ドキュメントライブラリとは何か。

ドキュメントライブラリは、自分と同僚が簡単にファイルを見つけ、一緒に作業し、いつでも任意のデバイスからアクセスできる安全な場所を提供します。たとえば、 SharePoint 内のサイトのドキュメントライブラリを使用して、特定のプロジェクトまたは特定のクライアントに関連付けるすべてのファイルを格納できます。ファイルを追加したり、フォルダー間でファイルを移動したりするのは、ある場所から別の場所にドラッグアンドドロップするのと同じで簡単です。

何も選択されていないドキュメントライブラリのサムネイルビュー。

: お使いの画面はこれとは異なりますか。管理者は、ドキュメントライブラリでクラシックエクスペリエンスを設定している可能性があります。その場合、「ライブラリの概要」を参照してください。ドキュメントライブラリの所有者、サイトの所有者、または管理者であれば、「ドキュメントライブラリの既定の環境を新しい環境またはクラシック環境に切り替える」で既定の設定を変更するための手順をご確認いただけます。

: 一部の機能は現在、クラシックエクスペリエンスでのみ使用できます。ページ の左下隅にある [ SharePoint に戻る] をクリックして、クラシックエクスペリエンスに切り替えます。

新しいサイトを作成 SharePoint 、 SharePoint Server 2019 の既定のサイトにはドキュメントライブラリが含まれています。1 つは自動的に作成されます。必要に応じて、サイトにドキュメントライブラリを追加できます。ライブラリの追加は、たとえば、一連のファイルへのアクセスを制限する必要がある場合に便利です。各ドキュメントライブラリに、ファイルの一覧、フォルダー、各ライブラリに関する主要な情報、つまり、ファイルの作成者や最終変更者などが表示されます。そのような情報を利用してファイルを整理すれば、ファイルを簡単に検索できます。

ドキュメントライブラリで可能な操作:

ドキュメントライブラリ、共同編集、およびダウンロードを行うSharePoint、ファイル、フォルダー、またはリンクを追加、編集、または削除します。
ライブラリ、ライブラリ内のフォルダー、ライブラリ内の個々のファイルへのアクセス権の制御。
最終変更日など、ファイルに対するアクティビティの追跡記録と変更時の通知受け取り。
ドキュメントライブラリのカスタムビューを作成する
ファイルまたはフォルダーの共有。
別のライブラリにあるファイルへのリンクや外部 Web ページへのリンクなど、ライブラリ外に保存されている要素へのリンクをドキュメントライブラリで追加する。
誰もが簡単に見つけられるように、ドキュメントライブラリのリンク、ファイル、フォルダーを強調表示する。

画面を詳しく見ていきましょう。

ドキュメントライブラリページの左上にあるのがメインメニューです。

SharePoint[Onine ドキュメントライブラリ] メニュー

ここでは、新しいフォルダー、ドキュメント、ドキュメントライブラリ外にある要素へのリンクを作成できます。

Office 365 で新しいフォルダーやドキュメントを作成する

: ドキュメントの種類の一覧は、アクセス許可とサイトの設定方法によって異なります。

フォルダーやファイルをアップロードすることもできます。

Office 365 でドキュメントライブラリにファイルやフォルダーをアップロードする

: フォルダーは現在、でサポート Internet Explorer。

新しい同期アプリとファイルを同期OneDrive、何かが変更された場合に通知を受け取るアラートを作成することもできます。

ドキュメントライブラリページの上部にある [表示オプション] をクリックして、ドキュメントライブラリビューを [リスト]、[コンパクト]、および [タイル] ビューに変更します。を使用 Internet Explorer、エクスプローラーで [表示] をクリックして、 Windows エクスプローラーでドキュメント ライブラリを開きます。 [ビューを名前を付けて保存]をクリックしてカスタムビューを保存することもできます。または、ライブラリの所有者または管理者である場合は、[現在のビューの編集] をクリックして、ライブラリ設定ページでビューを編集または作成できます。

Office 365 でドキュメントライブラリビューを変更する

新しい列を追加し、表示する列を選択するには、リストビューの場合は列見出しの最も右側にある [+] または [+ 列の追加] をクリックするか、タイルビューの場合はドキュメントライブラリの [並べ替え] ボタンをクリックし、列見出しの最も右にある [ ドキュメントライブラリの [列を追加する] ボタン ] をクリックします。

グループに接続されているドキュメントライブラリに列ドロップダウンを追加する

必須のプロパティ、最近のアクティビティ、ファイルの共有者など、ファイルやフォルダーに関する情報を情報ウィンドウで表示したり、編集したりできます。情報ウィンドウの表示と非表示を切り替える場合は、ファイルまたはフォルダーを選択し、メインドキュメントライブラリの [詳細] ウィンドウの右側にある [フォルダー] をクリックします。ファイルまたはフォルダーを右クリックし、[詳細] を選択する方法でも情報ウィンドウを表示できます。

Office 365 の [ドキュメントメタデータ] ウィンドウ

ファイルまたはフォルダーを選択すると、ドキュメントライブラリの左上にあるメニューがそのファイルまたはフォルダーに実行できるアクションの一覧に変わります。

選択したファイルにドキュメントライブラリメニューの変更が表示される

: サムネイル表示時にファイルまたはフォルダーメニューを表示するには、サムネイルの右上隅をクリックします。

別のバージョンのドキュメントメニューを表示するには、ファイル名を右クリックするか、リストビューでファイル名の横にある省略記号 Office 365 のドキュメントライブラリリストの省略記号をクリックします。このメニューには、[一番上にピン留めする] などの追加の操作が含まれます。これにより、ファイルが強調表示され、他のユーザーがすばやくファイルを見つけ出す可能性があります。