Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

Vous pouvez suivre et gérer les informations au fil du temps avec le contrôle de version dans les listes et bibliothèques, ainsi que afficher et récupérer les versions précédentes à partir de l’historique de l’élément.

Lorsque cette option est activée, les nouvelles versions sont ajoutées à l’historique d’un élément après l’enregistrement des modifications. Le nombre de versions stockées et la visibilité des versions brouillons ou mineures peuvent être modifiés pour chaque liste et bibliothèque.

Moderne 2016, 2013 2010

Activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque

Ouvrez la liste ou la bibliothèque que vous souhaitez activer le contrôle de version.
Sélectionnez Paramètres , puis sélectionnez Paramètres de la liste ou Paramètres de la bibliothèque.
Dans la page Paramètres , sélectionnez Paramètres de contrôle de version.
Dans la page Paramètres de version, les paramètres suivants sont disponibles :
- Pour une bibliothèque de documents :
  - Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés.
  - Créez une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents à l’aide de versions principales uniquement ou de versions principales et mineures.
  - Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.
  - Définissez des limites de temps pour supprimer des versions en fonction de l’âge. Remarque : Lorsque des limites de temps de version sont définies, les versions sont supprimées après avoir dépassé le nombre défini de versions principales ou après la période définie. Prenons un exemple de bibliothèque configurée pour stocker 500 versions principales avec une expiration de 365 jours. Pas plus de 500 versions seront stockées et toute version antérieure à 365 jours sera également supprimée.
- Pour une liste :
  - Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés.
  - Créez une version chaque fois que vous modifiez un élément dans la liste.
  - Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.
  - Définissez qui peut voir les éléments brouillons dans la liste.
Sélectionnez OK.

Pour afficher, restaurer ou supprimer une version antérieure dans une liste ou une bibliothèque

Ouvrez la liste ou la bibliothèque avec l’élément ou le document que vous souhaitez afficher dans l’historique.
En regard de l’élément pour lequel vous souhaitez afficher l’historique, sélectionnez le ... (points de suspension).
Sélectionnez Historique des versions.

Si vous ne voyez pas l’historique des versions, sélectionnez Plus, puis Historique des versions.
Dans la boîte de dialogue Historique des versions, affichez la date d’expiration d’une version.

Remarque :
- La date d’expiration des versions est déterminée par la limite de temps de version appliquée à une bibliothèque et la date de création de la version. La date de modification correspond au moment où le contenu du fichier a été modifié, ce qui peut être différent de la date de création de la version.
- Les versions définies sur « Jamais expirer » peuvent être supprimées manuellement ou automatiquement si les limites de version définies pour le fichier sont dépassées.
Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.
- Affichez le document actif. Une boîte de dialogue s’affiche dans laquelle vous pouvez restaurer ou supprimer une version précédente, ainsi que voir la status d’approbation actuelle. Vous pouvez également modifier la version actuelle à partir de cette boîte de dialogue.
- Restaurez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer si vous souhaitez en faire le document actuellement approuvé. Il l’ajoute en tant que nouvelle version.
- Supprimez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer si vous êtes sûr de vouloir envoyer l’élément à la Corbeille.
- N’expirez jamais : Remplacez l’expiration des versions arrivant à expiration sur Jamais expirer.
- Rejetez cette version. N’apparaît que sur les documents approuvés, au lieu de Supprimer.
Lorsque vous avez terminé, dans le coin supérieur droit, sélectionnez X.

Activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2016 ou SharePoint 2013

Accédez à la bibliothèque ou à la liste pour laquelle vous souhaitez activer le contrôle de version.
Dans le ruban, sélectionnez Bibliothèque ou Liste.

ou
Dans le groupe Paramètres, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de la liste.

ou
Dans la page Paramètres , sélectionnez Paramètres de contrôle de version.
Dans la page Paramètres de version, les paramètres suivants sont disponibles :
- Pour une bibliothèque de documents
  - Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés.
  - Créez une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents, soit dans les versions principales uniquement, soit dans les versions principales et secondaires.
  - Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.
  - Définissez qui peut voir les éléments brouillons.
  - Exiger que les documents soient vérifiés avant de pouvoir être modifiés.
- Pour une liste
  - Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés.
  - Créez une version chaque fois que vous modifiez un élément dans la liste.
  - Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.
  - Définissez qui peut voir les éléments brouillons dans la liste.
Sélectionnez OK.

Pour désactiver le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2016 ou 2013

Effectuez les mêmes étapes pour l’activation, mais dans la page Paramètres de version, sélectionnez Aucun contrôle de version. Pour Exiger l’approbation du contenu, vous pouvez également sélectionner Non.

Pour afficher, restaurer ou supprimer une version antérieure

Pour restaurer une version antérieure d’un document, procédez comme suit.

Accédez à la liste ou à la bibliothèque avec l’élément ou le document pour lequel vous souhaitez afficher l’historique.
Dans le ruban, sélectionnez Fichiers ou Éléments. S’il n’y a pas de ruban, en regard de l’élément pour lequel vous souhaitez afficher l’historique, sélectionnez le ... (points de suspension).
Sélectionnez Historique des versions.

