将外部列表导出到 Excel
Applies ToSharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 企业版 Microsoft 365 中的 SharePoint SharePoint Foundation 2013

你可以在外部列表和 Microsoft Excel 之间同步数据,并将这两组数据保持最新状态。 例如,你可能希望在列表中维护产品清单,以便轻松共享和更新,但也可以使用 Microsoft Excel 定期进行库存分析。

注意: 不能将外部列表与 Excel 2013 之前的版本同步。 如果您尝试执行此操作,将显示错误对话框,显示 "无法连接到列表"。

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容

使用外部数据需要几项必备任务来实现对数据的安全访问。 下列信息可以帮助您计划后续步骤。 此外,如果你在尝试使用外部数据时遇到问题,此信息可帮助你确定问题。 要访问外部数据,您或管理员必须执行以下操作:

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并为数据源提供权限,以确保正确的用户可以访问数据,并且数据不会在错误的手中结束。 在外部数据库中,管理员可能还希望创建特定的表、视图、查询等,以将结果限制为所需内容,并帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务和帐户    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。 有关使用这些服务的信息,请参阅配置 SharePoint 2013 的 Business Connectivity services 解决方案使用 Business Connectivity Services 和安全存储从 SQL Azure 表创建外部列表。

配置 Secure Store Services    管理员必须执行以下操作:确定外部数据源的最佳访问模式、创建目标应用程序并设置目标应用程序的凭据。 有关使用这些服务的信息,请参阅创建或编辑安全存储目标应用程序

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型的用户有权访问 Business Data Connectivity 元数据存储,并且相应用户有权访问外部列表所基于的外部内容类型。 有关使用这些服务的信息,请参阅配置适用于 SharePoint 2013 的 Business Connectivity services 解决方案

创建外部内容类型    用户必须定义外部内容类型,其中包含有关用于从外部数据源检索数据的连接、访问、操作方法、列、筛选器和其他元数据的信息。

创建外部列表    用户必须根据外部内容类型和外部列表的一个或多个视图(根据需要)创建外部列表。

请确保 Office 产品已准备好使用    若要将外部数据与 Office 产品同步,每台客户端计算机上必须至少有 Windows 7 和以下免费软件产品: SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 和适用于 OData V3 的 WCF 数据服务5.0 (如有必要,你将自动提示下载软件)。 此外,请确保已启用 Office 安装选项(这是默认设置)。 此选项安装 Business Connectivity Services 客户端运行时,它执行以下操作:缓存和同步与外部数据、将业务数据映射到外部内容类型、在 Office 产品中显示外部项选取器以及运行自定义Office 产品中的解决方案。

若要下载必备软件产品,请参阅在 Office 2013 中处理外部数据所需的必备软件

有关使用外部数据的更多常规信息,请参阅查找有关外部数据的内容

将外部列表导出到 Excel

  1. 导航到包含列表的 SharePoint 网站。

  2. 在 "快速启动" 上,选择 SharePoint 列表的名称,或选择 "设置" Office 365“设置”按钮,选择 "网站内容" 或 "查看所有网站内容",然后在相应的 "列表" 部分中,选择列表的名称。

  3. 选择"列表",然后选择 "导出到 Excel"。

    默认情况下,此功能在外部列表上启用,但系统管理员可以禁用它。

  4. 如果系统提示您确认操作,请选择"确定"

  5. 在 "文件下载" 对话框中,选择 "打开"。

  6. 如果系统提示你是否在计算机上启用数据连接,请选择 "启用" (如果你认为指向 SharePoint 网站上的数据的连接可以安全启用)。

使用基于 web 查询文件的数据连接创建 Excel 表。 导出表中的列由当前的外部列表视图确定。 导出的外部数据由在外部内容类型和外部列表视图中定义的筛选器以及 SharePoint 网站的语言设置确定。 将忽略任何页面限制。

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