Como funciona a versão em listas e bibliotecas

Quando a versão é habilitada, as versões são criadas nas seguintes situações:

• Quando um item ou arquivo de lista é criado pela primeira vez ou quando um arquivo é carregado.

  Observação: Se a verificação de arquivo for necessária, você deve marcar o arquivo para criar sua primeira versão.

• Quando um arquivo é carregado que tem o mesmo nome de um arquivo existente.

• Quando as propriedades de um item ou arquivo de lista são alteradas.

• Quando um documento do Office é aberto e salvo. Depois que um documento for aberto novamente, uma nova versão será criada depois que uma edição for salva.

• Periodicamente, ao editar e salvar documentos do Office. Nem todas as edições e salvamentos criam novas versões. Ao salvar edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo em vez de cada edição individual. Isso é comum quando o autosave está habilitado.

• Durante a coautoria de um documento, quando um usuário diferente começa a trabalhar no documento ou quando um usuário clica em salvar para carregar alterações na biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um arquivo a qualquer momento: a versão de check-out, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só são visíveis para usuários que têm permissões para exibi-las.

Normalmente, uma versão principal representa um marco, como um arquivo enviado para revisão ou publicação, enquanto uma versão menor é um trabalho em andamento que não está pronto para todos os participantes do site lerem. Dependendo da maneira como sua equipe funciona, sua equipe pode ter mais chances de precisar de suas versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Com o tempo, sua equipe pode ser menos propensa a precisar de uma versão menor mais antiga.

Algumas organizações acompanham versões principais e secundárias de arquivos em suas bibliotecas. Outras acompanham apenas as principais versões. As principais versões são identificadas por números inteiros, como 5.0; versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5.1.

A maioria das organizações usa versões menores quando os arquivos estão em desenvolvimento e versões principais quando determinados marcos são atingidos ou quando os arquivos estão prontos para revisão por um público amplo. Em muitas organizações, o rascunho de segurança é definido para permitir apenas o proprietário de um arquivo e pessoas que têm permissões para aprovar arquivos. Isso significa que as versões secundárias não podem ser vistas por ninguém até que uma versão principal seja publicada.

Listas só dá suporte a versões principais. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se sua organização exigir a aprovação de itens em uma lista, os itens permanecerão em Pending status até que sejam aprovados por alguém que tenha permissões para aprová-los. Enquanto em Pending status eles são numerados com números decimais e são chamados de rascunhos.

O número máximo de versões secundárias é 511 e o número de versões principais pode ser ajustado. Para obter informações sobre como definir o número de versões principais, marcar a seção Controlar quantas versões são armazenadas.

Se você estiver usando um aplicativo online ou a versão mais recente da área de trabalho e tentar salvar outra versão menor além da quantidade máxima, substituirá a versão secundária mais recente. Se você estiver usando um cliente antigo, não poderá salvar ou carregar nenhuma alteração. Para evitar substituição ou continuar carregando alterações, você deve publicar a próxima versão principal. Em seguida, você poderá publicar até o número máximo de versões secundárias novamente para essa versão principal. Para saber como publicar novas versões, marcar publicar ou desmarmar uma versão de um arquivo.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar versões, incluindo versões principais e menores, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Os números de versão são adicionados automaticamente sempre que você cria uma nova versão. Em uma lista ou biblioteca com versões principais habilitadas, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0 e assim por diante. Em bibliotecas, o administrador pode habilitar a versão para versões principais e secundárias. Quando versões menores estão sendo rastreadas, elas têm números decimais como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, seu número se torna 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas 2.1, 2.2, 2.3 e assim por diante.

Quando você descarta um check-out, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente foi a versão 3.0, ela permanecerá em 3.0 depois que você descartar o checkout.

Quando você exclui uma versão, a versão vai para a Lixeira e seu número vai com ela. O Histórico de Versão mostrará os números de versão restantes. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se você tiver um documento com versões secundárias 4.1 e 4.2 e decidir excluir a versão 4.1, o histórico de versões resultante mostrará apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem a seguir mostra isso.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar versões, incluindo versões principais e menores, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Você pode configurar quem pode exibir rascunhos de itens e arquivos de lista. Os rascunhos são criados em duas situações:

• Quando uma versão menor de um arquivo é criada ou atualizada em uma biblioteca que rastreia versões principais e secundárias.

• Quando um item ou arquivo de lista é criado ou atualizado, mas ainda não aprovado em uma lista ou biblioteca na qual a aprovação de conteúdo é necessária.