Si vous ne voyez pas Historique des versions, dans la boîte de dialogue, sélectionnez ... (points de suspension), puis historique des versions.
Dans la boîte de dialogue Historique des versions, pointez la souris sur le lien de date d’une version antérieure, puis pour afficher le menu, sélectionnez la flèche vers le bas.
Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.
- Affichez le document actif. Une boîte de dialogue s’affiche dans laquelle vous pouvez modifier, restaurer ou supprimer, ainsi que voir le status d’approbation actuel.
- Restaurez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer si vous souhaitez en faire le document actuellement approuvé. Il l’ajoute en tant que nouvelle version.
- Supprimez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer si vous êtes sûr de vouloir envoyer l’élément à la Corbeille.
- Rejetez cette version. N’apparaît que sur les documents approuvés, au lieu de Supprimer.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le X dans le coin supérieur droit.

Activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2010

Pour activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque, procédez comme suit.

Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous envisagez de travailler. Si le nom n’apparaît pas dans le volet Lancement rapide , sélectionnez Tout le contenu du site, puis sélectionnez le nom de votre liste ou bibliothèque.
Dans le ruban, dans le groupe Outils de liste ou Outils de bibliothèque , sélectionnez l’onglet Liste ou Bibliothèque .
Sélectionnez Paramètres de la liste ou Paramètres de la bibliothèque.

ou

La page Paramètres de liste ou Paramètres de la bibliothèque s’ouvre.
Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

La boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version s’ouvre.
Effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour Bibliothèques de documents, dans la section Historique des versions des éléments, sous Créer une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents ?, sélectionnez les versions principales uniquement ou les versions principales et secondaires.

Par Listes, dans la section Historique des versions de l’élément, sous Créer une version chaque fois que vous modifiez un élément dans cette liste ?, sélectionnez Oui.
(Facultatif) Sélectionnez le nombre de versions que vous souhaitez conserver dans la liste.
(Facultatif) Pour les listes, sélectionnez le nombre de versions approuvées pour lesquelles vous souhaitez conserver les brouillons. Cette option est disponible dans la section Approbation du contenu lorsque vous sélectionnez Oui.

Pour les bibliothèques, définissez un nombre sous Conserver les brouillons pour le nombre suivant de versions principales.
(Facultatif) Déterminez les utilisateurs qui peuvent voir le brouillon d’éléments. Dans une liste, cette option n’est disponible que dans la section Approbation du contenu lorsque vous définissez l’option Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés sur Oui.

Sélectionnez l’une des options suivantes.
- Tout utilisateur qui peut lire des éléments. Autorise l’accès à toute personne disposant d’autorisations de lecture sur le site.
- Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier des éléments. Limite l’affichage des brouillons à ceux qui disposent des autorisations de modification.
- Seuls les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments (et l’auteur de l’élément). Limite l’affichage à l’auteur d’origine de l’élément et à ceux qui disposent des autorisations nécessaires pour approuver les éléments de la liste.
Pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page Paramètres , sélectionnez OK.

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Désactiver le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2010

Suivez les mêmes étapes pour activer le contrôle de version, mais effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour Bibliothèques de documents, dans la section Historique des versions des éléments, sous Créer une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents ?, sélectionnez Aucun contrôle de version.
Par Listes, dans la section Historique des versions de l’élément, sous Créer une version chaque fois que vous modifiez un élément dans cette liste ?, sélectionnez Non.
Sélectionnez OK.

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Afficher, restaurer ou supprimer des versions dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2010

Accédez à la liste ou à la bibliothèque avec l’élément ou le document pour lequel vous souhaitez afficher l’historique.
En regard du document ou de l’élément que vous souhaitez afficher l’historique des versions, sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez Historique des versions.
Dans la boîte de dialogue Historique des versions, pointez la souris sur le lien de date d’une version antérieure, puis pour afficher le menu, sélectionnez la flèche vers le bas.
Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.
- Affichez le document actif. Une boîte de dialogue s’affiche dans laquelle vous pouvez modifier, restaurer ou supprimer, ainsi que voir le status d’approbation actuel.
  
  À partir de la boîte de dialogue Affichage , vous pouvez peut-être modifier, bien qu’elle soit généralement désactivée. Pour modifier, dans la liste déroulante du fichier ou de l’élément, sélectionnez Modifier les propriétés.
- Restaurez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer si vous souhaitez en faire le document actuellement approuvé. Il l’ajoute en tant que nouvelle version.
- Supprimez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer si vous êtes sûr de vouloir envoyer l’élément à la Corbeille.
- Annuler la publication de cette version s’affiche lorsque vous utilisez l’approbation et la publication sur vos documents ou éléments.
Lorsque vous avez terminé, dans le coin supérieur droit, sélectionnez X, si la boîte de dialogue de version n’est pas déjà fermée.

Autres paramètres qui affectent le contrôle de version

Vous pouvez configurer d’autres paramètres qui affectent le contrôle de version. Dans les listes et bibliothèques, vous pouvez exiger que le contenu soit approuvé. Dans les bibliothèques, vous pouvez exiger que les fichiers soient extraits.

Pour plus d’informations sur ces paramètres et bien plus encore, consultez Comment fonctionne le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque ?