Utiliser le filtrage pour modifier un affichage SharePoint

Les filtres réduisent le nombre de données renvoyées en sélectionnant les éléments en fonction d’opérations (telles que supérieur ou inférieur à) et en mettant en correspondance les données. Lorsque vous créez une vue filtrée, la première colonne indexée de l’expression de filtre doit considérablement réduire le jeu de données. Par exemple, filtrer sur un champ d’état ou de date permet souvent de réduire considérablement un jeu de données. En présence de 15 000 éléments, vous souhaiterez que le premier index renvoie moins de 5 000 éléments. Si votre jeu de données ne compte pas plus de 5 000 éléments, cela reste une pratique recommandée.

SharePoint sélectionne la première colonne indexée d’une requête et utilise les colonnes restantes pour sélectionner vos données. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non. L’affichage n’utilise pas ces index, même si le résultat de l’affichage filtré renvoie moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Prenons, par exemple, la requête suivante : taille = grande ET couleur = rouge. Dans la liste, la valeur « taille » n’est pas indexée, mais la valeur « couleur » l’est. Pour autant que la liste compte moins de 5 000 éléments « rouge », la requête opère correctement sur une liste de grande taille. En revanche, si la requête est « taille = grande OU couleur = rouge », même si la base de données peut trouver tous les éléments « rouge », elle doit analyser la liste complète pour trouver les éléments « grande ». Si plus de 5 000 éléments sont retournés, la requête est limitée.

Si vous utilisez deux colonnes ou plus dans l’expression de filtre, le ou les index déterminants doivent utiliser l’opérateur ET. Imaginons que vous vouliez extraire les chiens d’une longue liste d’animaux. Vous avez une colonne non indexée nommée « Espèce » contenant des valeurs « Chien ». Si vous interrogez simplement « Espèce = Chien », votre requête sera limitée. En revanche, si vous avez une colonne indexée nommée classe, votre requête devient « Classe = Mammifère ET Espèce = chien ». Vous pouvez également rechercher les chats et les chiens avec la requête « Classe = Mammifère ET (Espèce = Chien OU Espèce = Chats) ». La deuxième requête sélectionne tous les mammifères, puis filtre les chiens et les chats.

Si les colonnes que vous utiliserez pour filtrer ne sont pas indexées, vous pouvez commencer par en créer. Pour plus d’informations, voir Ajouter un index à une colonne SharePoint.

Après avoir indexé une colonne, vous pouvez l’ajouter lorsque vous créez ou modifiez un affichage, puis l’utiliser pour filtrer l’affichage. Avant de créer un affichage, vous pouvez éventuellement ajouter des colonnes supplémentaires à la liste pour plus de souplesse lors des opérations de tri, de regroupement et de filtrage. À des fins de tri et de filtrage, vous pouvez choisir les colonnes présentes, dans le jeu de données, mais ne s’y affichant pas.

Créer un affichage

Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

1. Cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque, puis sur Créer un affichage.
   
   

2. Dans la page Type d’affichage, cliquez sur l’affichage que vous voulez utiliser. En cas de doute, choisissez Affichage Standard.

   

3. Entrez un Nom d’affichage.

   

4. Modifiez l’adresse web de l’affichage ou acceptez l’adresse par défaut. Vous pouvez y revenir plus tard à des fins de modification.

5. Dans la section Filtrer, cliquez sur Afficher les éléments uniquement lorsque la condition suivante est vraie et choisissez ensuite la façon dont vous souhaitez filtrer les éléments sur la base de l’une des colonnes indexées.

   Par exemple, pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments modifiés le jour même, sélectionnez la colonne Modifié (indexé) et la condition est égale à, puis tapez [Aujourd’hui].

   

   Remarque : Si vous ne voyez aucune colonne dont le nom est suivi de la mention (indexé), cela signifie qu’il n’existe pas de colonne indexée disponible pour la liste ou la bibliothèque. Vous devez donc tout d’abord créer un index simple ou composé.

6. Pour limiter le nombre d’éléments affichés sur chaque page, faites défiler vers le bas jusqu’à Limitation des éléments, puis définissez la valeur ombre d’éléments à afficher. Lorsque vous créez un affichage, le nombre par défaut d’éléments à afficher est égal à 30.

   

7. Vous avez le choix entre deux options lorsque vous définissez la limitation des éléments affichés sur une page :

   • L’option Afficher les éléments par groupes de la taille spécifiée crée un affichage page par page des données, qui est utile lorsque vous parcourez des éléments de manière non interactive.

     Si les éléments sont en nombre supérieur au paramètre de limite, l’affichage est paginé.

     

   • Limiter le nombre total d’éléments renvoyés au montant spécifié crée une limite dure qui peut renvoyer ou non l’intégralité des résultats de votre opération de filtrage. Cela peut être utile lors du test de votre affichage, de la création d’un prototype ou de la récupération des valeurs principales dans un affichage uniquement.

8. Sous Style, vous pouvez sélectionner Volet de visualisation pour afficher toutes les informations correspondant aux éléments de votre liste dans un format de volet vertical. Le volet de visualisation est l’un des Styles d’affichages que vous pouvez choisir sous Style lors de la modification ou de la création d’un affichage.

   

   Vous pouvez naviguer plus rapidement parmi les données en pointant sur le titre d’un élément dans une zone de défilement du côté gauche de la page, afin de voir toutes les valeurs de colonne de l’élément actif listées verticalement du côté droit de la page. Moins de données initiales sont affichées, ce qui contribue à accélérer l’affichage. Ce style est également très utile lorsque votre liste est de grande taille ou qu’elle comporte de nombreuses colonnes nécessitant un défilement horizontal pour voir les données.

   

9. Cliquez sur OK.

Un affichage vous permet d’en faire davantage, mais cela suffit pour afficher les données dépassant le seuil d’affichage de liste si vous êtes bloqué. Vous pouvez également trier, regrouper, définir des totaux, développer des dossiers et optimiser l’affichage sur un appareil mobile.

Modifier un affichage

Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

1. Cliquez sur l’ongletListe ou Bibliothèque, sélectionnez l’affichage sous Affichage actuel,puis cliquez sur Modifier l’affichage.
   
   

2. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Affichages, puis cliquez sur un affichage.

3. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres en procédant comme indiqué dans les étapes 5 à 9 de la procédure Créer un affichage ci-dessus.

4. Cliquez sur OK.

Pour qu’un affichage filtre rapidement un grand nombre d’éléments, la première colonne du filtre doit être indexée. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non, mais l’affichage n’utilise pas ces index. La première colonne du filtre doit renvoyer moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Si la première colonne du filtre retourne plus d’éléments que le filtre d’affichage de liste, vous pouvez utiliser un filtre avec deux colonnes ou plus. Lorsque vous définissez un affichage filtré basé sur deux colonnes ou davantage, utilisez un opérateur ET pour limiter le nombre total d’éléments retournés. Toutefois, même dans ce cas, vous devez toujours spécifier la première colonne du filtre en fonction de la colonne qui retourne le moins de données. L’utilisation d’un filtre OU augmente presque toujours le nombre d’éléments retournés et s’avère inefficace dans de telles circonstances.

Pour plus d’informations sur les affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Vous pouvez utiliser deux mots clés à des fins de filtrage selon le jour [Aujourd'hui] ou l’utilisateur actuel [Moi]. Ces mots clés sont dynamiques et changent selon la date ou l’utilisateur.

L’utilisation de [Moi] peut être utile si vous souhaitez simplement voir vos documents dans une bibliothèque volumineuse. [Moi] fonctionne sur les colonnes de personnes, telles que Créé par ou Modifié par. Par exemple, pour afficher tous les documents que vous avez créés, définissez un filtre avec la colonne Créé par correspondant à [Moi]. Si vous êtes un éditeur et souhaitez afficher les derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé, définissez un filtre avec la colonne Modifié par correspondant à [Moi]. Pour afficher les deux, créez deux filtres connectés par Ou.

Le mot clé [Aujourd'hui] fonctionne sur les colonnes de date. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Maths pour obtenir des plages évoluant avec la date du jour. Par exemple, pour afficher tous les documents modifiés au cours des 30 derniers jours, vous pouvez créer un filtre sur la colonne Date supérieur ou égal à [Aujourd'hui] - 30. Pour exclure la journée en cours, définissez un second filtre sur la colonne Date inférieur à [Aujourd'hui] et connectez-les avec Et.

Vous pouvez filtrer une SharePoint de données qui possède une colonne de métadonnées. 

Ajouter une colonne de métadonnées à votre liste

Allez à votre liste et sélectionnez +Ajouter une colonne.

Sélectionnez Autres... sélectionnez la radio sur les métadonnées gérées, puis sélectionnez OK.

Une fois que vous avez créé une colonne de métadonnées gérées et ajouté des éléments à votre liste, vous pouvez appliquer des balises de métadonnées en cliquant sur l’icône d' dans le volet Modifier les éléments de liste.

Appliquez des balises de métadonnées dans le volet d’arborescence.

Filtre sur les balises métadonnées gérées

1. Sélectionnez l’icône filtre pour accéder au volet de filtre.

   

   Remarque : Vous pouvez sélectionner l’option d’arborescence dans la liste alphabétique en haut du volet, qui fournit une vue hiérarchique des termes associés à la colonne sélectionnée.

2. Sélectionnez la ou les balises de métadonnées sur qui vous souhaitez filtrer.

   

3. Par ailleurs, si vous avez au moins 5 valeurs définies dans la colonne Métadonnées gérées, sélectionnez le lien Afficher tout pour afficher le volet de filtre.

   

4. Vérifiez la ou les balises de métadonnées sur qui vous souhaitez filtrer, puis sélectionnez Appliquer.

Voici quelques suggestions relatives aux affichages classiques qui fonctionnent correctement avec des colonnes indexées :