Използване на филтриране за модифициране на изглед на SharePoint

Филтрите намаляват обема на върнатите данните, като избират елементи въз основа на операции (например по-голямо или по-малко от) и отговарящите на тях данни. Когато създавате филтриран изглед, вашата първа индексирана колона в израза за филтриране трябва максимално да редуцира набора данни. Например филтрирането на поле за състояние или дата често значително редуцира набора данни. Ако имате 15 000 елемента, ще искате след първото индексиране да бъдат върнати по-малко от 5000 елемента. Ако вашият набор от данни не надхвърля 5000 елемента, това вече е добра практика.

SharePoint избира първата индексирана колона от дадена заявка и след това използва останалите колони, за да бъдат избрани вашите данни. Другите колони, които задавате във филтъра на изглед, може да бъдат или да не бъдат индексирани. Изгледът не използва тези индекси, дори и резултатът от филтрирания изглед да връща по-малко от прага на списъчен изглед.

Ако например имате заявка: размер = голям AND цвят = червен. В списъка размерът не се индексира, но цветът – да. Стига в списъка да има по-малко от 5000 "червени" елементи, заявката ще бъде успешна за един голям списък. Ако обаче имате заявка "размер = голям OR цвят = червен", въпреки че базата данни може да намери всички червени елементи, тя трябва да сканира целия списък, за да намери и всички големи елементи. Ако бъдат върнати повече от 5000 елемента, заявката се затормозва.

Ако използвате две или повече колони в израза за филтриране, определящият индекс или индекси използват оператор AND. Ако например искате да върнете кучета от голям списък с животни. Имате неиндексирана колона, наречена "Видове", в която има "Куче" като стойност. Ако току-що сте направили заявка "Видове = Куче", вашата заявка ще бъде затормозена. Ако обаче имате индексирана колона, наречена "Клас", вашата заявка става "Клас = Бозайници AND Вид = Куче". Може също да търсите котки и кучета със заявката "Клас = Бозайници AND (Видове = Куче OR Видове = Котка)". Втората заявка избира всички бозайници и след това филтрира до кучета и котки.

Ако колоните, които ще използвате за филтриране, нямат индекси, ще искате да започнете, като създадете индекси. За повече информация вижте Добавяне на индекс към SharePoint колона.

След като индексирате колона, можете да я добавите към изглед, когато го създавате или променяте, а след това да я използвате за филтриране на изгледа. Преди да създадете изглед, може да се наложи да добавите още колони в списъка, за да постигнете по-голяма гъвкавост при сортиране, групиране и филтриране. За сортиране и филтриране можете да изберете колони, които влизат в набора данни, но не са показани.

Създаване на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

1. Щракнете върху раздела Списък или Библиотека и след това щракнете върху Създаване на изглед.
   
   

2. В страницата Тип на изгледа щракнете върху изгледа, който искате да използвате. Ако не сте сигурни, изберете Стандартен изглед.

   

3. Въведете Име на изглед.

   

4. Редактирайте уеб адреса за изгледа или приемете настройката по подразбиране. По-късно може да се върнете и да промените това.

5. В раздела Филтър щракнете върху Покажи компоненти само ако следното е вярно и след това изберете дали искате да филтрирате компонентите въз основа на една, или повече индексирани колони.

   Например за да създадете изглед само на елементите, променени днес, изберете колоната Променени (индексирани) и условието е равно на, а след това въведете [Today].

   

   Забележка: Ако не виждате колони, в които след името има (Индексирани), то за този списък или библиотека нямате налични индексирани колони. Трябва първо да създадете прост или съставен индекс.

6. За да ограничите броя на елементите, които се показват на всяка страница, превъртете надолу до Максимален брой елементи и задайте стойността Брой елементи за показване. Когато създавате изглед, броят на елементите, които да се показват по подразбиране, е 30.

   

7. Има две опции, които можете да изберете, когато задавате максимален брой елементи на страница:

   • Показване на елементите на групи с определен размер, която води до показване на данните страница по страница – полезно, когато преглеждате елементите неинтерактивно.

     Когато има повече елементи от вашата настройка за ограничение, те ще се показват страница по страница.

     

   • Ограничение на общия брой върнати елементи до указаното количество води до твърдо ограничение, което може да върне или да не върне всички резултати на вашата операция за филтриране. Това може да бъде полезно, когато тествате вашия изглед, създавате прототип или искате само да извлечете първите стойности от даден изглед.

8. Под Стил можете да изберете Екран за визуализация, за да видите цялата информация от елементите във вашия списък във вертикален формат на екрана. Екранът за визуализация е един от стиловете за изглед , които можете да изберете под Стил, когато редактирате или създавате изглед.

