Upravljanje velikih seznamov in knjižnic

Spremembe lahko vnesete v namiznem ali prenosnem računalniku, in ko s podatki delate spet ob vzpostavljeni povezavi, lahko spremembe brez težav sinhronizirate in gladko ter učinkovito odpravite morebitne spore. Delo z velikimi seznami s sinhronizacijo brez povezave za »čiščenje«, analiziranje ali poročanje podatkov pomaga pri nalaganju dejavnosti zbirke podatkov in SharePoint virov.

Podatke seznama lahko vnesete brez povezave in sinhronizirate spremembe, ko znova ustvarite povezavo, tako da uporabite Microsoft 365 izdelkov. Če želite izvoziti v te programe, morate imeti nameščene aplikacije, Microsoft 365 ali Officeovo namizje.

Microsoft Access        Access lahko obdelate več vrstic s podatki kot SharePoint, in imate veliko zmogljivih orodij za spreminjanje teh podatkov. Ko delate s podatki v Access in sinhroniziranju s SharePointom, lahko delate z večjimi nabori podatkov.

Večino izvornih seznamov lahko berete in pišete iz Access tako, da ustvarite povezavo do njih, Access pa dobro deluje s skoraj vsemi SharePoint vrstami podatkov. S povezovanjem lahko vzpostavite povezavo s podatki na seznamu SharePoint, tako da ustvarite dvos smerno povezavo za ogled in urejanje najnovejših podatkov na seznamu SharePoint in v zbirki Access podatkov. Access ustvari kopijo (ali dvojnike) seznama SharePoint v Access tabeli. Ko ustvarite Access tabelo, lahko delate s podatki seznama v storitvi Access do omejitve Access dveh gigabajtov (razen prilog, ki niso lokalno shranjene). Poleg Access podatke seznama v odjemalcu, uporablja učinkovit predpomnilnik v pomnilniku, predpomnilnik za pisanje in prenaša le spremenjene elemente seznama. Vse to omogoča hitrejše izvajanje poizvedb in posodobitev. Pogovorno okno za razrešitev spora prav tako omogoča preprosto upravljanje posodobitev v sporu.

Če je Accessove storitve, lahko delate z znatno več podatki kot v pragu pogleda seznama, privzeto do 50.000 elementov. Access samodejno obdela podatke seznama ali knjižnice v majhnih paketih in nato znova sestavi podatke, tehniko, ki omogoča delo z znatno več podatki, kot jih določa prag pogleda seznama, in brez negativnih vplivov na druge uporabnike na SharePoint mestu.

Microsoft Excel       Sezname SharePoint izvozite v tabelo Excel, ki ustvari enospomnjeno podatkovno povezavo med tabelo Excel in seznamom SharePoint podatkov.

Excel omogoča tudi delo z velikimi seznami, ne da bi vas blokiral. Poleg tega lahko sinhronizirate podatke Excel aplikacijama SharePoint in Access in izkoristite prednosti posamezne platforme.

Ko posodobite podatke s seznama SharePoint in osvežite Excelovo tabelo, Microsoft Excel zamenja podatke Excel z najnovejšimi podatki seznama SharePoint in prepiši vse spremembe, ki ste jih naredili v tej Excel tabelo.

Ko so podatki v tabeli Excel, lahko izkoristite številne funkcije analize podatkov v sistemu Excel, kot so zmogljivi in prilagodljivi delovni listi, poročila vrtilne tabele, grafikoni profesionalnega videza in grafikoni spark lines, pogojno oblikovanje z ikonami, podatkovnimi vrsticami, barvnimi lestvicami in naprednimi analizami »kaj-če«.

Če je Accessove storitve, lahko delate z znatno več podatki kot v pragu pogleda seznama, privzeto do 50.000 elementov.

Microsoft Outlook         V Outlook lahko berete in pišete stike, opravila, koledarje in Seznami ter sinhronizirate knjižnice dokumentov. Delate lahko na primer s standardnimi seznami opravil in seznami projektnih opravil tako, da sezname opravil ustvarite brez povezave, si ogledate, posodobite in dodelite nova opravila, jih znova ustvarite v spletu in jih sinhronizirate, ne da bi zapustili Outlook. Poleg tega lahko učinkoviteje shranjujete, delite in upravljate SharePoint stike v Outlook.