Ao rastrear versões principais e secundárias, você pode especificar se as pessoas devem ter permissão para editar arquivos antes de poderem exibir e ler uma versão menor. Quando essa configuração é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o arquivo podem trabalhar no arquivo, mas aquelas que têm permissão apenas para ler o arquivo não podem ver a versão menor. Por exemplo, talvez você não queira que todos que têm acesso à biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um arquivo está sendo editado. Se versões principais e secundárias estiverem sendo rastreadas e ninguém tiver publicado uma versão principal ainda, o arquivo não estará visível para pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação de conteúdo for necessária, você pode especificar se os arquivos que estão pendentes de aprovação podem ser exibidos por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissão para editar ou apenas o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo rastreadas, o autor deverá publicar uma versão importante antes que o arquivo possa ser enviado para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo for necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do arquivo.

Independentemente de as pessoas terem permissão para editar um arquivo ou não, se as pessoas pesquisarem um arquivo que esteja em versão menor, não obterão resultados para ele.

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de arquivos e outras aplicam limitações. Você pode descobrir, depois de verificar na versão mais recente de um arquivo, que uma versão antiga está ausente. Se sua versão mais recente for 101.0 e você notar que não há mais uma versão 1.0, isso significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um arquivo. A adição da 101ª versão faz com que a primeira versão seja excluída. Restam apenas as versões 2.0 a 101.0. Da mesma forma, se uma 102ª versão for adicionada, somente as versões 3.0 a 102.0 permanecerão.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões menores a apenas aquelas para um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se 100 versões principais forem permitidas, o administrador poderá decidir manter rascunhos menores apenas para as cinco versões principais mais recentes. O número máximo de versões secundárias entre as versões principais é 511. Para obter mais informações sobre a publicação de versão principal e secundária e o que acontece quando você tem mais do que as versões secundárias máximas, marcar a seção Versões principais e secundárias. Para saber como publicar novas versões, marcar publicar ou desmarmar uma versão de um arquivo.

Em uma biblioteca que limita o número de versões principais para as quais mantém versões secundárias, as versões secundárias são excluídas para as versões principais anteriores quando o limite de versão é atingido. Por exemplo, se você mantiver rascunhos para apenas 100 versões principais e sua equipe criar 105 versões principais, apenas as versões principais serão mantidas para as versões mais antigas. As versões secundárias associadas às cinco versões principais mais antigas - como 1.2 ou 2.3 - são excluídas, mas as principais versões – 1, 2 e assim por diante – são mantidas, a menos que sua biblioteca também limite as versões principais.

Limitar o número de versões geralmente é uma boa prática. Isso significa que você pode conservar espaço no servidor e reduzir a desordem para os usuários. Mas, se sua organização for necessária para salvar todas as versões por razões legais ou outras, não aplique limites.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar a versão, incluindo limites, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

• Se você for um cliente Microsoft 365, a versão será ativada automaticamente quando você cria uma biblioteca ou lista. A versão pode ser desabilitada usando APIs do PowerShell ou do Desenvolvedor. Observação: não é recomendável desabilitar a versão, pois desativa a proteção contra recuperação de versão.

• Para SharePoint Server, a versão é ativada automaticamente quando você cria uma biblioteca, mas não quando você cria uma lista.

Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar a versão. Em muitos sites que é a mesma pessoa que gerencia o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de habilitar a versão, o proprietário do site (ou outra pessoa que gerencia a lista ou biblioteca) decide se precisa de aprovação de conteúdo, quem pode exibir itens de rascunho e se o checkout é necessário. Cada uma dessas decisões tem um impacto sobre como a versão funciona. Por exemplo, se a pessoa que gerencia uma biblioteca decidir exigir marcar, os números de versão só serão criados quando um arquivo é verificado. Se a aprovação de conteúdo for necessária, os principais números de versão não serão aplicados até que os arquivos sejam aprovados por alguém que tenha permissão para fazê-lo.

Para saber como ativar a versão de uma lista ou biblioteca, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Se a versão estiver habilitada em sua biblioteca, a pessoa que configurá-la determinará se deve acompanhar versões principais e menores e também determinar quem pode ver as versões menores. Na maioria dos casos, quando a aprovação de conteúdo é necessária, apenas o proprietário do arquivo e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões secundárias. Em outras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar arquivos na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de leitura para a biblioteca, pode ver todas as versões. Depois que uma versão for aprovada, todos que tiverem permissão de leitura para a lista ou biblioteca poderão ver a versão.

