Δημιουργία και διαχείριση μιας λίστας εργασιών έργου

Είναι σημαντικό να επιστρέφετε στη λίστα εργασιών έργου κατά την εξέλιξη του έργου σας και να ενημερώνετε τις στήλες που αφορούν την κατάσταση κάθε εργασίας. Αυτό σας βοηθά να κοινοποιείτε τι ακριβώς συμβαίνει στο έργο σε εκείνους που μπορεί να μην έχουν τη δυνατότητα να ενημερώνονται σε καθημερινή βάση για τις λεπτομέρειες των εργασιών του έργου.

Στη λίστα εργασιών έργου, συμπληρώστε τις παρακάτω στήλες για κάθε εργασία για να ενημερώσετε για το έργο σας:

• % ολοκλήρωσης    Πληκτρολογήστε την καλύτερη εκτίμησή σας σχετικά με το μέρος της εργασίας που έχει ολοκληρωθεί, χρησιμοποιώντας ένα ποσοστό. Για παράδειγμα, εάν μια εργασία έχει ολοκληρωθεί κατά το ήμισυ, πληκτρολογήστε 50% στη στήλη % ολοκλήρωσης. Αυτό το ποσοστό χρησιμοποιείται για τη σχεδίαση μιας επικάλυψης προόδου στη ράβδο Gantt για την εργασία.

• Κατάσταση εργασίας    Επιλέξτε την περιγραφή που απεικονίζει με μεγαλύτερη ακρίβεια την τρέχουσα κατάσταση αυτής της εργασίας.

Επιπλέον, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε άλλες αλλαγές στο έργο σας που απαιτούν ενημερώσεις στη λίστα εργασιών του έργου. Για παράδειγμα, η Ημερομηνία έναρξης ή η Ημερομηνία παράδοσης μιας εργασίας μπορούν να αλλάξουν, σε περίπτωση που μια εργασία ξεκινήσει νωρίτερα από την προγραμματισμένη ημερομηνία ή καθυστερήσει. Μπορείτε να ενημερώσετε αυτές τις στήλες στο τμήμα πίνακα της προβολής, ακριβώς όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη στήλη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το άτομο που εργάζεται τη συγκεκριμένη στιγμή σε μια εργασία μπορεί να μην είναι πλέον διαθέσιμο για την εργασία. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε σε ποιο άτομο έχει ανατεθεί η εργασία, ενημερώνοντας τη στήλη Ανάθεση σε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Εκχώρηση ατόμων σε εργασίες μιας λίστας εργασιών έργου.

Αρχή της σελίδας

Έχοντας προσθέσει τις εργασίες σε μια λίστα εργασιών του έργου, το επόμενο βήμα είναι να τις αναθέσετε σε άτομα στον οργανισμό σας. Όταν εκχωρείτε ένα άτομο σε μια εργασία, προσδιορίζετε ποιος είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας.

1. Κάντε κλικ μία φορά στη στήλη Ανάθεση σε για την εργασία που εκχωρείτε.

   

2. Εισαγάγετε το όνομα ή τα στοιχεία σύνδεσης του ατόμου στο οποίο αναθέτετε την εργασία με έναν από τους εξής τρεις τρόπους:

   • Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, που εμφανίζεται δίπλα στη στήλη Ανάθεση σε, για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση για το άτομο στο οποίο κάνετε ανάθεση, στο βιβλίο διευθύνσεων του οργανισμού σας.

   • Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες σύνδεσης του ατόμου στο οποίο γίνεται ανάθεση από τον οργανισμό σας, συμπεριλαμβανομένου του τομέα, στη στήλη Ανάθεση σε. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε contoso\mollyc, όπου "contoso" είναι ο τομέας και "mollyc" είναι το όνομα χρήστη.

   • Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που εκχωρείτε στη στήλη Ανάθεση σε. Αυτό είναι χρήσιμο εάν εκχωρείτε έναν εργολάβο ή ένα άλλο άτομο που δεν διαθέτει λογαριασμό εντός του οργανισμού σας.

3. Ειδοποιήστε τα άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί εργασίες σχετικά με τις αναθέσεις των εργασιών, για να τους ενημερώσετε σχετικά με τη λίστα εργασιών έργου καθώς και για την εργασία για την οποία είναι τώρα υπεύθυνοι.

Όταν δημιουργείτε εργασίες σε μια λίστα εργασιών έργου, είναι σημαντικό να προγραμματίζετε ποιες εργασίες μπορεί να αποτελούν υποσύνολο άλλων, μεγαλύτερων εργασιών. Για παράδειγμα, το έργο σας μπορεί να ολοκληρώνεται σε φάσεις και σε κάθε φάση να εκτελούνται διάφορες εργασίες. Εάν οι φάσεις απεικονίζονται στη λίστα εργασιών του έργου, αυτό παρέχει μια υψηλού επιπέδου εικόνα σχετικά με την πρόοδο του έργου σας.

1. Στην καρτέλα Στοιχεία, στην ομάδα Νέο, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται στην επιλογή Νέο στοιχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασία σύνοψης.

2. Συμπληρώστε τη φόρμα για να δημιουργήσετε τη νέα εργασία σύνοψης, συμπληρώνοντας τις ακόλουθες πληροφορίες, ανάλογα με την περίπτωση:

   • Όνομα    Πληκτρολογήστε το όνομα της εργασίας σύνοψης.

   • Προαπαιτούμενες εργασίες    Επιλέξτε τις εργασίες σύνοψης ή/και τις δευτερεύουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν προτού ξεκινήσετε αυτή την εργασία σύνοψης. Με επιλεγμένα αυτά τα στοιχεία στο αριστερό πλαίσιο, κάντε κλικ στην επιλογήΠροσθήκη για να τα μετακινήσετε στο δεξιό πλαίσιο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις προαπαιτούμενες εργασίες, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα αυτού του άρθρου.

     Συμβουλή: Εάν δεν είστε βέβαιοι ποιες είναι οι προαπαιτούμενες εργασίες ή εάν δεν έχετε προχωρήσει τόσο πολύ στον προγραμματισμό σας ώστε να έχετε προσθέσει όλες τις προαπαιτούμενες εργασίες της εργασίας σύνοψης στη λίστα εργασιών έργου, μπορείτε να αφήσετε κενό αυτό το πλαίσιο προς το παρόν και να προσθέσετε τις σχέσεις των προαπαιτούμενων εργασιών αργότερα, χρησιμοποιώντας το αριστερό τμήμα πίνακα της προβολής λίστας εργασιών έργου.

   • Προτεραιότητα    Επιλέξτε το επίπεδο προτεραιότητας που απεικονίζει με μεγαλύτερη ακρίβεια τη σημασία αυτής της εργασίας σε σχέση με άλλες εργασίες αυτού του έργου.

   • Κατάσταση εργασίας    Επιλέξτε την περιγραφή που απεικονίζει με μεγαλύτερη ακρίβεια την κατάσταση του συνόλου των εργασιών που αποτελούν μέρος αυτής της εργασίας σύνοψης. Εάν σχεδιάζετε ένα έργο και καμία από τις εργασίες αυτής της εργασίας σύνοψης δεν έχει ξεκινήσει, επιλέξτε Δεν ξεκίνησε.

   • % ολοκλήρωσης Πληκτρολογήστε ένα ποσοστό που αντιπροσωπεύει καλύτερα τον όγκο εργασίας που έχει ολοκληρωθεί στο σύνολο των εργασιών που αποτελούν μέρος της εργασίας σύνοψης. Εάν απλώς σχεδιάζετε ένα έργο και καμία από τις εργασίες αυτής της εργασίας σύνοψης δεν έχει ξεκινήσει, αφήστε αυτό το πεδίο κενό ή πληκτρολογήστε 0%.

   • Ανάθεση σε Χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο για να προσδιορίσετε το άτομο που είναι υπεύθυνο για αυτή την εργασία σύνοψης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανάθεση εργασιών, ανατρέξτε στην ενότητα Ανάθεση ατόμων σε εργασίες μιας λίστας εργασιών έργου.

   • Περιγραφή    Πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή της εργασίας σύνοψης.

   • Ημερομηνία έναρξης    Εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να ξεκινήσει η πρώτη δευτερεύουσα εργασία μέσα σε αυτή την εργασία σύνοψης.

   • Ημερομηνία παράδοσης    Εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί η τελευταία δευτερεύουσα εργασία μέσα σε αυτή την εργασία σύνοψης.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση, για να δημιουργήσετε την εργασία σύνοψης.

Όταν δημιουργηθεί η εργασία σύνοψης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο όνομα της εργασίας σύνοψης στο αριστερό τμήμα πίνακα της προβολής για να ανοίξετε την εργασία σύνοψης σε μια νέα προβολή λίστας εργασιών έργου. Σε αυτή την προβολή, μπορείτε να προσθέσετε τις εργασίες που εμπίπτουν σε αυτή την εργασία σύνοψης. Για να επιστρέψετε στην προβολή που εμφανίζει την εργασία σύνοψης, στην καρτέλα Λίστα, στην ομάδα Διαχείριση προβολών, κάντε κλικ στην επιλογή Περιήγηση προς τα επάνω.

Αρχή της σελίδας

Μέσα σε μια λίστα εργασιών έργου ενδέχεται να υπάρχει μια συγκεκριμένη σειρά ολοκλήρωσης των εργασιών, είτε πρόκειται για εργασίες σύνοψης είτε για δευτερεύουσες εργασίες. Για παράδειγμα, κατά την ανέγερση μιας κατοικίας, θα πρέπει να χτιστούν πρώτα τα θεμέλια και μετά οι τοίχοι, ενώ η ανέγερση των τοίχων θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί προτού συνεχίσετε με την οροφή. Η σειρά αυτή μπορεί να απεικονιστεί με τη χρήση της στήλης Προαπαιτούμενες εργασίες.

1. Σε μια γραμμή εργασιών, κάντε κλικ στο κελί της στήλης Προαπαιτούμενες εργασίες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος στη δεξιά πλευρά του κελιού για να εμφανίσετε μια λίστα με όλες τις εργασίες που υπάρχουν μέσα στην τρέχουσα λίστα εργασιών έργου. Αυτή περιλαμβάνει όλες τις εργασίες σύνοψης και τις δευτερεύουσες εργασίες της λίστας.

2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά κάθε εργασίας που πρέπει να ολοκληρωθεί προτού ξεκινήσει αυτή η εργασία.

   Συμβουλή: Σε αυτή τη φάση είναι εύκολο να δείξετε υπερβάλλοντα ζήλο και να επιλέξετε κάθε εργασία που προηγείται της τρέχουσας εργασίας. Ωστόσο, θα πρέπει να επιλέξετε μόνο τις εργασίες που είναι αμέσως πριν από την τρέχουσα εργασία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχω μια λίστα εργασιών έργου που περιέχει τρεις εργασίες: Εργασία 1, Εργασία 2 και Εργασία 3. Όταν ολοκληρωθεί η Εργασία 1, μπορεί να ξεκινήσει η Εργασία 2 και, όταν ολοκληρωθεί η Εργασία 2, μπορεί να ξεκινήσει η Εργασία 3. Κατά την εισαγωγή των προαπαιτούμενων εργασιών για την Εργασία 3, είναι εύκολο να νομίζετε ότι πρέπει να ολοκληρωθούν και οι δύο Εργασίες, 1 και 2, προτού ξεκινήσει η Εργασία 3. Ωστόσο, δεδομένου ότι η Εργασία 1 βρίσκεται ήδη στη λίστα ως μια προαπαιτούμενη εργασία για την Εργασία 2, δεν χρειάζεται να εμφανίζεται επίσης ως προαπαιτούμενη για την Εργασία 3.

3. Ρυθμίστε τις ημερομηνίες στις στήλες Ημερομηνία έναρξης και Ημερομηνία παράδοσης ώστε να αντικατοπτρίζουν τις σχέσεις μεταξύ των εργασιών. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε δύο εργασίες που γνωρίζετε ότι η κάθε μία από αυτές χρειάζεται περίπου δύο ημέρες για να ολοκληρωθεί. Μπορείτε να ορίσετε την πρώτη εργασία ως προαπαιτούμενη εργασία για τη δεύτερη εργασία. Θα πρέπει να προσαρμόσετε τη στήλη Ημερομηνία έναρξης για τη δεύτερη εργασία, έτσι ώστε η ημερομηνία να είναι μετά την Ημερομηνία παράδοσης για την πρώτη εργασία και θα χρειαστεί επίσης να προσαρμόσετε τη στήλη Ημερομηνία παράδοσης για τη δεύτερη εργασία, ώστε να είναι δύο ημέρες μετά από τη νέα Ημερομηνία έναρξης.

   Συμβουλή: Θέλετε αυτή η διαδικασία να είναι πιο αυτοματοποιημένη; Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης μιας λύσης Διαχείρισης εταιρικού έργου που είναι συμβατή με το SharePoint Foundation 2010, όπως Microsoft Project 2010 και Microsoft Project Server 2010.

Αφού έχετε προσδιορίσει τις κατάλληλα προαπαιτούμενες εργασίες για κάθε εργασία, μπορείτε να δείτε πώς απεικονίζονται αυτές οι σχέσεις στο γράφημα Gantt. Όταν καθορίζεται μια προαπαιτούμενη εργασία για μια εργασία, θα δείτε ένα βέλος να εκτείνεται από το τέλος της ράβδου Gantt της προηγούμενης εργασίας έως την αρχή της ράβδου Gantt της επόμενης εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Οι λίστες εργασιών έργου χρησιμοποιούν τις ίδιες λειτουργίες προβολής του SharePoint όπως και άλλες λίστες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσαρμογή της προβολής λίστας εργασιών έργου