Na vrh strani

V Access ustvarite spletno zbirko podatkov, ki temelji na storitvi Accessove storitve, tako da ustvarite tabele, ki temeljijo na povezanih seznamih, skupaj s poizvedbami, obrazci, poročili in makri, ki ste jih objavili na SharePoint mestu. Ko nadgrajujete te spletne zbirke podatkov, jih lahko še vedno uporabljate in spreminjate ter ustvarjate nove iz predloge (ne pa iz Access 2013 ).

Ustvarite lahko program Access v SharePoint brez uporabe kode. Na splošno je aplikacija SharePoint, osredotočena, točkovna rešitev, ki je preprosto porazdeljena in na voljo na tržnici. Program si lahko predstavljate kot priročen, alternativen način za ustvarjanje paketa, porazdeljevanje, zagon, nadzor in umik rešitve. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje Accessovega programa.

Za razliko od programa za Access spletne zbirke podatkov, ki shranjuje podatke na sezname v storitvi SharePoint, aplikacija Access za shranjevanje podatkov uporablja zbirko podatkov SQL Server, ločeno od izdelkov SharePoint, zato zanje ne velja prag pogleda seznama SharePoint. S tem se znatno izboljša skalabilnost Access rešitev in omogoči učinkovito obravnavanje potencialno milijonov zapisov. Za SharePoint strežnik je zbirko podatkov SQL Server mogoče konfigurirati tako, da je za požarnim zidom vaše organizacije. Za spletne uporabnike je zbirka podatkov zbirka podatkov, SQL Server Azure omogočena z brezplačnim računom in brezplačno shrambo. Če želite več informacij o storitvi Azure, glejte domača stran storitve Microsoft Azure.

Poleg tega lahko še vedno sinhronizirate podatke med SharePoint in tabelo Access in obdržite oba nabora podatkov posodobljena. Ta sinhronizacija je dvosmerna ali dvosmerna. Spremembe v Access podatkov seznama so prenesene na seznam SharePoint, spremembe seznama SharePoint pa so prenesene v Access v vašem računalniku. Če želite več informacij, glejte Uvoz, povezovanje ali premikanje podatkov v SharePoint.

Na strani za iskanje sta SharePoint dve iskalni polji, iskanje po spletnem mestu na vrhu strani in določeno iskalno polje na seznamu ali v knjižnici. Ko uporabite polje za iskanje seznama ali knjižnice, lahko postopno razširite obseg iskanja:

• Privzeto obseg iskanja najprej temelji na vseh elementih v trenutnem pogledu in morebitnih podmapah. Rezultate vidite kot stolpce, ki jih lahko filtrirate in razvrščate. Če je prag pogleda seznama presežen, niso prikazani vsi rezultati.

• Če ne najdete tega, kar iščete, lahko obseg iskanja razširite tako, da vključuje celoten seznam, vključno s podmapami, ne glede na trenutni pogled ali prag pogleda seznama.

• Obseg lahko razširite, če želite iskati po celotnem spletnem mestu. V tem primeru vidite vse rezultate na standardni strani za iskanje po mestu. Rezultate lahko še dodatno zožite tako, da s ploščo za natančnejšo opredelitev iskanja filtrirate na primer po avtorju dokumenta ali datumu izdelave elementa seznama. Zapletenejše poizvedbe lahko ustvarite z logično sintakso in logičnimi operatorji.

Mesto »Dokumento središče« lahko uporabite takrat, ko ustvarjate, upravljate in shranjujete veliko število dokumentov. Središče za dokumente temelji na predlogi mesta, zasnovano pa je z namenom, da bi bilo osrednje skladišče za upravljanje velikega števila dokumentov. S funkcijami, kot so metapodatki in drevesno krmarjenje, vrste vsebine in spletni gradniki, lahko organizirate in pridobite dokumente na učinkovit in smiseln način za uporabnike. Če želite več informacij o uporabi predlog mest, glejte Ustvarjanje in uporaba predlog mest v različicah strežnika SharePoint Server.

Uredniki vsebine lahko hitro konfigurirajo krmarjenje, temelječe na metapodatkih, ki se dobro izvaja v večini knjižnic, pri tem pa ne ustvarijo indeksov kot takih, prejmejo pa pomoč pri ustvarjanju dodatnih indeksov, s katerimi izboljšajo učinkovitost delovanja v večjem številu filtrov in pogledov. Če želite več informacij, glejte Kaj je mesto »Dokumentno središče«?

