Kolomtypen en opties voor lijsten en bibliotheken

Met kolommen kunt u zinvolle weergaven maken van de items in een lijst of bibliotheek. Met behulp van kolommen kunt u items sorteren, groeperen en filteren, en u kunt ook automatisch gegevens over items berekenen en de resultaten van deze berekeningen weergeven. Met kolommen kunt u ook opgeven welke informatie over een item moet worden ingevoerd wanneer iemand een item toevoegt aan een lijst of bibliotheek. Wanneer een item wordt toegevoegd, wordt er een formulier weergegeven met velden en opties voor het invoeren van gegevens. Wanneer u een lijst of bibliotheek maakt, worden bepaalde kolommen, zoals Titel en Gewijzigd door, automatisch gemaakt. U kunt extra kolommen maken om aan uw behoeften te voldoen. De kolommen die u maakt, bepalen welke velden en opties in dat formulier worden weergegeven en welke kolommen kunnen worden toegevoegd aan weergaven van de lijst of bibliotheek.

U geeft het type kolom op dat u wilt wanneer u een kolom maakt. In sommige gevallen kunt u ook een ander kolomtype kiezen voor een bestaande kolom, maar dit is afhankelijk van het type en de hoeveelheid gegevens die momenteel in de kolom zijn opgeslagen. Als u het kolomtype van een bestaande kolom wijzigt, kunnen de gegevens die al in de kolom zijn opgeslagen, beschadigd raken. Om deze redenen is het belangrijk om te bepalen welk soort gegevens u wilt opslaan voordat u een kolom maakt. Houd rekening met het volgende bij het bepalen van het gewenste kolomtype:

• Wat voor soort gegevens wilt u opslaan? Alleen brieven? Alleen getallen? Opgemaakte tekst? U kunt bijvoorbeeld geen brieven opslaan in een getalkolom. Weten wat voor soort gegevens u wilt opslaan, is de eerste stap bij het kiezen van het meest geschikte kolomtype.

  Sommige metagegevens van bestanden, zoals de gemaakte datum en de gewijzigde datum, zijn al beschikbaar in verborgen, automatisch gegenereerde kolommen die u zichtbaar kunt maken in uw lijst.

• Wilt u de gegevens gebruiken in financiële berekeningen? Als dit het beste is, is het kolomtype Valuta de beste optie.

• Wilt u de gegevens gebruiken in wiskundige berekeningen? Hoe nauwkeurig moeten die berekeningen zijn? U kunt gegevens berekenen in de kolommen Getal of Valuta , maar niet in de kolommen Tekst . Bovendien zijn berekeningen in een valutakolom het nauwkeurigst.

• Hoe wilt u gegevens in de kolom sorteren? In een kolom Tekst worden getallen gesorteerd als tekenreeksen (1, 10, 100, 2, 20, 200, enzovoort), niet als numerieke waarden. Als u getallen wilt sorteren als numerieke waarden, gebruikt u een kolom Getal of Valuta . Bovendien worden veel datumnotaties niet correct gesorteerd als ze zijn opgeslagen in een tekstkolom . Gebruik een datum- en tijdkolom om ervoor te zorgen dat datums correct worden gesorteerd.

• Wilt u ervoor zorgen dat personen gegevens invoeren in de kolom? Als dat het zo is, kunt u opgeven dat de kolom is vereist en dat personen geen item kunnen toevoegen zonder de gegevens in te voeren.

Gebruik dit kolomveldtype om kleine hoeveelheden niet-opgemaakte tekst op één regel te verzamelen en weer te geven, waaronder:

• Alleen tekst, zoals voornamen, achternamen of afdelingsnamen

• Combinaties van tekst en nummers, zoals adressen of rekeningnummers

• Nummers die niet worden gebruikt in berekeningen, zoals id-nummers van werknemers, telefoonnummers, postcodes of onderdeelnummers

Een enkele regel tekstkolom bevat 255 tekens op één regel. Als u een kolom voor een lijst of bibliotheek maakt en opgemaakte tekst of meer dan één regel tekst tegelijk wilt weergeven, maakt u een kolom Meerdere regels tekst . U kunt een bestaande kolom met één tekstregel wijzigen in een kolom Met meerdere regels tekst zonder gegevens te verliezen die al in de kolom zijn opgeslagen.

