Filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen

Filters beperken de hoeveelheid gegevens die worden geretourneerd door items te selecteren op basis van bewerkingen (zoals groter of kleiner dan) en op overeenkomende gegevens. Wanneer u een gefilterde weergave maakt, dient de eerste geïndexeerde kolom in de filterexpressie de gegevensset het meest te beperken. Filteren op staat- of datumvelden beperkt de set gegeven meestal aanzienlijk. Als u 15.000 items hebt, zou de eerste index idealiter minder dan 5000 items mogen opleveren. Als een set gegevens niet meer dan 5000 items bevat, is het nog steeds een goede gewoonte.

SharePoint selecteert de eerste geïndexeerde kolom in een query en gebruikt vervolgens de rest van de kolommen om uw gegevens te selecteren. Andere kolommen die u opgeeft in het weergavefilter, worden mogelijk wel of niet geïndexeerd. In de weergave worden deze indexen niet gebruikt, zelfs niet als het resultaat van de gefilterde weergave kleiner is dan de drempelwaarde voor lijstweergave.

Stel dat u deze query hebt: grootte = groot AND kleur = rood. In de lijst is de kolom Grootte niet geïndexeerd, maar Kleur wel. Zolang er minder dan 5000 "rode" items in de lijst staan, levert de query een grote lijst op. Als u echter de query grootte = groot OR kleur = rood gebruikt, kunt u hiermee alle rode items vinden in de database, maar moet de volledige lijst worden gescand om alle grote items te vinden. Als er meer dan 5000 items worden geretourneerd, wordt de query vertraagd uitgevoerd.

Als u twee of meer kolommen gebruikt in de filterexpressie, moet de bepalende index een AND-operator gebruiken (ook als er meerdere bepalende indexen zijn). Stel dat u 'Honden' wilt ophalen uit een grote lijst met dieren. U hebt een niet-geïndexeerde kolom met de naam Soort, waaraan u 'Hond' als waarde hebt toegevoegd. Als u nu een query uitvoert op Soort = Hond, wordt de query vertraagd. Als u echter een geïndexeerde kolom hebt met de naam Klasse, kunt u deze query gebruiken: Klasse = Zoogdieren AND Soort = Hond. U kunt ook zoeken naar katten en honden met de query Klasse = Zoogdieren AND (Soort = HOND OR Soort = Katten). Met de tweede query worden alle zoogdieren geselecteerd, waarna het resultaat wordt gefilterd op honden en katten.

Als de kolommen die u gebruikt om te filteren geen indexen hebben, wilt u eerst indexen maken. Zie Een index toevoegen aan een SharePoint-kolom voor meer informatie.

Nadat u een kolom hebt geïndexeerd, kunt u deze toevoegen als u een weergave maakt of wijzigt, en deze vervolgens gebruiken om de weergave te filteren. Voordat u een weergave maakt, wilt u wellicht meer kolommen aan de lijst toevoegen om voor meer flexibiliteit te zorgen bij het sorteren, groeperen en filteren. Voor sorteren en filteren kunt u kolommen kiezen die deel uitmaken van de set gegevens, maar die niet worden weergegeven.

Een weergave maken

Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u een weergave wilt maken en open het onderdeel.

1. Klik op het tabblad Lijst of Bibliotheek en klik vervolgens op Weergave maken.
   
   

2. Klik op de pagina Type weergave op de weergave die u wilt gebruiken. Als u het niet zeker weet, kiest u Standaardweergave.

   

3. Typ een weergavenaam.

   

4. Bewerk het webadres voor de weergave of accepteer de standaardwaarde. U kunt teruggaan en dit later wijzigen.

5. Klik in de sectie Filteren op de optie Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarde is voldaan en kies vervolgens hoe u de items wilt filteren op basis van een van de kolommen die is geïndexeerd.

   Als u bijvoorbeeld een weergave wilt maken van alleen de items die vandaag zijn gewijzigd, kiest u de kolom Gewijzigd (Geïndexeerd) en de voorwaarde is gelijk aan en typt u vervolgens [Vandaag].

   

   Opmerking: Als u geen kolommen ziet met (Geïndexeerd) achter de naam, zijn er geen geïndexeerde kolommen beschikbaar voor die lijst of bibliotheek. U moet eerst een eenvoudige of samengestelde index maken.

6. Als u het aantal items wilt beperken dat wordt weergegeven op een pagina, schuift u omlaag naar Itemlimiet en geeft u een waarde op voor Aantal weer te geven items. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze optie standaard ingesteld op 30.

   

7. U kunt kiezen uit twee opties voor het instellen van een limiet op een pagina:

   • Als u Items weergeven in batches van de opgegeven grootte selecteert, maakt u een paginagewijze weergave van de gegevens. Dit is handig om op een niet-interactieve wijze door items te schuiven.

     Als er meer items zijn dan de ingestelde limiet, worden de items verdeeld over pagina's weergegeven.

     

   • Als u Het totale aantal geretourneerde items beperken tot de opgegeven hoeveelheid selecteert, stelt u een harde limiet in die alle resultaten van uw filterbewerking mogelijk wel of mogelijk niet retourneert. Dit kan handig zijn wanneer u uw weergave test, een prototype maakt of wanneer u alleen de bovenste waarden in een weergave wilt ophalen.

8. Onder stijl kunt u voorbeeldvenster kiezen, om alle informatie van items in uw lijst in een verticaal deelvenster weer te geven. Het voorbeeldvenster is een van de weergavestijlen die u kunt kiezen onder stijl wanneer een weergave bewerkt of maakt.

   

   U kunt sneller door de gegevens navigeren door de muisaanwijzer boven de itemtitel in een schuifgebied aan de linkerkant van de pagina te plaatsen, om alle kolomwaarden van het huidige item verticaal aan de rechterkant van de pagina weer te geven. Er worden minder initiële gegevens weergegeven, waardoor de weergave sneller kan worden weergegeven. Deze stijl is ook erg handig wanneer uw lijst breed is of veel kolommen bevat en horizontaal moet schuiven om de gegevens te kunnen zien.

   

9. Klik op OK.

Er zijn meer stappen die u met een weergave doen kunt, maar dit is voldoende om gegevens weer te geven die de drempelwaarde voor lijstweergave hebben overschreden, indien u wordt geblokkeerd. U kunt met een mobiel apparaat ook sorteren, groeperen, totalen instellen, mappen uitvouwen en de weergave optimaliseren.

Een weergave wijzigen

Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u een weergave wilt maken en open het onderdeel.

1. Klik op het tabblad Lijst of Bibliotheek, selecteer de weergave onder Huidigeweergave en klik vervolgens op Weergave wijzigen.
   
   

2. Schuif omlaag naar het gedeelte Weergaven en klik vervolgens op een weergave.

3. U kunt vervolgens instellingen wijzigen zoals hierboven wordt beschreven in stap 5 tot en met 9 in de procedureEen weergave maken.

4. Klik op OK.

Als een weergave snel door veel items wilt filteren, moet de eerste kolom in het filter worden geïndexeerd. Andere kolommen die u opgeeft in het weergavefilter kunnen al dan niet worden geïndexeerd, maar in de weergave worden deze indexen niet gebruikt. De eerste kolom van het filter moet minder items retourneren dan de drempelwaarde voor lijstweergave.

Als de eerste kolom van het filter meer items retourneert dan de drempel voor de lijstweergave, kunt u een filter gebruiken met twee of meer kolommen. Wanneer u een gefilterde weergave definieert die twee of meer kolommen gebruikt, gebruikt u de operator ANDom het totale aantal geretourneerde items te beperken. Maar zelfs in dit geval moet u als eerste kolom in het filter nog steeds de kolom opgeven die waarschijnlijk de kleinere hoeveelheid gegevens retourneert. Het gebruiken van een filter met OR verhoogt het aantal geretourneerde items bijna altijd en zal onder deze omstandigheden niet effectief zijn.

Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie over weergaven.

Er zijn twee woorden die u kunt gebruiken om te filteren op basis van de huidige dag [Vandaag] en de huidige gebruiker [mij]. Ze zijn dynamisch omdat ze veranderen indien de gebruiker of de datum wijzigt.

Het gebruik van [mij] is handig wanneer u alleen uw documenten wilt vinden in een grote bibliotheek. [Mij] wordt toegepast op kolommen die gebruikersinformatie bevatten, zoals Gemaakt door, of Gewijzigd door. Om bijvoorbeeld alle documenten weer te geven die u hebt gemaakt, stelt u een filter in waar de kolom Gemaakt door gelijk is aan [mij]. Wanneer u een u redacteur bent en de nieuwste bestanden wilt weergeven waaraan u gewerkt heeft, stelt u een filter in waar de kolom Gewijzigd door gelijk is aan [mij]. Als u beide wilt zien, maakt u twee filters aan die verbonden zijn met of.

Het trefwoord [Vandaag] werkt op basis van datumkolommen. U kunt wiskunde toepassen om een datumbereik te genereren dat verandert op basis van de datum van vandaag. Als u bijvoorbeeld alle documenten wilt zien die zijn gewijzigd in de afgelopen 30 dagen, kunt u een filter op de kolom datum instellen dat groter is dan of gelijk aan [Vandaag] - 30. Om de huidige dag weg te laten, stelt u een tweede filter in op de kolom datum dat kleiner is dan [Vandaag] en verbind ze met en.

U kunt een lijst SharePoint met een metagegevenskolom filteren. 

Een kolom metagegevens toevoegen aan uw lijst

Ga naar de lijst en selecteer +Kolom toevoegen.

Selecteer Meer... de keuzerondje Beheerde metagegevens en selecteer ok.

Als u een kolom Met beheerde metagegevens hebt gemaakt en items aan uw lijst hebt toegevoegd, kunt u ook metagegevenslabels toepassen door te klikken op het pictogram Tag in het deelvenster Lijstitem bewerken.

Metagegevenslabels toepassen in het deelvenster Boomweergave.

Filteren op tags voor beheerde metagegevens

1. Selecteer het filterpictogram om het filtervenster te openen.

   

   Opmerking: U kunt de optie Structuurweergave selecteren in de vervolgkeuzelijst boven aan het deelvenster, die een hiërarchische weergave biedt van de termen die zijn gekoppeld aan de geselecteerde kolom.

2. Selecteer de metagegevenslabels op wie u wilt filteren.

   

3. Als u ten minste 5 waarden hebt gedefinieerd in de kolom Beheerde metagegevens, selecteert u de koppeling Alles weergeven om het filtervenster weer te geven.

   

4. Controleer de metagegevenslabels die u wilt filteren en selecteer Toepassen.

Hier volgen enkele suggesties voor weergaven die geschikt zijn voor geïndexeerde kolommen: