Kokouksen osallistujaraporttien hallinta Microsoft Teamsissa
Ota osallistujaraportit käyttöön, kun haluat tarkastella ja ladata tärkeitä osallistujatietoja, kuten osallistujia ja siihen liittyneiden ja lähteneiden henkilöiden aikaa, kokouksen aikana ja sen jälkeen. Vain järjestäjät ja yhteisjärjestäjät voivat tarkastella ja ladata osallistumisraportteja.
Osallistujaraporttien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä
Järjestäjät voivat ottaa osallistujaraportit käyttöön tai poistaa ne käytöstä luomissaan kokouksissa.
Ennen kokousta
Osallistumisraporttien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä ennen kokousta:
-
Siirry Teams-kalenteriin.
-
Valitse kokous.
-
Valitse Tiedot-kohdassaAsetukset > Lisäasetukset.
-
Ota Välitys -Salli läsnäoloraportti -asetus käyttöön tai poista se käytöstä.
-
Valitse Tallenna.
Jos haluat lisätietoja kokouksen osallistujaraporttien hallinnasta, ota yhteyttä IT-järjestelmänvalvojaan.
Kokouksen aikana
Osallistujaraporttien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä kokouksen aikana:
-
Liity Teams-kokoukseen.
-
Valitse kokouksen asetuksissa Lisää toimintoja > Asetukset > Kokousasetukset .
-
Ota Välitys -Salli läsnäoloraportti -asetus käyttöön tai poista se käytöstä.
-
Valitse Tallenna.
Osallistujaraporttien tarkasteleminen
Raportit tallennetaan yhdessä järjestäjän muiden tietojen, kuten sähköpostiviestien ja yhteystietojen, kanssa.
Kokouskutsussa
-
Siirry Teamsissa kohtaan Kalenteri .
-
Valitse aiempi kokous.
-
Valitse Kertaus. Voit tarkastella tietoja suoraan Teamsissa.
Kokouksen jälkeen yhteisjärjestäjät eivät voi tarkastella tai ladata kokouskutsun osallistujaraportteja.
Kokouksen keskustelussa
Järjestäjät voivat tarkastella kokouskeskustelun osallistujaraporttia kokouksen päättymisen jälkeen.
Osallistumisraportti tulee näkyviin keskusteluun noin viiden minuutin kuluttua kokouksen päättymisestä. Valitsemalla sen voit tarkastella ja ladata .csv tiedoston.
Kokouksen päätyttyä yhteisjärjestäjät voivat tarkastella vain kokouskeskustelun osallistujaraportteja.
Huomautukset:
-
Toistuvia kokouksia varten saat yksilöllisen osallistujaraportin kunkin esiintymän jälkeen. Et näe ruutua kokouskeskustelussa kokouksissa, joissa on alle kaksi osallistujaa. Voit silti nähdä nämä raportit siirtymällä kutsu "läsnäolo" -välilehteen.
-
Raportit poistetaan pysyvästi, jos järjestäjä lähtee organisaatiosta, eikä kukaan muu voi käyttää niitä.
Osallistujaraporttien lataaminen
Kokouksen järjestäjät ja yhteisjärjestäjät ovat ainoita, jotka voivat ladata osallistujaraportin. Yhteisjärjestäjät voivat vain tarkastella ja ladata Teamsissa ajoitettujen kokousten raportteja Outlookin sijaan.
Kokouksen aikana
-
Valitse kokouksen ohjausobjekteista Ihmiset .
-
Valitse Osallistujat-ruudussa Lisää toimintoja > Lataa osallistujaluettelo .
-
Etsi tiedosto laitteesi Lataukset-kansiosta .
Kokouksen jälkeen
-
Siirry Teamsissa kohtaan Kalenteri .
-
Valitse edellinen kokous.
-
Valitse Kertaus.
-
Jos haluat ladata kokoukseen osallistuvan CSV-tiedoston, valitse Lataa .
Käyttäjätietojen piilottaminen läsnäoloraporteissa
Voit päättää, haluatko henkilöllisyytesi näkyvän läsnäoloraporteissa.
Voit piilottaa henkilöllisyytesi läsnäoloraporteissa:
-
Siirry kohtaan Asetukset ja muuta > Asetukset Teamsissa.
-
Valitse Tietosuoja .
-
Ota Tunnista minut läsnäolijoista -asetus käyttöön tai poista se käytöstä.
Välitystiedot
Järjestäjät, joilla on Teams Premium, voivat tarkastella ja ladata kokouksen välitystietoja, kuten kokonaisreaktioita, kohotettuja käsiä, kameroita ja paljon muuta Osallistuja-välilehdessä ajoitetun kokouksen tai verkkoseminaarin jälkeen.
Tunnetut ongelmat ja rajoitukset
-
Kokouksissa, joissa on yli 120 osallistujaa, kokouksen aikana käytettävissä olevassa osallistujaraportissa on vain osa osallistujista. Kokouksen jälkeinen raportti sisältää kaikki osallistujat.
-
Raportti ei sisällä tietoja poistetuista pienryhmätiloista.
-
Raportti ei tällä hetkellä sisällä vain tarkastelu -osallistujia.
-
Jos kanavakokous on käynnissä ja joku aloittaa toisen kokouksen samassa kanavakeskustelussa, osallistujaraportti on käytettävissä vain toisessa kokouksessa.
-
Jos joku odottaa odotushuoneessa, eikä häntä hyväksytä kokoukseen, häntä ei sisällytetä raporttiin.
-
Kun osallistuja on pidossa kokouksessa, hänen tietonsa sisällytetään edelleen tälle ajanjaksolle osallistujaraporttiin.
-
Pikakanavakokousten osallistumisraportteja ei tueta.
-
Yhteisjärjestäjät eivät voi käyttää kanavakokousten osallistujaraportteja.
Voit tarkastella osallistumisraportteja suoraan Microsoft Teams -mobiilisovelluksessasaadaksesi käsityksen kokouksistasi ja verkkoseminaareistasi. Tarkastele verkkoseminaarirekisteröintitietoja, aikoja, joina osallistujat liittyivät kokouksiin ja poistuivat kokouksista, ja paljon muuta.
Huomautus: Jos haluat nähdä kaikki osallistujaraportin tiedot, tarkastele raporttia Teamsin työpöytäversiossa tai verkossa.
Osallistujaraporttien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä ennen kokousta
Osallistumisraporttien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä ennen kokousta:
-
Siirry Teams-kalenteriin.
-
Avaa kokous.
-
Valitse Kokousasetukset .
-
Ota Salli läsnäoloraportti -asetus käyttöön tai poista se käytöstä.
-
Valitse Tallenna.
Osallistujat voivat päättää, näytetäänkö heidän tietonsa osallistujaraporteissa, siirtymällä kohtaan Asetukset ja muuta > Asetukset > Tietosuoja > Teamsissa ja ottamalla Tunnista minut läsnäoloraporteissa -asetuksen käyttöön tai poistamalla sen käytöstä.
Jos haluat lisätietoja kokouksen osallistumisraportin asetusten hallinnasta, ota yhteyttä IT-järjestelmänvalvojaan.
Osallistujaraportin avaaminen
Osallistujaraportin avaaminen:
-
Avaa kokouksen keskusteluhistoria.
-
Napauta Kokous päättyi -viestiä.
-
Valitse Lisää > Läsnäoloraportti.
Osallistujaraportin jakaminen
Osallistujaraportin jakaminen:
-
Avaa osallistujaraportti.
-
Valitse Jaa ja valitse sitten, miten haluat jakaa osallistumisraporttisi.
-
Valitse Lähetä .