Uvoz, povezovanje ali premikanje podatkov v SharePoint

Preden uvozite seznam, dokončajte te korake

1. Poiščite SharePointovo mesto s seznami, ki jih želite kopirati, in si zabeležite naslov mesta.

   Veljaven naslov spletnega mesta se začne s http:// ali https://, nadaljuje z imenom strežnika in konča s potjo do določene strani v strežniku.

2. Določite sezname, ki jih želite kopirati v zbirko podatkov, in se odločite, ali želite kopirati celoten seznam ali samo določen pogled. Z eno operacijo je mogoče uvoziti več seznamov, vendar je mogoče uvoziti samo en pogled vsakega seznama. Če je potrebno, ustvarite pogled, ki vsebuje samo želene stolpce in elemente.

3. Preglejte stolpce v izvornem seznamu ali pogledu.

   V tej tabeli je razloženo, kaj je treba upoštevati pri uvažanju različnih elementov:

   Element	Kaj je treba upoštevati
   Stolpci	Access uvozi le prvih 256 stolpcev, saj podpira le 256 polj v tabeli. Če se želite izogniti tej težavi, ustvarite pogled seznama v SharePointu in mu dodajte le želene stolpce, pri čemer zagotovite, da skupno število stolpcev ne preseže 256. Nato z dejanjem makra UvoziSharePointList določite predvideni ID pogleda.
   Mape	Vsaka mapa na SharePointovem seznamu je v tabeli programa Access prikazana kot zapis. Tudi elementi v mapi so prikazani kot zapisi, neposredno pod zapisom ustrezne mape.
   Stolpci za iskanje	Če izvorni stolpec poišče vrednosti na drugem seznamu, Access uvozi vrednosti za prikaz kot del samega polja. Access ne uvozi iskalne tabele. Če želite znova ustvariti iskanje v drugi tabeli, glejte Povezovanje s SharePointovim seznamom in Premikanje podatkov v SharePoint.
   Izračunani stolpci	Rezultati v izračunanem stolpcu so kopirani v polje, katerega podatkovni tip je odvisen od podatkovnega tipa izračunanega rezultata. Izraz za izvedbo izračuna ni kopiran.
   Priloge	Stolpec priloge seznama je kopiran v polje »Priloge«.
   Stolpci z več vrednostmi	V stolpec vrste »Izbira« ali »Iskanje« lahko vnesete več vrednosti. Ko uvozite stolpec, ki podpira več vrednosti, Access ustvari stolpec, ki podpira več vrednosti.
   Obogateno besedilo	Stolpci z obogatenim besedilom se uvozijo v polja Access dolgo besedilo. Lastnost »Oblika besedila « polja »Dolgo besedilo« je nastavljena na obogateno besedilo in oblikovanje se ohrani.
   Relacije	Ko je operacija uvoza končana, Access relacij med povezanimi tabelami ne ustvari samodejno. Relacije med različnimi novimi in obstoječimi tabelami morate ustvariti ročno tako, da uporabite možnosti na zavihku Relacije. Če želite prikazati zavihek Relacije, na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Relacije kliknite Relacije.

4. Določite zbirko podatkov, v katero želite uvoziti sezname.

   Preverite, ali imate potrebna dovoljenja za dodajanje podatkov v zbirko podatkov. Če podatkov ne želite shraniti v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov.

5. Preglejte tabele v zbirki podatkov.

   Z operacijo uvoza ustvarite tabelo z istim imenom, kot ga ima SharePointov seznam. Če je to ime že v uporabi, Access novemu imenu tabele doda »1«  – na primer »Stiki1« (če je ime »Stiki1« že v uporabi, bo Access ustvaril »Stiki2« itd.).

Uvoz seznama

1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, v katero želite shraniti uvožene podatke. Če ne želite shraniti podatkov v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov.

2. Mesto čarovnika za uvoz besedila/ustvarjanje povezave do besedila se rahlo razlikuje, odvisno od različice Accessa. Izberite korake, ki se ujemajo z vašo različico Accessa:

   • Če uporabljate Microsoft 365, Access 2021 ali Access 2019, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi povezavo & kliknite Nov vir podatkov > Izspletnih storitev > SharePointov seznam.

   • Če uporabljate Access 2016, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & povezava kliknite gumb Več, da prikažete spustni seznam z možnostmi, nato pa kliknite SharePointov seznam.

