Kun julkaiset kaupungintalon Microsoft Teamsissa, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsut ja tallennuspäivitykset Teamsista.
Voit mukauttaa sähköpostiviestejä tai poistaa ne kokonaan käytöstä Teams-kalenterin tapahtumatiedoista.
Kunnantalon sähköpostien muokkaaminen
Teamsissa kunnantalon sähköpostit luodaan mallin avulla, joka täyttää automaattisesti tapahtuman ajoituslomakkeen tiedot.
Pidä sähköpostiviestit sellaisina kuin ne ovat tai mukauta niitä Teams-kalenterisi tapahtumatietojen mukaan.
Sähköpostikutsut
Teamsin sähköpostikutsut sisältävät tärkeitä tietoja, kuten tapahtuman nimen, päivämäärän ja kellonajan sekä kuvauksen. Ne kuvastavat myös tapahtuman mukautettua teemaa.
Jos haluat lisätä tai muuttaa tietoja, muokkaa kutsuja ennen kaupungintalon julkaisemista.
Jos haluat muokata avoimen kokoontumisen sähköpostikutsuja:
-
Siirry Teams-kalenteriin.
-
Avaa aiemmin luotu kaupungintalo tai ajoita uusi.
-
Valitse Sähköpostit.
-
Valitse Tapahtumakutsu-rivillä Muokkaa.
-
Tee muutoksia sähköpostimalliin.
-
Valitse Esikatsele sähköpostia nähdäksesi, miltä sähköpostiviesti näyttää kutsutuille.
: Sähköpostin esikatselu saattaa näyttää erilaiselta joidenkin vastaanottajien sähköpostipalvelun ja laitteen mukaan.
-
Valitse Muokkaa sähköpostia , jos haluat jatkaa muokkaamista, Peruuta , jos haluat hylätä muokkaukset, tai Tallenna ottaaksesi muutokset käyttöön.
Kun olet julkaissut kaupungintalon, osallistujat saavat sähköpostikutsun.
Tapahtuman tallennussähköpostit
Kun tapahtuma on päättynyt, voit julkaista tapahtuman tallenteen osallistujille. Osallistujat saavat automaattisesti sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tapahtuman tallenne on käytettävissä.
Voit lisätä seurantatietoja, linkkejä ja paljon muuta muokkaamalla tapahtuman tallennussähköpostiviestiä.
Voit muokata tapahtuman tallennussähköpostiviestiä seuraavasti:
-
Siirry Teams-kalenteriin.
-
Avaa kaupungintalon tiedot.
-
Valitse Sähköpostit.
-
Valitse Käytettävissä oleva tapahtumatallenne -rivillä Muokkaa.
-
Tee muutoksia sähköpostimalliin.
-
Valitse Sähköpostin esikatselu, niin näet, miltä sähköpostiviesti näyttää kutsutuille.
: Sähköpostin esikatselu saattaa näyttää erilaiselta joidenkin vastaanottajien sähköpostipalvelun ja laitteen mukaan.
-
Valitse Muokkaa sähköpostia , jos haluat jatkaa muokkaamista, Peruuta , jos haluat hylätä muokkaukset, tai Tallenna ottaaksesi muutokset käyttöön.
Kaupungintalon sähköpostien poistaminen käytöstä
Kaupungintalon sähköpostit ovat automaattisesti käytössä, kun luot kaupungintalon. Voit poistaa ne käytöstä milloin tahansa ennen tapahtumasivuston julkaisemista.
Voit poistaa kaupungintalon sähköpostit käytöstä kaupungintaloa ajoitettaessa seuraavasti:
-
Siirry ajoituslomakkeessa kohtaan Tiedot > Kutsu osallistujia.
-
Poista Ota osallistujien sähköpostit käyttöön -asetus käytöstä.
-
Valitse Tallenna
Voit poistaa kaupungintalon sähköpostit käytöstä ajoitettaville kaupungintaloille seuraavasti:
-
Siirry Teams-kalenteriin.
-
Napsauta kaupungintaloa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tapahtuman hallinta
-
Siirry kohtaan Tiedot > Kutsu osallistujia.
-
Poista Ota osallistujien sähköpostit käyttöön -asetus käytöstä.
-
Valitse Tallenna
:
-
Tämän asetuksen muuttaminen poistaa käytöstä kaikki kunnantalon sähköpostit, mukaan lukien sähköpostikutsut.
-
Voit muuttaa tätä asetusta vain ennen tapahtumasivuston julkaisemista.
