Εισαγωγή στις λίστες

Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν συνήθως πολλούς τύπους λιστών, όπως συνδέσεις, ανακοινώσεις, επαφές, παρακολούθηση θεμάτων και έρευνες, μεταξύ άλλων.

Οι λίστες μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν εργασίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως κεντρικό σημείο για συνεργασία ομάδων ή σε μια επιχειρηματική λύση. Σε πολλές περιπτώσεις, οι λίστες μπορούν να παρέχουν γρήγορες, αποτελεσματικές λύσεις με ελάχιστες ή καθόλου τροποποιήσεις.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Εργασίες Συμπεριλάβετε την παρακολούθηση της κυριότητας και της προόδου, καθώς και μια λωρίδα χρόνου στη σελίδα για μια ελκυστική οπτική παρουσίαση του περιεχομένου της λίστας.

• Παρακολούθηση προβλήματος Περιλαμβάνει διαχείριση εκδόσεων και αποθήκευση ιστορικού εκδόσεων, για βαθύτερη ανάλυση των έργων των ομάδων εργασίας και των κοινών εργασιών.

Οι λίστες είναι εμπλουτισμένες και ευέλικτες και διαθέτουν πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες που παρέχουν έναν αξιόπιστο τρόπο αποθήκευσης, κοινής χρήσης και εργασίας με δεδομένα.

Για παράδειγμα, μπορείτε:

• Δημιουργήστε μια λίστα με διάφορες στήλες, συμπεριλαμβανομένων των στηλών "Κείμενο", "Αριθμός", "Επιλογή", "Νομισματική μονάδα", "Ημερομηνία και ώρα", "Αναζήτηση", "Ναι/Όχι" και "Υπολογίζεται". Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα αρχεία σε ένα στοιχείο λίστας για να δώσετε πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο που περιέχει αριθμούς υποστήριξης ή ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες παρασκηνίου.

• Δημιουργία προβολών λίστας για την οργάνωση, ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων με διαφορετικούς και συγκεκριμένους τρόπους. αλλαγή των μετα-δεδομένων, όπως προσθήκη και διαγραφή στηλών και τροποποίηση κανόνων επικύρωσης. και χρησιμοποιείτε λίστες με συνέπεια σε τοποθεσίες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προβάλετε μόνο τα τρέχοντα συμβάντα από ένα ημερολόγιο σε μια αρχική σελίδα και να δημιουργήσετε μια οπτική προβολή (παρόμοια με ένα ημερολόγιο τοίχου) σε μια άλλη σελίδα.

• Δημιουργήστε σχέσεις μεταξύ λιστών χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό στηλών μοναδικών τιμών, στηλών αναζήτησης και επιβολής σχέσεων (διαδοχική και περιορισμένη διαγραφή), οι οποίες βελτιώνουν τη δυνατότητά σας να δημιουργείτε πιο εξελιγμένες επιχειρηματικές λύσεις και συμβάλλουν στη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων σας.

• Δημιουργήστε προσαρμοσμένες λίστες, εμφανίστε τα δεδομένα σε Τμήματα Web και σελίδες Τμημάτων Web και εισαγάγετε, εξαγάγετε και συνδεθείτε με δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως το Excel και η Access.

• Παρακολουθήστε τις εκδόσεις και το λεπτομερές ιστορικό, απαιτήστε έγκριση για την τροποποίηση των δεδομένων, χρησιμοποιήστε ασφάλεια επιπέδου στοιχείου και φακέλων, κάντε ανάληψη και μεταβίβαση ελέγχου και παραμείνετε αυτόματα ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές, χρησιμοποιώντας ειδοποιήσεις και τις τροφοδοσίες RSS.

• Οργανώστε το περιεχόμενο μιας μεμονωμένης λίστας σε φακέλους για μεγαλύτερη ευκολία και καλύτερες επιδόσεις και βελτιώστε τις επιδόσεις γενικά με μεγάλες λίστες χρησιμοποιώντας τη δημιουργία ευρετηρίου.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εργαστείτε με λίστες για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε πληροφορίες για την ομάδα σας.

