Управление на големи списъци и библиотеки

Можете да извършвате промени на вашия настолен или преносим компютър и след това, когато върнете данните онлайн, да синхронизирате промените и да разрешите конфликтите по гладък и ефективен начин. Работата с големи списъци с помощта на офлайн синхронизиране за "почисти", анализиране или отчет на данни помага за намаляване на натоварването на дейността на базата данни и минимизиране на използването на SharePoint ресурси.

Можете да пренесете данни от списък офлайн и да синхронизирате промените, когато се върнете онлайн с помощта на няколко продукта на Microsoft 365. За да експортирате към тях, приложенията трябва да са инсталирани Microsoft 365 или настолната версия на Office.

Microsoft Access        Access може да обработва повече редове с данни, отколкото SharePoint и имате много мощни инструменти за обработка на тези данни. Работата с вашите данни в Access и синхронизирането с SharePoint може да ви позволи да работите с по-големи набори от данни.

Можете да четете и записвате повечето присъщи списъци от Access, като се свържете с тях, а Access работи добре с почти всички типове данни на SharePoint. Свързването ви позволява да се свързвате към данни в списък на SharePoint, така че да можете да създадете двупосочна връзка за преглед и редактиране на най-новите данни както в списък на SharePoint и база данни на Access. Access създава копие на (или повтаря) списък на SharePoint в таблица наAccess. След като таблицата Access е създадена, можете да работите с данните от списъка в Access до ограничението за Access от два гигабайта (с изключение на прикачените файлове, които не се съхраняват локално). Освен това Access кешира данните от списъка на клиента, използва ефективно кеширане със запис в основната памет и прехвърля само променените елементи от списъка. Всичко това прави изпълнението на заявки и актуализации много по-бързо. Диалогов прозорец за гладкото разрешаване на конфликти помага за управлението на конфликтни актуализации.

Ако е активирана функцията Access Services, можете да работите със значително повече данни от прага на списъчен изглед – до 50 000 елемента по подразбиране. Access автоматично обработва данните в списък или библиотека на малки порции и след това сглобява тези данни – метод, позволяващ работа със значително повече данни от прага на списъчен изглед, без да повлиява отрицателно на другите потребители на сайта на SharePoint.

Microsoft Excel       Можете да експортирате SharePoint списъци в таблица на Excel, което създава еднопосочна връзка за данни между таблицата Excel и списъка SharePoint.

Excel ви позволява да работите без блокиране с големи списъци. Освен това можете да синхронизирате Excel както с SharePoint, така и с Access, за да се възползвате от предимствата на всяка платформа.

Когато актуализирате данните от списъка на SharePoint и обновите таблицата на Excel, Microsoft Excel замества данните на Excel с най-новите данни от списъка на SharePoint, презаписвайки всички промени, които сте направили в тази таблица на Excel.

След като данните са в Excel таблица, можете да се възползвате от многото функции за анализ на данни на Excel, като например мощни и гъвкави работни листове, отчети с обобщени таблици, професионално изглеждащи диаграми и искри линии, условно форматиране с икони, ленти за данни, цветови гами и сложни операции за условен анализ.

Ако е активирана функцията Access Services, можете да работите със значително повече данни от прага на списъчен изглед – до 50 000 елемента по подразбиране.

Microsoft Outlook         От Outlook можете да четете и записвате Списъци за контакти, задачи, календари и обсъждания, както и да синхронизирате библиотеките с документи. Можете например да работите както със стандартните списъци със задачи, така и със списъците със задачи от проект, като поставите списъците със задачи офлайн, прегледате, актуализирате и възложите нови задачи, върнете ги обратно онлайн и ги синхронизирате, без да напускате Outlook. Можете също така да съхранявате, споделяте и управлявате контактите SharePoint по-ефективно в Outlook.

Най-горе на страницата

В Access създавате уеб база данни, базирана на Access Services, като изграждате таблици, базирани на свързани списъци, както и заявки, формуляри, отчети и макроси, които сте публикували в сайт на SharePoint. Тъй като тези уеб бази данни са надстроени, все още можете да ги използвате и модифицирате и да създавате нови такива от шаблон (но не и от Access 2013 ).

