การสร้างและจัดการรายการงานในโครงการ

สำคัญมากที่คุณจะต้องกลับไปยังรายการงานโครงการของคุณระหว่างที่โครงการของคุณกำลังดำเนินไป และอัปเดตคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องกับสถานะของแต่ละงาน ซึ่งช่วยสื่อสารว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างในโครงการของคุณให้ผู้ที่อาจไม่สามารถติดตามรายละเอียดของงานโครงการได้วันต่อวันได้ทราบ

ในรายการงานโครงการของคุณ ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ต่อไปนี้สำหรับแต่ละงานเพื่ออัปเดตเกี่ยวกับโครงการของคุณ:

• % เสร็จสมบูรณ์    พิมพ์ค่าที่คุณประมาณไว้อย่างดีที่สุดว่างานเสร็จเรียบร้อยไปเท่าให้แล้วโดยใช้หน่วยเป็นเปอร์เซ็นต์ ตัวอย่าง ถ้าคุณทำงานไปได้ครึ่งทางแล้วกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ ให้พิมพ์ 50% ในคอลัมน์ % เสร็จสมบูรณ์ เปอร์เซ็นต์นี้จะนำไปใช้วาดความคืบหน้าทับลงไปบนแถบแกนต์ของงานนั้นๆ

• สถานะงาน    เลือกตัวอธิบายที่บอกสถานะปัจจุบันของงานได้แม่นยำที่สุด

นอกจากนี้ คุณอาจพบความเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ในโครงการที่ทำให้คุณจำเป็นต้องอัปเดตรายการงานโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่น วันที่เริ่มหรือวันครบกำหนด สำหรับงานอาจเปลี่ยนแปลงได้ถ้างานเกิดเริ่มก่อนกำหนด หรือเกิดล่าช้าขึ้น คุณสามารถอัปเดตคอลัมน์เหล่านี้ในส่วนตารางของมุมมอง เหมือนกับที่คุณทำกับคอลัมน์อื่นๆ ในบางกรณี บุคคลที่กำลังทำงานอยู่อาจไม่ว่างทำงานนั้น คุณสามารถอัปเดตผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน โดยอัปเดตที่คอลัมน์ มอบหมายให้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ไปที่ การมอบหมายบุคคลให้กับงานในรายการงานโครงการ

ด้านบนของหน้า

เมื่อมีงานเพิ่มลงในรายการงานโครงการแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการมอบหมายงานเหล่านั้นให้บุคคลในองค์กรของคุณ เมื่อคุณมอบหมายบุคคลให้ทำงาน เท่ากับว่าคุณระบุผู้ที่รับผิดชอบให้ทำงานในงานนั้นจนเสร็จ

1. คลิกครั้งเดียวในคอลัมน์ มอบหมายให้ สำหรับงานที่คุณจะมอบหมาย

   

2. ใส่ชื่อหรือข้อมูลการเข้าสู่ระบบของบุคคลที่คุณมอบหมายงานให้ โดยใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้:

   • คลิก เรียกดู ซึ่งปรากฏอยู่ถัดจากคอลัมน์ มอบหมายให้ เพื่อค้นหาบุคคลที่คุณจะมอบหมายงานในสมุดรายชื่อขององค์กรของคุณ

   • พิมพ์ข้อมูลการเข้าสู่ระบบของบุคคลที่คุณจะมอบหมายงานจากองค์กรของคุณรวมถึงโดเมนในคอลัมน์ มอบหมายให้ ตัวอย่างเช่น พิมพ์ contoso\mollyc ซึ่งมี "contoso" เป็นโดเมน และ "mollyc" เป็นชื่อผู้ใช้

   • พิมพ์ชื่อของบุคคลคุณจะมอบหมายงานในคอลัมน์ มอบหมายให้ ซึ่งจะมีประโยชน์ถ้าคุณจะมอบหมายงานให้ผู้รับจ้างหรือบุคคลอื่นที่ไม่มีบัญชีภายในองค์กรของคุณ

3. แจ้งให้บุคคลที่ได้รับมอบหมายทราบเกี่ยวกับงานที่พวกเขาได้รับมอบหมาย บอกให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับรายการงานโครงการและงานที่ต้องรับผิดชอบในตอนนี้

