Добавяне на колона "Корпоративни ключови думи" към списък или библиотека

Забраняване или разрешаване на публикуването на метаданни

Можете да контролирате дали термините или ключовите думи, които са добавени към колоните Управлявани метаданни или Корпоративни ключови думи в списък или библиотека, стават достъпни като ключови думи за социално маркиране. Ако например списъкът ви съдържа поверителна информация, може да не искате стойностите на ключовите думи да са видими. За да ограничите достъпа до ключови думи, помислете за забраняване на публикуването на метаданни.

За да забраните или разрешите публикуването на метаданни, изпълнете следните стъпки:

1. Отидете в списъка или библиотеката, за които искате да конфигурирате Публикуване на метаданни.

2. От лентата за библиотека SharePoint Server или списък изберете Библиотека Настройки или Списък Настройки.

   От сайт SharePoint в Microsoft 365 изберете Настройки и след това изберете Библиотека Настройки или Списък Настройки.

3. Под Разрешения и управлениеизберете Корпоративни метаданни и Ключови думи Настройки.

4. В секцията Публикуване на метаданни, под Записване на метаданни в този списък като социални етикети направете едно от следните неща:

   • За да публикувате стойности в полетата Управлявани метаданни и Корпоративни ключови думи в социално маркиране и профили на "Моят сайт", поставете отметка в квадратчето.

   • За да предотвратите показването на стойности в полетата "Управлявани метаданни" и "Корпоративни ключови думи" на социалните етикети и профилите "Моят сайт", изчистете отметката от квадратчето.

5. Изберете OK.

Повече информация за корпоративните ключови думи

SharePoint преобразува вашите корпоративни ключови думи в един набор от термини, които не са йерархични. Можете да намерите този специален набор от термини, който се нарича набор от ключови думи, с помощта на инструмента за управление на магазина за термин. За повече информация вижте Създаване, конфигуриране и управление на групи и набори от термини.

Ключовите думи, които добавяте, са достъпни за други хора, когато потребителите SharePoint списъци или библиотеки. Например когато потребителите въведете подобни знаци в колоната Корпоративни ключови думи на списъка, SharePoint показва ключовата дума в съобщение за предложение. А ако добавите колона с корпоративни ключови думи към списък или библиотека, SharePoint копира всички съществуващи етикети на документи в колоната корпоративни ключови думи, когато документите бъдат качени в списъка или библиотеката. Това помага за синхронизирането на съществуващи ключови думи с функциите за управлявани метаданни.

Администраторите на магазина за термини могат да направят набора от ключови думи отворен или затворен. Дали наборът е отворен, или затворен, влияе върху начина, по който потребителите работят с колона с корпоративни ключови думи в списък или библиотека. Ако добавите колона с корпоративни ключови думи към списък или библиотека, потребителите на сайта могат да въвеждат стойности на ключови думи. Ако наборът от ключови думи е затворен, потребителите не могат да подадат нови ключови думи, но трябва да използват съществуващи корпоративни ключови думи или управляван термин. Ако наборът от термини "Ключови думи" за сайта е отворен, потребителите могат да добавят всяка текстова стойност към тази колона.

Ако е подходящо, администраторът, който има разрешение да управлява, може да промени начина, SharePoint обработва тези ключови думи, и да ги премести в определен управляван набор от термини. След това ключовите думи стават достъпни за същите видове употреба като другите изрази в този набор от изрази.