Σύνδεση εξωτερικής λίστας στο Outlook
Applies To
SharePoint Server 2013 EnterpriseΜπορείτε να συνδέσετε μια εξωτερική λίστα που περιέχει πελάτες, εργασίες, συναντήσεις ή δημοσιεύσεις με το Microsoft Outlook 2013. Αφού συνδεθείτε, μπορείτε να προβάλλετε, να επεξεργάζεστε και να εκτυπώνετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας το οικείο περιβάλλον εργασίας χρήστη του Outlook σαν να ήταν εγγενής πληροφορίες του Outlook.
Εάν τα δεδομένα που ενημερώνετε είναι στοιχεία επικοινωνίας, όπως σχετικά με τους πελάτες σας, μπορείτε να τους καλείτε, να τους στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να κάνετε προσκλήσεις σε σύσκεψη. Ο συγχρονισμός των δεδομένων είναι διπλής κατεύθυνσης ή αμφίδρομος. Οι αλλαγές που γίνονται στο Outlook 2013 συγχρονίζονται αυτόματα με την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Οι αλλαγές που γίνονται στην προέλευση εξωτερικών δεδομένων συγχρονίζονται με τα στοιχεία στο Outlook 2013, παρόλο που μπορεί να χρειαστεί μια λειτουργία ανανέωσης.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα.
Τι θέλετε να κάνετε;
Πριν ξεκινήσετε
Η εργασία με εξωτερικά δεδομένα απαιτεί αρκετές απαιτούμενες εργασίες για να ενεργοποιήσετε την ασφαλή πρόσβαση στα δεδομένα. Οι παρακάτω πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε τα επόμενα βήματα. Επίσης, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την προσπάθεια εργασίας με εξωτερικά δεδομένα, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε το πρόβλημα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα, εσείς ή ένας διαχειριστής πρέπει να κάνετε τα εξής:
Συνήθεις προαπαιτούμενες εργασίες
Προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων Ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσει ένα λογαριασμό και να παρέχει δικαιώματα στην προέλευση δεδομένων για να διασφαλίσει ότι τα κατάλληλα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και ότι τα δεδομένα δεν καταλήγουν σε λάθος χέρια. Σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να θελήσει να δημιουργήσει συγκεκριμένους πίνακες, προβολές, ερωτήματα και ούτω καθεξής για να περιορίσει τα αποτελέσματα σε αυτό ακριβώς που χρειάζεται και να βοηθήσει στη βελτίωση των επιδόσεων.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών και λογαριασμών του SharePoint Ένας διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει τις υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και τις υπηρεσίες ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων.
Ρύθμιση παραμέτρων των υπηρεσιών ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων Ένας διαχειριστής πρέπει να κάνει τα εξής: να καθορίσει την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για την εξωτερική προέλευση δεδομένων, να δημιουργήσει μια εφαρμογή προορισμού και να ορίσει τα διαπιστευτήρια για την εφαρμογή προορισμού.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων Ένας διαχειριστής πρέπει να εξασφαλίσει ότι ο χρήστης που δημιουργεί τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου έχει δικαιώματα για το χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και ότι οι κατάλληλοι χρήστες έχουν πρόσβαση στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου στον οποίο βασίζεται η εξωτερική λίστα.
Δημιουργία τύπου εξωτερικού περιεχομένου Ένας χρήστης πρέπει να ορίσει έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου, ο οποίος περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις συνδέσεις, την πρόσβαση, τις μεθόδους λειτουργίας, τις στήλες, τα φίλτρα και άλλα μετα-δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση των δεδομένων από την εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Δημιουργία εξωτερικής λίστας Ένας χρήστης πρέπει να δημιουργήσει μια εξωτερική λίστα με βάση τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου και μία ή περισσότερες προβολές της εξωτερικής λίστας, ανάλογα με τις ανάγκες.
Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα του Office είναι έτοιμα για χρήση Για να συγχρονίσετε εξωτερικά δεδομένα με προϊόντα του Office, πρέπει να έχετε Windows 7 ή νεότερη έκδοση και τα παρακάτω δωρεάν προϊόντα λογισμικού, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 και WCF Data Services 5,0 για OData v3 σε κάθε υπολογιστή-πελάτη (εάν είναι απαραίτητο, θα σας ζητηθεί αυτόματα να κάνετε λήψη του λογισμικού). Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή εγκατάστασης του Office, οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών είναι ενεργοποιημένες (αυτή είναι η προεπιλογή). Αυτή η επιλογή εγκαθιστά το χρόνο εκτέλεσης του προγράμματος-πελάτη των υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών που κάνει τα εξής: αποθηκεύει προσωρινά και συγχρονίζει με εξωτερικά δεδομένα, αντιστοιχίζει τα εταιρικά δεδομένα σε τύπους εξωτερικού περιεχομένου, εμφανίζει την επιλογή εξωτερικών στοιχείων στα προϊόντα του Office και εκτελεί προσαρμοσμένες λύσεις μέσα στα προϊόντα του Office.
Προαπαιτούμενες εργασίες για το Outlook
Ενεργοποίηση του συγχρονισμού χωρίς σύνδεση για τη δυνατότητα "εξωτερικές λίστες" Το σύμπλεγμα και η δυνατότητα τοποθεσίας, ο Συγχρονισμός χωρίς σύνδεση για εξωτερικές λίστες, πρέπει επίσης να είναι ενεργά. Αυτή η δυνατότητα είναι ενεργή από προεπιλογή στο επίπεδο της συστοιχίας, αλλά δεν είναι ενεργή από προεπιλογή σε επίπεδο τοποθεσίας.
Δημιουργία τύπου εξωτερικού περιεχομένου που υποστηρίζεται από το Outlook Όταν δημιουργείτε έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου, ο χρήστης πρέπει να ενεργοποιεί την επιλογή υποστήριξης συγχρονισμού χωρίς σύνδεση και να ορίζει το πεδίο τύπος στοιχείου του Office σε ένα από τα εξής: επαφή, συνάντηση, εργασίαή Δημοσίευση.
Αντιστοίχιση αντίστοιχων πεδίων Ένας χρήστης πρέπει να αντιστοιχίσει ένα ή περισσότερα από τα πεδία τύπου εξωτερικού περιεχομένου στα αντίστοιχα πεδία του Outlook.
Κατά την αντιστοίχιση ενός τύπου εξωτερικού περιεχομένου, όπως ένας πελάτης, σε έναν τύπο στοιχείου του Outlook, όπως σε μια επαφή, πρέπει να αντιστοιχίσετε ρητά τα μεμονωμένα πεδία του τύπου εξωτερικού περιεχομένου, όπως το όνομα πελάτη, το επώνυμοτου πελάτη, η διεύθυνσητου πελάτη και το τηλέφωνο του πελάτη, στα αντίστοιχα πεδία τύπου στοιχείου του Outlook, όπως το όνομαμιας επαφής, το επώνυμο, το BusinessAddressκαι το τηλέφωνο εργασίας.
Δεν χρειάζεται να αντιστοιχίσετε όλα τα αντίστοιχα πεδία, αλλά πρέπει να αντιστοιχιστούν τα παρακάτω πεδία.
|
Τύπος στοιχείου του Outlook |
Πεδίο στοιχείου του Outlook |
|---|---|
|
Επαφή |
Επώνυμο |
|
Εργασία |
Subject |
|
Συνάντηση |
Έναρξη, λήξη και θέμα |
|
Δημοσίευση |
Subject |
Τα μη αντιστοιχισμένα πεδία, ανάλογα με τον αριθμό, εμφανίζονται ως σύνθετες ιδιότητες ως εξής:
-
Διπλανό Προσαρτάται στην περιοχή φόρμας στο κάτω μέρος μιας προεπιλεγμένης σελίδας μιας φόρμας του Outlook (2 έως 5 πεδία).
-
Ξεχωριστό Προστέθηκε ως νέα σελίδα σε μια φόρμα του Outlook (6 ή περισσότερα πεδία).
Εάν ο τύπος εξωτερικού περιεχομένου δεν αντιστοιχίζονται απευθείας σε οποιονδήποτε τύπο στοιχείου του Outlook, μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα πεδία σε έναν τύπο στοιχείου post Outlook, ο οποίος είναι ο πιο γενικός τύπος στοιχείου.
Σύνδεση εξωτερικής λίστας στο Outlook 2013
-
Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint που περιέχει την εξωτερική λίστα.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή λίστα > συνδεθείτε στο Outlook.
-
Εάν είναι απαραίτητο, το Outlook 2013 ανοίγει και δημιουργεί ένα νέο αρχείο δεδομένων του Outlook (BCSStorage. pst), το οποίο ονομάζεται εξωτερικές λίστες του SharePoint στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, δημιουργεί ένα φάκελο με το όνομα <τοποθεσία> <εξωτερική λίστα>.
Συμβουλή: Από προεπιλογή, τα δεδομένα ανανεώνονται αυτόματα κάθε έξι ώρες, αλλά αυτή η τιμή μπορεί να αλλάξει. Για να βεβαιωθείτε ότι βλέπετε τα τρέχοντα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχρονισμός τώρα.
Σημείωση: Από προεπιλογή, το Outlook 2013 εμφανίζει μόνο τα πεδία που έχουν αντιστοιχιστεί ρητά στα αντίστοιχα πεδία του Outlook από το συντάκτη του τύπου εξωτερικού περιεχομένου. Εναλλακτικά, για να προβάλετε όλα τα πεδία από την εξωτερική λίστα, εάν είναι αντιστοιχισμένα ή μη αντιστοιχισμένα, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
-
Άνοιγμα ενός μεμονωμένου στοιχείου σε μια φόρμα (στην καρτέλα επαφή , στην ομάδα Εμφάνιση , κάντε κλικ στην επιλογή <όνομα> λεπτομέρειες.)
-
Δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη προβολή του Outlook και συμπεριλάβετε όλα τα πεδία από την εξωτερική λίστα.
Μάθετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εμφάνιση πεδίων και τη δημιουργία προσαρμοσμένων προβολών στο σύστημα βοήθειας του Outlook.
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