เมื่อสร้างงานในรายการงานโครงการแล้ว สำคัญมากที่จะต้องวางแผนว่างานใดอาจต้องอยู่ภายใต้งานที่ใหญ่กว่า ตัวอย่าง โครงการของคุณอาจแบ่งให้ทำให้เสร็จได้เป็นระยะต่างๆ ที่มีหลายงานเกิดขึ้นภายในแต่ละระยะ ระยะที่แสดงในรายการงานโครงการของคุณช่วยให้มองสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณจากภาพรวมได้ดีขึ้น

1. บนแท็บ รายการ ในกลุ่ม ใหม่ ให้คลิกลูกศรบน รายการใหม่ แล้วคลิก งานสรุป

2. กรอกฟอร์มเพื่อสร้างสรุปงานใหม่ โดยใส่ข้อมูลต่อไปนี้ตามความเหมาะสม:

   • ชื่อ    พิมพ์ชื่อของงานสรุป

   • งานที่ต้องทำก่อน    เลือกงานสรุปและ/หรืองานย่อยที่ต้องให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเริ่มงานสรุปนี้ เมื่อเลือกในกล่องด้านซ้ายแล้ว ให้คลิก เพิ่ม เพื่อย้ายไปยังกล่องด้านขวา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานที่ต้องทำก่อน ให้ดูส่วนถัดไปในบทความนี้

     เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าคุณเข้าใจเกี่ยวกับงานที่ต้องทำก่อนถูกดีแล้วหรือไม่ หรือถ้าคุณไม่ได้วางแผนให้มีงานที่ต้องทำก่อนทั้งหมดของสรุปงานเพิ่มลงในรายการงานโครงการ คุณสามารถปล่อยว่างไว้ได้ แล้วค่อยเพิ่มความสัมพันธ์แบบงานที่ต้องทำก่อนในภายหลัง โดยใช้ส่วนตารางทางซ้ายของมุมมองรายการงานโครงการ

   • ลำดับความสำคัญ    เลือกระดับความสำคัญที่สะท้อนความสำคัญของงานสรุปนี้ได้แม่นยำที่สุด ดังที่มีความเกี่ยวข้องกับงานสรุปอื่นในโครงการนี้

   • สถานะงาน    เลือกตัวอธิบายที่บอกสถานะของชุดงานภายใต้งานสรุปนี้ได้แม่นยำที่สุด ถ้าคุณแค่กำลังวางแผนโครงการ และยังไม่มีงานใดในงานสรุปเริ่มต้นขึ้น ให้เลือก ยังไม่เริ่มต้น

   • % เสร็จสมบูรณ์ พิมพ์ค่าเปอร์เซ็นต์ที่แทนปริมาณงานที่เสร็จแล้วชุดของงานที่อยู่ภายใต้งานสรุปได้ดีที่สุด ถ้าคุณแค่กำลังวางแผนโครงการ และยังไม่มีงานใดในงานสรุปเริ่มต้นขึ้น ให้ปล่อยให้เขตข้อมูลว่างไว้ หรือพิมพ์ 0%

   • มอบหมายให้ ใช้เขตข้อมูลนี้เพื่อระบุบุคคลที่รับผิดชอบงานสรุปนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบหมายงาน ให้ไปที่ การมอบหมายบุคคลให้กับงานในรายการงานโครงการ

   • คำอธิบาย    พิมพ์คำอธิบายย่อๆ เกี่ยวกับงานสรุป

   • วันที่เริ่ม    ใส่วันที่ควรเริ่มงานย่อยแรกในงานสรุปนี้

   • วันครบกำหนด    ใส่วันที่ควรทำงานย่อยสุดท้ายในงานสรุปนี้เสร็จ

3. คลิก บันทึก เพื่อสร้างงานสรุป

เมื่อสร้างงานสรุปเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคลิกที่ชื่อของงานสรุปในส่วนของตารางด้านซ้ายของมุมมองเพื่อเปิดงานสรุปในมุมมองรายการงานของโครงการใหม่ คุณสามารถเพิ่มงานที่อยู่ภายใต้งานสรุปภายในมุมมองดังกล่าวได้ เมื่อต้องการกลับไปยังมุมมองที่แสดงงานสรุปของคุณ บนแท็บ รายการ ในกลุ่ม จัดการมุมมอง ให้คลิก นำทางขึ้น