Можете да създадете приложение на Access в SharePoint, без да използвате код. По принцип приложението SharePoint е фокусирано, точково решение, което лесно се разпространява и предоставя на пазара. Мислете за дадено приложение като за удобен, алтернативен начин за пакетиране, разпространение, изпълнение, наблюдение и оттегляне на решение. За повече информация вижте Създаване на приложение на Access.

За разлика от Access приложение за уеб база данни, което съхранява данни в списъци на SharePoint, приложението на Access използва база данни за SQL Server, отделна от SharePoint продукти, за да съхранява данни, и следователно не е обект на прага на SharePoint списъчен изглед. Това значително подобрява мащабируемостта на Access решения и прави ефективно обработването на потенциално милиони записи. За потребители на SharePoint Server базата данни SQL Server може да бъде конфигурирана да живее зад защитната стена на вашата организация. За онлайн потребители базата данни е база данни на SQL Server Azure, разрешена с безплатен акаунт и безплатно място за съхранение. За повече информация относно Azure вж. началната страница на Microsoft Azure.

И накрая, все още можете да синхронизирате данни между списък на SharePoint и таблица на Access и да поддържате и двата набора от данни актуални. Тази синхронизация е двупосочна. Промените, направени в Access в списъка с данни, се качват в списъка SharePoint и промените, направени в списъка SharePoint, се изтеглят в Access на вашия компютър. За повече информация вижте Импортиране, свързване или преместване на данни в SharePoint.

Обикновено има две полета за търсене на страница на SharePoint: търсене в сайта в горния край на страницата и отделно поле за търсене в списък или библиотека. Когато използвате полето Търсене в списъка или библиотеката, можете да постъпателно да разширявате обхвата на операцията за търсене:

• По подразбиране обхватът на търсене първоначално се основава на всички елементи в текущия изглед и евентуалните подпапки. Виждате резултатите като колони, които допълнително можете да филтрирате и сортирате. Ако прагът на списъчен изглед е надвишен в момента, не се показват всички резултати.

• Ако не намерите това, което търсите, можете да разширите обхватът на вашето търсене да включва целия списък, включително всички подпапки, независимо от текущия изглед или праг на списъчен изглед.

• Накрая, можете да разширите обхвата, за да търсите в целия сайт. В този случай виждате всички резултати в стандартната страница на сайта за търсене. Можете допълнително да стесните обхвата на резултатите с помощта на панела за уточняване, за да филтрирате например по автора на документ или датата на създаване на елемент от списък. Можете дори да използвате булев синтаксис и логически оператори, за да формулирате по-сложни заявки.

Можете да използвате сайт на център за документи, когато искате да създавате, управлявате и съхранявате голям брой документи. Центърът за документи се базира на шаблон за сайт и е създаден да служи като централизирано хранилище за управление на много документи. Функции, като например метаданни и дървовидна навигация, типове съдържание и уеб части, ви помагат да организирате и извличате документи по ефективен и смислен за вашите потребители начин. За повече информация относно използването на шаблони за сайтове вижте Създаване и използване на шаблони за сайтове във версии на SharePoint Server.

Отговорниците за съдържание могат бързо да конфигурират управлявана от метаданни навигация така, че да върши добра работа за повечето библиотеки, без да създават изрично индекси, но също така да получават помощ при създаването на допълнителни индекси за подобряване на производителността в по-широк диапазон от филтри и изгледи. За повече информация вижте Какво е сайт на център за документи?

Можете да използвате сайта "Център за документи" като авторска среда или архив за съдържание:

• В авторска среда потребителите активно извличат и вкарват обратно файлове и създават структури от папки за тези файлове. Създаването на версии е разрешено, като може да съществуват 10 или повече предишни версии на всеки документ. Потребителите често извличат и вкарват обратно документи и работните потоци може да помогнат за автоматизирането на действията с документите.

• За разлика от това, в архив за съдържание (или база знания), се извършват много малко дейности, свързани със създаване. Потребителите само преглеждат или качват документи. Обикновено архивите за съдържание съдържат единични версии на документи и един сайт може да съдържа милиони файлове. При един типичен сценарий, например център за техническа поддръжка на голяма организация, 10 000 потребители може да имат достъп до съдържанието, предимно за да го четат. Едно подмножество от 3000 до 4000 потребители може да качва ново съдържание в сайта.

Ежедневният времеви прозорец е начин администраторите да зададете специален период от време, през който всички потребители да извършват неограничени операции без ограничения и обикновено се планират извън пиковите часове.

Въпреки че изгледите са основно средство за извличане на елементи от списък или библиотека, има и други команди и операции на SharePoint, които е по-добре да се използват по време на ежедневния времеви прозорец.

Тези команди и операция може да не се изпълнят успешно, ако превишите праговете и ограниченията на сайт при извличане на данните от списъка по време на нормалното работно време. Изпълняването им без ограничения по време на ежедневния времеви прозорец може да избегне грешките и негативното въздействие върху други потребители.

Настройката на ежедневен времеви прозорец изисква да зададете начален час и времетраене. Когато задавате времето и времетраенето, разберете, че ако някой започне дълга изпълняваща се заявка или операция по време на прозореца, тя ще продължи, докато не завърши, независимо дали това е в прозореца.

1. Като администратор влезте в централното Администрация.

2. Отидете на Управление на приложения > Управление на уеб приложения.

   

3. Изберете приложението, за което да зададете или промените настройката за ежедневния времеви прозорец.

4. На лентата, в Общи настройки за достъп до менюто изберете стрелката надолу и след това изберете Ограничаване на ресурси.

   

5. Променете ежедневния времеви прозорец и след това задайте времето и продължителността, които искате да използвате.

   

6. Когато сте готови, изберете OK.

Ако не сте разработчик или нямате удобен достъп до ресурси за разработчици, за да направите тези операции, можете да отложите тези типове операции за ежедневния времеви прозорец. За да видите кога е планиран ежедневният времеви прозорец, обърнете се към вашия администратор.

Прагът на списъчен изглед (LVT) е на мястото си, за да осигури производителност сред потребителите и да защити сървъра от неволно претоварване по време на заявки. LVT може да се променя само в сървърни версии на SharePoint от администратор в приложението "Централна Администрация". Не препоръчваме да го променяте, за да избегнете влошаване на производителността. SharePoint не позволява на администраторите да променят LVT, за да защитят потребителите на други клиенти от проблеми с производителността, когато се извличат големи набори от данни. Вместо това използвайте индекси, филтри и папки за управление на заявки.

Ако имате само няколко заявки, които изискват повишаване на LVT, помислете за използване на ежедневния времеви прозорец извън работното време.

Ако наистина искате да промените LVT, следвайте тези стъпки. Те са стандартни заSharePoint 2016 макар че потребителският интерфейс може малко да се различава. Приложението за централно администриране е отделно от вашия SharePoint сайт и за достъп изисква права на администратор на сървърна група. Можете да променяте LVT само във версиите на сървъра на SharePoint.

1. Като администратор влезте в централното Администрация.

2. Отидете на Управление на приложения > Управление на уеб приложения.

   

3. Изберете приложението, за да промените прага на списъчен изглед.

4. На лентата, в Общи настройки за достъп до менюто изберете стрелката надолу и след това изберете Ограничаване на ресурси.

   

5. Променете стойността на Праг на списъчен изглед (първа в списъка) на разумна стойност.

6. Изберете OK.

Има допълнителни настройки на страницата за ограничаване на ресурси, които като администратор ще искате да разберете.

• Праг на списъчен изглед за проверяващи и администратори:    Това по подразбиране е "по-високо ограничение". Вместо това заявките, които се изпълняват от проверяващ или администратор, който конкретно (програмно) иска да замести LVT, ще бъдат обект на това ограничение. По подразбиране той е 20 000, а не 5000 за LVT. Повишаването на тази граница има същите последици като повишаването на LVT. Когато променяте тази стойност, има свързани промени, които може да се наложи да бъдат направени.

• Заместване на обектен модел:    Ако често използвате потребителски код във вашето разполагане и имате нужда от заместване на LVT на по-високо ограничение, тогава може да е добра идея да разрешите заместването на обектния модел и да дадете разрешения на проверяващ или администратор за приложението, което ще изпълнява заявките. Тази настройка е включена по подразбиране, но можете да я забраните, ако не ви трябва. Добър пример кога може да пожелаете да използвате това, е ако сте въвели код, който ще извършва кеширане на по-голям набор от резултати, които се използват често в интервал от примерно няколко минути. Ако не планирате кеширане на съдържанието и планирате да изпълнявате тези заявки често, не ви препоръчваме да използвате този метод, за да заобиколите LVT, тъй като това ще повлияе неблагоприятно на производителността на вашия сървър. Накратко: "tread lightly".

• Праг на справка за списъчен изглед:    Тази функция ограничава броя на съединенията, които може да извършва една заявка. Той се равнява на броя на полетата за търсене, човек/група или състояние на работния поток, които са включени в заявката. Например изглед, който показва 6 справочни колони и филтри за други 3 отделни колони за справки, използва 9 заявки. Ако прагът за броя на колоните за справка на заявка за списък е зададен на 8, това ще доведе до грешка. Не се препоръчва увеличаване на това число на повече от 8.

  Задълбочено тестване на Microsoft показва, че има сериозно рязко влошаване на производителността, което се проявява при над 8 съединения. Не само че пропускателната способност на сървъра намалява значително в този момент, но заявката завършва с използване на непропорционално голямо количество от SQL Server ресурси, което засяга негативно всички останали, които използват същата тази база данни. За повече информация вж. раздела "Справочни колони и списъчни изгледи" на Резултати и препоръки от тестове за производителност и капацитет.

• Ежедневен времеви прозорец за големи заявки:    Тази функция ви позволява да задавате период от време всеки ден, през който потребителите могат да използват без ограничения по-големи заявки. Има няколко неща, които трябва да обмислите внимателно, преди да зададете този период:

  • За да засегнете най-малък брой потребители, периодът трябва да бъде извън пиковите часове или по време, когато очаквате най-малко натоварване. Ако изберете час по средата на работния ден за повечето от вашите потребители, тогава дори и тези, които не използват големия списък, може да бъдат засегнати негативно.

  • Опитайте да се спрете на разумен период от време, така че хората да могат да го използват за коригиране на своите списъци, а не да се обръщат към администратора.

  • Операциите, започнали по време на този прозорец, няма да бъдат прекратени след края му. Обмислете времето, нужно на потребител, опитващ се да изтрие голям списък точно преди края на прозореца.

  • Съобразете се с различните часови зони. Това е особено важно, ако вашата организация или клиентите ви са географски широко разпределени и споделят централно хостван SharePoint сървър. Задаването му на 18:00 ч. може да работи за собственото ви местоположение, но няма да бъде полезно, в Сидни, Австралия.

• Праг на уникални разрешения за списък:    Това е броят уникални разрешения, позволени за един списък. Ако имате папка, която прекъсва наследяването за разрешения, и зададете някои разрешения за нея (и всички елементи в нея), това се брои като 1 спрямо вашия праг на уникални разрешения за списък. За разлика от LVT и други настройки, този праг не се задейства от преглеждане на съдържанието или извършване на друга операция върху него, а изрично при промяна на разрешенията.

  Ако можете да си го позволите, намаляването на това число е препоръчително. Неговата стойност по подразбиране е 50 000, което е голям брой уникални разрешения. Вашият списък е много по-вероятно да натъкне на проблеми с разрешенията, преди да достигне до този брой, така че изпреварващата му корекция на подходяща за вашата среда стойност може да се окаже добра идея.

За да намали състезанията за база данни, SQL Server (сървърна база данни за SharePoint) често използва заключването на ниво ред като стратегия за осигуряване на точни актуализации без влошаване за другите потребители, които получават достъп до други редове. Но ако някоя операция за четене или запис в база данни, като например заявка, доведе до едновременното блокиране на повече от 5000 реда, тогава е по-ефективно SQL Server временно да заключи цялата таблица до завършване на операцията с базата данни.

Когато е заключена цялата таблица, това предотвратява достъпа до нея от други потребители. Ако това се случва твърде често, потребителите ще изпитат влошаване на производителността на системата. Следователно праговете и ограниченията са от съществено значение, за да ви помогнат да намалите въздействието на операциите, използващи много ресурси, и да балансирате нуждите на всички потребители.

Следващата диаграма обобщава основните моменти от това, което се случва зад кулисите, когато получавате достъп до много елементи в списък или библиотека.

1. Данните от списък или библиотека в колекция от сайтове се съхраняват в таблица на SQL Server база данни, която използва заявки, индекси и заключва, за да поддържа цялостната производителност, споделяне и точност.

2. Филтрираните изгледи с индекси на колони (и други операции) създават заявки към базата данни, които идентифицират едно подмножество от колони и редове и връщат това подмножество във вашия компютър.

3. Праговете и ограниченията спомагат за регулиране на операциите и балансиране на ресурсите за множество едновременно работещи потребители.

4. Привилегированите разработчици могат да използват заместване на обектния модел, за да увеличат временно праговете и ограниченията за приложенията по избор с версиите на SharePoint Server.

5. Администраторите могат да задават специални времеви прозорци за всички потребители, за да позволяват операции без ограничения по време на ненатоварените часове с версиите на SharePoint Server.

6. Работещите с информация могат да използват подходящи ограничения за изгледи, стилове и страници, за да ускорят показването на данни на страницата.

Списъците и библиотеките имат конкретни максимални ограничения, както е показано в тази таблица.

Функция	Максимално ограничение
Брой на елементите в списък или библиотека	30 милиона
Размер на отделен файл или прикачен елемент	10 гигабайта

Следващата таблица обобщава информацията за регулиране и ограничаване на ресурси, която трябва да имате предвид. Това регулиране и ограничаване се задава в страницата "Регулиране на ресурси" в централното администриране при версиите на SharePoint Server. За конкретни ограничения и искания за вашия сайт се обърнете към вашия администратор.

Праг или ограничение	Стойност по подразбиране	Описание
Праг за списъчен изглед	5,000	Задава максималния брой на елементите в списък или библиотека, които една операция с база данни – например заявка, може да извлича едновременно. Операциите, които надхвърлят тази граница, се блокират. За да ви се даде време да направите алтернативни планове, може да бъдете предупредени на страницата "Настройки на списък", когато вашият списък надхвърли 3000 елемента. Това предупреждение съдържа връзка за помощ към тази тема.
Ограничение за уникални разрешения	50 000	Задава максималния брой на уникалните разрешения, допустими за списък или библиотека. Всеки път, когато прекъснете наследяването на разрешения за даден елемент или папка, той се брои като 1 уникално разрешение към това ограничение. Ако се опитате да добавите елемент, който би довел до надвишаване на това ограничение, няма да можете да направите това.
Ограничение на размера на редовете	6	Задава максималния брой редове на таблица, вътрешни за базата данни и използвани за един елемент на списък или библиотека. За да бъдат приспособени големи списъци с много колони, всеки елемент се пренася на няколко вътрешни реда на таблицата, най-много до 6 реда и общо до 8000 байта (включително прикачените файлове). Ако например имате списък с много малки колони, който съдържа стотици колони от тип "Да/не", може да превишите това ограничение, в който случай няма да можете да добавяте повече колони от типа "Да/не" в списъка, но все пак може да ви бъде позволено да добавяте колони от друг тип. Администраторите могат да задават това ограничение само с помощта на обектния модел, а не чрез потребителския интерфейс.
Праг за колоните за справка в списъчен изглед	12	Задава максималния брой на операциите за съединение, например тези, които са базирани на колони за справка, човек/група или състояние на работния поток. Ако заявката използва повече от 8 колони, операцията се блокира. Възможно е обаче програмно да изберете кои колони да се използват с помощта на максималния изглед, който може да бъде зададен чрез обектния модел.
Прагов размер за списъчен изглед за проверяващи и администратори	20 000	Задава максималния брой елементи на списък или библиотека, които една операция с база данни, например заявка, може да извлече едновременно, когато е осъществена от проверяващ или администратор с подходящи разрешения. Тази настройка работи съвместно с Разреши заместване на модели на обекти.
Разрешаване на заместване на модели на обекти	Да	Задава дали разработчиците могат да осъществяват операции с базата данни – например заявки, които изискват заместване на Праг на списъчен изглед с по-високото ограничение, указано от Праг на размера на заявка за списък за проверяващи и администратори. Администраторът трябва да разреши заместване на обектен модел, след което разработчиците с подходящо разрешение могат програмно да поискат техните заявки да използват по-високия праг на списъчен изглед, за да се възползват от него.
Ежедневен времеви прозорец	Няма	Задава период от време, през който се игнорират праговете и ограниченията на ресурсите. Администратор може да конфигурира времеви прозорец по време на "извън пиковите часове" на стъпки от 15 минути и до 24 часа, като например от 18:00 ч. до 22:00 ч. или от 1:30 ч. до 5:15 ч. Една операция или заявка към база данни, започнала в рамките на всекидневния времеви прозорец, продължава до завършването си (или до прекратяване поради грешка), дори и да завърши извън рамките на зададения времеви прозорец.