3. Access odpre pogovorno okno Pridobi zunanje podatke – SharePointovo mesto.

   

4. V čarovniku določite naslov izvornega mesta.

5. Izberite možnost Uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov in kliknite Naprej.

6. S seznama, ki ga čarovnik prikaže, izberite sezname, ki jih želite uvoziti.

   Opomba    Ustvarite lahko povezavo do SharePointovih knjižnic, vendar lahko dodate le dokumente v SharePointu.

7. V stolpcu Elementi za uvoz izberite želeni pogled za vsak izbrani seznam.

8. Potrditveno polje, označeno z Uvozi vrednosti za prikaz namesto ID-jev za polja, ki iščejo po vrednostih, shranjenih v drugem seznamu, nadzira, kateri podatki so uvoženi za stolpce za iskanje na izbranih seznamih. Naredite nekaj od tega:

   • Če želite uvoziti vrednosti za prikaz kot del polja, izberite potrditveno polje. V tem primeru polje ne bo iskalo po vrednostih, shranjenih v drugi tabeli.

   • Če želite, da bo ciljno polje iskalo po vrednostih, shranjenih v drugi tabeli, pustite polje prazno. S tem boste kopirali ID-je vrstic vrednosti za prikaz v ciljno polje. ID-ji so potrebni za določanje polja za iskanje v programu Access.

   Ko uvažate ID-je, morate uvoziti sezname, ki trenutno posredujejo vrednosti za stolpce za iskanje (razen če ciljna zbirka podatkov že vsebuje tabele, ki bi lahko služile kot tabele za iskanje).

   Operacija uvoza ID-je namesti v ustrezno polje, ne nastavi pa vseh potrebnih lastnosti, da polje deluje kot polje za iskanje. če želite več informacij o tem, kako nastavite lastnosti iskanja za takšno polje, glejte Ustvarjanje ali brisanje polja za iskanje.

9. Kliknite V redu.

Access uvozi sezname in prikaže stanje operacije na zadnji strani čarovnika. Če nameravate operacijo uvoza ponoviti, shranite podrobnosti kot uvozno specifikacijo. Access ne prepiše tabele v ciljni zbirki podatkov kot del operacije uvoza. Obstoječi tabeli ne morete dodati vsebine seznama ali pogleda.

Kaj še moram vedeti o uvozu?

• Če želite izvedeti, kako shraniti podrobnosti svojega uvoza v specifikacijo za poznejšo uporabo, preberite članek Shranjevanje podrobnosti uvoza ali izvoza kot specifikacije.

• Če želite izvedeti, kako zagnati shranjene uvozne specifikacije, preberite članek Zagon shranjenega postopka uvoza ali izvoza.

• Če želite izvedeti, kako nastaviti urnik zagona specifikacij, preberite članek Načrtovanje postopka uvoza ali izvoza.

• Če vas zanima, kako spremenite ime specifikacije, izbrišete specifikacije ali posodobite imena izvornih datotek v specifikacijah, preberite članek Upravljanje podatkovnih opravil.

Povezana opravila za uvoz

Ko dokončate operacijo uvoza, izvedite nekaj dodatnih opravil:

Preverjanje podatkovnih tipov    Access izbere ustrezen podatkovni tip za vsako polje, ki ustreza izvornem stolpcu. Preverite vsako polje in njegove nastavitve, da se prepričate, ali so vsa polja nastavljena tako, kot želite.

Preglejte dodatna polja    Glede na vrsto seznama, na katerem temelji tabela, boste v tabeli morda opazili nekaj dodatnih polj (na primer »Naslov«, »Spremenjeno« ali »Ustvarilo«). Če teh polj v zbirki podatkov programa Access ne potrebujete, jih lahko brez skrbi izbrišete.

Na vrh strani

Običajni scenariji za povezavo do SharePointovega seznama

Iz zbirke podatkov programa Access se navadno povežete do SharePointovega seznama iz treh razlogov:

• Oddelek ali delovna skupina uporablja podatke Access za obogateno poročanje in poizvedevanje ter uporablja SharePoint za sodelovanje in komunikacijo skupine. Posamezne skupine ustvarijo sezname za sledenje različnim stvarem (na primer stikom in zadevam), pogosto pa je to potrebno vnesti v zbirko podatkov za združevanje in poročanje. Povezovanje je primerna izbira, ker uporabnikom SharePointovega mesta in zbirke podatkov omogoča dodajanje in posodabljanje podatkov ter gledanje in delo z najnovejšimi podatki.

• Ste uporabnik storitve Access, ki je šele pred kratkim začel uporabljati SharePoint. Več svojih zbirk podatkov ste premaknili na SharePointovo mesto vaše skupine in večina tabel v teh zbirkah podatkov so povezane tabele. Od zdaj naprej boste namesto lokalnih tabel ustvarjali SharePointove sezname in se do njih povezali iz svojih zbirk podatkov.

