Opções e tipos de coluna de biblioteca e de lista

As colunas ajudam-no a criar vistas significativas dos itens numa lista ou biblioteca. Ao utilizar colunas, pode ordenar, agrupar e filtrar itens e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e apresentar os resultados desses cálculos. As colunas também lhe permitem especificar que informações devem ser introduzidas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, é apresentado um formulário e fornece campos e opções para introduzir informações. Quando cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como Título e Modificado Por, são criadas automaticamente. Pode criar colunas adicionais de acordo com as suas necessidades. As colunas que criar determinam que campos e opções aparecem nesse formulário e as colunas que podem ser adicionadas às vistas da lista ou biblioteca.

Especifique o tipo de coluna que pretende quando cria uma coluna. Em alguns casos, também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas isto depende do tipo e da quantidade de dados atualmente armazenados na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode danificar os dados já armazenados na coluna. Por estes motivos, é importante decidir que tipo de dados pretende armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir que tipo de coluna pretende, considere o seguinte:

• Que tipo de dados pretende armazenar? Só cartas? Apenas números? Texto formatado? Por exemplo, não pode armazenar letras numa coluna Número . Saber que tipo de dados pretende armazenar é o primeiro passo para escolher o tipo de coluna mais adequado.

  Alguns metadados de ficheiro, como data de criação e data de modificação, já estão disponíveis em colunas ocultas geradas automaticamente que pode tornar visíveis na sua lista.

• Pretende utilizar os dados em cálculos financeiros? Se for o caso, o tipo de coluna Conversor de Moedas é a melhor opção.

• Pretende utilizar os dados em cálculos matemáticos? Quão precisos devem ser esses cálculos? Pode calcular dados em colunas Número ou Conversor de Moedas, mas não em Colunas de texto. Além disso, os cálculos numa coluna Conversor de Moedas são mais precisos.

• Como pretende ordenar dados na coluna? Numa coluna Texto , os números são ordenados como cadeias de carateres (1, 10, 100, 2, 20, 200 e assim sucessivamente), não como valores numéricos. Para ordenar números como valores numéricos, utilize uma coluna Número ou Conversor de Moedas. Além disso, muitos formatos de data não ordenam corretamente se estiverem armazenados numa coluna Texto . Para garantir uma ordenação adequada das datas, utilize uma coluna Data e Hora .

• Pretende garantir que as pessoas introduzem informações na coluna? Se for o caso, pode especificar que a coluna é necessária e as pessoas não podem adicionar um item sem introduzir as informações.

Utilize este tipo de campo de coluna para recolher e apresentar pequenas quantidades de texto não formatado numa única linha, incluindo:

• Apenas texto, como nomes próprios, apelidos ou nomes de departamento

• Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

• Números que não são utilizados em cálculos, como números de ID de funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de peças

Uma única linha de coluna de texto apresenta 255 carateres numa única linha. Se estiver a criar uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser apresentar texto formatado ou mais do que uma linha de texto de cada vez, crie uma coluna Múltiplas linhas de texto . Pode alterar uma única linha de texto existente para uma coluna Múltiplas linhas de texto sem perder quaisquer dados que já estejam armazenados na coluna.

Pode personalizar uma única linha de coluna de texto das seguintes formas:

• Atribuir um limite de carateres    Limite o número de carateres ao definir o Número máximo de carateres pretendido. Por exemplo, se a coluna armazenar números de ID de funcionário de cinco dígitos, pode utilizar esta funcionalidade para ajudar a garantir que as pessoas introduzem apenas cinco carateres.

• Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente texto específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam texto diferente se precisarem de o fazer. Quando define o valor Predefinido, as pessoas podem introduzir informações mais rapidamente ao aceitar a predefinição, a menos que precisem de alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazenar o nome de uma empresa atribuída a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como o valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o nome.

