Добавяне на колона "Корпоративни ключови думи" към списък или библиотека

Забраняване или разрешаване на публикуване на метаданни

Можете да контролирате дали изразите или ключовите думи, които се добавят към колоните Управлявани метаданни или Корпоративни ключови думи в списък или библиотека, да станат достъпни като ключови думи за маркиране със социални етикети. Ако например вашият списък съдържа поверителна информация, може да не искате стойностите на ключовата дума да са видими. За да ограничите достъпа до ключови думи, обмислете забраняване на публикуването на метаданни.

За да забраните или разрешите публикуването на метаданни, изпълнете следните стъпки:

1. Отидете в списъка или библиотеката, за които искате да конфигурирате публикуване на метаданни.

2. От лентата за библиотека или списък на SharePoint Server изберете Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

   От сайт на SharePoint в Microsoft 365 изберете Настройки и след това изберете Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

3. Под Разрешения и управление изберете Настройки на корпоративни метаданни и ключови думи.

4. В секцията Публикуване на метаданни , под Записване на метаданни в този списък като социални етикети направете едно от следните неща:

   • За да публикувате стойности в полетата "Управлявани метаданни" и "Корпоративни ключови думи" в профили в социални мрежи и в "Моят сайт", поставете отметка в квадратчето.

   • За да предотвратите излагането на стойности в полетата "Управлявани метаданни" и "Корпоративни ключови думи" на социални етикети и профили в "Моят сайт", изчистете отметката от квадратчето.

5. Изберете OK.

Повече информация за корпоративните ключови думи

SharePoint преобразува вашите корпоративни ключови думи в един набор от изрази, които не са йерархични. Можете да намерите този специален набор от изрази, който се нарича набор ключови думи, с помощта на инструмента за управление на хранилища на изрази. За повече информация вижте Създаване, конфигуриране и управление на групи и набори от изрази.

Ключовите думи, които добавяте, са достъпни за други хора, когато потребителите имат достъп до SharePoint списъци или библиотеки. Например когато потребителите въведат подобни знаци в колоната "Корпоративни ключови думи" на списъка, SharePoint показва ключовата дума в съобщение за предложение. А ако добавите колона "Корпоративни ключови думи" към списък или библиотека, SharePoint копира всички съществуващи етикети на документи в колоната "Корпоративни ключови думи", когато документите се качат в списъка или библиотеката. Това помага за синхронизирането на съществуващи ключови думи с функциите за управлявани метаданни.

Администраторите на хранилището за изрази могат да направят зададените ключови думи отворени или затворени. Дали наборът е отворен, или затворен, се отразява на начина, по който потребителите работят с колона за корпоративни ключови думи в списък или библиотека. Ако добавите колона за корпоративни ключови думи към списък или библиотека, потребителите на сайта могат да въвеждат стойности на ключови думи. Ако наборът от ключови думи е затворен, потребителите не могат да подават нови ключови думи, но трябва да използват съществуващи корпоративни ключови думи или управляван израз. Ако наборът от изрази ключови думи за сайта е отворен, потребителите могат да добавят всяка текстова стойност към тази колона.

Ако е подходящо, администратор, който има разрешение да управлява, може да промени начина, по който SharePoint обработва тези ключови думи, и да ги премества в определен управляван набор от изрази. След това ключовите думи стават достъпни за същите видове употреба като другите изрази в този набор от изрази.