• Sezname želite še naprej shranjevati na SharePointovih mestih, želite pa tudi delati z najnovejšimi podatki v programu Access, da je mogoče zagnati poizvedbe in natisniti poročila.

Priprava povezave do SharePointovega seznama

1. Poiščite SharePointovo mesto s seznami, do katerih se želite povezati, in si zabeležite naslov mesta.

   Veljaven naslov spletnega mesta se začne s http:// ali https://, nadaljuje z imenom strežnika in konča s potjo do določene strani v strežniku.

2. Določite sezname, do katerih se želite povezati. Z eno operacijo povezovanja se lahko povežete do več seznamov, ne morete pa se povezati z anketami, razpravami ali določenim pogledom katerega koli seznama.

3. Preglejte stolpce na izvornem seznamu. V tej tabeli je razloženo, kaj je treba upoštevati pri povezavi z različnimi elementi.

   Element	Kaj je treba upoštevati
   Stolpci	Access poveže le prvih 256 stolpcev, saj podpira le 256 polj v tabeli. Če se želite izogniti tej težavi, ustvarite pogled seznama v SharePointu in mu dodajte le želene stolpce, pri čemer zagotovite, da skupno število stolpcev ne preseže 256. Nato z dejanjem makra »ImportSharePointList« ustvarite povezano tabelo, v kateri je naveden predvideni ID pogleda.
   Mape	Vsaka mapa na SharePointovem seznamu je v tabeli programa Access prikazana kot zapis. Tudi elementi v mapi so prikazani kot zapisi, neposredno pod zapisom ustrezne mape.
   Stolpci za iskanje	Če izvorni stolpec išče vrednosti na drugem seznamu in seznama v relaciji še ni v zbirki podatkov, Access za sezname v relaciji samodejno ustvari povezane tabele. Opomba    Access ustvari tudi tabelo UserInfo , ki ustreza SharePointovim seznamom informacij o uporabniku. SharePoint uporablja ta seznam za iskanje podatkov o uporabniškem računu, kot so e-pošta, slika, uporabniško ime, za SharePointove stolpce, kot so CreatedBy, ModifiedBy in Person or Group. Ta SharePointov seznam informacij o uporabniku je viden le skrbnikom mesta.
   Izračunani stolpci	Rezultati v izračunanem stolpcu so prikazani v ustreznem polju, vendar pa si formule v programu Access ne morete ogledati ali je spreminjati.
   Priloge	Stolpec s prilogo seznama je prikazan kot polje »Priloge«.
   Stolpci samo za branje	Stolpci na SharePointovem seznamu, ki so samo za branje, so tudi v programu Access še naprej samo za branje. Poleg tega stolpcev v programu Access morda ne boste mogli dodajati, brisati ali spreminjati.
   Stolpci z več vrednostmi	V stolpcih vrste »Izbira« ali »Iskanje« je lahko več vrednosti. Z operacijo povezave se za take stolpce ustvarijo polja, ki podpirajo več vrednosti. Stolpci z več vrednostmi so ustvarjeni v povezani tabeli, če je izvorni stolpec vrste »Iskanje«.

4. Določite zbirko podatkov, v kateri želite ustvariti povezane tabele. Preverite, ali imate potrebna dovoljenja za dodajanje podatkov zbirki podatkov. Če ne želite shraniti podatkov v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite novo, prazno zbirko podatkov.

5. Preglejte tabele v zbirki podatkov. Ko ustvarite povezavo do SharePointovega seznama, bo ustvarjena tabela z enakim imenom kot izvorni seznam. Če je to ime že v uporabi, Access imenu nove tabele doda »1« – na primer »Stiki1«. (Če je stik1 že v uporabi, Access »Stiki2« in tako naprej.) Za sorodne sezname veljajo enaka pravila.

Povezovanje s podatki

1. Odprite ciljno zbirko podatkov.

2. Mesto čarovnika za uvoz besedila/ustvarjanje povezave do besedila se rahlo razlikuje, odvisno od različice Accessa. Izberite korake, ki se ujemajo z vašo različico Accessa:

   • Če uporabljate Microsoft 365, Access 2021 ali Access 2019, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi povezavo & kliknite Nov vir podatkov > Izspletnih storitev > SharePointov seznam.

   • Če uporabljate Access 2016, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & povezava kliknite gumb Več, da prikažete spustni seznam z možnostmi, nato pa kliknite SharePointov seznam.