Παρακολούθηση εκδόσεων και λεπτομερούς ιστορικού    Παρακολουθήστε εκδόσεις στοιχείων λίστας, ώστε να μπορείτε να δείτε ποια στοιχεία έχουν αλλάξει από έκδοση σε έκδοση, καθώς και ποιος άλλαξε τα στοιχεία της λίστας. Εάν γίνουν λάθη σε μια νεότερη έκδοση, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός στοιχείου. Η παρακολούθηση του ιστορικού μιας λίστας είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν η εταιρεία σας πρέπει να παρακολουθεί μια λίστα καθώς εξελίσσεται.

Απαίτηση έγκρισης    Καθορίστε ότι απαιτείται έγκριση για ένα στοιχείο λίστας για να είναι δυνατή η προβολή του από όλους τους χρήστες. Τα στοιχεία παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμότητα μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει δικαιώματα έγκρισης. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα στοιχείο λίστας πριν από την έγκρισή του.

Προσαρμογή δικαιωμάτων    Καθορίστε εάν οι συμμετέχοντες για τη λίστα σας μπορούν να διαβάσουν και να επεξεργαστούν μόνο τα στοιχεία που έχουν δημιουργήσει ή όλα τα στοιχεία στη λίστα. Τα άτομα που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών μπορούν να διαβάζουν και να επεξεργάζονται όλα τα στοιχεία της λίστας. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε συγκεκριμένα επίπεδα δικαιωμάτων σε ένα μεμονωμένο στοιχείο λίστας, για παράδειγμα, εάν το στοιχείο περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες.

Δημιουργία και διαχείριση προβολών    Δημιουργήστε διαφορετικές προβολέςτης ίδιας λίστας. Τα περιεχόμενα της πραγματικής λίστας δεν αλλάζουν, αλλά τα στοιχεία είναι οργανωμένα ή φιλτραρίζονται, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να βρουν τις πιο σημαντικές ή ενδιαφέρουσες πληροφορίες, ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Ενημέρωση λιστών    Ανεξάρτητα από τον τύπο της λίστας που ενημερώνετε, η διαδικασία είναι παρόμοια για την προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή στοιχείων λίστας.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε στοιχεία λίστας:

• Με τη χρήση μιας φόρμας, η οποία είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος.

• Ενσωματωμένη, που σημαίνει ότι προσθέτετε το στοιχείο απευθείας στη σελίδα λίστας.

Εάν η λίστα έχει ρυθμιστεί για την παρακολούθηση εκδόσεων, δημιουργείται μια νέα έκδοση του στοιχείου λίστας κάθε φορά που επεξεργάζεστε ένα στοιχείο λίστας. Μπορείτε να δείτε ένα ιστορικό του τρόπου με τον οποίο έχει αλλάξει το στοιχείο λίστας και να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση, εάν κάνετε κάποιο λάθος σε μια νεότερη έκδοση.

Χρήση τύπων και υπολογισμένων τιμών    Χρησιμοποιήστε τύπους και υπολογισμένες τιμές για να δημιουργήσετε δυναμικά πληροφορίες στις στήλες μιας λίστας. Οι λειτουργίες μπορεί να περιλαμβάνουν πληροφορίες για άλλες στήλες σε μια λίστα, καθώς και συναρτήσεις συστήματος όπως η TODAY για να υποδείξουν την τρέχουσα ημερομηνία. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε μια προεπιλεγμένη προθεσμία που είναι επτά ημέρες από την τρέχουσα ημερομηνία.

Παραμείνετε ενημερωμένοι σχετικά με τις αλλαγές    Οι λίστες και οι προβολές μπορούν να χρησιμοποιούν τροφοδοσία RSS, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν να λαμβάνουν αυτόματα ενημερώσεις. Η τροφοδοσία RSS είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει στους χρήστες να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις, ή τροφοδοσίες RSS, ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας ειδοποιούν όταν αλλάζουν οι λίστες ή πότε προστίθενται νέα στοιχεία. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που είναι σημαντικές για εσάς.

