Criar e gerenciar uma lista de tarefas do projeto

É importante retornar à sua lista de tarefas do projeto durante o andamento do projeto e atualizar as colunas referentes ao status de cada tarefa. Isso ajuda a informar o que está acontecendo no projeto para as pessoas que podem não ter observado os detalhes diários das tarefas do projeto.

Na lista de tarefas do projeto, complete as seguintes colunas de cada tarefa para fornecer uma atualização sobre o projeto:

• % Concluído    Usando uma porcentagem, digite sua melhor estimativa sobre quanto do trabalho já foi concluído na tarefa. Por exemplo, se uma tarefa estiver concluída quase que pela metade, digite 50% na coluna % Concluído. Essa porcentagem é usada para desenhar uma sobreposição do andamento na barra de Gantt da tarefa.

• Status da Tarefa    Escolha o descritor que reflete o status atual dessa tarefa com maior precisão.

Além disso, você pode se deparar com outras alterações realizadas no projeto que exigem atualizações à lista de tarefas do projeto. Por exemplo, a Data de Início ou a Data de Conclusão de uma tarefa pode mudar se uma tarefa começar antes da data planejada ou se a tarefa atrasar. Você pode atualizar essas colunas na parte de tabela do modo de exibição, assim como faria com qualquer outra coluna. Em alguns casos, a pessoa que atualmente está trabalhando em uma tarefa pode não estar mais disponível para a tarefa. Você também pode atualizar quem está atribuído à tarefa ao atualizar a coluna Atribuída a. Para obter mais informações, confira Atribuir pessoas a tarefas em uma lista de tarefas do projeto.

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Com as tarefas adicionadas a uma lista de tarefas do projeto, a próxima etapa será atribuí-las às pessoas em sua organização. Ao atribuir uma pessoa a uma tarefa, você identifica quem é responsável pela conclusão do trabalho nessa tarefa.

1. Clique uma vez na coluna Atribuída a da tarefa que você está atribuindo.

   

2. Insira as informações de logon ou nome da pessoa que você estiver atribuindo em uma destas três maneiras:

   • Clique na opção Procurar, exibida ao lado da coluna Atribuída a, para procurar a pessoa que você está atribuindo no catálogo de endereços da organização.

   • Digite as informações de logon para a pessoa de sua organização que está sendo atribuída, incluindo o domínio, na coluna Atribuída a. Por exemplo, digite contoso\mollyc, onde "contoso" é o domínio e "mollyc" é o nome de usuário.

   • Digite o nome da pessoa que está sendo atribuída na coluna Atribuída a. Isso é útil se você estiver atribuindo um prestador de serviços ou outra pessoa que não tenha uma conta na sua organização.

3. Notifique as pessoas atribuídas sobre suas atribuições de tarefas, informe sobre a lista de tarefas do projeto e sobre o trabalho pelo qual elas agora são responsáveis.

Ao criar tarefas em uma lista de tarefas do projeto, é importante planejar quais tarefas poderão compor tarefas maiores. Por exemplo, seu projeto pode ser concluído em fases, com várias tarefas ocorrendo em cada fase. Ter as fases representadas na lista de tarefas do projeto fornece uma boa visão de alto nível daquilo que está acontecendo no projeto.

1. Na guia Itens, no grupo Novo, clique na seta em Novo Item e, em seguida, clique em Tarefa Resumo.

2. Preencha o formulário para criar uma nova tarefa resumo, preenchendo as seguintes informações, conforme apropriado:

   • Nome    Digite o nome da tarefa resumo.

   • Predecessoras    Escolha as tarefas resumo e/ou subtarefas que devem ser concluídas antes de iniciar essa tarefa resumo. Após a escolha das tarefas na caixa à esquerda, clique em Adicionar para movê-los para a caixa à direita. Para obter mais informações sobre predecessoras, confira a próxima seção deste artigo.

     Dica: Se sentir que ainda não entendeu a função das predecessoras ou se ainda não tiver avançado muito no planejamento para que todas as predecessoras da tarefa resumo tenham sido adicionadas à sua lista de tarefas do projeto, deixe isso em branco por enquanto e, posteriormente, adicione as relações das predecessoras usando a seção de tabela à esquerda da exibição da lista de tarefas do projeto.

   • Prioridade    Escolha o nível de prioridade que reflete mais precisamente a importância dessa tarefa resumo, como ela se relaciona com outras tarefas resumo neste projeto.

   • Status da Tarefa    Escolha o descritor que reflete mais precisamente o status do conjunto de tarefas que compõe essa tarefa de resumo. Se estiver apenas planejando um projeto e nenhuma das tarefas nessa tarefa resumo tiver começado, escolha Não Iniciada.

   • % Concluído Digite a porcentagem que melhor representa a quantidade de trabalho que está concluída no conjunto de tarefas que compõe a tarefa resumo. Se estiver apenas planejando um projeto e nenhuma das tarefas nessa tarefa resumo tiver começado, deixe o campo em branco ou digite 0%.

   • Atribuída a Use esse campo para identificar a pessoa responsável por essa tarefa resumo. Para obter mais informações sobre a atribuição de tarefas, confira Atribuir pessoas a tarefas em uma lista de tarefas do projeto.

   • Descrição    Digite uma breve descrição da tarefa resumo.

   • Data de Início    Insira a data em que a primeira subtarefa a tarefa resumo deverá começar.

   • Data de Conclusão    Insira a data em que a última subtarefa na tarefa resumo deverá estar concluída.

3. Clique em Salvar para criar a tarefa resumo.

Depois que a tarefa resumo é criada, você pode clicar no nome da tarefa resumo na seção de tabela à esquerda do modo de exibição para abrir a tarefa resumo em uma nova exibição de lista de tarefas do projeto. Nessa exibição, é possível adicionar as tarefas que compõem essa tarefa resumo. Para retornar ao modo de exibição que exibe a tarefa resumo na guia Lista, no grupo Gerenciar Modos de Exibição, clique em Navegar para Cima.

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Em uma lista de tarefas do projeto individual, pode haver uma determinada ordem na forma como as tarefas, incluindo tarefas resumo e subtarefas, precisam ser concluídas. Por exemplo, se você estiver construindo uma casa, as fundações devem ser concluídas antes de levantar as paredes e as paredes precisam estar de pé antes do telhado ser colocado. Você pode representar essa ordem usando a coluna Predecessoras.

1. Na linha de uma tarefa, clique na célula na coluna Predecessoras e, em seguida, clique na seta à direita da célula para exibir uma lista de todas as tarefas dentro da lista de tarefas do projeto atual. Isso inclui todas as tarefas resumo e subtarefas contidas na lista.

2. Clique na caixa de seleção à esquerda de cada tarefa que deverá estar concluída antes que a tarefa inicie.

   Dica: É comum tomar muito cuidado aqui e acabar por selecionar todas as tarefas que vêm antes da tarefa atual. No entanto, você só precisa selecionar as tarefas que vêm imediatamente antes da tarefa atual. Por exemplo, digamos que eu tenha uma lista de tarefas do projeto que contém três tarefas: Tarefa 1, Tarefa 2 e Tarefa 3. Quando a Tarefa 1 for concluída, a Tarefa 2 poderá iniciar e quando a Tarefa 2 for concluída a Tarefa 3 poderá iniciar. Ao inserir as predecessoras para a Tarefa 3, é fácil imaginar que as Tarefas 1 e 2 precisam ser concluída antes que a Tarefa 3 possa ser iniciada. No entanto, como a Tarefa 1 já está listada como uma predecessora da Tarefa 2, não existe a necessidade de também listá-la como uma predecessora da Tarefa 3.

3. Ajuste as datas nas colunas Data de Início e Data de Conclusão para refletir as relações entre as tarefas. Por exemplo, digamos que você tenha duas tarefas e saiba que cada uma levará cerca de dois dias para ser concluída. Configure a primeira tarefa como uma predecessora da segunda tarefa. Será preciso ajustar a coluna Data de Início para a segunda tarefas para que a data seja posterior à Data de Conclusão da primeira tarefa e ajustar a coluna Data de Conclusão para a segunda tarefa para dois dias após a nova Data de Início.

   Dica: Deseja que esse processo seja mais automatizado? Considere o uso de uma solução do Enterprise Project Management compatível com o SharePoint Foundation 2010, como Microsoft Project 2010 e Microsoft Project Server 2010.

Após identificar as predecessoras apropriadas para cada tarefa, será possível ver essas relações representadas no gráfico de Gantt. Quando uma predecessora for identificada para uma tarefa, você verá uma seta desenhada entre o fim da barra de Gantt da tarefa anterior e o início da barra de Gantt da próxima tarefa.

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As listas de tarefas do projeto usam os mesmos recursos de exibição no Microsoft Office SharePoint Online como em outras listas. Para obter mais informações, confira Personalizar o modo de exibição de lista de tarefas do projeto