3. Access odpre pogovorno okno Pridobi zunanje podatke – SharePointovo mesto.

   

4. V čarovniku določite naslov izvornega mesta.

5. Izberite Vzpostavi povezavo z virom podatkov z ustvarjanjem povezane tabele in kliknite Naprej

   Čarovnik prikaže sezname, ki so na voljo za povezovanje.

6. Izberite sezname, do katerih se želite povezati, in kliknite V redu.

   Opomba: Če so nekateri seznami že povezani do trenutne zbirke podatkov, potem bodo izbrana potrditvena polja, ki ustrezajo tem seznamom. Če želite odstraniti nekatere povezave, počistite potrditvena polja povezav, ki jih želite odstraniti.

7. Access poskuša ustvariti povezane tabele za sezname, ki ste jih izbrali med operacijo, in vsak seznam v relaciji. Access torej poskuša osvežiti povezane tabele, ki ustrezajo v čarovniku izbranim seznamom. Access ustvari tudi relacije med tabelami. Za razliko od operacije uvoza operacija povezave ohranja nastavitve lastnosti za iskanje med iskalnim poljem in povezano tabelo. Lastnosti polja za iskanje v pogledu načrta tabele ni potrebno ročno nastavljati.

8. Preglejte nove povezane tabele v pogledu podatkovnega lista. Preverite, ali so vsa polja in zapisi prikazani pravilno.

   Access izbere pravi podatkovni tip za vsako polje, ki ustreza izvornem stolpcu. Upoštevajte, da so vsakič, ko odprete povezano tabelo ali izvorni seznam, prikazani najnovejši podatki. Toda strukturne spremembe na seznamu se ne odrazijo samodejno v povezani tabeli. Če želite posodobiti povezano tabelo tako, da uporabite najnovejšo strukturo seznama, z desno tipko miške kliknite tabelo v podoknu za krmarjenje, pokažite na Več možnosti in nato kliknite Osveži seznam.

Na vrh strani

Uporaba čarovnika za izvoz tabel v SharePoint

1. Na zavihku Orodja za zbirko podatkov v skupini Premikanje podatkov kliknite SharePoint. Ta možnost je na voljo le, če je zbirka podatkov shranjena v obliki zapisa datoteke .accdb.

2. Upoštevajte navodila v čarovniku za izvoz tabel v SharePoint, vključno z navedbo lokacije SharePointovega mesta.

   Če želite preklicati proces, kliknite Ustavi.

3. Na zadnji strani čarovnika potrdite potrditveno polje Pokaži podrobnosti, če si želite ogledati več podrobnosti o selitvi.

   Na tej strani čarovnika so navedene tabele, ki so povezane s seznami, in prikazane informacije o mestu varnostne kopije ter spletnem naslovu za zbirko podatkov. Na strani se prikaže tudi opozorilo, če je prišlo do težav pri selitvi, navedeno pa je tudi mesto dnevniške tabele, kjer si lahko ogledate več podrobnosti o težavah.

4. Ko čarovnik dokonča svoja dejanja, kliknite Dokončaj.

   Če se v čarovniku prikaže opozorilo, preglejte dnevniško tabelo in ustrezno ukrepajte, tako da zagotovite uspešno selitev podatkov. Nekaterih polj na primer ni mogoče premakniti ali pa jih je mogoče pretvoriti v drug podatkovni tip, ki je združljiv s SharePointovim seznamom.

Omejitve, na katere lahko naletite

Ko se čarovnik za izvoz tabel v SharePoint dokonča, se prikaže sporočilo, če je Access naletel na kakršne koli težave s podatki. Access ustvari dnevniško datoteko imenovano Težave pri premikanju na SharePointovo mesto in doda tabelo zbirki podatkov. Tabela Težave pri premikanju na SharePointovo mesto je shranjena v zbirki, vendar ni objavljena kot seznam na SharePointovem mestu.

V spodnji tabeli so navedene omejitve pri selitvi podatkov, po navadi takrat, ko Access in SharePoint ne data identične funkcije v skupno rabo ali v nekaterih primerih ne delita podatkovnega tipa. Če Na primer, če Accessova tabela eferenčna integriteta, je uveljavljena na seznamu na SharePointovem mestu. Informacije v tej tabeli vam lahko pomagajo pri odločanju, ali želite preseliti podatke, prav tako pa vam bo morda v pomoč, če pregledujete morebitne težave, ki so bile sporočene v tabeli Težave pri premikanju na SharePointovo mesto.

Na vrh strani