SharePoint предлага мащабируема и богата на функции среда за управление на съдържание. Ако имате голям обем файлове за управление, обмислете дали да не използвате шаблон за сайт на център за документи. Този шаблон е оптимизиран за широкомащабно управление на документи. Той може да ви спести време и да ви помогне да бъдете по-ефикасни. За шаблона са включени версии, ИД на документи, набори от документи, навигация на метаданни и типове съдържание.
Сайт на център за документи работи за следните два сценария:
-
Среда за авторство В средата за авторство на центъра за документи потребителите създават и редактират хиляди документи или мултимедийни активи, които се съхраняват в централно хранилище.
-
Архивиране на съдържание В архива на съдържанието, като например база знания, потребителите съхраняват или преглеждат документи.
Тази статия ви разказва за функциите в шаблон за сайт на център за документи.
За да създадете център за документи, вижте използване на шаблони за създаване на различни видове сайтове на SharePoint
Какво има в сайт на център за документи?
Шаблонът за сайт на центъра за документи съдържа функции, които правят по-лесно и по-ефективно създаването и управлението на големи набори от документи. В повечето случаи собственик на сайт може да добави всяка от тези функции поотделно. Шаблонът за сайт на центъра за документи автоматично позволява препоръчваните функции за управление на документи. Следващите раздели описват накратко тези функции.
Можете да използвате сайт на център за документи като среда за авторство или архив за съдържание. В среда за авторство потребителите често извличат и вкарват обратно файлове и създават структури от папки за тези файлове. Създаването на версии е разрешено и по-ранните версии на всеки документ се запазват. Освен това работните потоци могат да управляват цикъла на живот на документ.
За разлика от това много малко авторство възниква в архива на съдържанието. Потребителите само преглеждат или качват документи. Шаблонът за сайт "център за документи" поддържа създаването на тип архивиране на съдържание, наречено архивите на база знания. Обикновено базите знания съдържат единични версии на документи и Сайтът може да мащабира до милиони файлове. В типичен сценарий, като например център за технически поддръжка за голяма организация, хиляди хора имат достъп до съдържанието, предимно за да го прочетат. Само някои от тях ще качат ново съдържание на сайта.
Следните елементи описват някои функции на SharePoint, които можете да включите в сайт на център за документи. Освен тези възможности някои организации персонализират изгледа и навигацията на центъра за документи. Някои добавят уеб части по избор.
Управляваните метаданни са система, която присвоява определени условия на документи в SharePoint. След това можете да използвате тези условия, за да класифицирате документите. Можете също да използвате метаданни, за да създадете мощен инструмент за навигация за потребителите, които могат да му помогнат да намери бързо това, което искате.
Например да предположим, че фирмата ви има база знания, която съдържа статии, които помагат на хората да отстранят проблемите с продуктите. Можете да създадете изрази за метаданни, които позволяват на потребителите да филтрират информацията по продукт, по тип проблем или други свойства.
В сайт на център за документи всеки елемент от съдържанието получава уникален ИД, който не е свързан с местоположението на документа, като връзка към URL адрес. Това означава, че ако местите или преименувате документа, ИД остава същото. Можете да използвате ИД, за да създадете постоянна връзка за документа и да намалите прекъснати връзки.
Версиите се разрешават автоматично в сайт на център за документи. Това означава, че автоматично имате Хронология на всички различни версии на файл. В процес на преглеждане на документи, например това означава, че имате запис на всички актуализации, които са били въведени по време на цикъла на преглед. Можете да проследявате актуализации, отговори на контакти и т. н. Освен това, ако възникне проблем с текущата версия на дадена статия, можете да се върнете бързо към последната известна добра версия.
Типът съдържание е конкретен вид съдържание заедно с група настройки за съдържанието. Когато някой създаде документ от дефиниран тип съдържание, той автоматично получава всички подходящи настройки за този тип съдържание. Центърът за документи може да има колекция от типове съдържание – различни видове документи, видео, шаблони и т. н.
Организаторът на съдържание не се включва автоматично в сайта на центъра за документи, но много потребители го добавят. Организаторът на съдържание е функция на SharePoint, която ви позволява да управлявате цялостната организация и структура на елементите. Чрез използване на метаданни или типове съдържание организаторът на съдържание може автоматично да маршрутизира документи и други елементи към определени местоположения. Например в база знания може да се наложи организаторът на съдържание автоматично да маршрутизира всички нови подавания към специална библиотека, която събира статии за конкретен продукт.