U kunt een kolom met één tekstregel op de volgende manieren aanpassen:

• Een tekenlimiet toewijzen    Beperk het aantal tekens door het gewenste maximum aantal tekens in te stellen. Als de kolom bijvoorbeeld vijfcijferige id-nummers van werknemers bevat, kunt u deze functie gebruiken om ervoor te zorgen dat personen slechts vijf tekens invoeren.

• Een standaardwaarde weergeven    Specifieke tekst automatisch weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook andere tekst kunnen invoeren als dat nodig is. Wanneer u de standaardwaarde instelt, kunnen personen sneller gegevens invoeren door de standaardwaarde te accepteren, tenzij ze deze moeten wijzigen. Als in de kolom bijvoorbeeld de naam wordt opgeslagen van een bedrijf dat is toegewezen aan een project en uw organisatie werkt met een specifiek bedrijf voor de meeste projecten, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Als gevolg hiervan wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden de naam niet in te voeren.

  Een standaardwaarde kan tekst zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, die een berekende waarde wordt genoemd. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van specifieke tekst in als de standaardwaarde. De formule kan een waarde berekenen op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven, of [me], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt

  

Gebruik dit kolomveldtype in een lijst of bibliotheek om opgemaakte tekst of lange tekst en getallen op meer dan één regel te verzamelen en weer te geven, zoals een beschrijving van een item. Een kolom Met meerdere regels tekst kan maximaal 63.999 tekens bevatten en u kunt het aantal regels tekst opgeven dat u wilt weergeven wanneer personen informatie over een item invoeren. Dit type kolom geeft alle tekst weer wanneer de kolom wordt weergegeven in een lijst of bibliotheek.

U kunt een kolom Met meerdere regels tekst op de volgende manieren aanpassen:

• Een weergavelimiet toewijzen    Beperk het aantal regels dat wordt weergegeven wanneer personen informatie over een item invoeren met de instelling Aantal regels voor bewerken . Als in de kolom bijvoorbeeld lange notities over een agendagebeurtenis worden opgeslagen, kunt u ervoor kiezen om tien regels tekst weer te geven. Dit maakt het gemakkelijker voor personen om gegevens in te voeren, omdat ze gemakkelijk alle tekst kunnen zien die ze hebben ingevoerd. Als de kolom daarentegen slechts een of twee zinnen over een gebeurtenis opslaat, kunt u ervoor kiezen om slechts twee of drie regels tekst weer te geven.

  Als u een weergavelimiet toewijst, wordt de hoeveelheid tekst die wordt weergegeven wanneer de kolom in een lijst wordt weergegeven, niet beperkt. alle tekst die voor een item is ingevoerd, wordt weergegeven in de kolom.

• Onbeperkte lengte toestaan    (alleen beschikbaar in documentbibliotheken) Wanneer u Meerdere regels tekst in een documentbibliotheek gebruikt, kunt u opgeven dat het veld niet beperkt is in lengte.

• Tekstopmaak in- of uitschakelen   (Alleen beschikbaar in lijsten) Geef het type tekst op waarmee kan worden ingesteld of personen opmaak kunnen toepassen, zoals vet, cursief of kleuren op tekst. Er zijn twee opties: tekst zonder opmaak, die geen opmaakopties ondersteunt; of verbeterde tekst met opmaak, die basisopmaak ondersteunt, zoals vet, cursief, lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten, gekleurde tekst en achtergrondkleuren. Het bevat ook extra opties voor hyperlinks, afbeeldingen en tabellen.

• Wijzigingen toevoegen   (alleen beschikbaar in lijsten) Als versiebeheer is ingeschakeld voor de lijst, geeft Wijzigingen toevoegen aan bestaande tekst aan of personen nieuwe tekst over een item kunnen toevoegen zonder bestaande tekst over dat item te vervangen. Als u ervoor kiest om geen wijzigingen toe te voegen, vervangt nieuwe tekst over een item alle bestaande tekst over dat item in de kolom. Als u ervoor kiest om wijzigingen toe te voegen, kunnen personen aanvullende informatie over een item invoeren, terwijl ze ook tekst bekijken die eerder is ingevoerd en de datum en tijd waarop de tekst is ingevoerd. Wanneer deze wordt weergegeven in een lijst, niet als een veld in een itemformulier, wordt in de kolom de hyperlink Vermeldingen weergeven weergegeven in plaats van de tekst en kunnen personen op de hyperlink klikken om alle informatie te zien die is opgeslagen in de kolom voor dat item.

  Belangrijk: Als u deze optie uitschakelt nadat u de kolom hebt gemaakt, wordt alle informatie behalve de meest recente vermelding verwijderd.

Instellingen voor lijsten

Instellingen voor bibliotheken

Gebruik dit kolomveldtype om personen te laten kiezen uit een lijst met opties die u opgeeft. Dit kolomtype is een ideale keuze in gevallen waarin u ervoor wilt zorgen dat alle gegevens in de kolom consistent zijn, omdat u de waarden die in een kolom zijn opgeslagen, kunt beperken.

U kunt een keuzekolom op de volgende manieren aanpassen:

• De lijst met keuzes definiëren    Geef een exacte lijst met waarden op die mensen kunnen kiezen. Als u deze lijst wilt opgeven, vervangt u de voorbeeldtekst in het vak Typ elke keuze op een afzonderlijke regel door de gewenste waarden. Typ elke waarde op een afzonderlijke regel. Als u op een nieuwe regel wilt beginnen, drukt u op Enter.

• Een weergave-indeling kiezen    Meerdere selecties toestaan met selectievakjes of één selectie zonder. Houd er rekening mee dat SharePoint alleen keuzerondjes in klassieke SharePoint weergeeft.

• Aanvullende aangepaste opties inschakelen    Als u wilt dat personen een waarde kunnen invoeren die niet is opgenomen in de lijst met opties, schakelt u invulopties in . Dit is een goed idee als u misschien niet alle waarden kent die mensen over items moeten invoeren. Als u wilt dat personen alleen de waarden gebruiken die u opgeeft, schakelt u invulopties uit.

• Een standaardwaarde weergeven    Selecteer automatisch een specifieke waarde wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl mensen ook een andere waarde kunnen kiezen als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen mensen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de namen worden opgeslagen van bedrijven die zijn toegewezen aan een project en uw organisatie voor de meeste projecten met een specifiek bedrijf werkt, kunt u de naam van dat bedrijf als standaardwaarde invoeren. Als gevolg hiervan wordt de bedrijfsnaam automatisch weergegeven wanneer een nieuw project wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden de naam niet te kiezen.

  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, die een berekende waarde wordt genoemd. Berekende waarden zijn handig als u specifieke tekst automatisch in de kolom wilt weergeven, maar de tekst kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van specifieke tekst in als de standaardwaarde. De formule kan een waarde berekenen op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven, of [ik], om de naam weer te geven van de persoon die het item toevoegt of wijzigt.

Gebruik dit kolomveldtype om numerieke waarden op te slaan die geen monetaire waarden zijn.

Tips voor het kiezen van een getal- of valutakolom

In zowel de kolomtypen Getal als Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een getalkolom om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of waarvoor geen hoge mate van nauwkeurigheid is vereist. Gebruik een valutakolom om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in gevallen waarin u geen ronde getallen in berekeningen wilt. In tegenstelling tot een getalkolom is een valutakolom nauwkeurig met 15 cijfers links van de komma en 4 cijfers rechts. Zowel de kolomtypen Getal als Valuta bieden vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een getalkolom op de volgende manieren aanpassen:

• Minimum- en maximumwaarden opgeven    Beperk het bereik van getallen dat personen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de hoeveelheid werk wordt opgeslagen die is voltooid voor een taak als percentage, kunt u nul opgeven als de minimumwaarde en honderd als de maximumwaarde. Als in de kolom het aantal deelnemers voor een gebeurtenis wordt opgeslagen en u deelnemers wilt beperken tot een specifiek aantal, kunt u het maximum aantal deelnemers invoeren als de maximumwaarde.

• Decimalen opnemen    Geef op of de getallen decimalen bevatten en het aantal decimalen dat moet worden opgeslagen. Als in de kolom mogelijk getallen moeten worden opgeslagen met meer dan vijf decimalen, kunt u Automatisch kiezen wanneer u het aantal decimalen selecteert dat u wilt opnemen. Automatisch is ook een goede keuze als de kolom de resultaten van berekeningen opslaat en u wilt dat het resultaat zo nauwkeurig mogelijk is. Als u er echter voor wilt zorgen dat alle waarden in de kolom hetzelfde aantal decimalen hebben, is het een goed idee om het aantal decimalen te beperken tot nul, alleen voor hele getallen of een ander aantal decimalen tot vijf.

• Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een specifiek getal weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen ook andere nummers kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen mensen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld het aantal computers wordt opgeslagen dat elk teamlid heeft en elk teamlid ten minste één computer heeft, voert u 1 in als de standaardwaarde. Als gevolg hiervan wordt 1 automatisch weergegeven wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden het nummer niet in te voeren.

  Een standaardwaarde kan een getal zijn dat u opgeeft of het resultaat van een berekening, die een berekende waarde wordt genoemd. Berekende waarden zijn handig als u een bepaald getal automatisch wilt weergeven, maar het aantal kan variëren, afhankelijk van wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of een andere reden. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van een specifiek getal in als standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties.

• Het getal opmaken als een percentage    Met de instelling Weergeven als percentage kunt u het getal weergeven en opslaan als een percentage, en het als een percentage behandelen wanneer het wordt gebruikt om andere waarden te berekenen.

Gebruik dit kolomveldtype om geldwaarden op te slaan.

Tips voor het kiezen van een getal- of valutakolom

In zowel de kolomtypen Getal als Valuta worden numerieke waarden opgeslagen. Gebruik een getalkolom om numerieke gegevens op te slaan voor wiskundige berekeningen die geen financiële berekeningen zijn of waarvoor geen hoge mate van nauwkeurigheid is vereist. Gebruik een valutakolom om numerieke gegevens op te slaan voor financiële berekeningen of in gevallen waarin u geen ronde getallen in berekeningen wilt. In tegenstelling tot een getalkolom is een valutakolom nauwkeurig met 15 cijfers links van de komma en 4 cijfers rechts. Zowel de kolomtypen Getal als Valuta bieden vooraf gedefinieerde notaties die bepalen hoe gegevens worden weergegeven.

U kunt een kolom Valuta op de volgende manieren aanpassen:

• Minimum- en maximumwaarden opgeven    Beperk het bereik van valutawaarden die personen kunnen invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de gerapporteerde onkosten voor een gebeurtenis worden opgeslagen en uw organisatie de rapportage beperkt tot bedragen binnen een specifiek bereik, kunt u deze limieten opgeven als de minimum- en maximumwaarden.

• Decimalen opnemen    Geef op of waarden decimalen bevatten en het aantal decimalen dat moet worden opgeslagen. Voor valutawaarden kunt u twee decimalen kiezen of, als u liever alleen ronde waarden opslaat, kunt u nul kiezen. Voor niet-monetaire waarden die worden gebruikt in berekeningen waarvoor een hoge mate van nauwkeurigheid is vereist, kunt u ervoor kiezen om het aantal decimalen te beperken tot nul tot en met vijf of, voor nauwkeurigere waarden, Automatisch kiezen om automatisch het juiste aantal decimalen te gebruiken voor het resultaat van de berekening.

• Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een specifieke waarde weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen mensen sneller gegevens invoeren. Als in de kolom bijvoorbeeld de kosten worden opgeslagen die zijn gemaakt voor het instellen van nieuwe accounts en die onkosten doorgaans hetzelfde zijn voor alle nieuwe accounts, kunt u dat bedrag opgeven als de standaardwaarde. Als gevolg hiervan wordt deze waarde automatisch weergegeven wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden het nummer niet in te voeren.

  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft of het resultaat van een berekening, die een berekende waarde wordt genoemd. Berekende waarden zijn handig als u een bepaalde waarde automatisch wilt weergeven, maar de waarde kan variëren, afhankelijk van het item, wie het item heeft toegevoegd, wanneer het item is toegevoegd of andere redenen. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van specifieke tekst in als de standaardwaarde. Met de formule kan een waarde worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties.

• Een valuta-indeling kiezen    Zorg ervoor dat alle waarden in de kolom zijn gebaseerd op dezelfde valuta door een specifieke valuta-indeling voor de kolom te selecteren. De vervolgkeuzelijst biedt meer dan 100 landkeuzes, zodat u valuta in de meeste lokale indelingen kunt opgeven.

Gebruik dit kolomveldtype om kalenderdatums of zowel datums als tijden op te slaan. De datumnotatie is afhankelijk van de landinstellingen voor de site. Als de gewenste indeling niet beschikbaar is, vraagt u de beheerder om ondersteuning voor de juiste regio toe te voegen aan de site.

U kunt een datum- en tijdkolom op de volgende manieren aanpassen:

• Alleen de datum of zowel de datum als de tijd opnemen    Geef op of u alleen de kalenderdatum of zowel de kalenderdatum als de tijd van de dag wilt opnemen.

• Een standaardwaarde weergeven    Automatisch een specifieke datum of datum en tijd weergeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt, terwijl personen ook een andere waarde kunnen invoeren als dat nodig is. Met een standaardwaarde kunnen mensen sneller gegevens invoeren. Als de kolom bijvoorbeeld de datum opslaat waarop een onkostenpost wordt gemaakt en de meeste uitgaven worden gemaakt op de eerste dag van het fiscale jaar, kunt u de eerste dag van het fiscale jaar opgeven als de standaardwaarde. Als gevolg hiervan wordt die datum automatisch weergegeven wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst en hoeven teamleden de datum niet in te voeren.

  Een standaardwaarde kan een waarde zijn die u opgeeft, de datum waarop een item wordt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek of het resultaat van een berekening, die een berekende waarde wordt genoemd. Berekende waarden zijn handig als u een bepaalde datum of tijd automatisch wilt weergeven, maar de datum of tijd kan variëren, afhankelijk van het item. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in als de standaardwaarde. De formule kan een waarde berekenen op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties, zoals [vandaag], om de huidige datum aan te geven. Als u bijvoorbeeld wilt dat in de kolom een datum wordt weergegeven die 30 dagen na de huidige datum ligt, typt u de vergelijking =[VANDAAG]+30 in het vak Berekende waarde .

Gebruik dit kolomveldtype om mensen waarden te laten kiezen op basis van gegevens die al op de site zijn opgeslagen. Als u bijvoorbeeld wilt dat in een kolom de namen worden opgeslagen van klantaccounts waaraan werknemers zijn toegewezen en de lijst met accounts moet worden beperkt tot een lijst met klantaccounts op de site, kunt u een opzoekkolom maken waarin de namen in de lijst Klantaccounts worden weergegeven. De lijst met opties in een opzoekkolom wordt weergegeven in een uitvouwend vak, een vervolgkeuzelijst genoemd, of een keuzelijst, afhankelijk van of u personen toestaat om meer dan één waarde te selecteren.

U kunt een opzoekkolom op de volgende manieren aanpassen:

• Kies de bron van de opzoekwaarden    Geef op welke lijst, bibliotheek of discussiebord op uw site de waarden bevat die u in de kolom wilt opslaan. De bron mag geen subsite, werkruimtesite, wiki of blog zijn. Nadat u de gewenste lijst, bibliotheek of discussiebord hebt opgegeven, kunt u opgeven welke kolom in die lijst, bibliotheek of discussiebord de waarden bevat waaruit u wilt dat mensen kiezen.

• Meerdere selecties toestaan    Personen toestaan om zoveel waarden te kiezen als ze willen of het aantal waarden dat ze kunnen kiezen beperken tot slechts één waarde. Als mensen meerdere waarden kunnen kiezen, worden alle waarden weergegeven in de kolom, gescheiden door een puntkomma (;).

• Kolommen kiezen om weer te geven    U kunt een of meer kolommen toevoegen om specifieke veldwaarden voor dit kolomtype weer te geven.

Gebruik dit kolomveldtype om waar/onwaar of ja/nee-informatie op te slaan, zoals of iemand deelneemt aan een gebeurtenis. Een ja/nee-kolom wordt weergegeven als één selectievakje wanneer personen gegevens over een item invoeren. Als u Ja wilt aangeven, schakelen teamleden het selectievakje in. Als u Nee wilt aangeven, schakelt u het selectievakje uit.

De gegevens in een ja/nee-kolom kunnen worden gebruikt in berekeningen voor andere kolommen. In deze gevallen wordt Ja geconverteerd naar een numerieke waarde van één (1) en Wordt Nee geconverteerd naar een numerieke waarde van nul (0).

U kunt een Ja/Nee-kolom aanpassen door er een standaardwaarde voor te kiezen. Een standaardwaarde is de selectie die automatisch wordt weergegeven wanneer iemand een nieuw item toevoegt. Mensen kunt een andere waarde selecteren als dat nodig is. Voor een ja/nee-kolom kunt u opgeven of het selectievakje automatisch wordt ingeschakeld, waarbij een Ja-waarde wordt aangegeven of niet, met een Nee-waarde .

Gebruik dit kolomveldtype om een doorzoekbare lijst met personen en groepen op te geven waaruit personen kunnen kiezen wanneer ze een item toevoegen of bewerken. In een takenlijst kan de kolom Persoon of Groep met de naam Toegewezen aan bijvoorbeeld een lijst met personen bevatten waaraan een taak kan worden toegewezen. De inhoud van de lijst is afhankelijk van hoe adreslijstservices en SharePoint groepen zijn geconfigureerd voor de site. Als u de inhoud van de lijst wilt aanpassen, moet u mogelijk contact opnemen met uw beheerder.

U kunt een kolom Persoon of Groep op de volgende manieren aanpassen:

• Meerdere selecties toestaan    Personen toestaan om zoveel opties te selecteren als ze willen of het aantal selecties beperken tot slechts één optie.

• Groepen personen opnemen of uitsluiten    Geef op of de lijst alleen afzonderlijke personen bevat, of daarnaast e-maildistributielijsten en SharePoint groepen bevat. In een takenlijst kunt u bijvoorbeeld alleen afzonderlijke personen opnemen om ervoor te zorgen dat een specifieke persoon verantwoordelijk is voor elke taak. In een lijst projecten wilt u mogelijk e-maildistributielijsten en SharePoint groepen opnemen om ervoor te zorgen dat er een team aan elk project is gekoppeld.

• De lijst beperken tot alleen sitegebruikers    Geef op of de lijst alle personen en groepen in de adreslijstservice bevat of alleen die personen en groepen die toegang hebben tot de site als lid van een SharePoint groep.

• Opgeven welke informatie moet worden weergegeven    Kies welke informatie u wilt weergeven over personen of groepen. In een lijst met contactpersonen voor een grote organisatie kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om de naam, afbeelding en details van een persoon weer te geven, zoals vaardigheden en expertise. In een lijst met contactpersonen voor een klein team kunt u ervoor kiezen om alleen de naam of het e-mailadres van een persoon weer te geven.

Gebruik dit kolomveldtype om een hyperlink op te slaan naar een webpagina of om een afbeelding weer te geven op het intranet of internet.

In een kolom Hyperlink of Afbeelding wordt de URL (Uniform Resource Locator) voor een webpagina, afbeelding of andere resource opgeslagen. Afhankelijk van de weergave-indeling die u kiest, wordt een hyperlink weergegeven waarop kan worden geklikt om toegang te krijgen tot de resource, of een afbeelding in plaats van de URL voor het grafische bestand.

Als u de URL wilt weergeven als een hyperlink, selecteert u de indeling Hyperlink . Wanneer personen gegevens over een item invoeren, kunnen ze de URL en beschrijvende tekst invoeren die in de kolom wordt weergegeven, in plaats van de URL. Als u een afbeelding wilt weergeven, selecteert u in plaats van de URL voor het afbeeldingsbestand de indeling Afbeelding . Wanneer mensen informatie invoeren over een item, moeten ze de volledige URL voor het grafische bestand invoeren, zoals http://www.example.com/image.gif, en ze kunnen desgewenst beschrijvende, alternatieve tekst voor de afbeelding invoeren. Deze tekst wordt weergegeven voor personen die afbeeldingen in hun browser uitschakelen of afhankelijk zijn van schermleessoftware om afbeeldingen op het scherm te converteren naar gesproken woorden.

Gebruik dit kolomveldtype om informatie weer te geven die alleen is gebaseerd op de resultaten van een berekening van andere kolommen in de lijst of bibliotheek. Bijvoorbeeld met behulp van =[hoeveelheid] * [artikelprijs] om de totale prijs te berekenen.

Wanneer u een berekende kolom toevoegt aan een lijst of bibliotheek, maakt u een formule die operatoren bevat, zoals aftrekken (-) en optellen (+), functies, specifieke waarden en verwijzingen naar andere kolommen. Formules kunnen datums en tijden berekenen, wiskundige vergelijkingen uitvoeren of tekst bewerken. In een takenlijst kunt u dit type kolom bijvoorbeeld gebruiken om het aantal kalenderdagen te berekenen dat nodig is om elke taak te voltooien op basis van de kolommen Begindatum en Datum voltooid (=[Datum voltooid]-[Begindatum]). In een lijst met contactpersonen kunt u een berekende kolom gebruiken om de voor- en achternamen van de contactpersonen te combineren en deze te scheiden met een spatie, op basis van de kolommen Voornaam en Achternaam (=[Voornaam]&" "&[Achternaam]). Houd er rekening mee dat de formule in een berekende kolom alleen kan verwijzen naar andere kolommen in dezelfde lijst of bibliotheek.

Naast het invoeren van de formule voor de berekening, geeft u op welk type gegevens de berekening moet worden geretourneerd en hoe deze gegevens moeten worden opgeslagen en weergegeven. Zie de betreffende sectie van dit artikel voor meer informatie over elk gegevenstype.

Zie Voorbeelden van algemene formules in SharePoint Lijsten voor meer informatie over formules en functies die u kunt gebruiken met het berekende veld. Dit artikel bevat veel algemene formules, evenals koppelingen naar beschrijvingen van alle functies die kunnen worden gebruikt in SharePoint.

Gebruik deze kolom om extra keuzes te maken voor fiatteurs bij het gebruik van taakwerkstromen.

Een taakwerkstroom biedt meestal alleen resultaten van Goedkeuren of Weigeren, waardoor de manier waarop een item of document wordt verwerkt, wordt beperkt. Mogelijk moet u de taak aan iemand anders toewijzen of deze retourneren aan de inzender voor meer informatie. Met de kolom Taakresultaat kunt u een keuzekolomveld aanbieden waarmee u verschillende opties voor voltooiingscriteria kunt selecteren. U kunt bijvoorbeeld om verduidelijking van een item vragen of het aan iemand toewijzen om de fiatteur meer flexibiliteit in de werkstroom te geven.

De kolom Taakresultaat is vergelijkbaar met het keuzeveld wanneer u opties typt in het keuzeveld. U kunt een afzonderlijke keuze instellen als standaardinstelling of een berekende waarde gebruiken. Als u een berekende waarde wilt gebruiken, voert u een formule in plaats van een specifiek getal in als standaardwaarde. Met de formule kan een getal worden berekend op basis van informatie in andere kolommen of systeemfuncties. U kunt ook kiezen of de kolomwaarde vereist is en de waarde uniek maken tussen alle vermeldingen.

Zie Werken met taken in SharePoint 2013-werkstromen met Visual Studio 2012 voor een uitgebreide zelfstudie over het gebruik van taken en taakresultaten in SharePoint

Gebruik deze kolom om gegevens weer te geven uit externe bronnen, zoals CRM-apps, databases of spreadsheets.

Met de kolom externe gegevens kunt u verbinding maken met externe gegevensbronnen om bijvoorbeeld databases, spreadsheets en CRM-apps te bieden. Als u bijvoorbeeld verbinding maakt met een Line-Of-Business-app zoals SAP of Microsoft CRM, kunt u actuele klantgegevens van de externe gegevensbron leveren die in de lijst kunnen worden weergegeven en gebruikt. Met behulp van een externe voorraaddatabase kan uw lijst huidige prijzen, beschrijvingen of verzendgewichten weergeven die kunnen worden gebruikt voor berekeningen of zoekopdrachten door andere kolommen.

Aan externe gegevens moet aan enkele vereisten zijn voldaan voordat u toegang hebt tot externe gegevens. Deze taken worden meestal uitgevoerd door uw beheerder en omvatten het maken van accounts en machtigingen voor toegang tot de gegevens, het activeren van Business Data Connectivity en Secure Store-services.

Zie Een kolom met externe gegevens maken en bijwerken in een lijst of bibliotheek of Werken met externe gegevens in Excel Services (SharePoint Server) voor meer informatie over het maken, bijwerken en vernieuwen van externe gegevenskolommen.

Gebruik dit kolomtype om sitegebruikers in staat te stellen waarden te selecteren uit een specifieke termenset met beheerde termen en deze waarden toe te passen op hun inhoud. Gebruikers kunnen een kolom met beheerde metagegevens maken en configureren om toe te wijzen aan een bestaande termenset of term, of ze kunnen een nieuwe termenset maken specifiek voor een kolom met beheerde metagegevens. Kolommen met beheerde metagegevens hebben verschillende unieke functies en kenmerken waarmee gebruikers termen kunnen selecteren en toepassen op inhoud, zoals ondersteuning voor 'type-ahead', evenals ondersteuning voor het ondubbelzinnig maken van termen, beschrijvingen, synoniemen en meertalige waarden.

Kolommen met beheerde metagegevens bevorderen een consistent gebruik van metagegevens op meerdere sites omdat ze gebruikers een lijst met termen bieden die ze op de inhoud kunnen toepassen. Deze termen zijn afkomstig uit een termenset die centraal wordt beheerd in het hulpprogramma voor beheer van het termenarchief door een termenarchiefbeheerder of door andere personen met machtigingen voor het beheren van termen. Wanneer de termenset waaraan een specifieke kolom met beheerde metagegevens is gekoppeld, wordt bijgewerkt, zijn de bijgewerkte termen automatisch beschikbaar voor gebruikers overal waar de kolom met beheerde metagegevens beschikbaar is. U kunt de kolom Beheerde metagegevens op de volgende manieren aanpassen.

Veld Met meerdere waarden    Als u het selectievakje Meerdere waarden toestaan inschakelt , kan de kolom meer dan één waarde bevatten. Als u deze functie inschakelt, wordt het sorteren van gegevens in lijstweergaven voorkomen.

Notatie    De waarde die in de termenset is geselecteerd, kan worden weergegeven als één waarde of met het volledige hiërarchische pad.

• Schakel het selectievakje Termlabel weergeven in het veld in om de waarde van de termenset als één waarde weer te geven. Bijvoorbeeld: Plaats.

• Schakel het selectievakje Het volledige pad naar de term in het veld weergeven in om de waarde van de termenset weer te geven als een volledig hiërarchisch pad. Bijvoorbeeld: Locatie, Continent, Land/regio, Plaats.

Instellingen voor termenset    Termen uit een door ondernemingen beheerde termenset weergeven of een aangepaste termenset maken om met anderen in een siteverzameling te delen.

• Een beheerde termenset gebruiken    Voer een of meer termen in, gescheiden door puntkomma's, en selecteer Zoeken om de opties te filteren zodat alleen de termen met de gewenste termen worden opgenomen. Nadat u de termenset hebt gevonden die de lijst met waarden bevat die in deze kolom moeten worden weergegeven, klikt u op een term om het eerste niveau van de hiërarchie te selecteren dat in de kolom moet worden weergegeven. Alle niveaus onder de term die u selecteert, worden weergegeven wanneer gebruikers een waarde kiezen.

Een aangepaste termenset maken    Voer een beschrijving in voor uw aangepaste termenset en voer de hiërarchie van de termenset rechtstreeks in het opgegeven vak in of klik op Bewerken met Termensetbeheer om het hulpprogramma Termenbeheer te openen en te gebruiken.

Zie Inleiding tot beheerde metagegevens voor meer informatie over beheerde metagegevens. In dit artikel wordt beschreven wat beheerde metagegevens zijn en hoe u deze kunt gebruiken.