使用筛选修改 SharePoint 视图

筛选器通过基于运算（如大于或小于）选择项目和匹配数据，减少返回的数据量。 创建经筛选的视图时，筛选表达式中第一个索引列应最大程度地减小数据集。 例如，在状态或日期字段上筛选通常可以很大程度地减小数据集。 如果有 15,000 个项目，最好使第一个索引返回 5000 项以下。 如果数据集中不超过 5000 个项目，这也仍是一个好的做法。

SharePoint 会在查询中选择首先索引的列，然后使用其他列来选择数据。 可能会也可能不会为视图筛选器中指定其他列建立索引。 视图不使用这些索引，即使筛选视图返回的结果小于列表视图阈值。

例如，你拥有以下查询：大小 = 大型 AND 颜色 = 红色。 在列表中，不会为大小建立索引，但会为颜色建立索引。 只要列表中的“红色”项目少于 5000，查询就会在大型列表中成功。 但是，如果有一个查询：大小 = 大型 OR 颜色 = 红色，尽管数据库可能会找出所有红色项目，但它必须扫描整个列表来查找所有大型项目。 如果返回的项目数超过 5000，则会阻止该查询。

如果在筛选表达式中使用两个或多个列，则决定索引应使用 AND 运算符。 例如，如果想从大型动物列表中返回“狗”。 你拥有名为“物种”的无索引列，其中将“狗”作为了一个值。 如果只查询“物种 = 狗”，则会阻止该查询。 但是，如果拥有名为“种类”的索引列，则查询会变为：种类 = 哺乳动物 AND 物种 = 狗。 也可以使用查询：种类 = 哺乳动物 AND (物种 = 狗 OR 物种 = 猫) 来搜索猫和狗。 第二个查询选择所有哺乳动物，然后再筛选狗和猫。

如果要用于筛选的列没有索引，首先需要创建索引。 有关详细信息，请参阅向 SharePoint 列添加索引。

为某个列编制索引之后，可在创建或修改视图时添加该列，然后用它筛选视图。 创建视图前，可向列表中添加更多列，以便更加灵活地进行排序、分组和筛选。 对于排序或筛选，可选择数据集中未显示的列。

创建视图

打开要在其中创建视图的列表或库。

1. 单击"列表"或"库"选项卡，然后单击"创建视图"。
   
   

2. 在“视图类型”页面上，单击要使用的视图。 如果不确定，请选择“标准视图”。

   

3. 键入“视图名称”。

   

4. 编辑视图的 Web 地址或接受默认。 可稍后返回更改此值。

5. 在“筛选器”部分中，单击“只有在以下条件为真时才显示项目”，然后选择希望如何基于其中一个索引栏筛选项目。

   例如，若要创建仅今天更改的项目的视图，请选择“修改日期(已索引)”列以及“为”条件，然后键入“[今天]”。

   

   注意: 如果没有看到任何名称后带有“（已编入索引）”字样的栏，则说明您没有可用于该列表或库的任何索引栏。 必须首先创建简单或复合索引。

6. 若要限制每页上显示的项目数，请向下滚动到“项目限制”并设置“要显示的项目数”值。 创建视图时，默认显示的项目数为 30。

   

7. 设置页面上的项目限制时，有两个选项可供您选择：

   • “按指定大小分批显示项目”会创建逐页的数据显示，在使用非交互式方法浏览项目时非常有用。

     项目数超过限制设置时，将分页进行显示。

     

   • “将返回的总项目数限制在指定数量内”会创建一个硬性限制，该限制可能或可能不会返回筛选操作的全部结果。 这在测试视图、创建原型或者只想检索视图中的最高值时非常有用。

8. 在“样式”下方，可选择“预览窗格​​”，以垂直窗格格式查看列表中项目的所有信息。 编辑或创建视图时，可从“样式”下选择“视图样式”中的预览窗格。

   

   通过将鼠标悬停在页面左侧滚动区域中的项目标题上，你可以快速导航数据，以查看页面右侧垂直列出的当前项目的所有列值。 显示的初始数据较少，这有助于更快显示视图。 当列表较宽或存在许多列且需要水平滚动才可查看数据时，此样式非常有用。

   

9. 单击“确定”。

可以对视图进行很多其他操作，但如果查看受阻，这样就足以查看列表视图阈值以外的数据了。 使用移动设备查看时，也可进行排序、分组、设定总计、展开文件夹和优化视图。

修改视图

打开要在其中创建视图的列表或库。

1. 单击"列表"或"库"选项卡，选择"当前视图"下的视图，然后单击"修改视图"。
   
   

2. 向下滚动到“视图”部分，然后单击视图。

3. 然后，你可以按照上面的“创建视图”程序中步骤 5 到步骤 9 的说明更改设置。

4. 单击“确定”。

为获取可快速筛选许多项目的视图，在筛选器中的第一列必须是索引列。 在视图筛选器中指定的其他列可以是或可以不是索引列，但视图不会使用那些索引。 筛选器第一列应返回列表视图阈值以下的项数。

如果筛选器的第一列返回的项目超过“列表视图阈值”，则可以使用包含两个或更多列的筛选器。 在定义两个或更多列的筛选视图时，使用 AND 运算符会限制返回的项目总数。 但即使在这种情况下，仍旧需要将最有可能返回较少数据的列指定为筛选器中的第一列。 使用 OR 筛选器几乎总是会增加返回的项目数量，并且在这些情况下不会生效。

有关视图的详细信息，请参阅创建、更改或删除列表或库的视图。

有两个关键字可用于筛选当前日期 [Today] 或当前用户 [Me]。 它们是动态的，会随用户或日期变化。

如果只想查看中大型库中你的文档，使用 [Me] 可能很帮助。 [Me] 作用于与人有关的列（例如“创建者”或“修改者”）。 例如，若要查看你创建的所有文档，请对“创建者”列设定筛选器 [Me]。 如果你是编辑者，并希望查看你之前处理过的文件，请对“修改者”列设定筛选器 [Me]。 若要同时查看以上二者，请创建两个筛选器并用 Or 连接。

[Today] 关键字作用于与日期相关的列。 可通过数学计算，获取随当前日期更改的范围。 例如，若要查看过去 30 天内修改的所有文档，可对“日期”列创建大于或等于 [Today] - 30 的筛选器。 若要排除当前日期，请对“日期”列设置小于 [Today] 的第二个筛选器，并用 And 连接它们。

可以筛选包含SharePoint列的列列表。 

向列表添加元数据列

转到列表，然后选择"+添加列"。

选择"更多...选择"托管元数据"单选按钮，然后选择"确定"。

或者，创建托管元数据列并添加项到列表后，可以通过单击编辑列表项窗格中的"标记 图标应用元数据标记。

在树视图窗格中 应用元数据 标记。

基于托管 元数据标记进行 筛选

1. 选择筛选器图标 访问筛选器窗格。

   

   注意: 可以从窗格 顶部的 下拉列表中选择"树视图"选项，该选项提供与所选列关联的术语的分层视图。

2. 选择要筛选 () 元数据标记。

   

3. 或者，如果在"托管元数据"列中至少定义了 5 个值，请选择"查看全部"链接以查看筛选器窗格。

   

4. 检查要 () 的元数据标记，然后选择"应用"。

下面针对可与索引栏很好地配合工作的典型视图提出了一些建议：