การกําหนดเวอร์ชันทํางานอย่างไรในรายการและไลบรารี

เมื่อเปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชัน เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• เมื่อข้อมูลในรายการหรือไฟล์ถูกสร้างขึ้นเป็นครั้งแรกหรือเมื่ออัปโหลดไฟล์

  : ถ้าจําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณต้องเช็คอินไฟล์เพื่อสร้างเวอร์ชันแรก

• เมื่ออัปโหลดไฟล์ที่มีชื่อเดียวกันกับไฟล์ที่มีอยู่

• เมื่อคุณสมบัติของข้อมูลในรายการหรือไฟล์ถูกเปลี่ยนแปลง

• เมื่อเปิดและบันทึกเอกสาร Office หลังจากเปิดเอกสารอีกครั้ง เวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นหลังจากบันทึกการแก้ไข

• เมื่อแก้ไขและบันทึกเอกสาร Office เป็นระยะๆ การแก้ไขและบันทึกบางรายการไม่ได้สร้างเวอร์ชันใหม่ เมื่อบันทึกการแก้ไขบ่อย ๆ ตัวอย่างเช่น เวอร์ชันใหม่แต่ละเวอร์ชันจะจับจุดในเวลาแทนที่จะเป็นการแก้ไขแต่ละรายการ ซึ่งเป็นเรื่องปกติเมื่อเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ

• ในระหว่างการเขียนร่วมของเอกสาร เมื่อผู้ใช้อื่นเริ่มทํางานกับเอกสารหรือเมื่อผู้ใช้คลิกบันทึกเพื่ออัปโหลดการเปลี่ยนแปลงไปยังไลบรารี 

สามารถมีไฟล์เวอร์ชันปัจจุบันได้สูงสุดสามเวอร์ชันเมื่อใดก็ได้: เวอร์ชันที่เช็คเอาท์แล้ว เวอร์ชันรองหรือเวอร์ชันแบบร่างล่าสุด และเวอร์ชันล่าสุดที่เผยแพร่หรือรุ่นหลัก เวอร์ชันอื่นๆ ทั้งหมดจะถือว่าเป็นเวอร์ชันในอดีต ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูเวอร์ชันปัจจุบันบางเวอร์ชันจะมองเห็นได้เท่านั้น

โดยปกติแล้ว เวอร์ชันหลักแสดงถึงหลักเป้าหมาย เช่น ไฟล์ที่ส่งมาเพื่อรีวิวหรือเผยแพร่ ในขณะที่เวอร์ชันรองคืองานที่ยังไม่พร้อมให้ผู้เข้าร่วมไซต์ทุกคนอ่าน ทีมของคุณอาจต้องการเวอร์ชันรองล่าสุด เช่น เวอร์ชันที่แก้ไขล่าสุด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีทํางานของทีมของคุณ เมื่อเวลาผ่านไป ทีมของคุณอาจต้องการเวอร์ชันรองที่เก่ากว่าน้อยลง

บางองค์กรติดตามไฟล์ทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองในไลบรารี ผู้อื่นติดตามเฉพาะเวอร์ชันหลักเท่านั้น เวอร์ชันหลักจะถูกระบุด้วยจํานวนเต็ม เช่น 5.0 โดยเวอร์ชันหลักจะถูกระบุด้วยจํานวนเต็ม เวอร์ชันรองจะถูกระบุด้วยตัวเลขทศนิยม เช่น 5.1

องค์กรส่วนใหญ่ใช้เวอร์ชันรองเมื่อไฟล์อยู่ในระหว่างการพัฒนา และเวอร์ชันหลักเมื่อถึงเป้าหมายบางอย่างหรือเมื่อไฟล์พร้อมสําหรับการตรวจทานโดยผู้ชมจํานวนมาก ในหลายองค์กร ความปลอดภัยแบบร่างจะถูกตั้งค่าให้อนุญาตเฉพาะเจ้าของไฟล์และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติไฟล์เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าบุคคลอื่นจะไม่สามารถดูเวอร์ชันรองได้จนกว่าจะเผยแพร่เวอร์ชันหลัก