  Um valor predefinido pode ser o texto que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar texto específico automaticamente, mas o texto pode variar consoante quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de texto específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual, ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item

  

Utilize este tipo de campo de coluna numa lista ou biblioteca para recolher e apresentar texto formatado ou texto e números longos em mais do que uma linha, como uma descrição de um item. Uma coluna Múltiplas linhas de texto pode armazenar até 63 999 carateres e pode especificar o número de linhas de texto que pretende apresentar quando as pessoas introduzem informações sobre um item. Este tipo de coluna apresenta todo o texto quando a coluna é visualizada numa lista ou biblioteca.

Pode personalizar uma coluna Múltiplas linhas de texto das seguintes formas:

• Atribuir um limite de visualização    Limite o número de linhas que aparecem quando as pessoas introduzem informações sobre um item com a definição Número de linhas para edição . Por exemplo, se a coluna armazenar notas longas sobre um evento de calendário, poderá optar por apresentar dez linhas de texto. Isto facilita a introdução de informações por parte das pessoas, uma vez que podem ver facilmente todo o texto que introduziram. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma ou duas frases sobre um evento, poderá optar por apresentar apenas duas ou três linhas de texto.

  Se atribuir um limite de visualização, não limita a quantidade de texto que aparece quando a coluna aparece numa lista. todo o texto introduzido para um item aparece na coluna.

• Permitir comprimento ilimitado    (Apenas disponível em bibliotecas de documentos) Ao utilizar Múltiplas linhas de texto numa biblioteca de documentos, pode especificar que o campo não tem um comprimento limitado.

• Ativar ou desativar a formatação de texto    (Apenas disponível em listas) Especifique o tipo de texto para permitir definir se as pessoas podem aplicar formatação, como negrito, itálico ou cores ao texto. Existem duas opções: texto simples, que não suporta opções de formatação; ou texto avançado avançado, que suporta formatação básica, como negrito, itálico, listas com marcas ou numeradas, texto colorido e cores de fundo. Também tem opções adicionais para hiperligações, imagens e tabelas.

• Acrescentar alterações    (Apenas disponível nas listas) Se versão tiver sido ativado para a lista, Acrescentar Alterações ao Texto Existente especifica se as pessoas podem adicionar novo texto sobre um item sem substituir qualquer texto existente sobre esse item. Se optar por não acrescentar alterações, o novo texto sobre um item substitui qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se optar por acrescentar alterações, as pessoas podem introduzir informações adicionais sobre um item, ao mesmo tempo que veem o texto que foi introduzido anteriormente e a data e hora em que o texto foi introduzido. Quando visualizada numa lista , não como um campo num formulário de item, a coluna apresenta as Entradas de Vista de hiperligação, em vez do texto, e as pessoas podem clicar na hiperligação para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

  Importante: Se desativar esta opção depois de criar a coluna, todas as informações exceto a entrada mais recente serão eliminadas.

Definições para listas

Definições para bibliotecas

Utilize este tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham a partir de uma lista de opções que fornecer. Esse tipo de coluna é uma opção ideal nos casos em que você deseja garantir que todos os dados na coluna sejam consistentes porque você pode limitar os valores armazenados em uma coluna.

Você pode personalizar uma coluna Choice destas maneiras:

• Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata de valores que as pessoas podem escolher. Para fornecer essa lista, substitua o texto de exemplo na caixa Digitar cada escolha em uma caixa de linha separada pelos valores desejados. Digite cada valor em uma linha separada. Para iniciar uma nova linha, pressione Enter.

• Escolher um formato de exibição    Permitir várias seleções com caixas de seleção ou seleção única sem. Observe que Microsoft Office SharePoint Online só exibirá botões de rádio no Microsoft Office SharePoint Online clássico .

• Habilitar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas insiram um valor que não está incluído na lista de opções, ative as opções de preenchimento . Fazer isso é uma boa ideia se talvez você não saiba todos os valores que as pessoas precisam inserir sobre itens. Se preferir que as pessoas usem apenas os valores especificados, desative as opções de preenchimento .

• Exibir um valor padrão    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar os nomes das empresas atribuídas a um projeto e sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você poderá inserir o nome dessa empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa é exibido automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam escolher o nome.

  Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir texto específico na coluna automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar valores numéricos que não são valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna Número ou Conversor de Moedas

Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas armazenam valores numéricos. Use uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não são cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna Conversor de Moedas para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou nos casos em que você não deseja números redondos nos cálculos. Ao contrário de uma coluna Number, uma coluna Conversor de Moedas é precisa de 15 dígitos à esquerda do ponto decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna Número destas maneiras:

• Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de números que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como porcentagem, você poderá especificar zero como o valor mínimo e cem como o valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e você quiser limitar os participantes a um número específico, você poderá inserir o número máximo de participantes como o valor máximo.

• Incluir locais decimais    Especifique se os números contêm locais decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Se a coluna precisar armazenar números com mais de cinco casas decimais, você poderá escolher Automático ao selecionar o número de casas decimais a serem incluídas. O automático também é uma boa opção se a coluna armazena os resultados dos cálculos e você deseja que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se você quiser garantir que todos os valores na coluna tenham o mesmo número de casas decimais, é uma boa ideia limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais até cinco.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um número específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram números diferentes se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipe tem e cada membro da equipe tiver pelo menos um computador, insira 1 como o valor padrão. Como resultado, 1 aparece automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir o número.

  Um valor padrão pode ser um número que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um número específico automaticamente, mas o número pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações em outras colunas ou funções do sistema.

• Formatar o número como uma porcentagem    A configuração Mostrar como porcentagem permite exibir e armazenar o número como uma porcentagem e tratá-lo como uma porcentagem quando ele é usado para calcular outros valores.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna Número ou Conversor de Moedas

Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas armazenam valores numéricos. Use uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não são cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna Conversor de Moedas para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou nos casos em que você não deseja números redondos nos cálculos. Ao contrário de uma coluna Number, uma coluna Conversor de Moedas é precisa de 15 dígitos à esquerda do ponto decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna de Conversor de Moedas destas maneiras:

• Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de valores de moeda que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazenar despesas relatadas para um evento e sua organização limitar o relatório a valores dentro de um intervalo específico, você poderá especificar esses limites como valores mínimos e máximos.

• Incluir locais decimais    Especifique se os valores incluem locais decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Para valores de moeda, você pode escolher duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, poderá escolher zero. Para valores não monetários usados em cálculos que exigem um alto grau de precisão, você pode optar por limitar o número de casas decimais a zero a cinco ou, para valores mais precisos, escolha Automático para usar automaticamente o número apropriado de casas decimais para o resultado do cálculo.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazena despesas incorridas para configurar novas contas e essa despesa normalmente é a mesma para todas as novas contas, você poderá especificar esse valor como o valor padrão. Como resultado, esse valor aparece automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir o número.

  Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um valor específico automaticamente, mas o valor pode variar dependendo do item, quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema.

• Escolher um formato de moeda    Verifique se todos os valores na coluna são baseados na mesma moeda selecionando um formato de moeda específico para a coluna. A caixa suspensa oferece mais de 100 opções de país para que você possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar datas de calendário ou datas e horários. O formato de data varia de acordo com as configurações regionais do site. Se o formato desejado não estiver disponível, peça ao administrador para adicionar suporte à região apropriada ao site.

Você pode personalizar uma coluna Data e Hora destas maneiras:

• Incluir apenas a data ou a data e a hora    Especifique se você deseja incluir apenas a data do calendário ou a data do calendário e a hora do dia.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente uma data ou data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar a data em que uma despesa é incorrida e a maioria das despesas for incorrida no primeiro dia do ano fiscal, você poderá especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor padrão. Como resultado, essa data é exibida automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir a data.

  Um valor padrão pode ser um valor que você especifica, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir uma data ou hora específica automaticamente, mas a data ou hora pode variar dependendo do item. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se você quiser que a coluna exiba uma data que seja 30 dias após a data atual, digite a equação =[TODAY]+30 na caixa Valor Calculado .

Use esse tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham valores com base nas informações que já estão armazenadas no site. Por exemplo, se você quiser que uma coluna armazene os nomes das contas de cliente às quais os funcionários são atribuídos e a lista de contas deve ser limitada a uma lista contas de cliente no site, você pode criar uma coluna Pesquisa que exibe os nomes na lista Contas de Cliente. A lista de opções em uma coluna Lookup aparece em uma caixa em expansão, chamada de menu suspenso ou em uma caixa de lista, dependendo se você permitir que as pessoas selecionem mais de um valor.

Você pode personalizar uma coluna Pesquisa destas maneiras:

• Escolha a origem dos valores de pesquisa    Especifique qual lista, biblioteca ou quadro de discussão em seu site contém os valores que você deseja armazenar na coluna. A origem não pode ser uma subsite, site de espaço de trabalho, wiki ou blog. Depois de especificar a lista, a biblioteca ou o quadro de discussão desejado, você poderá especificar qual coluna nessa lista, biblioteca ou quadro de discussão contém os valores que você deseja que as pessoas escolham.

• Permitir várias seleções    Permitir que as pessoas escolham quantos valores quiserem ou limitem o número de valores que podem optar por apenas um valor. Se as pessoas puderem escolher vários valores, todos os valores serão exibidos na coluna, separados por um ponto semiautônomos (;).

• Escolher colunas para exibir    Você pode adicionar uma ou mais colunas para mostrar valores de campo específicos para este tipo de coluna.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar informações verdadeiras/falsas ou sim/não, como se alguém participará de um evento. Uma coluna Sim/Não aparece como uma única caixa de marcar quando as pessoas inserem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipe selecionam a caixa marcar. Para indicar Não, os membros da equipe limpam a caixa marcar.

Os dados em uma coluna Sim/Não podem ser usados em cálculos para outras colunas. Nesses casos, Sim é convertido em um valor numérico de um (1) e Não é convertido em um valor numérico de zero (0).

Você pode personalizar uma coluna Sim/Não escolhendo um valor padrão para ela. Um valor padrão é a seleção que aparece automaticamente quando alguém adiciona um novo item. Pessoas podem selecionar um valor diferente se precisarem fazer isso. Para uma coluna Sim/Não, você pode especificar se a caixa marcar é selecionada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor Não.

Use esse tipo de campo de coluna para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos dos quais as pessoas podem escolher quando adicionam ou editam um item. Por exemplo, em uma lista Tarefas, uma coluna Pessoa ou Grupo chamada Atribuído a pode fornecer uma lista de pessoas às quais uma tarefa pode ser atribuída. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e os grupos de Microsoft Office SharePoint Online foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, talvez seja necessário entrar em contato com o administrador.

Você pode personalizar uma coluna Pessoa ou Grupo destas maneiras:

• Permitir várias seleções    Permitir que as pessoas selecionem quantas opções quiserem ou limitem o número de seleções a apenas uma opção.

• Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou, além disso, inclui listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online. Por exemplo, em uma lista tarefas, talvez você queira incluir apenas pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica seja responsável por cada tarefa. Em uma lista de projetos, talvez você queira incluir listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online para garantir que uma equipe esteja associada a cada projeto.

• Limitar a lista somente aos usuários do site    Especifique se a lista inclui todas as pessoas e grupos no serviço de diretório ou apenas aquelas pessoas e grupos que têm acesso ao site como membros de um grupo de Microsoft Office SharePoint Online.

• Especificar quais informações exibir    Escolha quais informações você deseja exibir sobre pessoas ou grupos. Por exemplo, em uma lista Contatos para uma organização grande, você pode optar por exibir o nome, a imagem e os detalhes de uma pessoa, como habilidades e experiência. Em uma lista Contatos para uma equipe pequena, você pode optar por exibir apenas o nome ou o endereço de email de uma pessoa.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar um hiperlink em uma página da Web ou para exibir um gráfico na intranet ou na Internet.

Uma coluna Hyperlink ou Picture armazena a URL (Uniform Resource Locator) para uma página da Web, um gráfico ou outro recurso. Dependendo do formato de exibição escolhido, ele exibe um hiperlink que pode ser clicado para acessar o recurso ou um gráfico em vez da URL do arquivo gráfico.

Para exibir a URL como um hiperlink, selecione o formato Hyperlink . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, elas podem inserir a URL e o texto descritivo que aparece na coluna, em vez da URL. Para exibir um gráfico, em vez da URL do arquivo gráfico, selecione o formato Imagem . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, elas devem inserir a URL completa para o arquivo gráfico, como http://www.example.com/image.gif, e podem, opcionalmente, inserir texto descritivo e alternativo para o gráfico, que aparece para pessoas que desativam os gráficos em seus navegadores ou dependem do software de leitura de tela para converter gráficos na tela para palavras faladas.

Use esse tipo de campo de coluna para exibir informações baseadas apenas nos resultados de um cálculo de outras colunas na lista ou biblioteca. Por exemplo, usando =[quantidade] * [preço do item] para calcular o preço total.

Ao adicionar uma coluna calculada a uma lista ou biblioteca, você cria uma fórmula que contém operadores, como subtração (-) e adição (+), funções, valores específicos e referências a outras colunas. As fórmulas podem calcular datas e horários, executar equações matemáticas ou manipular texto. Por exemplo, em uma lista Tarefas, você pode usar esse tipo de coluna para calcular o número de dias de calendário necessários para concluir cada tarefa com base nas colunas Data de Início e Data Concluída (=[Data Concluída]-[Data de Início]). Em uma lista Contatos, você pode usar uma coluna Calculada para combinar os primeiros e sobrenomes dos contatos e separá-los com um espaço, com base nas colunas Nome e Sobrenome (=[Nome]&" "&[Sobrenome]). Observe que a fórmula em uma coluna calculada só pode referenciar outras colunas na mesma lista ou biblioteca.

Além de inserir a fórmula para o cálculo, você especifica que tipo de dados deseja que o cálculo retorne e como armazenar e exibir esses dados. Para saber mais sobre cada tipo de dados, consulte a seção apropriada deste artigo.

Para saber mais sobre fórmulas e funções a serem usadas com o campo calculado, consulte Exemplos de fórmulas comuns no SharePoint Listas. Este artigo tem muitas fórmulas comuns, bem como links para descrições de todas as funções que podem ser usadas em Microsoft Office SharePoint Online.

Use esta coluna para criar opções adicionais para aprovadores ao usar fluxos de trabalho de tarefa.

Um fluxo de trabalho de tarefa geralmente fornece apenas resultados de Aprovar ou Rejeitar, limitando como um item ou documento é tratado. Talvez seja necessário atribuir a tarefa a outra pessoa ou devolvê-la ao enviador para obter mais informações. Com a coluna Resultado da Tarefa, você pode oferecer um campo de coluna de escolha que permite selecionar diferentes opções de critérios de conclusão. Por exemplo, você pode solicitar esclarecimentos sobre um item ou atribuí-lo a alguém para dar ao aprovador mais flexibilidade no fluxo de trabalho.

A coluna Resultado da Tarefa é semelhante ao campo de escolha à medida que você digita opções no campo de escolha. Você pode definir uma escolha individual como um padrão ou usar um valor calculado. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações em outras colunas ou funções do sistema. Você também pode escolher se o valor da coluna é necessário, bem como tornar o valor exclusivo entre todas as entradas.

Para obter um tutorial indepth sobre como usar tarefas e resultados de tarefas no Microsoft Office SharePoint Online, confira Trabalhar com tarefas nos fluxos de trabalho do SharePoint 2013 usando o Visual Studio 2012

Use esta coluna para exibir dados de fontes externas, como aplicativos CRM, bancos de dados ou planilhas.

A coluna de dados externa permite que você se conecte a fontes de dados externas para fornecer bancos de dados, planilhas e aplicativos CRM. Por exemplo, conectar-se a um aplicativo de Linha de Negócios, como SAP ou Microsoft CRM pode fornecer informações atualizadas do cliente da fonte de dados externa que podem ser exibidas e usadas na lista. Usando um banco de dados de inventário externo, sua lista pode apresentar preços atuais, descrições ou pesos de envio que podem ser usados para cálculo ou pesquisa por outras colunas.

Os dados externos precisam ter alguns pré-requisitos atendidos antes que você possa acessar dados externos. Essas tarefas geralmente são feitas pelo administrador e envolvem a criação de contas e permissões para acesso aos dados, ativando a Conectividade de Dados Empresariais e os Serviços de Armazenamento Seguro.

Para saber mais sobre como criar, atualizar e atualizar colunas de dados externos, consulte Criar e atualizar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca ou Trabalhar com dados externos em Serviços do Excel (SharePoint Server).

Use esse tipo de coluna para permitir que os usuários do site selecionem valores de um conjunto de termos gerenciados específico e apliquem esses valores ao seu conteúdo. Os usuários podem criar e configurar uma coluna de Metadados Gerenciados para mapear para um conjunto de termos ou termo existente, ou podem criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de Metadados Gerenciados. As colunas de metadados gerenciados têm vários recursos e características exclusivos que ajudam os usuários a selecionar e aplicar termos ao conteúdo, como suporte para "tipo à frente", bem como suporte para disambiguação de termos, descrições, sinônimos e valores multilíngues.

As colunas de metadados gerenciados promovem o uso consistente de metadados entre sites porque fornecem aos usuários uma lista de termos que podem ser aplicados ao seu conteúdo. Esses termos são provenientes de um conjunto de termos que é gerenciado centralmente na Ferramenta de Gerenciamento de Term Store por um Administrador do Term Store ou outros indivíduos com permissões para gerenciar termos. Sempre que o termo definido pelo qual uma coluna de Metadados Gerenciados específica é vinculada for atualizado, os termos atualizados ficarão disponíveis automaticamente para usuários em qualquer lugar que a coluna de Metadados Gerenciados estiver disponível. Você pode personalizar a coluna Metadados Gerenciados das seguintes maneiras.

Campo Valor Múltiplo    Selecionar a caixa de seleção Permitir vários valores permite que a coluna contenha mais de um valor. Observe que habilitar esse recurso impedirá a classificação de dados em exibições de lista.

Formato de exibição    O valor selecionado no conjunto de termos pode ser exibido como um único valor ou com o caminho hierárquico completo.

• Selecione o rótulo Exibir termo na caixa de seleção de campo para exibir o valor dos termos definidos como um único valor. Por exemplo: Cidade.

• Selecione a Tela de todo o caminho para o termo na caixa de seleção de campo para exibir o valor dos termos definidos como um caminho hierárquico completo. Por exemplo: Localização, Continente, País/Região, Cidade.

Configurações do Conjunto de Termos    Exiba termos de um conjunto de termos gerenciados da empresa ou crie um termo personalizado definido para compartilhar com outras pessoas em uma coleção de sites.

• Usar um conjunto de termos gerenciados    Insira um ou mais termos, separados por ponto-e-vírgula e selecione Localizar para filtrar as opções para incluir apenas aqueles que contêm os termos desejados. Depois de encontrar o conjunto de termos que contém a lista de valores a serem exibidos nesta coluna, clique em um termo para selecionar o primeiro nível da hierarquia a ser exibido na coluna. Todos os níveis abaixo do termo selecionado serão vistos quando os usuários escolherem um valor.

Criar um conjunto de termos personalizado    Insira uma descrição do conjunto de termos personalizado e insira a hierarquia de conjunto de termos diretamente na caixa fornecida ou clique em Editar usando o Term Set Manager para abrir e usar a ferramenta Gerenciamento de Termos.

Para obter mais informações sobre metadados gerenciados, consulte Introdução a metadados gerenciados. Este artigo descreve o que são metadados gerenciados e como usá-los.