Connecter une liste externe à Outlook

Tâches prérequises courantes

Préparer la source de données externe    Un administrateur peut être amené à créer un compte et fournir des autorisations sur la source de données pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données et que ces données ne tombent pas dans de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.

Configurer des services et des comptes SharePoint    Un administrateur doit activer les services Business Data Connectivity et le service Banque d’informations sécurisé.

Configurer le service Banque d’é sure    Un administrateur doit procéder comme suit : déterminer le mode d’accès qui convient pour la source de données externe, créer une application cible et définir les informations d’identification pour l’application cible.

Configurer les services BDC    Un administrateur doit s’assurer que l’utilisateur qui crée le type de contenu externe dispose des autorisations nécessaires sur le magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe sur lequel est basée la liste externe.

Créer un type de contenu externe    Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, l’accès, les méthodes d’opération, les colonnes, les filtres et d’autres métadonnées utilisées pour récupérer les données de la source de données externe.

Créer une liste externe    Un utilisateur doit créer une liste externe basée sur le type de contenu externe et une ou plusieurs vues de la liste externe, selon les besoins.

S’assurer que les produits Office sont prêts à l’emploi    Pour synchroniser des données externes avec des produits Office, vous devez avoir Windows 7 ou version ultérieure, ainsi que les produits logiciels gratuits SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 et WCF Data Services 5.0 pour OData V3 sur chaque ordinateur client (si nécessaire, vous êtes invité automatiquement à télécharger ces logiciels). Vérifiez également que l’option d’installation d’Office Business Connectivity Services est activée (elle l’est par défaut). Cette option installe Business Connectivity Services Client Runtime, qui assure les fonctions suivantes : mise en cache et synchronisation avec les données externes, mappage des données métiers aux types de contenu externe, affichage du sélecteur d’élément externe dans les produits Office et exécution des solutions personnalisées dans les produits Office.

Tâches prérequises spécifiques à Outlook

Activer la fonctionnalité synchronisation hors connexion pour les listes externes    La synchronisation hors connexion pour les listes externes dansla batterie de serveurs et la fonctionnalité de site doivent également être actives. Cette fonctionnalité est active par défaut au niveau de la batterie de serveurs, mais elle n’est pas activée par défaut au niveau du site.

Créer un type de contenu externe pris en charge par Outlook     Lorsque vous créez un type de contenu externe, un utilisateur doit activer l’option prise en charge de la synchronisation hors connexion et définir le champ type d’élément Office sur l’une des valeurs suivantes : contact, rendez-vous, tâcheou billet.

Mapper les champs correspondants    Un utilisateur doit mapper un ou plusieurs des champs de type de contenu externe aux champs Outlook correspondants.

Lorsque vous mappez un type de contenu externe, tel qu’un client, à un type d’élément Outlook, tel qu’un contact, vous devez faire correspondre explicitement les champs individuels du type de contenu externe, tels que le prénom du client, lenom du client, l' adresse du clientet le numéro de téléphone du client, à leurs champs de type d' BusinessAddressélément Outlook respectifs BusinessPhone(par exemple,prénom,

Vous n’avez pas besoin de mapper tous les champs correspondants, mais les champs suivants doivent être mappés.

Les champs non mappés, en fonction de leur nombre, sont affichés en tant que propriétés étendues comme suit :

• Adjacente    Ajoutées à la zone de formulaire en bas d’une page par défaut de formulaire Outlook (2 à 5 champs).

• Séparer    Ajout d’une nouvelle page à un formulaire Outlook (6 champs ou plus).

Si le type de contenu externe ne mappe aucun type d’élément Outlook, vous pouvez mapper les champs à un type d’élément de publication Outlook, qui est le type d’élément le plus générique.

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