Lists สนับสนุนเฉพาะเวอร์ชันหลักเท่านั้น ข้อมูลในรายการแต่ละเวอร์ชันจะถูกใส่หมายเลขเป็นจํานวนเต็ม ถ้าองค์กรของคุณต้องการการอนุมัติข้อมูลในรายการ ข้อมูลจะยังคงอยู่ในสถานะค้างอยู่จนกว่าข้อมูลเหล่านั้นจะได้รับการอนุมัติโดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติข้อมูลเหล่านั้น ในขณะที่อยู่ในสถานะรอดําเนินการ จะมีการใส่หมายเลขด้วยตัวเลขทศนิยมและเรียกว่าแบบร่าง

จํานวนสูงสุดของเวอร์ชันรองคือ 511 และสามารถปรับจํานวนเวอร์ชันหลักได้ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าจํานวนเวอร์ชันหลัก ให้ดูที่ส่วน การควบคุมจํานวนเวอร์ชันที่จัดเก็บไว้

หากคุณกําลังใช้แอปออนไลน์หรือเดสก์ท็อปเวอร์ชันล่าสุด และคุณพยายามบันทึกเวอร์ชันรองอื่นที่เกินจํานวนสูงสุด คุณจะเขียนทับเวอร์ชันรองล่าสุด ถ้าคุณกําลังใช้ไคลเอ็นต์เก่า คุณจะไม่สามารถบันทึกหรืออัปโหลดการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้เลย เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการเขียนทับหรืออัปโหลดการเปลี่ยนแปลงต่อ คุณต้องประกาศเวอร์ชันหลักถัดไป จากนั้นคุณจะสามารถเผยแพร่เวอร์ชันรองได้สูงสุดอีกครั้งสําหรับเวอร์ชันหลักนั้น เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการประกาศเวอร์ชันใหม่ ให้ดูที่ เผยแพร่หรือยกเลิกการประกาศเวอร์ชันของไฟล์

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน รวมถึงเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง ให้ดู เปิดใช้งานและกําหนดค่าการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการหรือไลบรารี

หมายเลขเวอร์ชันจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณสร้างเวอร์ชันใหม่ ในรายการหรือไลบรารีที่เปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชันหลัก เวอร์ชันจะมีจํานวนเต็ม เช่น 1.0, 2.0, 3.0 และอื่นๆ ในไลบรารี ผู้ดูแลระบบของคุณอาจเปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชันสําหรับทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง เมื่อมีการติดตามเวอร์ชันรอง จะมีเลขทศนิยม เช่น 1.1, 1.2, 1.3 และอื่นๆ เมื่อหนึ่งในเวอร์ชันเหล่านั้นได้รับการเผยแพร่เป็นเวอร์ชันหลัก หมายเลขจะกลายเป็น 2.0 เวอร์ชันรองที่ตามมาจะมีหมายเลข 2.1, 2.2, 2.3 และอื่นๆ

เมื่อคุณละทิ้งการเช็คเอาท์ หมายเลขเวอร์ชันจะไม่เปลี่ยนแปลง ถ้าเวอร์ชันล่าสุดคือเวอร์ชัน 3.0 เวอร์ชันนั้นจะยังคงอยู่ที่ 3.0 หลังจากที่คุณละทิ้งการเช็คเอาท์

เมื่อคุณลบเวอร์ชัน เวอร์ชันจะไปยังถังรีไซเคิลและหมายเลขจะอยู่คู่กับเวอร์ชันนั้น ประวัติเวอร์ชันจะแสดงหมายเลขเวอร์ชันที่เหลืออยู่ หมายเลขเวอร์ชันอื่นจะไม่เปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเอกสารที่มีเวอร์ชันรอง 4.1 และ 4.2 และคุณตัดสินใจที่จะลบเวอร์ชัน 4.1 ประวัติเวอร์ชันที่เป็นผลลัพธ์จะแสดงเฉพาะเวอร์ชัน 4.0 และ 4.2 เท่านั้น รูปภาพต่อไปนี้จะแสดงสิ่งนี้