ด้านบนของหน้า

งานต่างๆ ซึ่งรวมถึงงานสรุปและงานย่อยที่อยู่ภายในรายการงานโครงการหนึ่งๆ อาจจะต้องทำให้เสร็จเป็นลำดับไป ตัวอย่างเช่น ในกรณีคุณต้องการสร้างบ้านหลังหนึ่ง คุณก็ต้องสร้างฐานรากก่อนจะก่อกำแพง และต้องก่อกำแพงให้เสร็จก่อนจึงจะมุงหลังคาได้ คุณสามารถแสดงลำดับงานอย่างนี้ด้วยคอลัมน์ งานที่ต้องทำก่อน

1. ในแถวงาน ให้คลิกเซลล์ในคอลัมน์ งานที่ต้องทำก่อน จากนั้น คลิกลูกศรอยู่ทางด้านขวาของเซลล์เพื่อแสดงรายการของงานทั้งหมดภายในรายการงานของโครงการปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงงานสรุปและงานย่อยทั้งหมดภายในรายการ

2. คลิกที่กล่องกาเครื่องหมายทางซ้ายของแต่ละงานที่ต้องดำเนินการก่อนที่จะเริ่มงานนี้

   เคล็ดลับ: ตอนที่ทำขั้นตอนนี่คุณอาจเกิดกระตือรือร้นเกิดเหตุ เลือกทุกงานที่มาก่อนงานปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม ที่จริงแล้วคุณแค่จำเป็นเลือกงานก่อนหน้าที่ติดกับงานปัจจุบันเท่านั้น ตัวอย่างเช่น สมมติว่าฉันมีรายการงานของโครงการที่ประกอบด้วยสามงาน: งาน 1, งาน 2 และงาน 3 เมื่องาน 1 เสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเริ่มงาน 2 และเมื่องาน 2 เสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเริ่มงาน 3 ได้ เมื่อใส่ งานที่ต้องทำก่อน สำหรับงาน 3 แน่นอนว่าว่าทั้งงาน 1 และงาน 2 เป็นงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเริ่มงาน 3 อย่างไรก็ตาม ในเมื่องาน 1 อยู่ในรายการ งานที่ต้องทำก่อน สำหรับงาน 2 แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องใส่เป็น งานที่ต้องทำก่อน ของงาน 3

3. ปรับเปลี่ยนวันที่ในคอลัมน์ วันที่เริ่ม และ วันครบกำหนด เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างงาน ตัวอย่างเช่น สมมติว่า คุณมีสองงานที่คุณรู้ว่าใช้เวลาประมาณสองวันต่องานเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ คุณตั้งค่างานแรกเป็นงานที่ต้องทำก่อนงานที่สอง คุณจำเป็นต้องปรับคอลัมน์ วันที่เริ่ม ของงานที่สองเป็นวันหลังจาก วันครบกำหนด ของงานแรก และคุณจำเป็นต้องปรับคอลัมน์ วันครบกำหนด ของงานที่สองเป็นสองวันหลังจาก วันที่เริ่ม ใหม่

   เคล็ดลับ: ต้องการให้กระบวนการนี้จะเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้นหรือไม่ โปรดพิจารณาใช้โซลูชันการจัดการโครงการระดับองค์กรที่เข้ากันได้กับ SharePoint Foundation 2010 เช่น Microsoft Project 2010 และ Microsoft Project Server 2010

หลังจากที่คุณระบุงานที่ต้องทำก่อนที่เหมาะสมสำหรับแต่ละงานเรียบร้อยแล้ว คุณจะเห็นความสัมพันธ์เหล่านี้แสดงในแผนภูมิแกนต์ เมื่อมีงานที่ต้องทำก่อนระบุไว้สำหรับงานหนึ่งๆ คุณจะเห็นลูกศรวาดไว้ระหว่างจุดสิ้นสุดของแถบของงานก่อนหน้าในแผนภูมิแกนต์และจุดเริ่มต้นของแถบของงานถัดไป

ด้านบนของหน้า

รายการงานของโครงการใช้ฟีเจอร์การดูเหมือนกับ SharePoint เป็นรายการอื่น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ การกำหนดมุมมองรายการงานของโครงการเอง