Embora as listas não tenham versões principais e secundárias, qualquer item que esteja em Pending status é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, somente o criador do item e as pessoas que têm permissões de Controle Completo ou Design podem ver rascunhos. Um rascunho aparece em Pending status para essas pessoas, mas outros só veem a versão aprovada mais recente no histórico de versões. Se o arquivo for rejeitado, ele permanecerá em Pending status até que alguém que tenha as permissões necessárias o exclua.

Por padrão, um item ou arquivo pendente fica visível apenas para seu criador e para as pessoas com permissão para gerenciar listas, mas você pode especificar se outros grupos de usuários podem exibir o item ou arquivo. Se sua biblioteca estiver configurada para acompanhar versões principais e menores, a pessoa que edita o arquivo deverá primeiro publicar uma versão principal do arquivo.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte Exigir aprovação de itens em uma lista de sites ou biblioteca.

Quando você marcar um arquivo de uma biblioteca que tem a versão ativada, uma nova versão é criada sempre que você marcar-lo novamente. E, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, você poderá decidir, em marcar, qual tipo de versão você está fazendo check-in. Em bibliotecas em que o checkout é necessário, as versões são criadas somente após marcar-in.

Em bibliotecas em que o checkout não é necessário, uma nova versão é criada na primeira vez que você salva depois de abrir o arquivo. Cada salvamento subsequente substitui a versão que você criou com a primeira salvação. Se você fechar o aplicativo e reabrir o documento, a primeira salvação produzirá, mais uma vez, uma versão. Isso pode fazer com que o número de versões proliferem muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre marcar entrada e saída, confira Verificar, marcar ou descartar alterações em arquivos em uma biblioteca.

Ao usar o recurso Exibir em Explorador de Arquivos para trabalhar com arquivos, é importante observar que há uma pequena diferença de comportamento quando comparado ao trabalho com o navegador.

No recurso Exibir no Explorador de Arquivos, renomear um arquivo não é considerado uma alteração que dispara a criação de uma nova versão. Isso significa que, quando você altera o nome do arquivo por meio do recurso Exibir no Explorador de Arquivos, o SharePoint não cria uma nova versão do arquivo, mas renomeia o arquivo.

No entanto, ao usar o navegador (ou o cliente do OneDrive Sync), renomear um arquivo resulta na criação de uma nova versão.

Exigir marcar-out pode ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo a versão, pois as pessoas designam especificamente quando uma versão deve ser criada. Uma versão é criada somente quando alguém verifica um arquivo, o altera e o verifica novamente. Quando marcar não é necessário, uma versão é criada quando alguém salva um arquivo pela primeira vez e essa versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e salvar o arquivo novamente, outra versão será criada. Dependendo da situação, talvez você não pretenda que várias versões sejam criadas, por exemplo, se você precisar fechar um arquivo para participar de uma reunião antes de terminar de fazer alterações no arquivo.

Quando marcar é necessário, as pessoas não podem adicionar arquivos, alterar arquivos ou alterar as propriedades do arquivo sem antes verificar o arquivo. Quando as pessoas marcar em arquivos, elas são solicitadas a fornecer comentários sobre as alterações feitas, o que ajuda a criar um histórico de versão mais significativo.

Para obter mais informações sobre como exigir checkout, consulte Configurar uma biblioteca para exigir marcar de arquivos.

Listas e bibliotecas têm permissões relacionadas à versão e marcar que variam dependendo do nível de permissão aplicado a um usuário ou a um grupo específico. Alguém que pode editar níveis de permissão pode configurar essas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Essas permissões permitem flexibilidade na forma como você gerencia sua biblioteca. Por exemplo, talvez você queira que alguém possa excluir versões de um arquivo sem ter permissão para excluir o arquivo em si. A permissão para Excluir Versões não é a mesma que a permissão para Excluir Itens, para que você possa fornecer um nível personalizado de controle.

A tabela a seguir mostra as permissões relacionadas à versão e marcar e aos quais níveis de permissão padrão eles se aplicam.

Permissão	Nível de permissão padrão
Exibir Versões	Controle completo, design, contribuição e leitura
Excluir Versões	Controle completo, design e contribuição
Substituir Check-out	Controle e design completos
Aprovar Itens	Controle e design completos

Para obter mais informações sobre permissões, consulte Entendendo os níveis de permissão.