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน รวมถึงเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง ให้ดู เปิดใช้งานและกําหนดค่าการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถกําหนดค่าผู้ที่สามารถดูแบบร่างของรายการและไฟล์ได้ แบบร่างจะถูกสร้างขึ้นในสองสถานการณ์:

• เมื่อเวอร์ชันรองของไฟล์ถูกสร้างขึ้นหรืออัปเดตในไลบรารีที่ติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง

• เมื่อข้อมูลในรายการหรือไฟล์ถูกสร้างหรืออัปเดต แต่ยังไม่ได้อนุมัติในรายการหรือไลบรารีที่จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา

เมื่อคุณติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง คุณสามารถระบุว่าบุคคลต้องมีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์ก่อนที่พวกเขาสามารถดูและอ่านเวอร์ชันรองได้หรือไม่ เมื่อนําการตั้งค่านี้ไปใช้ บุคคลที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์จะสามารถทํางานกับไฟล์ได้ แต่ผู้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านไฟล์เท่านั้นจะไม่สามารถดูเวอร์ชันรองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ต้องการให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารีของคุณเห็นข้อคิดเห็นหรือการตรวจทานแก้ไขในขณะที่ไฟล์กําลังแก้ไข ถ้าเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองกําลังถูกติดตามและยังไม่มีใครเผยแพร่เวอร์ชันหลัก ไฟล์จะไม่สามารถมองเห็นได้สําหรับผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการดูรายการแบบร่าง

เมื่อจําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา คุณสามารถระบุได้ว่าจะสามารถดูไฟล์ที่รอการอนุมัติได้หรือไม่ โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอ่าน บุคคลที่มีสิทธิ์ในการแก้ไข หรือเฉพาะผู้เขียนและบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการ ถ้าทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองกําลังถูกติดตาม ผู้สร้างต้องประกาศเวอร์ชันหลักก่อนจึงจะสามารถส่งไฟล์เพื่อขออนุมัติได้ เมื่อจําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา บุคคลที่มีสิทธิ์ในการอ่านเนื้อหา แต่ไม่มีสิทธิ์ในการดูแบบร่างรายการจะเห็นไฟล์ที่ได้รับการอนุมัติล่าสุดหรือเวอร์ชันหลัก

ไม่ว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์หรือไม่ก็ตาม ถ้าบุคคลค้นหาไฟล์ที่อยู่ในเวอร์ชันรอง พวกเขาจะไม่ได้รับผลลัพธ์

บางองค์กรอนุญาตไฟล์รุ่นไม่จํากัด และบางองค์กรใช้ข้อจํากัด คุณอาจพบหลังจากเช็คอินไฟล์เวอร์ชันล่าสุดว่าเวอร์ชันเก่าหายไป ถ้าเวอร์ชันล่าสุดของคุณคือ 101.0 และคุณสังเกตเห็นว่าไม่มีเวอร์ชัน 1.0 อีกต่อไป หมายความว่าผู้ดูแลระบบได้กําหนดค่าไลบรารีให้อนุญาตไฟล์เวอร์ชันหลักเพียง 100 เวอร์ชันเท่านั้น การเพิ่มเวอร์ชัน 101 ทําให้เวอร์ชันแรกถูกลบ เหลือเฉพาะเวอร์ชัน 2.0 ถึง 101.0 เท่านั้น ในทํานองเดียวกัน หากมีการเพิ่มเวอร์ชัน 102 เฉพาะเวอร์ชัน 3.0 ถึง 102.0 เท่านั้น

ผู้ดูแลระบบยังอาจตัดสินใจจํากัดจํานวนเวอร์ชันรองไว้เฉพาะรุ่นสําหรับหมายเลขชุดของเวอร์ชันล่าสุด ตัวอย่างเช่น ถ้าอนุญาตเวอร์ชันหลัก 100 เวอร์ชัน ผู้ดูแลระบบอาจตัดสินใจเก็บแบบร่างรองไว้สําหรับเฉพาะเวอร์ชันหลักห้าเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น จํานวนสูงสุดของเวอร์ชันรองระหว่างเวอร์ชันหลักคือ 511 สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง และสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณมีเวอร์ชันรองมากกว่าเวอร์ชันสูงสุด ให้ดูที่ส่วน เวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการประกาศเวอร์ชันใหม่ ให้ดูที่ เผยแพร่หรือยกเลิกการประกาศเวอร์ชันของไฟล์

ในไลบรารีที่จํากัดจํานวนเวอร์ชันหลักที่จะเก็บเวอร์ชันรองไว้ เวอร์ชันรองจะถูกลบสําหรับเวอร์ชันหลักก่อนหน้าเมื่อถึงขีดจํากัดของเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเก็บแบบร่างไว้สําหรับเวอร์ชันหลักเพียง 100 เวอร์ชัน และทีมของคุณสร้างเวอร์ชันหลัก 105 เวอร์ชัน เฉพาะเวอร์ชันหลักเท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้สําหรับเวอร์ชันแรกสุด เวอร์ชันรองที่เชื่อมโยงกับเวอร์ชันหลักห้าเวอร์ชันแรกสุด เช่น 1.2 หรือ 2.3 จะถูกลบ แต่เวอร์ชันหลัก — 1, 2 และอื่นๆ จะถูกเก็บไว้ เว้นแต่ว่าไลบรารีของคุณจะจํากัดเวอร์ชันหลักด้วย

โดยทั่วไปการจํากัดจํานวนเวอร์ชันจะเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี หมายความว่าคุณสามารถประหยัดพื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์และลดความยุ่งเหยิงสําหรับผู้ใช้ แต่ถ้าองค์กรของคุณจําเป็นต้องบันทึกเวอร์ชันทั้งหมดด้วยเหตุผลทางกฎหมายหรือเหตุผลอื่น อย่าใช้ขีดจํากัดใดๆ

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน รวมถึงขีดจํากัด ให้ดู เปิดใช้งานและกําหนดค่าการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการหรือไลบรารี

• ถ้าคุณเป็นลูกค้า Microsoft 365 การกําหนดเวอร์ชันจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างไลบรารีหรือรายการ การกําหนดเวอร์ชันสามารถปิดใช้งานได้โดยใช้ PowerShell หรือ API ของนักพัฒนา หมายเหตุ: ไม่แนะนําให้ปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชันเนื่องจากจะปิดการป้องกันจากการกู้คืนเวอร์ชัน

• สําหรับ SharePoint Server การกําหนดรุ่นจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างไลบรารี แต่จะไม่เปิดเมื่อคุณสร้างรายการ

ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถเปิดหรือปิดการกําหนดเวอร์ชันได้ บนไซต์จํานวนมากที่เป็นบุคคลเดียวกับที่จัดการไซต์ เนื่องจากรายการและไลบรารีจะสืบทอดสิทธิ์จากไซต์นั้น นอกจากการเปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชันแล้ว เจ้าของไซต์ (หรือบุคคลอื่นที่จัดการรายการหรือไลบรารี) จะตัดสินใจว่าต้องการการอนุมัติเนื้อหา ผู้ที่สามารถดูรายการแบบร่าง และจําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์หรือไม่ การตัดสินใจแต่ละรายการเหล่านี้มีผลกระทบกับวิธีการทํางานของการกําหนดเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่น ถ้าบุคคลที่จัดการไลบรารีตัดสินใจจําเป็นต้องเช็คเอาท์ หมายเลขเวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อไฟล์ถูกเช็คอินเท่านั้น ถ้าจําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา หมายเลขเวอร์ชันหลักจะไม่ถูกนําไปใช้จนกว่าไฟล์จะได้รับการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ในการดําเนินการดังกล่าว

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการเปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการหรือไลบรารี ให้ดู เปิดใช้งานและกําหนดค่าการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการหรือไลบรารี

ถ้าเปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชันในไลบรารีของคุณ บุคคลที่ตั้งค่าจะกําหนดว่าจะติดตามทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง และยังกําหนดว่าใครสามารถดูเวอร์ชันรองได้บ้าง ในกรณีส่วนใหญ่ เมื่อจําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา เฉพาะเจ้าของไฟล์ และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการ จะสามารถดูเวอร์ชันรองได้ ในไลบรารีอื่น ใครก็ตามที่สามารถแก้ไขไฟล์ในไลบรารี หรือใครก็ตามที่มีสิทธิ์อ่านไลบรารีจะสามารถดูเวอร์ชันทั้งหมดได้ หลังจากเวอร์ชันได้รับการอนุมัติ ทุกคนที่มีสิทธิ์อ่านรายการหรือไลบรารีจะสามารถดูเวอร์ชันได้

แม้ว่ารายการจะไม่มีเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง แต่รายการใดๆ ที่อยู่ในสถานะ รอดําเนินการ จะถือว่าเป็นแบบร่าง ในกรณีส่วนใหญ่ เฉพาะผู้สร้างรายการและบุคคลที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถดูแบบร่างได้ แบบร่างจะแสดงในสถานะ รอดําเนินการ สําหรับบุคคลเหล่านั้น แต่ผู้อื่นจะเห็นเฉพาะเวอร์ชัน ที่อนุมัติ ล่าสุด ในประวัติเวอร์ชันเท่านั้น ถ้าไฟล์ถูกปฏิเสธ ไฟล์จะยังคงอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ จนกว่าผู้ที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะลบไฟล์นั้น

ตามค่าเริ่มต้น รายการหรือไฟล์ที่ค้างอยู่จะมองเห็นได้เฉพาะผู้สร้างและบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการ แต่คุณสามารถระบุว่ากลุ่มผู้ใช้อื่นสามารถดูรายการหรือไฟล์ได้หรือไม่ ถ้าไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าให้ติดตามทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง บุคคลที่แก้ไขไฟล์จะต้องประกาศไฟล์เวอร์ชันหลักก่อน

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร ให้ดู จําเป็นต้องมีการอนุมัติข้อมูลในรายการหรือไลบรารีของไซต์

เมื่อคุณเช็คเอาท์ไฟล์จากไลบรารีที่เปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชัน เวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่คุณเช็คอินไฟล์นั้นอีกครั้ง และถ้าเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรองเปิดอยู่ คุณสามารถตัดสินใจได้ที่ การเช็คอิน เวอร์ชันที่คุณกําลังเช็คอินชนิดใด ในไลบรารีที่จําเป็นต้องเช็คเอาท์ เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อเช็คอินเท่านั้น

ในไลบรารีที่ไม่จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ เวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นในครั้งแรกที่คุณบันทึกหลังจากเปิดไฟล์ การบันทึกครั้งถัดไปจะเขียนทับรุ่นที่คุณสร้างขึ้นด้วยการบันทึกครั้งแรก ถ้าคุณปิดแอปพลิเคชันแล้วเปิดเอกสารอีกครั้ง การบันทึกครั้งแรกจะกลับมาสร้างเวอร์ชันอีกครั้ง สิ่งนี้อาจทําให้จํานวนเวอร์ชันแพร่กระจายอย่างรวดเร็ว

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเช็คอินและเช็คเอาท์ ให้ดูที่ เช็คเอาท์ เช็คอิน หรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไลบรารี

เมื่อใช้ฟีเจอร์ ดูใน File Explorer เพื่อทํางานกับไฟล์ สิ่งสําคัญคือต้องทราบว่ามีลักษณะการทํางานที่แตกต่างกันเล็กน้อยเมื่อเปรียบเทียบกับการทํางานกับเบราว์เซอร์

ในฟีเจอร์ ดูใน File Explorer การเปลี่ยนชื่อไฟล์จะไม่ถือว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ทริกเกอร์การสร้างเวอร์ชันใหม่ ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณเปลี่ยนชื่อไฟล์ผ่านฟีเจอร์ ดูใน File Explorer SharePoint จะไม่สร้างไฟล์เวอร์ชันใหม่ แต่จะเปลี่ยนชื่อไฟล์

อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้เบราว์เซอร์ (หรือไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive) การเปลี่ยนชื่อไฟล์จะส่งผลให้เกิดการสร้างเวอร์ชันใหม่

การกําหนดให้เช็คเอาท์สามารถช่วยให้ทีมของคุณใช้ประโยชน์สูงสุดจากการกําหนดเวอร์ชัน ได้ เนื่องจากบุคคลจะกําหนดไว้โดยเฉพาะเมื่อมีการสร้างเวอร์ชัน เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีคนเช็คเอาท์ไฟล์เท่านั้น เปลี่ยนแปลงไฟล์ แล้วเช็คอินกลับเข้าไปใหม่ เมื่อไม่จําเป็นต้องเช็คเอาท์ เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีผู้บันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก และเวอร์ชันนี้จะได้รับการอัปเดตเมื่อบุคคลปิดไฟล์นั้น ถ้าบุคคลนั้นหรือบุคคลอื่นเปิดและบันทึกไฟล์นั้นอีกครั้ง เวอร์ชันอื่นจะถูกสร้างขึ้น ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณอาจไม่ได้ตั้งใจที่จะสร้างหลายเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องปิดไฟล์เพื่อเข้าร่วมการประชุมก่อนที่คุณจะทําการเปลี่ยนแปลงไฟล์ให้เสร็จสิ้น

เมื่อจําเป็นต้องเช็คเอาท์ ผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่มไฟล์ เปลี่ยนแปลงไฟล์ หรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติไฟล์โดยไม่ต้องเช็คเอาท์ไฟล์ก่อน เมื่อมีคนเช็คอินไฟล์ พวกเขาจะได้รับพร้อมท์ให้แสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทํา ซึ่งจะช่วยสร้างประวัติเวอร์ชันที่มีความหมายมากขึ้น

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดให้เช็คเอาท์ ให้ดูที่ ตั้งค่าไลบรารีให้จําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์

Lists และไลบรารีมีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการกําหนดเวอร์ชันและการเช็คเอาท์ที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่นําไปใช้กับผู้ใช้หรือกลุ่มที่ระบุ บุคคลที่สามารถแก้ไขระดับสิทธิ์สามารถกําหนดค่าสิทธิ์เหล่านี้แตกต่างกันได้ หรือสามารถสร้างกลุ่มใหม่ที่มีระดับสิทธิ์แบบกําหนดเองได้

สิทธิ์เหล่านี้ทําให้มีความยืดหยุ่นในการจัดการไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ผู้อื่นสามารถลบเวอร์ชันของไฟล์ได้โดยไม่มีสิทธิ์ในการลบไฟล์นั้นเอง สิทธิ์ใน การลบเวอร์ชัน ไม่เหมือนกับสิทธิ์ใน การลบรายการ ดังนั้นคุณจึงสามารถกําหนดระดับการควบคุมแบบกําหนดเองได้

ตารางต่อไปนี้แสดงสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการกําหนดเวอร์ชันและการเช็คเอาท์ และระดับสิทธิ์เริ่มต้นที่นําไปใช้กับสิทธิ์เหล่านั้น

สิทธิ์	ระดับสิทธิ์เริ่มต้น
ดูเวอร์ชัน	ควบคุมทั้งหมด ออกแบบ มีส่วนร่วม และอ่าน
ลบเวอร์ชัน	ควบคุมทั้งหมด การออกแบบ และสนับสนุน
แทนที่การเช็คเอาท์	ควบคุมทั้งหมดและออกแบบ
อนุมัติรายการ	ควบคุมทั้งหมดและออกแบบ

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดู ทําความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์