Présentation des listes

Les organisations utilisent généralement de nombreux types de listes, notamment les liens, les annonces, les contacts, le suivi des problèmes et les enquêtes, pour n’en citer que quelques-uns.

Les listes peuvent également inclure des tâches que vous pouvez utiliser comme point central pour la collaboration d’équipe ou dans une solution métier. Dans de nombreux cas, les listes peuvent fournir des solutions rapides et efficaces avec peu ou pas de modifications.

Par exemple, vous pouvez utiliser :

• Tâches Incluez le suivi de la propriété et de la progression, ainsi qu’une chronologie dans la page pour une présentation visuelle attrayante du contenu de la liste.

• Suivi des problèmes Inclut le contrôle de version et le stockage de l’historique des versions, pour une analyse plus approfondie des projets de groupe de travail et des tâches de travail courantes.

Les listes sont riches et flexibles et disposent de nombreuses fonctionnalités intégrées qui fournissent un moyen robuste de stocker, de partager et d’utiliser des données.

Par exemple, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Créez une liste avec diverses colonnes, notamment Texte, Nombre, Choix, Devise, Date et Heure, Recherche, Oui/Non et Calculé. Vous pouvez également joindre un ou plusieurs fichiers à un élément de liste pour fournir des détails supplémentaires, tels qu’une feuille de calcul contenant des numéros de support ou un document contenant des informations d’arrière-plan.

• Créer des affichages de liste pour organiser, trier et filtrer les données de différentes manières et spécifiques ; modifier les métadonnées, telles que l’ajout et la suppression de colonnes, et la modification des règles de validation ; et utilisent des listes de manière cohérente entre les sites avec des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les événements actuels à partir d’un calendrier sur une page d’accueil et créer un affichage visuel (similaire à un calendrier mural) sur une autre page.

• Créez des relations entre les listes à l’aide d’une combinaison de colonnes uniques, de colonnes de recherche et d’application des relations (suppression en cascade et suppression restreinte), qui améliorent votre capacité à créer des solutions métier plus sophistiquées et contribuent à préserver l’intégrité de vos données.

• Créez des listes personnalisées, affichez les données dans des composants WebPart et des pages de composants WebPart, puis importez, exportez et créez des liens vers des données à partir d’autres programmes, tels que Excel et Access.

• Effectuer le suivi des versions et de l’historique détaillé, demander l’approbation pour modifier les données, utiliser la sécurité au niveau de l’élément et du dossier, archiver et extraire, et se tenir informé automatiquement des modifications à l’aide d’alertes et de flux RSS.

• Organisez le contenu d’une liste unique en dossiers pour plus de commodité et de meilleures performances, et améliorez les performances en général avec des listes volumineuses à l’aide de l’indexation.

Voici quelques façons d’utiliser des listes pour vous aider à gérer les informations relatives à votre groupe.

Suivre les versions et l’historique détaillé    Suivez les versions des éléments de liste afin de voir quels éléments ont été modifiés d’une version à l’autre, ainsi que les personnes qui ont modifié les éléments de liste. Si des erreurs sont commises dans une version plus récente, vous pouvez restaurer une version précédente d’un élément. Le suivi de l’historique d’une liste est particulièrement important si votre organisation doit surveiller une liste à mesure qu’elle évolue.

Exiger l’approbation    Spécifiez que l’approbation d’un élément de liste est requise pour qu’il puisse être consulté par tout le monde. Les éléments restent dans un état en attente jusqu’à ce qu’ils soient approuvés ou rejetés par une personne autorisée à les approuver. Vous pouvez contrôler les groupes d’utilisateurs qui peuvent afficher un élément de liste avant son approbation.

Personnaliser les autorisations    Spécifiez si les participants de votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu’ils ont créés ou tous les éléments de la liste. Les personnes autorisées à gérer des listes peuvent lire et modifier tous les éléments de liste. Vous pouvez également appliquer des niveaux d’autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple, si l’élément contient des informations confidentielles.

Créer et gérer des vues    Créez des affichages différentsde la même liste. Le contenu de la liste réelle ne change pas, mais les éléments sont organisés ou filtrés afin que les utilisateurs puissent trouver les informations les plus importantes ou intéressantes, en fonction de leurs besoins.

Mettre à jour les listes    Quel que soit le type de liste que vous mettez à jour, le processus est similaire pour l’ajout, la modification et la suppression d’éléments de liste.

