Een kolom Ondernemingstrefwoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek

Publicatie van metagegevens uitschakelen of inschakelen

U kunt bepalen of de termen en trefwoorden die in een lijst of bibliotheek aan de kolom Beheerde metagegevens of Ondernemingstrefwoorden zijn toegevoegd als trefwoorden beschikbaar moeten zijn voor sociaalnetwerklabels. Als uw lijst bijvoorbeeld gevoelige informatie bevat, wilt u mogelijk niet dat de trefwoordwaarden zichtbaar zijn. Als u de toegang tot trefwoorden wilt beperken, kunt u het publiceren van metagegevens uitschakelen.

Als u publicatie van metagegevens wilt uitschakelen of inschakelen, gaat u als volgt te werk:

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarvoor u publicatie van metagegevens wilt configureren.

2. Selecteer Op het lint voor een SharePoint Server of lijst de optie Bibliotheek Instellingen of Lijst Instellingen.

   Selecteer op SharePoint in Microsoft 365 site Instellingen en selecteer vervolgens Bibliotheek Instellingen of Lijst Instellingen.

3. Selecteer onder Machtigingen en beheerde optie Ondernemingsmetagegevens en trefwoorden Instellingen.

4. Ga in de sectie Metagegevenspublicatie onder Metagegevens opslaan in deze lijst als sociale tags op een van de volgende stappen te werk:

   • Als u waarden wilt publiceren in de velden Beheerde metagegevens en Ondernemingstrefwoorden op sociaal labelen en Mijn site-profielen, selecteert u het selectievakje.

   • Als u wilt voorkomen dat waarden in de velden Beheerde metagegevens en Ondernemingswoorden worden weergegeven aan sociaal labelen en Mijn site-profielen, moet u het selectievakje uit.

5. Selecteer OK.

Meer informatie over ondernemingswoorden

SharePoint transformeert uw Ondernemingswoorden in één, niet-hiërarchische termset. U kunt deze speciale termset, die de naam Trefwoordenset heeft, vinden met behulp van het hulpprogramma Voor het beheer van het termopslag. Zie Groepen en termsets maken, configureren en beheren voor meer informatie.

De trefwoorden die u toevoegt, zijn beschikbaar voor anderen wanneer gebruikers toegang hebben tot SharePoint lijsten of bibliotheken. Wanneer gebruikers bijvoorbeeld vergelijkbare tekens typen in de kolom Ondernemingswoorden van de lijst, wordt SharePoint in een suggestiebericht weergegeven. En als u een kolom met ondernemingswoorden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, worden SharePoint bestaande documentlabels gekopieerd naar de kolom ondernemingswoorden wanneer de documenten naar de lijst of bibliotheek worden geüpload. Hiermee kunt u bestaande trefwoorden synchroniseren met de functies voor beheerde metagegevens.

Beheerders van het termstore kunnen de trefwoordenset openen of sluiten. Of de set is geopend of gesloten, is van invloed op de manier waarop gebruikers werken met een kolom met ondernemingswoorden in een lijst of bibliotheek. Als u een kolom met ondernemingswoorden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, kunnen sitegebruikers trefwoordwaarden invoeren. Als de trefwoordset is gesloten, kunnen gebruikers geen nieuwe trefwoorden indienen, maar moeten ze bestaande ondernemingswoorden of een beheerde term gebruiken. Als de trefwoordenset voor de site is geopend, kunnen gebruikers elke tekstwaarde aan deze kolom toevoegen.

Zo nodig kan een beheerder die machtigingen heeft om deze trefwoorden te beheren, SharePoint de manier waarop deze trefwoorden worden verwerkt, en deze verplaatsen naar een specifieke beheerde termset. Vervolgens worden de trefwoorden beschikbaar voor dezelfde soorten toepassingen als de andere termen in die termenset.