Δημιουργία σχέσεων ανάμεσα σε λίστες    Δημιουργήστε μια σχέση μεταξύ δύο λιστών. Στη λίστα προέλευσης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στήλη αναζήτησης που ανακτά (ή "αναζητά") μία ή περισσότερες τιμές από μια λίστα προορισμού, εάν αυτές οι τιμές συμφωνούν με την τιμή στη στήλη αναζήτησης στη λίστα προέλευσης. Εάν θέλετε, μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε επιπλέον στήλες από τη λίστα προορισμού στη λίστα προέλευσης. Όταν δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης, μπορείτε επίσης να αποφασίσετε να επιβάλετε συμπεριφορά σχέσης, ορίζοντας μια επιλογή διαδοχικής διαγραφής ή περιορισμένης διαγραφής που σας βοηθά να διατηρήσετε τα δεδομένα σας έγκυρα και συμβάλλει στην αποτροπή ασυνεπειών που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα στην πορεία.

Κοινή χρήση πληροφοριών λίστας με ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων    Εάν έχετε εγκατεστημένο ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως η Access, μπορείτε να εξαγάγετε και να εισαγάγετε δεδομένα από και προς την τοποθεσία σας, καθώς και να συνδέσετε έναν πίνακα από τη βάση δεδομένων σε μια λίστα. Όταν εργάζεστε με τα δεδομένα της λίστας σας σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες και αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων από βάση δεδομένων της Access σε εφαρμογή web της Access.

Χρήση λιστών με συνέπεια σε τοποθεσίες    Εάν η ομάδα σας λειτουργεί με διάφορους τύπους λιστών, μπορείτε να προσθέσετε συνέπεια σε πολλές λίστες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Αυτές οι δυνατότητες σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε ξανά τις ρυθμίσεις και τη δομή της λίστας με αποτελεσματικό τρόπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου για ένα πρόβλημα εξυπηρέτησης πελατών που καθορίζει συγκεκριμένες στήλες (όπως η επαφή πελάτη) και επιχειρηματικές διεργασίες για τον τύπο περιεχομένου. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η δημιουργία μιας στήλης τοποθεσίας για ονόματα τμημάτων που έχει μια αναπτυσσόμενη λίστα τμημάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά τη στήλη σε πολλές λίστες για να εξασφαλίσετε ότι τα ονόματα εμφανίζονται πάντα με τον ίδιο τρόπο σε κάθε λίστα.

Εργασία σε στοιχεία λίστας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, για να έχετε μαζί σας σημαντικές πληροφορίες λίστας. Για παράδειγμα, με Outlook, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε εργασίες, επαφές και πίνακες συζητήσεων στην τοποθεσία σας από Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σύνδεση εξωτερικής λίστας στο Outlook.

Ορισμός στόχευσης περιεχομένου     Ενεργοποιήστε τη στόχευση ακροατηρίου για να φιλτράρετε στοιχεία κατά ομάδες.

Ο τύπος της λίστας που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το είδος των πληροφοριών που κοινοποιείτε.

Ανακοινώσεις    Κοινή χρήση ειδήσεων και κατάστασης και για την παροχή υπενθυμίσεων. Οι ανακοινώσεις υποστηρίζουν βελτιωμένη μορφοποίηση με εικόνες, υπερ-συνδέσεις και μορφοποιημένο κείμενο.

Επαφές    Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με άτομα ή ομάδες με τα οποία συνεργάζεστε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επαφών που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις επαφές σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενημερώσετε μια λίστα με όλους τους προμηθευτές του οργανισμού σας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, όπως το Outlook. Μια λίστα επαφών στην πραγματικότητα δεν διαχειρίζεται τα μέλη της τοποθεσίας σας, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση και κοινή χρήση επαφών για την εταιρεία σας, όπως μια λίστα εξωτερικών προμηθευτών.

Πίνακες συζητήσεων    Παρέχει ένα κεντρικό σημείο για την καταγραφή και την αποθήκευση συζητήσεων ομάδων παρόμοιων με τη μορφή των ομάδων συζήτησης. Εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει λίστες στην τοποθεσία σας για τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι πίνακες συζητήσεων μπορούν να αποθηκεύουν συζητήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα πιο κοινά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα συζητήσεων για τη νέα έκδοση προϊόντος του οργανισμού σας.

Συνδέσεις    Δώστε μια κεντρική θέση για συνδέσεις στο Internet, το intranet της εταιρείας σας και άλλους πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με συνδέσεις προς τις τοποθεσίες web των πελατών σας.

Προβιβασμένοι σύνδεσμοι    Εμφάνιση ενός συνόλου ενεργειών σύνδεσης σε μια οπτική διάταξη.

Ημερολόγιο    Αποθηκεύστε τα συμβάντα της ομάδας σας ή για συγκεκριμένες καταστάσεις, όπως τις εταιρικές αργίες. Ένα ημερολόγιο παρέχει οπτικές προβολές, παρόμοιες με ένα ημερολόγιο γραφείου ή τοίχου, των συμβάντων της ομάδας σας, όπως συσκέψεις, κοινωνικές εκδηλώσεις και ολοήμερα συμβάντα. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα ορόσημα της ομάδας, όπως προθεσμίες ή ημερομηνίες κυκλοφορίας προϊόντων που δεν σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία προβολής ημερολογίου από λίστα.

Εργασίες    Παρακολουθήστε πληροφορίες σχετικά με έργα και άλλα συμβάντα εκκρεμών εργασιών για την ομάδα σας. Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άτομα, καθώς και να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία κινείται προς την ολοκλήρωση. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαχείρισης εργασιών που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών για τη διαδικασία προϋπολογισμού της εταιρείας σας και, στη συνέχεια, να την προβάλετε και να την ενημερώσετε με Outlook μαζί με τις άλλες εργασίες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Εργασίες έργου    Αποθήκευση πληροφοριών εργασιών με μια προβολή Gantt και γραμμές προόδου. Μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία κινείται προς την ολοκλήρωση. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εργασιών που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες του έργου σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών έργου στην τοποθεσία σας για να προσδιορίσετε και να αναθέσετε την εργασία για να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο εκπαίδευσης και, στη συνέχεια, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της εταιρείας σας από το Project. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Παρακολούθηση προβλήματος    Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένα ζητήματα, όπως ζητήματα υποστήριξης, και παρακολουθήστε την πρόοδό τους. Μπορείτε να αναθέσετε θέματα, να τα κατηγοριοποιήσετε και να συσχετίσετε προβλήματα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα παρακολούθησης προβλημάτων για τη διαχείριση προβλημάτων και λύσεων εξυπηρέτησης πελατών. Μπορείτε επίσης να σχολιάσετε ζητήματα κάθε φορά που τα επεξεργάζεστε, δημιουργώντας ένα ιστορικό σχολίων χωρίς να αλλάξετε την αρχική περιγραφή του προβλήματος. Για παράδειγμα, ένας αντιπρόσωπος της εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να καταγράψει κάθε βήμα που γίνεται για την επίλυση ενός προβλήματος και των αποτελεσμάτων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων με μια ροή εργασιών τριών φάσεων για να βοηθήσετε την εταιρεία σας να διαχειρίζεται τα ζητήματα ή την παρακολούθηση έργων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Έρευνα    Συλλέξτε και συγκεντρώστε σχόλια, όπως μια έρευνα ικανοποίησης υπαλλήλων ή ένα κουίζ. Μπορείτε να σχεδιάσετε τις ερωτήσεις και τις απαντήσεις σας με διάφορους τρόπους και να δείτε μια επισκόπηση των σχολίων σας. Εάν έχετε εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου ή βάσης δεδομένων που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να εξαγάγετε τα αποτελέσματά σας για περαιτέρω ανάλυση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία έρευνας.

Προσαρμογή    Ξεκινήστε μια λίστα από την αρχή. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα που βασίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, εάν έχετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε μια λίστα από Excel που δημιουργήσατε για να αποθηκεύετε και να διαχειρίζεστε συμβάσεις με προμηθευτές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας με βάση υπολογιστικό φύλλο.

Εξωτερικές λίστες    Εργαστείτε με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα εκτός λίστας, αλλά στα οποία μπορείτε να διαβάσετε και να γράψετε μέσα σε Microsoft 365. Η προέλευση δεδομένων για μια εξωτερική λίστα ονομάζεται Εξωτερικός τύπος περιεχομένου. Σε αντίθεση με μια εγγενή λίστα Microsoft 365, μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιεί τις Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων για την πρόσβαση σε δεδομένα απευθείας από ένα εξωτερικό σύστημα (όπως το SAP, το Siebel και το Microsoft SQL Server ), είτε αυτό το σύστημα είναι βάση δεδομένων, υπηρεσία Web ή επιχειρησιακό σύστημα.