Il existe deux façons d’ajouter ou de modifier des éléments de liste :

• En utilisant un formulaire, qui est la méthode par défaut.

• Inline, ce qui signifie que vous ajoutez l’élément directement sur la page de liste.

Si la liste est configurée pour suivre les versions, une nouvelle version de l’élément de liste est créée chaque fois que vous modifiez un élément de liste. Vous pouvez afficher un historique de la façon dont l’élément de liste a changé et restaurer une version précédente si vous faites une erreur dans une version plus récente.

Utiliser des formules et des valeurs calculées    Utilisez des formules et des valeurs calculées pour générer dynamiquement des informations dans les colonnes d’une liste. Les opérations peuvent inclure des informations d’autres colonnes dans une liste, ainsi que des fonctions système telles que TODAY pour indiquer la date du jour. Par exemple, vous pouvez spécifier une date d’échéance par défaut qui est de sept jours à partir de la date actuelle.

Tenez-vous informé des modifications    Les listes et les vues peuvent utiliser RSS, afin que les membres de votre groupe de travail puissent recevoir automatiquement les mises à jour. RSS est une technologie qui permet aux utilisateurs de recevoir et d’afficher des mises à jour, ou des flux RSS, de nouvelles et d’informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez également créer des alertes par e-mail pour vous avertir lorsque les listes sont modifiées ou lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés. Les alertes sont un moyen pratique de suivre les modifications qui sont importantes pour vous.

Créer des relations de liste    Créez une relation entre deux listes. Dans la liste source, vous créez une colonne de recherche qui récupère (ou « recherche ») une ou plusieurs valeurs d’une liste cible si ces valeurs correspondent à la valeur de la colonne de recherche dans la liste source. Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à ajouter des colonnes supplémentaires de la liste cible à la liste source. Lorsque vous créez une colonne de recherche, vous pouvez également décider d’appliquer le comportement de relation en définissant une option de suppression en cascade ou de restriction-suppression qui permet de conserver vos données valides et d’éviter les incohérences susceptibles de provoquer des problèmes en cours de route.

Partager des informations de liste avec un programme de base de données    Si vous avez installé un programme de base de données, tel qu’Access, vous pouvez exporter et importer des données vers et à partir de votre site, ainsi que lier une table de la base de données à une liste. Lorsque vous utilisez vos données de liste dans une base de données Access, vous pouvez également créer des requêtes, des formulaires et des rapports. Pour plus d’informations, voir Importer des données à partir d’une base de données Access dans une application web.

Utiliser des listes de manière cohérente entre les sites    Si votre groupe fonctionne avec plusieurs types de listes, vous pouvez ajouter de la cohérence entre plusieurs listes avec des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités vous permettent de réutiliser efficacement les paramètres et la structure de liste. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service clientèle qui spécifie certaines colonnes (par exemple, contact client) et processus métier pour le type de contenu. Un autre exemple est la création d’une colonne de site pour les noms de service qui contient une liste déroulante de services. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes pour vous assurer que les noms apparaissent toujours de la même façon dans chaque liste.

Travailler sur des éléments de liste à partir d’un programme de messagerie    Utilisez un programme de messagerie compatible avec les technologies Microsoft pour prendre des informations de liste importantes avec vous. Par exemple, avec Outlook, vous pouvez afficher et mettre à jour des tâches, des contacts et des forums de discussion sur votre site à partir de Outlook. Pour plus d’informations, voir Connecter une liste externe à Outlook.

Définir le ciblage de contenu     Activer le ciblage d’audience pour filtrer les éléments par groupes.

Le type de liste que vous utilisez dépend du type d’informations que vous partagez.

Annonces    Partager des actualités et l’état et fournir des rappels. Les annonces prennent en charge la mise en forme améliorée avec des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.

Contacts    Stockez des informations sur les personnes ou les groupes avec lesquels vous travaillez. Si vous utilisez un programme de gestion des e-mails ou des contacts compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos contacts à partir de votre site dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour une liste de tous les fournisseurs de votre organisation à partir d’un programme de messagerie compatible avec les technologies Microsoft, telles que Outlook. Une liste de contacts ne gère pas réellement les membres de votre site, mais elle peut être utilisée pour stocker et partager des contacts pour votre organisation, par exemple une liste de fournisseurs externes.

Forums de discussion    Fournissez un emplacement central pour enregistrer et stocker des discussions d’équipe similaires au format des groupes de discussion. Si votre administrateur a activé les listes sur votre site pour recevoir des messages électroniques, les forums de discussion peuvent stocker les discussions par e-mail à partir des programmes de messagerie les plus courants. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour la nouvelle version de produit de votre organisation.

Liens    Fournissez un emplacement central pour les liens vers Internet, l’intranet de votre entreprise et d’autres ressources. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites web de vos clients.

Liens promus    Afficher un ensemble d’actions de lien dans une disposition visuelle.

Calendar    Stocker les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, telles que les jours fériés de l’entreprise. Un calendrier fournit des vues visuelles, comme un calendrier de bureau ou mur, des événements de votre équipe, y compris les réunions, les événements sociaux et les événements d’une journée entière. Vous pouvez également suivre les jalons de l’équipe, tels que les échéances ou les dates de publication du produit qui ne sont pas liées à un intervalle de temps spécifique. Pour plus d’informations, consultez Créer un affichage Calendrier à partir d’une liste.

Tâches    Suivez les informations sur les projets et autres événements de tâches pour votre groupe. Vous pouvez attribuer des tâches à des personnes, ainsi que suivre l’état et le pourcentage d’achèvement de la tâche. Si vous utilisez un programme de gestion des e-mails ou des tâches compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour le processus budgétaire de votre organisation, puis l’afficher et la mettre à jour dans Outlook avec vos autres tâches. Pour plus d’informations, consultez Créer une liste.

Tâches de projet    Stockez les informations sur les tâches avec une vue Gantt et des barres de progression. Vous pouvez suivre l’état et le pourcentage d’achèvement de la tâche. Si vous utilisez un programme de gestion des e-mails ou des tâches compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour les tâches de votre projet à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches de projet sur votre site pour identifier et affecter le travail pour créer un manuel de formation, puis vous pouvez suivre la progression de votre organisation à partir de Project. Pour plus d’informations, consultez Créer une liste.

Suivi des problèmes    Stockez des informations sur des problèmes spécifiques, tels que les problèmes de support, et suivez leur progression. Vous pouvez attribuer des problèmes, les classer et les associer les uns aux autres. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les problèmes et les solutions du service clientèle. Vous pouvez également commenter les problèmes chaque fois que vous les modifiez, en créant un historique des commentaires sans modifier la description d’origine du problème. Par exemple, un représentant du service clientèle peut enregistrer chaque étape effectuée pour résoudre un problème et les résultats. Vous pouvez également utiliser une liste suivi des problèmes avec un workflow à trois états pour aider votre organisation à gérer le suivi des problèmes ou des projets. Pour plus d’informations, consultez Créer une liste.

Enquête    Collectez et compilez des commentaires, tels qu’une enquête de satisfaction des employés ou un questionnaire. Vous pouvez concevoir vos questions et réponses de différentes façons et afficher une vue d’ensemble de vos commentaires. Si vous disposez d’une feuille de calcul ou d’un programme de base de données compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez exporter vos résultats pour les analyser plus en détail. Pour plus d’informations, consultez Créer une enquête.

Personnaliser    Démarrez une liste à partir de zéro. Vous pouvez également créer une liste personnalisée basée sur une feuille de calcul, si vous disposez d’un programme de feuille de calcul compatible avec les technologies Microsoft. Par exemple, vous pouvez importer une liste à partir de Excel que vous avez créées pour stocker et gérer les contrats avec les fournisseurs. Pour plus d’informations, consultez Créer une liste basée sur une feuille de calcul.

Listes externes    Utilisez des données stockées en dehors d’une liste, mais que vous pouvez lire et écrire dans Microsoft 365. La source de données d’une liste externe est appelée type de contenu externe. Contrairement à une liste de Microsoft 365 native, une liste externe utilise Business Connectivity Services pour accéder aux données directement à partir d’un système externe (tel que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server ), qu’il s’agisse d’une base de données, d’un service Web ou d’un système métier.

Liste personnalisée dans la feuille de données    Vue Créez une liste vide similaire à une liste personnalisée, mais pour afficher la liste par défaut en mode Feuille de données. Le mode Feuille de données fournit une grille de données permettant d’afficher et de modifier les données sous forme de lignes et de colonnes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes et des colonnes, appliquer des filtres et des ordres de tri, afficher des valeurs calculées et des totaux, et modifier facilement les données dans les cellules de la grille. Le mode Feuille de données nécessite l’installation d’Office sur un ordinateur client 32 bits et un navigateur qui prend en charge les contrôles ActiveX.

Liste d’état    Affichez et suivez les objectifs de votre projet. La liste comprend un ensemble d’icônes colorées pour communiquer le degré d’atteinte des objectifs.

Circulations    Envoyez des informations, y compris des empreintes de confirmation, aux membres de votre équipe.

Liste des dictionnaires Microsoft IME    Utilisez les données de la liste en tant que dictionnaire Microsoft IME. Vous pouvez convertir les éléments de colonne De lecture en Affichage à l’aide de Microsoft IME et afficher le contenu dans Commentaire dans la fenêtre Commentaire IME. Les données peuvent être liées à une URL spécifique.

Liste de contenu PerformancePoint    Stockez des éléments de tableau de bord, tels que des cartes de performance, des rapports, des filtres, des pages de tableau de bord et d’autres éléments de tableau de bord que vous créez à l’aide de PerformancePoint Dashboard Designer.

Langues et traducteurs    Utilisez avec un workflow de gestion des traductions dans une bibliothèque de gestion des traductions. Le flux de travail utilise la liste pour affecter des tâches de traduction au traducteur spécifié dans la liste pour chaque langue. Vous pouvez créer cette liste manuellement ou choisir de créer automatiquement cette liste lorsque vous ajoutez un workflow de gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions.

Liste des indicateurs de performance clés    Suivez les indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer rapidement les progrès réalisés par rapport aux objectifs mesurables. Vous pouvez configurer des listes d’indicateurs de performance clés pour suivre les performances à l’aide de l’une des quatre sources de données : données entrées manuellement, données dans une liste de Microsoft 365, données dans Excel classeurs ou données d’Analysis Services, un composant de Microsoft SQL Server. Une fois la liste d’indicateurs de performance clés créée, vous pouvez l’utiliser pour afficher l’état de l’indicateur sur une page de tableau de bord.

Importer une feuille de calcul    Utiliser des colonnes et des données d’une feuille de calcul existante. L’importation d’une feuille de calcul nécessite microsoft Excel ou un autre programme compatible.

Pour ajouter une liste à une page d’expérience SharePoint moderne :

1. Si la page n’est pas déjà en mode édition, cliquez sur Modifier en haut à droite de la page. 

2. Pointez la souris au-dessus ou en dessous d’un composant WebPart existant et vous verrez une ligne avec un + cerclé, comme suit :
   
   

3. Cliquez sur + pour afficher la liste des composants WebPart parmi lesquels choisir. Faites défiler jusqu’à la section Documents, listes et bibliothèques.

4. Sélectionnez Liste.

   Les noms de toutes les listes disponibles sont affichés.

5. Sélectionnez la liste que vous souhaitez insérer sur votre page. 

6. Si vous êtes satisfait de votre sélection, sélectionnez Enregistrer en tant que brouillon en haut à gauche. Ensuite, pour rendre la page mise à jour accessible à d’autres personnes, sélectionnez Publier en haut à droite. 

Pour ajouter une liste à une page d’expérience SharePoint classique :

1. Dans Sites, cliquez sur Paramètres , puis cliquez sur Contenu du site.

2. Cliquez sur l’icône Ajouter une application .

   

3. Faites défiler et cliquez sur l’application que vous souhaitez utiliser. Il peut y avoir plusieurs pages.

4. Donnez un nom unique à l’application afin de pouvoir la rappeler ultérieurement pour une page, puis cliquez sur Créer.

5. Lorsque vous revenez à l’écran Contenu du site, vous pouvez effectuer trois opérations :

   • Fermez la fenêtre et revenez à la page. Ajoutez la nouvelle application sur votre page à l’aide de l’option Insérer des composants WebPart.

   • Cliquez sur l’application et commencez à entrer des données.

   • Cliquez sur les points de suspension (...), puis cliquez sur Paramètres. Vous pouvez ajouter des colonnes, modifier des noms et effectuer d’autres tâches ici.

Bien que vous puissiez utiliser les fonctionnalités des listes de différentes façons, la façon dont vous les utilisez dépend de la taille et du nombre de listes dont vous disposez et des besoins de votre organisation.

Stockage de plusieurs éléments dans une même liste

Vous voudrez peut-être une grande liste pour répondre à divers besoins. Par exemple, vous pouvez avoir un grand nombre de problèmes techniques à suivre au sein de votre organisation, avec des problèmes s’appliquant à plusieurs projets et groupes.

Utilisez une liste unique dans les cas suivants :

• Votre groupe doit afficher des informations récapitulatives sur les éléments de liste ou différents affichages d’un même ensemble d’éléments. Par exemple, un responsable peut souhaiter voir la progression de tous les problèmes techniques d’une organisation ou voir tous les problèmes qui ont été classés au cours de la même période.

• Les utilisateurs souhaitent parcourir ou rechercher les problèmes au même emplacement sur un site.

• Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux éléments de liste, tels que le suivi des versions ou la nécessité d’une approbation.

• Les groupes travaillant sur la liste partagent des caractéristiques similaires, telles que les mêmes niveaux d’autorisation. Une autorisation unique peut être appliquée à des éléments de liste spécifiques, mais si les niveaux d’autorisation varient considérablement, envisagez plusieurs listes.

• Vous souhaitez analyser les informations relatives à la liste ou recevoir des mises à jour consolidées pour la liste. Vous pouvez recevoir des alertes lorsque les éléments de liste sont modifiés ou voir les modifications apportées à une liste à l’aide de la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail d’afficher une liste consolidée des informations qui ont changé.

Vous pouvez avoir besoin de plusieurs listes lorsqu’il existe des différences distinctes entre les éléments que vous souhaitez gérer ou entre les groupes de personnes qui travaillent avec elles.

Utilisez plusieurs listes dans les cas suivants :

• Vous ne vous attendez pas à ce que les gens ont besoin de résumés des éléments ensemble.

• Les groupes de personnes travaillant avec les informations sont distincts et ont des niveaux d’autorisation différents.

• Vous devez appliquer différents paramètres, tels que le contrôle de version ou l’approbation, à plusieurs ensembles d’éléments.

• Vous n’avez pas besoin d’analyser les éléments ensemble ou de recevoir des mises à jour consolidées sur la liste.

Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez organiser les listes et les éléments de liste :

Ajouter des colonnes    Aidez votre groupe à identifier les éléments les plus importants. Vous pouvez ajouter des colonnes à votre liste. Par exemple, vous pouvez ajouter la colonne Projet à une liste pour aider les personnes travaillant sur des projets spécifiques à afficher et à utiliser plus facilement leurs éléments. Vous pouvez également ajouter d’autres colonnes si vous souhaitez collecter des informations supplémentaires pour chaque élément de liste, telles que le nom du service ou le nom d’un employé.

Si vous avez plusieurs éléments dans une liste, vous pouvez envisager d’indexer certaines colonnes pour améliorer les performances lors de l’affichage de plusieurs éléments ou du changement d’affichage. Cette fonctionnalité ne change pas la façon dont les éléments sont organisés, mais elle peut permettre aux organisations de stocker plus facilement un grand nombre d’éléments dans une liste. Toutefois, l’indexation peut prendre plus d’espace de base de données. Pour plus d’informations, consultez Créer, modifier ou supprimer un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.

Créer des vues    Utilisez des vues si les membres de votre groupe ont souvent besoin de voir des données d’une certaine manière. Les vues utilisent des colonnes pour trier, regrouper, filtrer et afficher les données. Vous pouvez également sélectionner le nombre d’éléments affichés simultanément dans chaque affichage. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir une liste dans des ensembles de 25 ou 100 éléments de liste par page, en fonction de leurs préférences et de la vitesse de leur connexion.

Les vues vous donnent la possibilité de stocker un grand nombre d’éléments dans une liste, mais de voir uniquement les sous-ensembles souhaités à un moment donné, par exemple uniquement les problèmes qui ont été publiés cette année, ou uniquement les événements actuels dans un calendrier. Vous pouvez créer des vues personnelles qui sont disponibles uniquement pour vous, et si vous êtes autorisé à modifier une liste, vous pouvez créer des affichages publics accessibles à tout le monde. Pour plus d’informations, consultez Créer, modifier ou supprimer un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.

Créer des dossiers    Ajoutez des dossiers à la plupart des types de listes si le propriétaire de votre liste a autorisé la création de dossiers. Cela est particulièrement utile si vos éléments de liste peuvent être divisés d’une manière particulière, par projet ou par groupe. Les dossiers aident les utilisateurs à analyser et à gérer plus facilement les éléments de liste. Les technologies Microsoft fournissent une arborescence qui permet aux utilisateurs de naviguer sur leurs sites et dossiers comme ils travaillent avec les dossiers sur leur disque dur. Par exemple, chaque service peut avoir son propre dossier. Pour plus d’informations, consultez Créer un dossier dans une liste.