Een externe lijst verbinden met Outlook

Algemene taken

De externe gegevensbron voorbereiden    Een beheerder moet mogelijk een account maken en machtigingen verlenen voor de gegevensbron, zodat de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en de gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. In een externe database kan de beheerder ook specifieke tabellen, weergaven, query's en dergelijke maken om de resultaten te beperken tot het hoognodige en om de prestaties te verbeteren.

SharePoint-services en -accounts configureren    Een beheerder moet de Business Data Connectivity-services en de Secure Store-service activeren.

Secure Store-services configureren    Een beheerder moet het volgende doen: de beste toegangsmethode voor de externe gegevensbron bepalen, een doeltoepassing maken en de referenties voor de doeltoepassing instellen.

Business Data Connectivity-services configureren    Een beheerder moet ervoor zorgen dat de gebruiker die het externe inhoudstype maakt, machtigingen heeft voor de BDC-metagegevensopslag en dat de juiste gebruikers toegang hebben tot het externe inhoudstype waarop de externe lijst is gebaseerd.

Een extern inhoudstype maken    Een gebruiker moet een extern inhoudstype definiëren dat informatie bevat over verbindingen, toegang, werking, kolommen, filters en andere metagegevens die worden gebruikt om gegevens op te halen uit de externe gegevensbron.

Een externe lijst maken    Een gebruiker moet een externe lijst maken op basis van het externe inhoudstype en indien nodig een of meer weergaven van de externe lijst maken.

Controleren of de Office-producten gereed zijn voor gebruik    Als u externe gegevens wilt synchroniseren met Office-producten, moet u beschikken over Windows 7 of hoger en de volgende gratis softwareproducten, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 en WCF Data Services 5,0 voor OData v3 op elke clientcomputer (indien nodig), wordt u automatisch gevraagd om de software te downloaden. Zorg er ook voor dat de Office-installatieoptie, Business Connectivity Services, is ingeschakeld (dit is de standaardinstelling). Met deze optie installeert u de Business Connectivity Services client runtime-runtime die het volgende doet: caches en synchroniseren met externe gegevens, zakelijke gegevens toewijzen aan externe inhoudstypen, de externe itemkiezer in Office-producten weergeven en aangepaste oplossingen uitvoeren in Office-producten.

Vereiste, Outlook-specifieke taken

De functie Offlinesynchronisatie voor externe lijsten activeren    De functie voor farms en sites, Offlinesynchronisatie voor externe lijsten, moet ook worden geactiveerd. Deze functie is standaard geactiveerd op farmniveau, maar is standaard gedeactiveerd op siteniveau.

Een door Outlook ondersteund extern inhoudstype maken     Als u een extern inhoudstype maakt, moet de gebruiker de optie Ondersteuning voor offlinesynchronisatie inschakelen en het veld Office-itemtype instellen op een van de volgende waarden: Contactpersoon, Afspraak, Taak of Bericht.

Overeenkomende velden toewijzen    Een gebruiker moet een of meer van de velden van het externe inhoudstype toewijzen aan de overeenkomstige Outlook-velden.

Wanneer u een extern inhoudstype, zoals Klant, toewijst aan een Outlook-itemtype, zoals Contactpersoon, moet u de afzonderlijke velden in het externe inhoudstype, zoals Voornaam klant, Achternaam klant, Adres klant en Telefoon klant, expliciet toewijzen aan de overeenkomstige velden van het Outlook-itemtype, zoals de Voornaam, Achternaam, Werkadres en Telefoon werk.

U hoeft niet alle overeenkomstige velden toe te wijzen, maar u moet wel de volgende velden toewijzen.

Niet-toegewezen velden worden, afhankelijk van het aantal, weergegeven als uitgebreide eigenschappen en wel als volgt:

• Aangrenzend    Toegevoegd aan het formuliergebied, onderaan op de standaardpagina van een Outlook-formulier (2 tot 5 velden).

• Afzonderlijk    Toegevoegd als een nieuwe pagina aan een Outlook-formulier (6 of meer velden).

Als het externe inhoudstype niet rechtstreeks kan worden toegewezen aan een Outlook-itemtype, kunt u de velden toewijzen aan een Outlook-itemtype Bericht, wat het meest algemene itemtype is:

Naar boven