Criar e atualizar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca

O que você deseja fazer?

• Antes de começar

• Entender exemplos do uso de colunas de dados externos

• Criar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca

• Atualizar uma coluna de dados externos

• Renovar uma coluna de dados externos

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:

Preparar a fonte de dados externos    O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços e contas do SharePoint    Um administrador deve ativar o serviço BDC (Conectividade de Dados Corporativos) e o Serviço de Repositório Seguro.

Configurar os Serviços de Repositório Seguro    O administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso à fonte de dados externa, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para esse aplicativo.

Configurar os Serviços de Conectividade de Dados Corporativos    Um administrador deve garantir que o usuário que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para o repositório de metadados do BDC e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Criar um tipo de conteúdo externo    O usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre conexões, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usados para recuperar os dados da fonte externa.

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Entender exemplos do uso de colunas de dados externos

As seções a seguir descrevem alguns usos práticos da adição de uma coluna de dados externos a uma lista ou biblioteca.

Contratos com clientes e informações de contato    Você tem uma biblioteca de documentos que contém contratos de cliente. Porém, todas as informações dos clientes são mantidas em um aplicativo de linha de negócios (como o SAP ou o Microsoft CRM), que possui uma fonte de dados externa aos produtos do SharePoint. Você gostaria de acompanhar os contratos dos clientes na biblioteca de documentos, mas garantir que as informações relacionadas desses clientes permaneçam atualizadas e não sejam duplicadas sem necessidade. Para fazer isso, você pode adicionar uma ou mais colunas de dados externos à biblioteca para associar o nome de cliente e o número de telefone apropriados a cada contrato armazenado na biblioteca. Com a coluna de dados externos, fica fácil inserir ou atualizar as informações corretas e recuperar automaticamente as informações dos clientes da fonte de dados externa. Nesse cenário, também é possível criar um documento do Word estruturado que promova os valores das colunas de dados externos para um documento do Word, de forma que você possa editar esses valores no Painel de Informações do Documento ou usando controles de conteúdo do Word.

Dados básicos de produtos com imagens    Você criou uma biblioteca de imagens que contém fotos dos produtos vendidos pela sua organização. Você adiciona à biblioteca uma coluna de dados externos que acessa o nome do produto, o código do produto e o preço atual em um banco de dados externo. No entanto, você assegura que, quando o tipo de conteúdo externo é criado, os dados externos são somente leitura. As normas e processos da empresa exigem que as alterações nas informações sobre produtos sejam feitas no sistema do banco de dados. Mas agora mais pessoas em sua organização podem facilmente ver todas as informações comuns sobre produtos reunidas em uma única exibição de biblioteca.

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Criar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca

1. Navegue até o o site do SharePoint e depois navegue até a lista ou a biblioteca.

   Observação:  Não é possível adicionar uma coluna de dados externos a uma lista externa.

2. Clique em Lista ou Biblioteca > Configurações de Lista ou Configurações de Biblioteca.

3. Na seção Colunas , clique em Criar Coluna.

4. Insira o nome da coluna, como Cliente e, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.

5. Em Tipo de Conteúdo Externo, clique no Seletor de Tipo de Item Externo e escolha o item apropriado na lista de tipos de conteúdo externo, por exemplo, CRMCliente.

6. Decida como quer tratar as ações definidas para o tipo de conteúdo externo seguindo um ou mais destes procedimentos:

   • Para exibir um menu de uma ou mais ações, clique em Exibir o menu de ações.

   • Para fazer a coluna de dados externos executar a ação padrão quando selecionada, clique em Vincular esta coluna à Ação Padrão do Tipo de Conteúdo Externo.

7. Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um destes campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campos específicos, como Nome do Cliente e Número de Telefone.

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Atualizar uma coluna de dados externos

1. Navegue até o site do SharePoint e depois navegue até a lista ou a biblioteca.

2. Adicione ou edite um item na lista, ou as propriedades da biblioteca de documentos.

3. Na caixa de texto da coluna de dados externos (por exemplo, nome do cliente), clique no Seletor de Item de Dados Externos.

   O autor do tipo de conteúdo externo precisa definir como funciona o Seletor de Itens de Dados Externos, selecionando um campo de identidade apropriado e criando um ou mais filtros para que você possa localizar rapidamente o valor correto. Se esse não for o caso, contate o autor do tipo de conteúdo externo ou fale com o seu administrador para obter assistência.

4. Na caixa de diálogo, selecione a entrada apropriada (por exemplo, Paula Bento) e clique em OK.

Os dados são atualizados na lista externa e na fonte de dados externa.

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Renovar uma coluna de dados externos

Por motivos de desempenho, os dados em uma coluna de dados externos são armazenados em cache em um servidor ou serviço e podem não exibir os valores mais recentes do sistema de dados externo. Para assegurar que os dados externos exibidos sejam atuais, você pode renovar a coluna de dados externos. Entretanto, tenha cautela ao realizar uma operação de atualização, pois ela pode ser muito demorada dependendo de como os dados externos estão configurados.

1. Navegue até o site do SharePoint e depois navegue até a lista ou a biblioteca.

2. No título da coluna de dados externos, clique em Atualizar.

3. Na página Atualizar, decida se você quer atualizar apenas a pasta atual ou a pasta atual e todas as suas subpastas.

4. Clique em OK.

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