Προσαρμοσμένη λίστα σε φύλλο δεδομένων    άποψη Δημιουργήστε μια κενή λίστα παρόμοια με μια προσαρμοσμένη λίστα, αλλά για να εμφανίσετε τη λίστα από προεπιλογή σε προβολή φύλλου δεδομένων. Η προβολή φύλλου δεδομένων παρέχει ένα πλέγμα δεδομένων για την προβολή και την επεξεργασία δεδομένων ως γραμμές και στήλες. Μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε γραμμές και στήλες, να εφαρμόσετε φίλτρα και σειρές ταξινόμησης, να εμφανίσετε υπολογιζόμενες τιμές και σύνολα και να επεξεργαστείτε με ευκολία δεδομένα σε κελιά πλέγματος. Η προβολή φύλλου δεδομένων απαιτεί το Office εγκατεστημένο σε υπολογιστή-πελάτη 32 bit και σε ένα πρόγραμμα περιήγησης που υποστηρίζει στοιχεία ελέγχου ActiveX.

Λίστα κατάστασης    Εμφανίστε και παρακολουθήστε τους στόχους του έργου σας. Η λίστα περιλαμβάνει ένα σύνολο έγχρωμων εικονιδίων για την επικοινωνία του βαθμού στον οποίο πληρούνται οι στόχοι.

Κυκλοφορίες    Στείλτε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων σφραγίδων επιβεβαίωσης, στα μέλη της ομάδας σας.

Λίστα λεξικού Microsoft IME    Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα στη λίστα ως λεξικό Microsoft IME. Μπορείτε να μετατρέψετε τα στοιχεία στηλών ανάγνωσης σε Εμφάνιση χρησιμοποιώντας το Microsoft IME και να προβάλετε το περιεχόμενο σε Σχόλιο στο παράθυρο Σχολίου IME. Τα δεδομένα μπορούν να συνδεθούν με μια συγκεκριμένη διεύθυνση URL.

Λίστα περιεχομένου PerformancePoint    Αποθηκεύστε στοιχεία πίνακα εργαλείων, όπως πίνακες στοχοθεσίας, αναφορές, φίλτρα, σελίδες πίνακα εργαλείων και άλλα στοιχεία πίνακα εργαλείων που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας το Πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα εργαλείων PerformancePoint.

Γλώσσες και μεταφραστές    Χρησιμοποιήστε το με μια ροή εργασιών διαχείρισης μεταφράσεων σε μια βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων. Η ροή εργασιών χρησιμοποιεί τη λίστα για να αναθέσει εργασίες μετάφρασης στον μεταφραστή που καθορίζεται στη λίστα για κάθε γλώσσα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτήν τη λίστα με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργείται αυτόματα αυτή η λίστα όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας διαχείρισης μεταφράσεων σε μια βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων.

Λίστα KPI    Παρακολουθήστε βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) για να αξιολογήσετε γρήγορα την πρόοδο που έχει σημειωθεί σε συνάρτηση με μετρήσιμους στόχους. Μπορείτε να ρυθμίσετε λίστες KPI για την παρακολούθηση των επιδόσεων χρησιμοποιώντας μία από τις τέσσερις προελεύσεις δεδομένων: δεδομένα που εισάγονται με μη αυτόματο τρόπο, δεδομένα σε μια λίστα Microsoft 365, δεδομένα σε Excel βιβλία εργασίας ή δεδομένα από τις Υπηρεσίες ανάλυσης, ένα στοιχείο της Microsoft SQL Server. Μετά τη δημιουργία της λίστας KPI, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε την κατάσταση της ένδειξης σε μια σελίδα πίνακα εργαλείων.

Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου    Χρησιμοποιήστε στήλες και δεδομένα από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο. Η εισαγωγή ενός υπολογιστικού φύλλου απαιτεί από τη Microsoft Excel ή κάποιο άλλο συμβατό πρόγραμμα.

Για να προσθέσετε μια λίστα σε μια σελίδα SharePoint σύγχρονης εμπειρίας:

1. Εάν η σελίδα δεν είναι ήδη σε λειτουργία επεξεργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας. 

2. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω ή κάτω από ένα υπάρχον τμήμα Web και θα δείτε μια γραμμή με ένα +σε κύκλο, ως εξής:
   
   

3. Κάντε κλικ στο + και θα δείτε μια λίστα με τμήματα Web για να επιλέξετε. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Έγγραφα, Λίστες και Βιβλιοθήκες.

4. Επιλέξτε Λίστα.

   Εμφανίζονται τα ονόματα όλων των διαθέσιμων λιστών.

5. Επιλέξτε τη λίστα που θέλετε να εισαγάγετε στη σελίδα σας. 

6. Εάν είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, επιλέξτε Αποθήκευση ως πρόχειρου κοντά στην επάνω αριστερή γωνία. Στη συνέχεια, για να κάνετε την ενημερωμένη σελίδα διαθέσιμη σε άλλους χρήστες, επιλέξτε Δημοσίευση κοντά στην επάνω δεξιά γωνία. 

Για να προσθέσετε μια λίστα σε μια SharePoint σελίδα κλασικής εμπειρίας:

1. Στις Τοποθεσίες, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη εφαρμογής .

   

3. Μετακινηθείτε με κύλιση και κάντε κλικ στην εφαρμογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορεί να υπάρχουν περισσότερες από μία σελίδες.

4. Δώστε στην εφαρμογή ένα μοναδικό όνομα, ώστε να μπορείτε να την ανακαλέσετε αργότερα για μια σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

5. Όταν επιστρέψετε στην οθόνη Περιεχόμενα τοποθεσίας, μπορείτε να κάνετε τρία πράγματα:

   • Κλείστε το παράθυρο και επιστρέψτε στη σελίδα. Προσθέστε τη νέα εφαρμογή στη σελίδα σας χρησιμοποιώντας την Εισαγωγή Τμημάτων Web.

   • Κάντε κλικ στην εφαρμογή και αρχίστε να εισάγετε δεδομένα.

   • Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά (...) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις. Μπορείτε να προσθέσετε στήλες, να αλλάξετε ονόματα και να κάνετε άλλες εργασίες εδώ.

Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες των λιστών με διάφορους τρόπους, ο τρόπος με τον οποίο τις χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το μέγεθος και τον αριθμό των λιστών που έχετε και τις ανάγκες του οργανισμού σας.

Αποθήκευση πολλών στοιχείων σε μία λίστα

Μπορεί να θέλετε μια μεγάλη λίστα για να εξυπηρετήσετε διαφορετικές ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μεγάλο αριθμό τεχνικών θεμάτων για παρακολούθηση σε ολόκληρη την εταιρεία σας, με προβλήματα που ισχύουν για πολλά έργα και ομάδες.

Χρησιμοποιήστε μία λίστα όταν:

• Η ομάδα σας πρέπει να δει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία λίστας ή τις διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου στοιχείων. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής μπορεί να θέλει να δει την πρόοδο σε όλα τα τεχνικά ζητήματα για έναν οργανισμό ή να δει όλα τα ζητήματα που κατατέθηκαν εντός της ίδιας χρονικής περιόδου.

• Οι χρήστες θέλουν να περιηγηθούν ή να αναζητήσουν τα ζητήματα στην ίδια θέση σε μια τοποθεσία.

• Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα στοιχεία της λίστας, όπως η παρακολούθηση εκδόσεων ή η απαίτηση έγκρισης.

• Οι ομάδες που εργάζονται στη λίστα έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως τα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων. Το μοναδικό δικαίωμα μπορεί να εφαρμοστεί σε συγκεκριμένα στοιχεία λίστας, αλλά εάν τα επίπεδα δικαιωμάτων διαφέρουν σημαντικά, εξετάστε το ενδεχόμενο να δείτε πολλές λίστες.

• Θέλετε να αναλύσετε πληροφορίες σχετικά με τη λίστα ή να λάβετε ενοποιημένες ενημερώσεις για τη λίστα. Μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν τα στοιχεία της λίστας ή να βλέπετε τις αλλαγές σε μια λίστα χρησιμοποιώντας τεχνολογία RSS. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα πληροφοριών που έχει αλλάξει.

Μπορεί να θέλετε πολλές λίστες όταν υπάρχουν διαφορετικές διαφορές μεταξύ των στοιχείων που θέλετε να διαχειριστείτε ή μεταξύ των ομάδων ατόμων που εργάζονται μαζί τους.

Χρησιμοποιήστε πολλές λίστες όταν:

• Δεν περιμένετε από τους χρήστες να χρειάζονται συνόψεις των στοιχείων μαζί.

• Οι ομάδες ατόμων που εργάζονται με τις πληροφορίες είναι διακριτές και έχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.

• Πρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως διαχείριση εκδόσεων ή έγκριση, σε πολλά σύνολα στοιχείων.

• Δεν χρειάζεται να αναλύσετε τα στοιχεία μαζί ή να λάβετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τη λίστα.

Ακολουθούν ορισμένοι από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε λίστες και στοιχεία λίστας:

Προσθήκη στηλών    Βοηθήστε την ομάδα σας να εντοπίσει τα πιο σημαντικά στοιχεία, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη Έργο σε μια λίστα για να βοηθήσετε τα άτομα που εργάζονται σε συγκεκριμένα έργα να προβάλουν και να εργαστούν πιο εύκολα με τα στοιχεία τους. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερες στήλες εάν θέλετε να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε στοιχείο λίστας, όπως το όνομα του τμήματος ή το όνομα ενός υπαλλήλου.

Εάν έχετε πολλά στοιχεία σε μια λίστα, μπορείτε να δημιουργήσετε ευρετήριο για συγκεκριμένες στήλες για να βελτιώσετε τις επιδόσεις κατά την προβολή πολλών στοιχείων ή την εναλλαγή προβολών. Αυτή η δυνατότητα δεν αλλάζει τον τρόπο οργάνωσης των στοιχείων, αλλά μπορεί να επιτρέψει στους οργανισμούς να αποθηκεύουν πιο εύκολα μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα. Ωστόσο, η δημιουργία ευρετηρίου μπορεί να καταλαμβάνει περισσότερο χώρο στη βάση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής λίστας ή βιβλιοθήκης.

Δημιουργία προβολών    Χρησιμοποιήστε προβολές εάν τα άτομα στην ομάδα σας χρειάζεται συχνά να βλέπουν τα δεδομένα με συγκεκριμένο τρόπο. Οι προβολές χρησιμοποιούν στήλες για την ταξινόμηση, την ομαδοποίηση, το φιλτράρισμα και την εμφάνιση των δεδομένων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πόσα στοιχεία εμφανίζονται ταυτόχρονα σε κάθε προβολή. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να περιηγηθούν σε μια λίστα σε σύνολα 25 ή 100 στοιχείων λίστας ανά σελίδα, ανάλογα με τις προτιμήσεις τους και την ταχύτητα της σύνδεσής τους.

Οι προβολές σάς παρέχουν την ευελιξία να αποθηκεύετε μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα, αλλά να βλέπετε μόνο τα υποσύνολα που θέλετε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, όπως μόνο τα θέματα που δημοσιεύτηκαν φέτος ή μόνο τα τρέχοντα συμβάντα σε ένα ημερολόγιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικές προβολές που είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς και, εάν έχετε δικαιώματα τροποποίησης μιας λίστας, μπορείτε να δημιουργήσετε δημόσιες προβολές που είναι διαθέσιμες σε όλους τους χρήστες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής λίστας ή βιβλιοθήκης.

Δημιουργία φακέλων    Προσθέστε φακέλους στους περισσότερους τύπους λιστών, εάν ο κάτοχος της λίστας σας έχει επιτρέψει τη δημιουργία φακέλων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν τα στοιχεία της λίστας σας μπορούν να διαιρεθούν με συγκεκριμένο τρόπο, όπως ανά έργο ή ανά ομάδα. Οι φάκελοι βοηθούν τους χρήστες να σαρώνουν και να διαχειρίζονται ευκολότερα τα στοιχεία της λίστας. Οι τεχνολογίες της Microsoft παρέχουν μια προβολή δέντρου που επιτρέπει στους χρήστες να περιηγούνται στις τοποθεσίες και τους φακέλους τους παρόμοια με τον τρόπο που εργάζονται με τους φακέλους στον σκληρό δίσκο τους. Για παράδειγμα, κάθε τμήμα μπορεί να έχει το δικό του φάκελο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία φακέλου σε λίστα.