Χρήση φιλτραρίσματος για την τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint

Τα φίλτρα μειώνουν την ποσότητα των δεδομένων που επιστρέφονται, επιλέγοντας στοιχεία βάσει λειτουργιών (όπως μεγαλύτερο ή μικρότερο από) και δεδομένα που ταιριάζουν. Όταν δημιουργείτε μια φιλτραρισμένη προβολή, η πρώτη στήλη με ευρετήριο στην παράσταση φίλτρου πρέπει να μειώνει το σύνολο δεδομένων στο μέγιστο. Για παράδειγμα, το φιλτράρισμα βάσει ενός πεδίου με πόλεις ή ημερομηνίες συχνά μπορεί να μειώνει σε μεγάλο βαθμό τα δεδομένα. Εάν έχετε 15.000 στοιχεία, θα πρέπει να ρυθμίσετε το πρώτο ευρετήριο να επιστρέφει λιγότερα από 5.000 στοιχεία. Ακόμα και εάν το σύνολο δεδομένων σας δεν έχει πάνω από 5.000 στοιχεία, είναι καλό να κάνετε αυτήν τη ρύθμιση.

Το SharePoint επιλέγει την πρώτη στήλη ευρετηρίου για ένα ερώτημα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιεί τις υπόλοιπες στήλες για να επιλέξει τα δεδομένα σας. Οι άλλες στήλες που καθορίζετε στο φίλτρο προβολής μπορεί να έχουν ή να μην έχουν περιληφθεί σε ευρετήριο. Η προβολή δεν χρησιμοποιεί αυτά τα ευρετήρια, ακόμα και εάν το αποτέλεσμα της φιλτραρισμένης προβολής επιστρέφει λιγότερα στοιχεία από το Όριο προβολής λίστας.

Για παράδειγμα, έχετε ένα ερώτημα: μέγεθος = μεγάλο AND χρώμα = κόκκινο. Στη λίστα, η στήλη "μέγεθος" δεν έχει ευρετήριο, αλλά η στήλη "χρώμα" έχει. Με την προϋπόθεση ότι υπάρχουν λιγότερα από 5.000 "κόκκινα" στοιχεία στη λίστα, το ερώτημα επιτυγχάνει με μια μεγάλη λίστα. Ωστόσο, εάν έχετε ένα ερώτημα "μέγεθος = μεγάλο OR χρώμα = κόκκινο", παρόλο που η βάση δεδομένων μπορεί να βρει όλα τα κόκκινα στοιχεία, θα πρέπει να πραγματοποιήσει σάρωση σε όλη τη λίστα για να βρει όλα τα μεγάλα στοιχεία. Εάν επιστραφούν περισσότερα από 5.000 στοιχεία, το ερώτημα περιορίζεται.

Εάν χρησιμοποιείτε δύο ή περισσότερες στήλες στην παράσταση φίλτρου, το καθοριστικό ευρετήριο ή τα ευρετήρια πρέπει να χρησιμοποιούν έναν τελεστή AND. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επιστραφούν οι σκύλοι από μια μεγάλη λίστα ζώων. Έχετε μια στήλη χωρίς ευρετήριο που ονομάζεται "Είδη" όπου έχετε μια τιμή "Σκύλος". Εάν εκτελέσετε ένα ερώτημα για Είδη = Σκύλος, το ερώτημά σας θα περιοριστεί. Ωστόσο, εάν έχετε μια στήλη με ευρετήριο που ονομάζεται "Κατηγορία", το ερώτημά σας γίνεται Κατηγορία = Θηλαστικά AND Είδη = Σκύλος. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε γάτες και σκύλους με το ερώτημα Κατηγορία = Θηλαστικά AND (Είδη = Σκύλος OR Είδη = Γάτα). Το δεύτερο ερώτημα επιλέγει όλα τα θηλαστικά και, στη συνέχεια, φιλτράρει για σκύλους και γάτες.

Εάν οι στήλες που θα χρησιμοποιήσετε για το φιλτράρισμα δεν έχουν ευρετήρια, θα πρέπει να ξεκινήσετε δημιουργώντας ευρετήρια. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη ευρετηρίου σε μια στήλη του SharePoint.

Αφού δημιουργήσετε το ευρετήριο μιας στήλης, μπορείτε να την προσθέσετε κατά τη δημιουργία ή την τροποποίηση μιας προβολής και μετά να τη χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε την προβολή. Πριν από τη δημιουργία μιας προβολής, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες στήλες στη λίστα για μεγαλύτερη ευελιξία στην ταξινόμηση, στην ομαδοποίηση και στο φιλτράρισμα. Για ταξινόμηση και φιλτράρισμα, μπορείτε να επιλέξετε στήλες που περιλαμβάνονται στο σύνολο δεδομένων, αλλά δεν προβάλλονται.

Δημιουργία προβολής

Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια προβολή.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Λίστα"ή "Βιβλιοθήκη" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία προβολής".
   
   

2. Στη σελίδα Τύπος προβολής, κάντε κλικ στην προβολή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν δεν είστε βέβαιοι, επιλέξτε Τυπική προβολή.

   

3. Πληκτρολογήστε ένα Όνομα προβολής.

   

4. Επεξεργαστείτε τη διεύθυνση Web για την προβολή ή αποδεχτείτε την προεπιλογή. Μπορείτε να επιστρέψετε και να αλλάξετε αργότερα αυτήν τη ρύθμιση.

5. Στην ενότητα Φίλτρο, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση στοιχείων μόνο όταν το ακόλουθο είναι αληθές και μετά επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να φιλτράρετε τα στοιχεία με βάση μία από τις στήλες που έχουν ευρετήριο.

   Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε μια προβολή μόνο με τα στοιχεία που άλλαξαν σήμερα, επιλέξτε τη στήλη Τροποποιήθηκε (Με ευρετήριο) και τη συνθήκη ισούται με και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε [Σήμερα].

   

   Σημείωση: Εάν δεν εμφανίζονται στήλες με την ένδειξη (Με ευρετήριο) μετά το όνομα, δεν υπάρχουν διαθέσιμες στήλες με ευρετήριο για τη συγκεκριμένη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Πρέπει πρώτα να γίνει Δημιουργία απλού ή σύνθετου ευρετηρίου.

6. Για να περιορίσετε τον αριθμό των στοιχείων που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα, μεταβείτε με κύλιση προς τα κάτω στο Όριο στοιχείων και καθορίστε την τιμή Αριθμός στοιχείων για εμφάνιση. Όταν δημιουργείτε μια προβολή, ο προεπιλεγμένος αριθμός στοιχείων που θα εμφανίζονται είναι 30.

   

7. Υπάρχουν δύο επιλογές που μπορείτε να επιλέξετε κατά τη ρύθμιση ενός ορίου στοιχείων σε μια σελίδα:

   • Εμφάνιση στοιχείων σε δέσμες του καθορισμένου μεγέθους που εμφανίζει τα δεδομένα ανά σελίδα και είναι χρήσιμη όταν περιηγείστε στα στοιχεία με μη αλληλεπιδραστικό τρόπο.

     Όταν υπάρχουν περισσότερα στοιχεία από τη ρύθμιση ορίου, η εμφάνιση θα γίνεται σε σελίδες.

     

   • Περιορισμός του συνολικού αριθμού στοιχείων που επιστρέφονται στον καθορισμένο αριθμό που δημιουργεί ένα αυστηρό όριο που μπορεί να επιστρέψει τα αποτελέσματα ολόκληρης της λειτουργίας φίλτρου ή όχι. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο κατά τη δοκιμή της προβολής σας, τη δημιουργία ενός μοντέλου ή όταν θέλετε να ανακτήσετε τις πρώτες τιμές σε μια προβολή.