Mesto »Središče za dokumente« lahko uporabite kot okolje za izdelavo spletnih strani ali kot arhiv vsebine:

• V okolju za ustvarjanje spletnih strani uporabniki aktivno rezervirajo datoteke in jih sproščajo ter za njih ustvarjajo strukture map. Omogočeno je shranjevanje različic, obstaja pa lahko 10 ali več starejših različic vsakega dokumenta. Uporabniki pogosto rezervirajo dokumente in jih sproščajo, s poteki dela pa je mogoče ustvariti samodejna dejanja za dokumente.

• V arhivu vsebine (ali zbirki znanja) redko prihaja do izdelave spletne strani. Uporabniki si dokumente zgolj ogledujejo ali jih prenašajo. Arhivi vsebine običajno vsebujejo eno različico dokumenta, število datotek na spletnem mestu pa lahko naraste do več milijonov. Po običajnem scenariju (na primer središče za tehnično pomoč za veliko podjetje) bo do vsebine dostopalo do 10000 uporabnikov, ki bodo vsebino predvsem prebirali. Približno 3000 do 4000 od teh uporabnikov pa bo na spletno mesto tudi preneslo novo vsebino.

Dnevni časovni okvir je način, kako lahko skrbniki določijo dodeljeno časovno obdobje, ko lahko vsi uporabniki izvajajo neomejene operacije brez omejitev in so običajno načrtovani med urami največje zasedenega časa.

Čeprav so pogledi primarni načini za pridobivanje elementov s seznama ali iz knjižnice, pa so na voljo tudi drugi ukazi in operacije v SharePointu, ki boljše delujejo v času dnevnega časovnega okvira.

Ti ukazi in operacije so lahko neuspešni, če pri pridobivanju podatkov seznama med običajnimi urami presežejo prage in omejitve spletnega mesta. Če jih brez omejitev zaženete v času dnevnega časovnega okvira, se lahko izognete tej napaki in ogrožanju drugih uporabnikov.

Ko nastavljate dnevni časovni okvir, morate nastaviti začetni čas in trajanje. Ko nastavljate čas in trajanje, morate razumeti, da se bo dolgo zagnana poizvedba ali operacija, če nekdo zažene dolgo poizvedbo ali operacijo v oknu, nadaljevala, dokler se ne dokonča, ne glede na to, ali je znotraj okna.

1. Kot skrbnik se prijavite v osrednje Skrbnik.

2. Pojdite v Upravljanje aplikacij > Upravljaj spletne aplikacije.

   

3. Izberite aplikacijo, za katero želite nastaviti ali spremeniti nastavitev dnevnega časovnega okvira.

4. Na traku v razdelku Splošne nastavitve za dostop do menija izberite puščico dol in nato izberite Omejevanje virov.

   

5. Spremenite dnevni časovni okvir in nato nastavite čas in trajanje, ki ga želite uporabiti.

   

6. Ko končate, izberite V redu.

Če niste razvijalec ali če nimate priročnega dostopa do virov za razvijalce, ki bi namesto vas izvedli te operacije, lahko preložite te vrste operacij na dnevni časovni okvir. Če si želite ogledati, kdaj je načrtovan dnevni časovni okvir, se obrnite na skrbnika.

Prag pogleda seznama omogoča učinkovitost delovanja za vse uporabnike in ščiti strežnik pred nenamerne preobremenitve med poizvedbami. Lvt lahko spremenite le v različicah strežnika, ki jih SharePoint skrbnik v osrednjem Skrbnik aplikaciji. Priporočamo, da je ne spremenite, da se izognete slabšeu učinkovitosti delovanja. SharePoint skrbniki ne dovolijo, da spremenijo lvt, da bi uporabnike v drugih najemnikih zaščitili pred težavami z učinkovitostjo delovanja, ko so pridobljeni veliki nabori podatkov. Poizvedbe lahko upravljate z indeksi, filtri in mapami.

Če imate le nekaj poizvedb, ki zahtevajo dvig LVT, razmislite o uporabi dnevnega časovnega okvirja med delovnimi urami.

Če res želite spremeniti LVT, upoštevajte ta navodila. So standardne oblike izSharePoint 2016 uporabniški vmesnik pa se lahko nekoliko razlikujejo. Aplikacija Osrednje Skrbnik je ločena od spletnega mesta SharePoint in za dostop zahteva skrbniške pravice gruče. Lvt lahko spremenite le v različicah strežnika za SharePoint.

1. Kot skrbnik se prijavite v osrednje Skrbnik.

2. Pojdite v Upravljanje aplikacij > Upravljaj spletne aplikacije.

   

3. Izberite aplikacijo, za katero želite spremeniti prag pogleda seznama.

4. Na traku v razdelku Splošne nastavitve za dostop do menija izberite puščico dol in nato izberite Omejevanje virov.

   

5. Zamenjajte vrednost praga pogleda seznama (prva na seznamu) z razumno vrednostjo.

6. Izberite V redu.

Na strani omejevanja virov so na voljo dodatne nastavitve, ki jih boste kot skrbnik želeli razumeti.

• Prag pogleda seznama za revizorje in skrbnike:    To je privzeto »višja omejitev«. Za poizvedbe, ki jih zažene revizor ali skrbnik, za katere velja posebej (programsko) zahteva za preglasitev lvt, bo namesto tega uporabljena ta omejitev. Privzeto je vrednost za LVT 20.000 in ne 5000. Dvig te omejitve ima enake posledice kot dvig LVT. Ko spremenite to vrednost, boste morda morali spremeniti tudi povezane spremembe.

• Preglasitev predmetnega modela:    Če pogosto uporabljate kodo po meri za uvajanje in morate prepisati LVT na višjo omejitev, vam priporočamo, da omogočite prepis predmetnega modela in revizorju ali skrbniku dodelite dovoljenja za aplikacijo, ki bo poizvedbo opravila. Ta nastavitev je privzeto vklopljena, vendar jo lahko onemogočite, če je ne potrebujete. Dober primer okoliščin, v katerih bi morda želeli uporabiti to nastavitev, je, če ste na primer uvedli kodo, ki bo nekaj minut izvajala predpomnjenje večjega nabora rezultatov, do katerih se pogosto dostopa. Če ne nameravate predpomnjeti vsebine in načrtujete pogosto izvajanje teh poizvedb, vam ne priporočamo, da uporabite ta način za krmarjenje po lvt, saj bo negativno vplivalo na učinkovitost delovanja strežnika. Na kratko: »rahlo preglejte«.

• Prag iskanja pogleda seznama:    Ta funkcija omeji število združevanj, ki jih lahko izvede poizvedba. Usklajeno je s številom polj »Iskanje«, »Oseba/skupina« ali »Stanje poteka dela«, ki so vključena v poizvedbo. Na primer pogled, ki prikaže 6 stolpcev za iskanje in filtrira po drugih 3 ločenih stolpcih za iskanje, uporablja 9 iskanj. Če je prag pogleda seznama nastavljen na 8, bo prišlo do napake. Priporočamo vam, da števila ne povečate na več kot 8.

  Vsi Microsoftovi preizkusi so pokazali, da prihaja do resnega nenadnega poslabšanja učinkovitosti delovanja, če je združevanj več kot 8. Na tej točki se prepustnost strežnika bistveno spusti, poizvedba pa na koncu uporablja nesorazmerno veliko količino virov strežnika SQL Server, kar negativno vpliva na vse druge, ki uporabljajo isto zbirko podatkov. Če želite več informacij, glejte razdelek Stolpci za iskanje in pogledi seznama v članku Rezultati in priporočila za preskus učinkovitosti delovanja in zmogljivosti.

• Dnevni časovni okvir za velike poizvedbe:    Ta funkcija vam omogoča, da vsak dan nastavite čas, ko lahko uporabniki uporabljajo velike poizvedbe, ne da bi presegali omejitve. Preden se odločite za čas, ki ga želite nastaviti, morate dobro razmisliti o nekaterih vprašanjih:

  • Da bi nastavitev časa vplivala na kar najmanj uporabnikov, nastavite čas, ki je zunaj delovnega časa ali čas, ko pričakujete najmanjšo obremenitev. Če izberete čas sredi delovnega dne za večino uporabnikov, bo to lahko negativno vplivalo tudi na tiste, ki ne uporabljajo velikega seznama.

  • Poskusite nastaviti razumen časovni okvir, ko ljudje sami uredijo svoje sezname, namesto da bi se obrnili na svoje skrbnike.

  • Operacije, ki se začnejo v časovnem okviru, ob koncu časovnega okvira ne bodo prekinjene. Upoštevajte čas, ki je potreben, če uporabnik poskuša izbrisati velik seznam, tik preden se izteče čas.

  • Upoštevajte različne časovne pasove. To je še posebej pomembno, če je vaša organizacija ali če so vaše stranke geografsko neenakomerno porazdeljene in skupaj uporabljajo osrednji gostovan SharePointov strežnik. Nastavitev na 18.00 bo morda delovala za vašo lokacijo, vendar ne bi bila koristna, na primer v Sydneyju in Avstraliji.

• Prag enoličnih dovoljenj za seznam:    To je število enoličnih dovoljenj, omogočenih na seznam. Če imate mapo, za katero želite prekiniti dedovanje dovoljenj in nastaviti nekaj dovoljenj njej (in vse elemente v njej), potem se to šteje kot 1 glede na prag enoličnih dovoljenj seznama. Za razliko od lvt in drugih nastavitev tega praga ne sproži ogled vsebine ali izvajanje druge operacije z njim, temveč izključno pri spreminjanju dovoljenj.

  Če si to lahko privoščite, potem vam priporočamo, da zmanjšate to število. Privzeta vrednost je 50.000, kar je veliko za enolična dovoljenja. Vaši seznami bodo najverjetneje naleteli na težave z dovoljenji, preden bo dosežena ta številka, zato je dobro, če jo preventivno nastavite tako, da bo ustrezala vašim potrebam.

Da bi bilo tekmovanje med zbirkami podatkov za vire kar najmanjše, strežnik SQL Server, zaledna zbirka podatkov za SharePoint, pogosto uporablja zaklepanje na ravni vrstic kot strategijo, s katero zagotovi natančne posodobitve, ne da bi to ogrozilo druge uporabnike, ki dostopajo do drugih vrstic. Če pa operacija branja ali pisanja zbirke podatkov, kot je poizvedba, povzroči, da je naenkrat zaklenjeno več kot 5.000 vrstic, je za SQL Server bolj učinkovito, če začasno zaklene celotno tabelo, dokler se izvedba postopka zbirke podatkov ne dokonča.

Če je zaklenjena celotna tabela, drugi uporabniki nimajo dostopa do tabele. Če se to dogaja prepogosto, bodo uporabniki imeli težave z učinkovitostjo delovanja sistema. Zaradi tega pragi in omejitve bistveno zmanjšujejo vpliv operacij zbirk podatkov, ki so močno povezane z iskanjem virov, in na uravnovešanje potreb vseh uporabnikov.

V spodnjem diagramu so povzete ključne točke procesa, ki se odvija v zakulisju, ko dostopate do večjega števila elementov na seznamu ali v knjižnici.

1. Podatki seznama ali knjižnice v zbirki mest so shranjeni v tabeli zbirke podatkov storitve SQL Server, ki uporablja poizvedbe, indekse in zaklepanja, da ohrani splošno učinkovitost delovanja, skupno rabo in natančnost.

2. Filtrirani pogledi z indeksi stolpcev (in druge operacije) ustvarijo poizvedbe v zbirki podatkov, ki prepoznajo podmnožico stolpcev in vrstic, nato pa to podmnožico vrnejo vašemu računalniku.

3. Pragi in meje omejijo operacije in uravnavajo razpoložljivost virov za več hkratnih uporabnikov.

4. V različicah strežnika SharePoint Server lahko privilegirani razvijalci s predmetnimi modeli prepišejo prage in omejitve za aplikacije po meri in jih tako začasno povišajo.

5. V različicah strežnika SharePoint Server lahko skrbniki določijo časovne okvire, ko lahko vsi uporabniki izvajajo neomejene operacije, in sicer v času manjše zasedenosti strežnika.

6. Informacijski delavci lahko z ustreznimi pogledi, slogi in omejitvami strani pospešijo prikaz podatkov na strani.

Seznami in knjižnice imajo določene največje omejitve, kot je prikazano v tej tabeli.

Funkcija	Maksimalno število
Število elementov na seznamu ali v knjižnici	30 milijonov
Velikost posamezne datoteke ali priloge	10 gigabajtov

V tej tabeli so povzete informacije o omejevanju in omejitvah virov, s katerimi morate biti seznanjeni. V različicah strežnika SharePoint Server je omejevanje in omejitve mogoče nastaviti na strani »Omejevanje virov« v Osrednjem skrbništvu. Če želite določene omejitve in zahteve za spletno mesto, se obrnite na skrbnika.

Prag ali omejitev	Privzeta vrednost	Opis
Prag pogleda seznama	5.000	Določa največje dovoljeno število elementov seznama ali knjižnice, ki jih lahko hkrati obdela postopek zbirke podatkov, na primer poizvedba. Postopki, ki to omejitev presegajo, so blokirane Ko na seznamu presežete 3000 elementov, se lahko na strani z nastavitvami seznama prikaže opozorilo, da imate na voljo več kot 3000 načrtov. V opozorilu je povezava za pomoč do te teme.
Omejitev enoličnih dovoljenj	50.000	Določa največje število enoličnih dovoljenj, dovoljenih za seznam ali knjižnico. Vsakič ko prekinete dedovanje dovoljenj za element ali mapo, se to šteje kot 1 enolično dovoljenje proti tej omejitvi. Če poskušate dodati element, ki bi lahko presegal to omejitev, tega ne morete narediti.
Omejitev velikosti vrstice	6	Določa največje dovoljeno število vrstic v tabeli, ki so v zbirki podatkov uporabljene za element seznama ali knjižnice. V primeru širokih seznamov z veliko stolpci je vsak element prelomljen in se razteza prek več notranjih vrstic tabele, do največ 6 vrstic in do skupne velikosti 8000 bajtov (brez prilog) Če imate na primer seznam z veliko majhnimi stolpci, v katerem je več sto stolpcev »Da/ne«, lahko to omejitev presežete. V tem primeru na seznam ne boste mogli dodati več stolpcev »Da/ne«, vendar boste morda lahko dodali stolpce druge vrste. Skrbniki lahko to omejitev nastavijo le s predmetnim modelom, ne pa tudi prek uporabniškega vmesnika.
Prag iskanja po pogledu seznama	12	Določa največje število postopkov združevanja, kot so na primer postopki, ki temeljijo na stolpcih iskanja, stolpcih osebe/skupine ali stolpcih s stanjem poteka dela. Če poizvedba uporablja več kot 8 stolpcev, je operacija blokirana. Lahko pa programsko izberete stolpce, ki jih želite uporabiti, tako da uporabite največji pogled, ki ga je mogoče nastaviti prek predmetnega modela.
Velikost praga pogleda seznama za revizorje in skrbnike	20.000	Določa največje dovoljeno število elementov seznama ali knjižnice, ki jih lahko hkrati obdela postopek zbirke podatkov, na primer poizvedba, kadar jo zažene nadzornik ali skrbnik z ustreznimi dovoljenji. Ta nastavitev deluje z možnostjo Dovoli prepis predmetnega modela
Dovoli prepis predmetnega modela	Y	Določa, ali lahko razvijalci izvajajo postopke zbirke podatkov, na primer poizvedbe, ki zahtevajo preglasitev praga pogleda seznama na višjo omejitev, ki jo določa prag pogleda seznama za nadzornike in skrbnike . Skrbnik mora omogočiti preglasitev predmetnega modela, nato pa lahko razvijalci z ustreznimi dovoljenji programsko zahtevajo, da poizvedba uporabi višji prag pogleda seznama, da ga izkoristi.
Dnevni časovni okvir	Brez	Določa časovno obdobje, v katerem so pragi in omejitve virov prezrti. Skrbnik lahko konfigurira časovni okvir med urami zasedenega časa v 15-minutnih korakih in do največ 24 ur, na primer od 17.00 do 10.00 ali od 13.30 do 15.15. Operacija zbirke podatkov ali poizvedba, zagnana znotraj dnevnega časovnega okna, se izvaja, dokler ni dokončana (ali do neuspeha), tudi če ni dokončana znotraj določenega dnevnega časovnega okna.