Kokouksen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Kokouksen ajoittaminen

Kokouksen voi ajoittaa Teamsissa usealla eri tavalla:

• Jos haluat ajoittaa kokouksen keskustelun jäsenten kanssa, avaa keskustelu ja valitse Lisää vaihtoehtoja keskustelun yläosassa. Valitse sitten Ajoita kokous .

• Ajoita kokous Teamsin kalenterista. Valitse Kalenteri Teamsissa ja valitse Uusi kokous .

Ajoituslomakkeessa voit antaa kokoukselle otsikon, kutsua henkilöitä ja lisätä kokouksen tietoja. Käytä Aikatauluavustajaa, jos haluat etsiä ajankohdan, joka sopii kaikille osallistujille.

Aikatauluavustajassa näet osallistujien aikavyöhykkeet, aikataulut ja käytettävyyden eri aikavälien aikana. Aikatauluavustaja-ruudukko näyttää kunkin osallistujan aikataulun. Varjostetut alueet näyttävät, milloin osallistujat ovat varattuja tai heillä on alustavia kokouksia. Luomattomat alueet näyttävät, milloin osallistujat ovat ilmaisia. 

Kun olet täyttänyt tiedot, sulje ajoituslomake ja kutsu osallistujat kokoukseen valitsemalla Tallenna.

Soittonumeron lisääminen  

Lisää soittonumero ja neuvottelutunnus, jotta osallistujat voivat soittaa Teams-kokoukseen. Jos ajoitat kokouksen Outlookista, soittonumero ja neuvottelutunnus tulevat automaattisesti näkyviin ajoitettuun kokouskutsuun. Lisätietoja näiden tietojen lisäämisestä Teamsissa ajoitettaessa on artikkelissa Kokouksen soittonumeron lisääminen Teamsissa.

Luokkien määrittäminen kokoukselle

Värikoodaa kalenteri ja luokat. Aivan kuten Outlookissa, voit määrittää yhden tai useamman luokan kullekin kalenterin kokoukselle. Voit määrittää luokkia muutamalla eri tavalla:

1. Napsauta kalenterin tapahtumaa hiiren kakkospainikkeella.

2. Valitse Luokittele .

3. Valitse väri.

Voit myös luokitella kokouksen, kun ajoitat sen, valitsemalla Aikataululomakkeen yläreunassa Luokka.

Organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kutsuminen 

Teams tarjoaa mahdollisuuden kutsua henkilöitä organisaatiosi ulkopuolelta, mukaan lukien ne, joilla ei ole Teams-käyttöoikeuksia. Tarvitset kutsumiseen heidän täydellisen sähköpostiosoitteen.

1. Create kokouksen tai avata aiemmin luodun Kokouksen Teams-kalenterissa.

2. Kirjoita nimet Lisää pakolliset osallistujat -kenttään. 

   • Jos joku on valinnainen osallistuja, valitse Lisää pakolliset osallistujat -kentässä Valinnainen ja lisää heidän nimensä.

3. Kirjoita henkilön täydellinen sähköpostiosoite (esim. Joe@example.com).

4. Valitse Lähetä tai Lähetä päivitys. He saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki kokoukseen.

Henkilöiden kutsuminen linkin avulla 

Teamsin avulla voit kutsua henkilöitä kokoukseen kokouslinkin kautta. Voit jakaa tämän linkin seuraavasti:

1. Create kokouksen tai avata aiemmin luodun Kokouksen Teams-kalenterissa.

2. Kokouslinkki näkyy URL-osoitteena. Kopioi URL-osoite valitsemalla Kopioi.

Yhteisjärjestäjän lisääminen

Kun olet kutsunut henkilöitä kokoukseen, voit lisätä jopa 10 järjestäjää auttamaan kokouksen hallinnassa. Ennen kuin lisäät yhteisjärjestäjiä, varmista, että lisättävät henkilöt on jo lisätty pakollisiksi osallistujiksi, ja noudata sitten seuraavia ohjeita:

1. Create kokouksen tai avata aiemmin luodun Kokouksen Teams-kalenterissa.

2. Varmista, että henkilöt, jotka haluat lisätä yhteisjärjestäjiksi, on kutsuttu kokoukseen.

3. Valitse Asetukset > Lisäasetukset.

4. Valitse Roolit -niiden nimet avattavasta Valitse yhteisjärjestäjistä -valikosta.

5. Valitse Tallenna.

Pidä kokous kanavalla

1. Valitse Uusi kokous .

2. Kirjoita kanavan nimi Lisää kanava -kenttään.

Kanavia ei voi muokata tai lisätä sen jälkeen, kun kutsu on lähetetty. Sinun on lähetettävä uusi kutsu, jossa on päivitetty kanava.

Kun olet valinnut haluamasi käyttäjät, etsi paras aika käyttämällä ajoitusavustajaa.

Jos kyseessä on toistuva kokous, avaa avattava valikko Ei toistu -kohdan vierestä (päivämäärän alapuolella). Valitse oletusasetuksista, kuinka usein haluat sen esiintyvän, tai valitse Mukautettu , jos haluat luoda oman poljinnopeuden.

Kokousten ajoittaminen kanavakalenterissa 

Jos et tunne kalenterin lisäämistä kanavalle, ohjeet on kuvattu kohdassa Kaikkien kokousten tarkasteleminen Teamsissa. Kun tämä on tehty, voit lisätä tapahtumia jaettuun kalenteriin muutamalla tavalla.

1. Valitse Teams -tiimi, johon haluat ajoittaa kokouksia.

2. Valitse oikeassa yläkulmassa Avattavan kokouksen vieressä oleva nuoli. 

3. Valitse Ajoita kokous .

4. Lisää muita osallistujia, jotka ovat sen ryhmän ulkopuolella, jossa ajoitit kokouksen.

5. Valitse Lähetä.

Kun valitset Lähetä, kaikki kokouksen ajoittamassasi tiimissä saavat henkilökohtaisen kutsun.

Jos olet lisännyt vieraita ja kumppaneita organisaatiosi ulkopuolelta, he eivät voi käyttää kanavakalenteria.

Näytä lisää vaihtoehtoja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella

Napsauta kalenterin tapahtumaa hiiren kakkospainikkeella, jos haluat:

• Muokkaa  kokouksen tietoja.

• Keskustele kokouskeskustelun osallistujien kanssa .

• Liity online- .

• Kopioi linkki .

• Peruuta kokouksen , jos olet järjestäjä.

• Näytä, miten voit määrittää kokouksen aikana osallistujien kalentereita kuvaavan tilan, jos he hyväksyvät kokouksen RSVP:n avulla.

• Luokittele kokouksen  .

Kokoukseen liittyminen  

Teams-kokousten kalenteritapahtumiin tulee näkyviin Liity-painike viisi minuuttia ennen kokouksen alkua. Kun joku liittyy kokoukseen, tapahtuman väri vaihtuu ilmoituksena siitä, että osallistuja on online-tilassa.

Valitse Liity, jos haluat avata kokouksen Asetukset-ikkunan ja vahvistaa haluamasi kamera- ja mikrofoniasetukset ennen online-kokoukseen liittymistä.