siirry kohtaan Tiedot > Osallistujat.

4. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, jotka haluat kutsua.

5. Valitse Tallenna.

Kun tapahtuma julkaistaan, osallistujat saavat kutsut automaattisesti sähköpostitse. Kutsutut, joilla ei ole Microsoft-tiliä, voivat liittyä kokoukseen nimettömästi.

Kaupungintalon upottaminen SharePointiin

Kun upotat kaupungintalon SharePoint-sivustoon, tapahtuman ja SharePoint-sivuston käyttäjät voivat osallistua tapahtumaan siellä.  

Jos olet ottanut Q&A :n tai keskustelun käyttöön tapahtumassa, SharePointista osallistuvat henkilöt voivat edelleen osallistua niihin.  

Kaupungintalon upottaminen SharePoint-sivustoon: 

1. Ajoita kunnantalo tai avaa olemassa oleva Teams-kalenterissa.

   • Jos suunnittelet uutta kaupungintaloa, tallenna tapahtuman tiedot ennen jatkamista valitsemalla Tallenna .

2. Valitse Tiedot-kohdassaJaa tapahtuma.

3. Valitse Video upota HTML -kohdassa Kopioi mobiililaitteiden Copilot Wordissa kopiointipainikkeelle.

4. Kun olet kopioinut VIDEON HTML-upotuksen, lisää se SharePoint-sivulle Upota-verkko-osan avulla.

Muista julkaista kaupungintalo Teamsissa. Jos tapahtumasivustoa ei julkaista, kunnantalo ei näy SharePoint-sivustossa. 

Kun aloitat tapahtuman, se alkaa automaattisesti suoratoistaa SharePoint-sivulla. 

Kaupungintalon reaaliaikaiset reaktiot

Tehosta sitoutumista ja saa reaaliaikaista palautetta kaupungintalon yleisöltä reaaliaikaisesti reaaliaikaisten reaktioiden avulla. Kun kunnantalo alkaa, osallistujat voivat valita useista reaaliaikaisia reaktioita kokouksen hallintatoiminnoissa. Kun he valitsevat sellaisen, se ilmestyy hetkellisesti kokousikkunan alakulmaan. 

(Osallistujanäkymä)

Reaaliaikaisia reaktioita on saatavilla Teams Premium järjestettyihin kaupungintaloihin. Ne otetaan käyttöön automaattisesti, mutta ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä. 

Voit ottaa kaupungintalon live-reaktiot käyttöön tai poistaa ne käytöstä ennen tapahtumaa seuraavasti:

1. Siirry Teams-kalenteriin. 

2. Valitse järjestämäsi kaupungintalo. 

3. Valitse Tapahtuman hallinta . 

4. Valitse Tiedot-kohdassaKokousasetukset . 

5. Valitse Välitys .

6. Ota Salli reaktiot -asetus käyttöön tai poista se käytöstä. 

7. Valitse Käytä > Tallenna .

Live-reaktioiden ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä tapahtuman aikana:

1. Valitse kokouksen asetuksissa Lisää toimintoja > Asetukset > Kokousasetukset .

2. Ota Välitys -Salli reaktiot -asetus käyttöön tai poista se käytöstä.

Tämän asetuksen muutokset tulevat voimaan heti. 

Lisätietoja live-reaktioista Teamsissa on artikkelissa Ilmaise itseäsi Microsoft Teams -kokouksissa reaaliaikaisesti. 

Kaupungintalon sähköpostit

Teamsin kaupungintalon sähköpostit ovat automaattisesti käytössä, kun ajoitat kaupungintalon. Kaupungintalolle kutsutut henkilöt saavat kahdenlaisia sähköpostiviestejä:

• Tapahtumakutsusähköpostiviestit: Näissä sähköposteissa kerrotaan, että heidät on kutsuttu kaupungintalolle. Ne sisältävät tärkeitä tapahtuman tietoja, kuten päivämäärän, alkamisajan ja kuvauksen. Ne lähetetään automaattisesti, kun tapahtuma julkaistaan.

• Tapahtumatallenne käytettävissä olevista sähköposteista: Kun olet ollut kaupungintalolla, nämä sähköpostiviestit antavat osallistujille ilmoituksen siitä, milloin tapahtuman tallenne on katseltavissa. Nämä sähköpostiviestit lähetetään automaattisesti, kun tapahtuman tallenne julkaistaan.

Kaupungintalon sähköpostit luodaan Teams-mallista, joka täyttää tapahtuman tiedot automaattisesti. Voit muokata sähköpostiviestejä tai poistaa ne kokonaan käytöstä ennen tapahtuman julkaisemista. 

Lisätietoja on artikkelissa Kaupungintalon sähköpostien hallinta Microsoft Teamsissa.

Julkaise avoin kokoontuminen

Kun olet viimeistellyt avoimen kokoontumisen tiedot ja sähköpostikutsumallin, julkaise avoin kokoontuminen, jotta voit kutsua osallistujia automaattisesti.

Jos haluat julkaista avoimen kokoontumisen:

1. Siirry Teams-kalenteriin.

2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

3. Viimeistele tärkeät tiedot ja mukauta teemat.

4. Ota muutokset käyttöön valitsemalla Tallenna .

5. Valitse Julkaise ja vahvista.
   
   

Kun avoin kokoontuminen on julkaistu, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsun ja päivityksiä tapahtuman muutoksista.

Vianmääritys

Mitä teen, jos kokoukseen liittymiseen liittyy ongelmia?

Varmista, että liityt kokoukseen sillä tilillä, jolla sait kokouskutsun tai liittymislinkin. 

Minut kutsuttiin ulkoiseksi esittäjäksi, mutta liittymislinkkini ei toimi.

Yksilöllinen linkki liittyä esittäjäksi toimii vain, jos olet kirjautunut Teamsiin samalla sähköpostiviestillä, jolla sait liittymislinkin. Et voi kirjautua sisään toisella tilillä ja käyttää linkkiä, etkä voi liittyä nimettömästi linkin avulla.

Mitä seuraavaksi?

Mukauta avointa kokoontumista

Isännöi avoin kokoontuminen Microsoft Teamsissa