8. Κάτω από την επιλογή Στυλ, μπορείτε να επιλέξετε Παράθυρο προεπισκόπησης για να δείτε όλες τις πληροφορίες από στοιχεία της λίστας σας σε μορφή κατακόρυφου παραθύρου. Το παράθυρο προεπισκόπησης είναι ένα από τα Στυλ προβολής που μπορείτε να επιλέξετε κάτω από την περιοχή Στυλ κατά την επεξεργασία ή τη δημιουργία μιας προβολής.

   

   Μπορείτε να περιηγηθείτε πιο γρήγορα στα δεδομένα τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από τον τίτλο του στοιχείου σε μια περιοχή κύλισης στην αριστερή πλευρά της σελίδας, για να δείτε όλες τις τιμές των στηλών του τρέχοντος στοιχείου να εμφανίζονται κατακόρυφα στη δεξιά πλευρά της σελίδας. Εμφανίζονται λιγότερα αρχικά δεδομένα και αυτό βοηθά να εμφανιστεί η προβολή πιο γρήγορα. Αυτό το στυλ είναι επίσης πολύ χρήσιμο, όταν η λίστα σας είναι μεγάλη ή έχει πολλές στήλες και θα απαιτούσε οριζόντια κύλιση για να δείτε τα δεδομένα.

   

9. Κάντε κλικ στο OK.

Υπάρχουν κι άλλα βήματα που μπορείτε να κάνετε με μια προβολή, αλλά αυτό είναι αρκετό για να προβάλετε τα δεδομένα που έχουν υπερβεί το Όριο προβολής λίστας εάν έχετε αποκλειστεί. Επίσης μπορείτε να ταξινομήσετε ή να ομαδοποιήσετε με συγκεκριμένα κριτήρια, να ορίσετε δεδομένα, να κάνετε ανάπτυξη φακέλων και βελτιστοποίηση της προβολής με μια κινητή συσκευή.

Τροποποίηση μιας προβολής

Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια προβολή.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Λίστα"ή "Βιβλιοθήκη", επιλέξτε την προβολή στην περιοχή "Τρέχουσα προβολή" και, στη συνέχεια,κάντε κλικ στην επιλογή "Τροποποίηση προβολής".
   
   

2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Προβολές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μια προβολή.

3. Στη συνέχεια, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, όπως περιγράφεται στα βήματα 5 έως 9 στη διαδικασία Δημιουργία προβολής παραπάνω.

4. Κάντε κλικ στο OK.

Για το γρήγορο φιλτράρισμα μιας προβολής με πολλά στοιχεία, η πρώτη στήλη στο φίλτρο πρέπει να έχει ευρετήριο. Οι άλλες στήλες που καθορίζετε στο φίλτρο της προβολής μπορεί να έχουν ευρετήριο ή όχι, αλλά η προβολή δεν χρησιμοποιεί αυτά τα ευρετήρια. Η πρώτη στήλη του φίλτρου θα πρέπει να επιστρέφει λιγότερα στοιχεία από το όριο προβολής λίστας.

Εάν η πρώτη στήλη του φίλτρου επιστρέφει περισσότερα στοιχεία από ό,τι το όριο προβολής λίστας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο με δύο ή περισσότερες στήλες. Όταν ορίζετε μια φιλτραρισμένη προβολή που χρησιμοποιεί δύο ή περισσότερες στήλες, χρησιμοποιήστε έναν τελεστή AND για να περιορίσετε τον συνολικό αριθμό των στοιχείων που επιστρέφονται. Ακόμη όμως και σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να ορίσετε ως πρώτη στήλη στο φίλτρο τη στήλη που είναι πιο πιθανό να επιστρέψει τον μικρότερο όγκο δεδομένων. Η χρήση ενός φίλτρου OR αυξάνει σχεδόν πάντοτε τον αριθμό των στοιχείων που επιστρέφονται και δεν είναι αποτελεσματική υπό αυτές τις συνθήκες.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις προβολές, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής μιας λίστας ή μιας βιβλιοθήκης.

Υπάρχουν δύο λέξεις-κλειδιά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε με βάση την τρέχουσα ημέρα [Σήμερα] ή τον τρέχοντα χρήστη [Εμένα]. Αυτά είναι δυναμικά, καθώς αλλάζουν με τον χρήστη ή την ημερομηνία.

Η χρήση του στοιχείου [Εμένα] μπορεί να είναι χρήσιμη όταν θέλετε να δείτε τα έγγραφά σας σε μια μεγάλη βιβλιοθήκη. Το φίλτρο [Εμένα] λειτουργεί σε στήλες με βάση τα άτομα, όπως "Δημιουργήθηκε από" ή "Τροποποιήθηκε από". Για παράδειγμα, για να δείτε όλα τα έγγραφα που έχετε δημιουργήσει, ορίστε ένα φίλτρο με τη στήλη "Δημιουργήθηκε από" ίσο με [Εμένα]. Εάν είσαστε συντάκτης και θέλετε να δείτε τα τελευταία αρχεία στα οποία εργάζεστε, ορίστε ένα φίλτρο στη στήλη "Τροποποίηση από" ίσο με [Εμένα]. Για να δείτε και τα δύο, δημιουργήστε δύο φίλτρα συνδεδεμένα με Ή.

Η λέξη-κλειδί [Σήμερα] λειτουργεί σε στήλες με βάση την ημερομηνία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μαθηματικά για να λάβετε τις περιοχές που αλλάζουν με τη σημερινή ημερομηνία. Για παράδειγμα, για να δείτε όλα τα έγγραφα που τροποποιήθηκαν τις τελευταίες 30 ημέρες, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στη στήλη "Ημερομηνία" που να είναι μεγαλύτερο από ή ίσο με [Σήμερα] - 30. Για να παραλείψετε την τρέχουσα ημέρα, ορίστε ένα δεύτερο φίλτρο στη στήλη "Ημερομηνία" που να είναι μικρότερο από [Σήμερα] και συνδέστε το με Και.

Μπορείτε να φιλτράρετε μια SharePoint που έχει μια στήλη μετα-δεδομένων. 

Προσθήκη στήλης μετα-δεδομένων στη λίστα σας

Μεταβείτε στη λίστα σας και επιλέξτε +Προσθήκη στήλης.

Επιλέξτε Περισσότερα... το κουμπί επιλογής "Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Εναλλακτικά, αφού δημιουργήσετε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων και προσθέσετε στοιχεία στη λίστα σας, μπορείτε να εφαρμόσετε ετικέτες μετα-δεδομένων κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ετικέτας στο παράθυρο στοιχείων λίστας επεξεργασίας.

Εφαρμογή ετικετών μετα-δεδομένων στο παράθυρο προβολής δέντρου.

Φιλτράρισμα σε ετικέτες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

1. Επιλέξτε το εικονίδιο φίλτρου για να αποκτήσετε πρόσβαση στο παράθυρο φίλτρου.

   

   Σημείωση: Μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή "Προβολή δέντρου" από την αναπτυσσόμενη λίστα στο επάνω μέρος του παραθύρου, η οποία παρέχει μια ιεραρχική προβολή των όρων που σχετίζονται με την επιλεγμένη στήλη.

2. Επιλέξτε τις ετικέτες μετα-δεδομένων στις οποία θέλετε να φιλτράρετε.

   

3. Εναλλακτικά, εάν έχετε ορίσει τουλάχιστον 5 τιμές στη στήλη "Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα", επιλέξτε τη σύνδεση "Προβολή όλων" για να προβάλετε το παράθυρο φίλτρου.

   

4. Ελέγξτε τις ετικέτες μετα-δεδομένων στις οποία θέλετε να φιλτράρετε και επιλέξτε "Εφαρμογή".

Ακολουθούν κάποιες συστάσεις για τυπικές προβολές που θα λειτουργήσουν καλά με στήλες με ευρετήριο: