Introdução a listas

As organizações normalmente usam muitos tipos de listas, incluindo links, anúncios, contatos, acompanhamento de problemas e pesquisas, para citar alguns.

As listas também podem incluir tarefas que você pode usar como ponto focal para colaboração de equipe ou em uma solução de negócios. Em muitos casos, as listas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com pouca ou nenhuma modificação.

Por exemplo, você pode usar:

• Tarefas Inclua o acompanhamento da propriedade e do progresso, bem como uma linha do tempo na página para uma apresentação visual atraente do conteúdo da lista.

• Acompanhamento de problemas Inclui o armazenamento de versão e histórico de versão, para análise mais profunda de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

As listas são ricas e flexíveis e têm muitos recursos internos que fornecem uma maneira robusta de armazenar, compartilhar e trabalhar com dados.

Por exemplo, você pode:

• Crie uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculada. Você também pode anexar um ou mais arquivos a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, como uma planilha que contém números de suporte ou um documento que contém informações em segundo plano.

• Criar exibições de lista para organizar, classificar e filtrar dados de maneiras diferentes e específicas; altere os metadados, como adicionar e excluir colunas e modificar regras de validação; e use listas consistentemente entre sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, você pode exibir apenas os eventos atuais de um calendário em uma página inicial e criar uma exibição visual (semelhante a um calendário de parede) em outra página.

• Crie relações entre listas usando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e aplicação de relacionamento (cascata e restrição de exclusão), todas elas aprimoram sua capacidade de criar soluções de negócios mais sofisticadas e ajudar a preservar a integridade de seus dados.

• Crie listas personalizadas, exiba os dados em Web Parts e Páginas da Web Part e importe, exporte e vincule a dados de outros programas, como Excel e Access.

• Controlar versões e históricos detalhados, exigir aprovação para modificar dados, usar a segurança em nível de item e pasta, fazer check-in e check-out e permanecer automaticamente informado sobre alterações com o uso de alertas e RSS feeds.

• Organize o conteúdo em uma única lista em pastas para adicionar conveniência e melhor desempenho e melhorar o desempenho em geral com listas grandes usando indexação.

Veja a seguir algumas maneiras de trabalhar com listas para ajudá-lo a gerenciar informações para seu grupo.

Acompanhar versões e histórico detalhado    Acompanhe versões de itens de lista para que você possa ver quais itens foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens da lista. Se erros forem cometidos em uma versão mais recente, você poderá restaurar uma versão anterior de um item. Acompanhar o histórico de uma lista é especialmente importante se sua organização precisar monitorar uma lista à medida que ela evolui.

Exigir aprovação    Especifique que a aprovação de um item de lista é necessária para que ele possa ser exibido por todos. Os itens permanecem em um estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para aprová-los. Você pode controlar quais grupos de usuários podem exibir um item de lista antes de ser aprovado.

Personalizar permissões    Especifique se os participantes da sua lista podem ler e editar apenas os itens criados ou todos os itens da lista. As pessoas que têm permissão para gerenciar listas podem ler e editar todos os itens da lista. Você também pode aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se o item contiver informações confidenciais.

Criar e gerenciar exibições    Crie diferentes exibiçõesda mesma lista. O conteúdo da lista real não é alterado, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar as informações mais importantes ou interessantes, dependendo de suas necessidades.

Atualizar listas    Independentemente do tipo de lista que você está atualizando, o processo é semelhante para adicionar, editar e excluir itens de lista.

Há duas maneiras de adicionar ou editar itens de lista:

• Usando um formulário, que é o método padrão.

• Embutido, o que significa que você adiciona o item diretamente na página de lista.

Se a lista for configurada para acompanhar versões, uma nova versão do item de lista será criada sempre que você editar um item de lista. Você pode exibir um histórico de como o item de lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se você cometer um erro em uma versão mais recente.

Usar fórmulas e valores calculados    Use fórmulas e valores calculados para gerar informações dinamicamente nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas em uma lista, bem como funções do sistema, como TODAY, para indicar a data atual. Por exemplo, você pode especificar uma data de vencimento padrão que é de sete dias a partir da data atual.

Mantenha-se informado sobre as alterações    Listas e exibições podem usar o RSS para que os membros do grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e exibam atualizações, ou feeds RSS, de notícias e informações em um local consolidado. Você também pode criar alertas de email para notificá-lo quando as listas forem alteradas ou quando novos itens forem adicionados. Os alertas são uma maneira conveniente de acompanhar as alterações que são importantes para você.

Criar relacionamentos de lista    Crie uma relação entre duas listas. Na lista de origem, você cria uma coluna de pesquisa que recupera (ou "procura") um ou mais valores de uma lista de destino se esses valores corresponderem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se desejar, você pode continuar a adicionar colunas adicionais da lista de destino à lista de origem. Ao criar uma coluna de pesquisa, você também pode decidir impor o comportamento de relacionamento definindo uma opção de exclusão em cascata ou exclusão restrita que ajuda a manter seus dados válidos e ajuda a evitar inconsistências que possam causar problemas no caminho.

Compartilhar informações de lista com um programa de banco de dados    Se você tiver um programa de banco de dados instalado, como o Access, poderá exportar e importar dados de e para seu site, bem como vincular uma tabela do banco de dados a uma lista. Quando você trabalha com seus dados de lista em um banco de dados access, você também pode criar consultas, formulários e relatórios. Para obter mais informações, confira Importar dados de um banco de dados do Access para um aplicativo Web do Access.

Usar listas consistentemente entre sites    Se o grupo funcionar com vários tipos de listas, você poderá adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem reutilizar as configurações e a estrutura de lista de forma eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para um problema de serviço ao cliente que especifica determinadas colunas (como contato com o cliente) e processos comerciais para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamento que tem uma lista suspensa de departamentos. Você pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes sempre apareçam da mesma maneira em cada lista.

Trabalhar em itens de lista de um programa de email    Use um programa de email compatível com as tecnologias da Microsoft para levar informações importantes da lista com você. Por exemplo, com Outlook, você pode exibir e atualizar tarefas, contatos e painéis de discussão em seu site de Outlook. Para obter mais informações, consulte Ligar uma lista externa ao Outlook.

Definir a segmentação de conteúdo     Ativar a segmentação de audiências para filtrar itens por grupos.

O tipo de lista que utiliza depende do tipo de informação que está a partilhar.

Anúncios    Partilhe notícias e estado e para fornecer lembretes. Os anúncios suportam formatação melhorada com imagens, hiperligações e texto formatado.

Contatos    Armazene informações sobre pessoas ou grupos com os quais trabalha. Se estiver a utilizar um e-mail ou um programa de gestão de contactos compatível com as tecnologias da Microsoft, pode ver e atualizar os seus contactos a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização a partir de um programa de e-mail compatível com tecnologias da Microsoft, como Outlook. Uma lista de contactos não gere os membros do seu site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Quadros de discussão    Forneça um local central para gravar e armazenar debates de equipa semelhantes ao formato dos newsgroups. Se o seu administrador tiver ativado as listas no seu site para receber mensagens de e-mail, as áreas de debate podem armazenar debates por e-mail a partir dos programas de e-mail mais comuns. Por exemplo, pode criar uma área de debate para a nova versão de produto da sua organização.

Links    Forneça uma localização central para ligações para a Internet, a intranet da sua empresa e outros recursos. Por exemplo, pode criar uma lista de ligações para os sites dos seus clientes.

Ligações promovidas    Apresentar um conjunto de ações de ligação num esquema visual.

Calendar    Armazene os eventos da sua equipa ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário fornece vistas visuais, semelhantes a um calendário de secretária ou de parede, dos eventos da sua equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos para todo o dia. Também pode controlar marcos da equipa, como prazos ou datas de lançamento de produtos que não estejam relacionados com um intervalo de tempo específico. Para obter mais informações, consulte Criar uma vista de calendário a partir de uma lista.

Tarefas    Controle informações sobre projetos e outros eventos de tarefas para o seu grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o estado e a percentagem concluídas à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um e-mail ou um programa de gestão de tarefas compatível com as tecnologias da Microsoft, pode ver e atualizar as suas tarefas a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, vê-la e atualizá-la no Outlook juntamente com outras tarefas. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Tarefas de projeto    Armazene informações de tarefas com uma vista Gantt e barras de progresso. Pode controlar o estado e a percentagem concluída à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um e-mail ou um programa de gestão de tarefas compatível com as tecnologias da Microsoft, pode ver e atualizar as tarefas do projeto a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas de projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de preparação e, em seguida, pode controlar o progresso da sua organização a partir do Project. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Controlo de problemas    Armazene informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte, e controle o progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e relacionar problemas entre si. Por exemplo, pode criar uma lista de controlo de problemas para gerir problemas e soluções de suporte ao cliente. Também pode comentar os problemas sempre que os editar, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante do suporte ao cliente pode registar cada passo seguido para resolver um problema e os resultados. Também pode utilizar uma lista de Controlo de Problemas com um fluxo de trabalho de três estados para ajudar a sua organização a gerir o problema ou o controlo de projetos. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Inquérito    Recolha e compile comentários, como um inquérito de satisfação dos funcionários ou um questionário. Pode estruturar as suas perguntas e respostas de várias formas diferentes e ver uma descrição geral dos seus comentários. Se tiver uma folha de cálculo ou um programa de base de dados instalado compatível com as tecnologias da Microsoft, pode exportar os seus resultados para os analisar ainda mais. Para obter mais informações, veja Criar um inquérito.

Personalizada    Iniciar uma lista do zero. Também pode criar uma lista personalizada baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo compatível com as tecnologias da Microsoft. Por exemplo, pode importar uma lista de Excel que criou para armazenar e gerir contratos com fornecedores. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista com base numa folha de cálculo.

Listas externas    Trabalhe com dados armazenados fora de uma lista, mas que pode ler e escrever no Microsoft 365. A origem de dados de uma lista externa é denominada tipo de conteúdo Externo. Ao contrário de uma lista de Microsoft 365 nativos, uma lista externa utiliza os Serviços de Conectividade Empresarial para aceder aos dados diretamente a partir de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server ), quer esse sistema seja uma base de dados, um serviço Web ou um sistema de linha de negócio.

Lista personalizada na folha de dados    vista Crie uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para apresentar a lista por predefinição na vista de folha de dados. A vista folha de dados fornece uma grelha de dados para visualizar e editar dados como linhas e colunas. Você pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e ordens de classificação, exibir totais e valores calculados e convenientemente editar dados nas células da grade. A vista folha de dados requer que o Office seja instalado num computador cliente de 32 bits e num browser que suporte controlos ActiveX.

Lista de estados    Apresentar e controlar os objetivos do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar até que ponto os objetivos são cumpridos.

Circulaçãos    Envie informações, incluindo carimbos de confirmação, aos membros da sua equipa.

Lista de dicionários IME da Microsoft    Utilize dados na lista como dicionário IME da Microsoft. Pode converter os itens da coluna Leitura em Apresentar com o IME da Microsoft e ver o conteúdo em Comentário na janela Comentário do IME. Os dados podem ser ligados a um URL específico.

Lista de conteúdos do PerformancePoint    Armazene itens de dashboard, como tabelas de indicadores, relatórios, filtros, páginas de dashboard e outros itens de dashboard que criar com o Designer de Dashboards do PerformancePoint.

Idiomas e tradutores    Utilize com um fluxo de trabalho de Gestão de Traduções numa Biblioteca de Gestão de Traduções. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Pode criar esta lista manualmente ou pode optar por criar esta lista automaticamente quando adicionar um fluxo de trabalho de Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Traduções.

Lista de KPI    Monitorize indicadores chave de desempenho (KPIs) para avaliar rapidamente o progresso realizado em relação a objetivos mensuráveis. Pode configurar listas de KPI para controlar o desempenho através de uma das quatro origens de dados: dados introduzidos manualmente, dados numa lista de Microsoft 365, dados em livros Excel ou dados do Analysis Services, um componente do Microsoft SQL Server. Após a criação da lista de KPI, pode utilizá-la para apresentar o estado do indicador numa página do dashboard.

Importar folha de cálculo    Utilize colunas e dados de uma folha de cálculo existente. Importar uma folha de cálculo requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Para adicionar uma lista a uma Microsoft Office SharePoint Online página de experiência moderna:

1. Se a página ainda não estiver no modo de edição, clique em Editar no canto superior direito da página. 

2. Paire o rato acima ou abaixo de uma peça Web existente e verá uma linha com um +com um círculo, da seguinte forma:
   
   

3. Clique em + e verá uma lista de peças Web à escolha. Desloque-se para baixo até à secção Documentos, Listas e Bibliotecas.

4. Selecione Lista.

   Os nomes de todas as listas disponíveis são apresentados.

5. Selecione a lista que pretende inserir na sua página. 

6. Se estiver satisfeito com a sua seleção, selecione Guardar como rascunho junto à parte superior esquerda. Em seguida, para disponibilizar a página atualizada a outras pessoas, selecione Publicar junto ao canto superior direito. 

Para adicionar uma lista a uma Microsoft Office SharePoint Online página de experiência clássica:

1. Em Sites, clique em Definições e, em seguida, clique em Conteúdos do site.

2. Clique no ícone Adicionar uma aplicação .

   

3. Percorra e clique na aplicação que pretende utilizar. Pode haver mais do que uma página.

4. Atribua um nome exclusivo à aplicação para que possa relembrá-la mais tarde para uma página e clicar em Criar.

5. Quando voltar ao ecrã Conteúdos do site, pode efetuar três ações:

   • Feche a janela e volte à página. Adicione a nova aplicação na sua página com a opção Inserir Peças Web.

   • Clique na aplicação e comece a introduzir dados.

   • Clique nas reticências (...) e, em seguida, clique em Definições. Pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Embora possa utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e do número de listas que tem e das necessidades da sua organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Poderá querer que uma lista grande sirva diversas necessidades. Por exemplo, pode ter um grande número de problemas técnicos para controlar em toda a organização, com problemas a aplicar a vários projetos e grupos.

Utilize uma única lista quando:

• O seu grupo tem de ver informações de resumo sobre os itens de lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor poderá querer ver o progresso em todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas que foram arquivados no mesmo período de tempo.

• As pessoas querem procurar ou procurar os problemas na mesma localização num site.

• Quer aplicar as mesmas definições aos itens de lista, como controlar versões ou exigir aprovação.

• Os grupos que trabalham na lista partilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. A permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem bastante, considere múltiplas listas.

• Quer analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas para a lista. Pode receber alertas quando os itens da lista forem alterados ou ver as alterações a uma lista através da tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Poderá querer múltiplas listas quando existirem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com as mesmas.

Utilize várias listas quando:

• Não espera que as pessoas precisem de resumos dos itens em conjunto.

• Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e têm níveis de permissão diferentes.

• Tem de aplicar diferentes definições, como controlo de versões ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

• Não precisa de analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Seguem-se algumas das formas de organizar listas e listar itens:

Adicionar colunas    Ajude o seu grupo a identificar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna Project a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a ver e trabalhar mais facilmente com os respetivos itens. Também poderá querer adicionar mais colunas se quiser recolher informações adicionais para cada item de lista, como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se tiver vários itens numa lista, poderá considerar indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao ver vários itens ou mudar de vista. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens são organizados, mas pode permitir que as organizações armazenem mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço na base de dados. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar modos de exibição    Utilize vistas se as pessoas no seu grupo precisarem frequentemente de ver dados de uma determinada forma. As vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Também pode selecionar quantos itens são apresentados de uma só vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem procurar uma lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da respetiva ligação.

As vistas dão-lhe flexibilidade para armazenar um grande número de itens numa lista, mas para ver apenas os subconjunto que pretende num determinado momento, como apenas os problemas que foram publicados este ano ou apenas os eventos atuais num calendário. Pode criar vistas pessoais que só estão disponíveis para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas que estejam disponíveis para todos. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Criar pastas    Adicione pastas à maioria dos tipos de listas se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Isto é especialmente útil se os itens de lista puderem ser divididos de uma forma específica, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a analisar e gerir mais facilmente os itens da lista. As tecnologias da Microsoft fornecem uma vista de árvore que permite que as pessoas naveguem nos respetivos sites e pastas de forma semelhante à forma como trabalham com as pastas no respetivo disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter a sua própria pasta. Para obter mais informações, consulte Criar uma pasta numa lista.