Exiger l’approbation des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque

Si quelqu’un envoie un élément ou un fichier à une liste ou une bibliothèque qui nécessite des approbations, il est en attente jusqu’à ce qu’une personne qui dispose des autorisations nécessaires pour le faire approuve. Pendant qu’elle est en attente d’approbation, elle reste dans l’état En attente.

En règle générale, lorsqu’un élément ou un fichier est dans l’état En attente, seule la personne à l’origine de l’élément ou du fichier et les personnes autorisées à gérer les listes et les bibliothèques peuvent le voir. Une fois qu’il est passé de En attente à Approuvé,il devient visible à toute personne autorisée à afficher la liste ou bibliothèque. Les articles rejetés restent dans la liste ou la bibliothèque jusqu’à ce que la personne à l’origine (ou une autre personne dispose des autorisations nécessaires) les supprime. Les éléments ou fichiers qui existent déjà dans la liste ou bibliothèque se sont automatiquement vus accorder le statut Approuvé.

Seules les personnes autorisées à utiliser les autorisations Contrôle total ou Création peuvent modifier les paramètres de liste ou de bibliothèque.

Pour configurer l’approbation requise d’éléments ou de fichiers

1. Si la liste ou la bibliothèque du site n’est pas déjà ouverte, dans le volet Lancement rapide, sélectionnez son nom.

2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque dans le groupe Outils de bibliothèque ou Outils de liste.

3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, sélectionnez Bibliothèque Paramètres. Si vous travaillez dans une liste, sélectionnez Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Bibliothèque Paramètres s’ouvre.

   

4. Sous Paramètres Paramètresgénéral, sélectionnez Paramètres de contrôle de version. La page De Paramètres s’ouvre.

   

5. Dans la section Approbation de contenu, sélectionnez Oui en réponse à la question Demander une approbation de contenu pour les éléments envoyés ?

6. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, déterminez quels utilisateurs peuvent voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents. Dans cet exemple, seuls les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments (et l’auteur de l’élément) sont sélectionnés.

7. Sélectionnez OK.

   L’exemple suivant montre des éléments approuvés dans une bibliothèque après que l’option Exiger une approbation de contenu a été définie sur Oui. Ces fichiers étant déjà dans la bibliothèque, ils ont été approuvés automatiquement.