   

   Можете да навигирате по-бързо из данните, като застанете над заглавието на елемент в областта на превъртане от лявата страна на страницата, за да видите всички стойности на колони на текущия елемент, показани вертикално в дясната страна на страницата. Показват се по-малко начални данни и това помага за по-бързото показване на изгледа. Този стил е много полезен и когато вашият списък е широк или има много колони и би изисквал хоризонтално превъртане, за да видите данните.

   

9. Щракнете върху OK.

Има още стъпки, които можете да направите с един изглед, но това е достатъчно, за да видите данните, които са надхвърлили прага за списъчен изглед, ако сте блокирани. Може и да сортирате или групирате по даден критерий, да задавате общи суми, да разгъвате папки и да оптимизирате изгледа при показване на мобилно устройство.

Промяна на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

1. Щракнете върху раздела Списък или Библиотека, изберете изгледа под Текущ изгледи след това щракнете върху Промяна на изгледа.
   
   

2. Превъртете надолу до секцията Изгледи и след това щракнете върху изглед.

3. След това можете да промените настройките, както е описано в стъпки от 5 до 9 в процедурата Създаване на изглед по-горе.

4. Щракнете върху OK.

За да филтрирате по-бързо при по-голям брой елементи, първата колона във филтъра трябва да бъде индексирана. Другите колони, които задавате в изглед на филтър, може да бъдат или да не бъдат индексирани, но този изглед не използва тези индекси. Първата колона на филтъра трябва да върне по-малко елементи от прага за списъчен изглед.

Ако първата колона на филтъра върне повече елементи от прага на списъчен изглед, можете да използвате филтър с две или повече колони. Когато дефинирате филтриран изглед, използващ две или повече колони, използвайте оператор И, за да ограничите общия брой на върнатите елементи. Но дори и в този случай трябва да зададете като първа колона във филтъра колоната, която очаквате да връща по-малък обем данни. Използването на филтър OR почти винаги увеличава броя на върнатите елементи и няма да бъде ефективен при тези обстоятелства.

За повече информация относно изгледите вж. Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Има две основни ключови думи, които може да използвате за филтриране въз основа на текущия ден [Today] или на текущия потребител [Me]. Това са динамични данни, тъй като се променят с потребителя или датата.

Използването на [Me] може да бъде полезно, когато просто искате да видите вашите документи в голяма библиотека. [Me] работи върху колони, основани на хора – например "Създадено от" или "Променено от". Например, за да видите всички документи, които сте създали, задайте филтър колоната "Създадено от" да бъде равна на [Me]. Ако сте редактор и искате да видите последните файлове, върху които сте работили, задайте филтър колоната "Променено от" да бъде равна на [Me]. За да видите и двете, създайте двата филтъра, свързани с OR.

Ключовата дума [Today] действа върху колони, базирани на дата. Може да използвате математически изрази, за да определяте диапазони, които се променят с днешната дата. За да видите например всички документи, които са променени през последните 30 дни, може да създадете филтър колоната "Дата" да бъде по-голяма или равна на [Today] - 30. За да пропуснете текущия ден, задайте втори филтър в колоната "Дата", за да бъде по-малка от [Today], и свържете двата филтъра с AND.

Можете да филтрирате SharePoint, който има колона с метаданни. 

Добавяне на колона с метаданни към вашия списък

Отидете в списъка и изберете +Добавяне на колона.

Изберете Още... изберете радио бутона Управлявани метаданни и след това изберете OK.

Като алтернатива, след като сте създали колона "Управлявани метаданни" и сте добавили елементи към вашия списък, можете да приложите етикети на метаданни, като щракнете върху иконата на етикет в екрана с елементи на списъка за редактиране.

Прилагане на етикети на метаданни в екрана за изглед на дърво.

Филтриране на етикети на управлявани метаданни

1. Изберете иконата на филтъра , за да получите достъп до екрана за филтриране.

   

   Забележка: Можете да изберете опцията Изглед на дърво от падащия списък в горния край на екрана, който предоставя йерархичен изглед на термините, свързани с избраната колона.

2. Изберете етикетите с метаданни, върху които искате да филтрирате.

   

3. Като алтернатива, ако имате поне 5 стойности, дефинирани в колоната Управлявани метаданни, изберете връзката Преглед на всички, за да видите екрана за филтриране.

   

4. Проверете етикетите с метаданни, върху които искате да филтрирате, и изберете Приложи.

Ето няколко предложения за типични изгледи, които може да работят добре с индексирани колони: