Créer et gérer une liste de tâches de projets

À mesure que votre projet avance, il est important de revenir à la liste des tâches et de mettre à jour les colonnes relatives à l’état de chacune d’elles. Cela vous permet d’informer de l’avancement du projet les personnes qui ne peuvent pas suivre au jour le jour le détail de ses tâches.

Dans la liste de tâches de votre projet, complétez les colonnes suivantes pour chaque tâche afin de mettre à jour votre projet :

• % achevé    Tapez votre meilleure estimation du pourcentage de travail accompli sur la tâche. Par exemple, si une tâche est à moitié accomplie, entrez 50 % dans la colonne % achevé. Ce pourcentage est utilisé pour indiquer la progression de la tâche en superposition sur la barre du Gantt correspondant.

• État de la tâche    Choisissez le descripteur reflétant le plus précisément l’état actuel de cette tâche.

Il se peut également que vous rencontriez d’autres modifications de votre projet nécessitant des mises à jour de la liste de tâches de celui-ci. Par exemple, les Date de début ou Date d’échéance d’une tâche peuvent changer si celle-ci commence plus tôt ou plus tard que prévu. Vous pouvez mettre à jour ces colonnes dans la partie tableau de l’affichage, comme vous le feriez pour toute autre colonne. Il peut arriver que la personne travaillant sur une tâche ne soit plus disponible. Vous pouvez également mettre à jour la personne à laquelle la tâche est attribuée en mettant à jour la colonne Assignée à. Pour plus d’informations, voir Affecter des personnes à des tâches dans une liste de tâches de projet.

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Une fois vos tâches ajoutées à une liste de tâches de projet, l’étape suivante consiste à les attribuer à des personnes de votre organisation. Lorsque vous affectez une personne à une tâche, vous identifiez qui est chargé d’accomplir le travail liée à celle-ci.

1. Cliquez une fois dans la colonne Assignée à pour la tâche que vous attribuez.

   

2. Entrez les informations de nom ou de connexion de la personne à laquelle vous attribuez la tâche, en procédant de l’une des trois manières suivantes :

   • Cliquez sur Parcourir en regard de la colonne Assignée à pour rechercher la personne chargée de la tâche dans le carnet d’adresses de votre organisation.

   • Tapez les informations de connexion, domaine inclus, de la personne désignée au sein de votre organisation dans la colonne Assignée à. Par exemple, tapez contoso\madeleinec, où « contoso » est le domaine, et « madeleinec » le nom d’utilisateur.

   • Tapez le nom de la personne désignée dans la colonne Assignée à. Cela est utile si vous attribuez la tâche à un fournisseur ou à une autre personne ne disposant pas de compte au sein de votre organisation.

3. Informez les personnes concernées des tâches qui leur sont assignées, en leur communiquant la liste des tâches du projet et en leur indiquant celles dont elles sont désormais chargées.

Lorsque vous créez des tâches dans une liste de tâches de projet, il est important d’anticiper celles qui pourraient s’inscrire dans le cadre de tâches plus importantes. Par exemple, votre projet peut comprendre diverses phases englobant plusieurs tâches. La représentation des phases dans la liste de tâches de votre projet donne une vue d’ensemble utile du déroulement de celui-ci.

1. Sous l’onglet Éléments, dans le groupe Nouveau, cliquez sur la flèche Nouvel élément, puis sur Tâche récapitulative.

2. Complétez le formulaire pour créer la tâche récapitulative, en entrant les informations suivantes selon le besoin :

   • Nom    Tapez le nom de la tâche récapitulative.

   • Prédécesseurs    Choisissez les tâches récapitulatives ou subordonnées à effectuer avant de commencer cette tâche récapitulative. Ces sélections étant effectuées dans la zone de gauche, cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers la zone de droite. Pour plus d’informations sur les prédécesseurs, voir la section suivante de cet article.

     Conseil : Si vous n’êtes pas certain de bien comprendre ce que sont les prédécesseurs, ou si vous n’êtes pas suffisamment avancé dans votre planification pour que tous les prédécesseurs de la tâche récapitulative soit ajoutés à votre liste de tâches de projet, vous pouvez laisser ce champ vide pour l’instant et ajouter des relations de prédécesseur ultérieurement dans la partie table à gauche de l’affichage de la liste de tâches du projet.

   • Priorité    Choisissez le niveau de priorité reflétant le plus précisément l’importance de cette tâche récapitulative par rapport aux autres tâches récapitulatives de ce projet.

   • État de la tâche    Choisissez le descripteur reflétant le plus précisément l’état de l’ensemble de tâches composant cette tâche récapitulative. Si vous planifiez un projet dont aucune des tâches comprises dans cette tâche récapitulative n’a encore débuté, choisissez Non démarrée.

   • % achevé Tapez le pourcentage reflétant le mieux le travail accompli sur l’ensemble de tâches composant la tâche récapitulative. Si vous planifiez un projet dont aucune des tâches comprises dans cette tâche récapitulative n’a encore débuté, laissez ce champ vide, ou tapez 0 %.

   • Affectée à Identifiez la personne responsable de cette tâche récapitulative. Pour plus d’informations sur l’attribution de tâches, voir Affecter des personnes à des tâches dans une liste de tâches de projet.

   • Description Tapez une brève description de la tâche récapitulative.

   • Date de début    Entrez la date de démarrage de la première tâche subordonnée de cette tâche récapitulative.

   • Date d’échéance    Entrez la date d’achèvement de la dernière tâche subordonnée de cette tâche récapitulative.

3. Cliquez sur Enregistrer pour créer la tâche récapitulative.

Une fois la tâche récapitulative créée, vous pouvez cliquer sur son nom dans la partie table à gauche de l’affichage pour ouvrir la tâche récapitulative dans un nouvel affichage de liste de tâches de projet. Dans cet affichage, vous pouvez ajouter les tâches composant la tâche récapitulative. Pour revenir à l’affichage de votre tâche récapitulative, sous l’onglet Liste, dans le groupe Gérer les affichages, cliquez sur Naviguer vers le haut.

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Une liste de tâches de projet peut spécifier l’ordre dans lequel des tâches, par exemple récapitulatives et subordonnées, doivent être accomplies. Par exemple, si vous construisez une maison, les fondations doivent être en place avant l’élévation des murs, et ceux-ci doivent être debout avant la pose du toit. Vous pouvez définir cet ordre à l’aide de la colonne Prédécesseurs.

1. Dans une ligne de tâche, cliquez sur la cellule figurant dans la colonne Prédécesseurs, puis cliquez sur la flèche à droite de la cellule pour afficher la liste de toutes les tâches du projet en cours. Cet affichage inclut l’ensemble des tâches récapitulatives et subordonnées reprises dans la liste.

2. Cliquez sur la case à cocher à gauche de chaque tâche à accomplir avant le début de cette tâche.

   Conseil : Vous pouvez facilement accéder à overzealous ici et sélectionner toutes les tâches qui précèdent la tâche actuelle. Toutefois, il vous suffit de sélectionner les tâches qui précèdent immédiatement la tâche actuelle. Par exemple, imaginons qu’une liste de tâches de projet comporte trois tâches : tâche 1, tâche 2 et tâche 3. Lorsque la tâche 1 est terminée, la tâche 2 peut commencer et la tâche 3 peut commencer. Lorsque vous entrez les prédécesseurs pour la tâche 3, il est facile de penser que les tâches 1 et 2 doivent être achevées avant que la tâche 3 puisse commencer. Toutefois, étant donné que la tâche 1 est déjà répertoriée comme prédécesseur pour la tâche 2, il est inutile de la répertorier comme prédécesseur pour la tâche 3.

3. Ajustez les dates dans les colonnes Date de début et Date d’échéance afin de refléter les relations entre les tâches. Par exemple, imaginons deux tâches dont vous savez que chacune nécessite deux jours. Vous configurez la première tâche comme prédécesseur de la seconde. Vous devez ajuster la colonne Date de début de la seconde tâche afin que cette date soit postérieure à la Date d’échéance de la première tâche, et ajuster la colonne Date d’échéance de la seconde tâche afin qu’elle tombe deux jours après la nouvelle Date de début.

   Conseil : Vous souhaitez automatiser davantage ce processus ? Vous pouvez utiliser une solution EPM (Enterprise Project Management, Gestion de projets d’entreprise) compatible avec SharePoint Foundation 2010, telle que Microsoft Project 2010 et Microsoft Project Server 2010.

Après avoir identifié les prédécesseurs appropriés pour chaque tâche, vous pouvez voir ces relations représentées sur le diagramme de Gantt. Quand un prédécesseur est identifié pour une tâche, une flèche s’affiche entre la fin de la barre du Gantt de la tâche précédente et le début de la barre du Gantt de la tâche suivante.

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Les listes de tâches de projet utilisent les mêmes fonctionnalités d’affichage dans SharePoint que les autres listes. Pour plus d’informations, voir Personnaliser l’affichage de la liste de tâches de projet.