Ρύθμιση παραμέτρων περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστα ή βιβλιοθήκη

Όταν έχει ρυθμιστεί περιήγηση μετα-δεδομένων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, η SharePoint εμφανίζει ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Το δέντρο εμφανίζει μια ιεραρχία φακέλων και όρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν στοιχεία στο δέντρο για να φιλτράρουν αυτό που εμφανίζεται στη σελίδα. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν δυναμικές οθόνες περιεχομένου. Οι χρήστες μπορούν να το περιορίσετε περισσότερο χρησιμοποιώντας το στοιχείο ελέγχου "Φίλτρα πλήκτρων" που εμφανίζεται κάτω από το δέντρο περιήγησης και το οποίο λειτουργεί σε συνδυασμό με το δέντρο περιήγησης.

1. Στοιχείο ελέγχου δέντρου

2. Ιεραρχία φακέλων για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

3. Όρος

4. Όροι για παιδιά απόγονοι

5. Φίλτρα πλήκτρων

Οι χρήστες τοποθεσίας μπορούν να χρησιμοποιήσουν το δέντρο περιήγησης για να περιηγηθούν σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη κατά φάκελο ή με μετα-δεδομένα. Όταν οι χρήστες επιλέγουν έναν όρο διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο δέντρο περιήγησης, η προβολή εμφανίζει μόνο τα στοιχεία στα οποία έχει προστεθεί ετικέτα με αυτόν τον όρο ή τους όρους του απόγονου. Για να φιλτράρετε μόνο με βάση έναν συγκεκριμένο όρο και να εξαιρέσετε τους όρους του θυγατρικού απόγονου, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν ξανά το στοιχείο. Η περιήγηση μετα-δεδομένων λειτουργεί μαζί με άλλα φίλτρα για τη λίστα, όπως προβολές και φίλτρα στηλών.

Μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε την περιήγηση μετα-δεδομένων για λίστες και βιβλιοθήκες, ακόμα και αν αυτές οι λίστες και βιβλιοθήκες δεν χρησιμοποιούν στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορισμένους τύπους στηλών ως πεδία σε μια ιεραρχία περιήγησης μετα-δεδομένων, όπως "Τύπος περιεχομένου" και "Επιλογή μίας τιμής".

Η παρακάτω λίστα εμφανίζει τους τύπους στηλών που μπορεί να χρησιμοποιήσει το στοιχείο ελέγχου "Φίλτρα πλήκτρων" ως πεδία:

• Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα

• Τύπος περιεχομένου

• Επιλογή

• Άτομο ή ομάδα

• Ημερομηνία και ώρα

• Αριθμός

Για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια στήλη που χρησιμοποιεί διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία στήλης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Από προεπιλογή, SharePoint αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου. Όταν είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου, δημιουργούνται αυτόματα ευρετήρια για τα πεδία που προσθέτετε στο δέντρο περιήγησης και στα φίλτρα πλήκτρων. Τα ευρετήρια μίας στήλης δημιουργούνται σε όλα τα υποστηριζόμενα πεδία φίλτρου πλήκτρων, εκτός από τα πεδία "Τύπος περιεχομένου" και "Επιλογή". Τα σύνθετα ευρετήρια δημιουργούνται σε όλους τους υποστηριζόμενους συνδυασμούς ιεραρχιών περιήγησης και φίλτρων πλήκτρων.

Όταν δημιουργούνται αυτόματα ευρετήρια, τα ερωτήματα ενεργοποιούνται για λίστες που έχουν περισσότερα στοιχεία από το όριο προβολής λίστας. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση και να ρυθμίσετε ευρετήρια με μη αυτόματο τρόπο. Για παράδειγμα, εάν ο συνδυασμός μίας στήλης και σύνθετων δεικτών υπερβαίνει το 20 (ο μέγιστος αριθμός ευρετηριών ανά λίστα), πρέπει να απενεργοποιήσετε την αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των ευρετηριών με μη αυτόματο τρόπο.

Από προεπιλογή, η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων είναι ενεργοποιημένα στις περισσότερες τοποθεσίες που δημιουργούνται SharePoint προϊόντα. Ακόμη και αν η περιήγηση μετα-δεδομένων δεν έχει ρυθμιστεί για μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη, οι δυνατότητες της λειτουργούν στο παρασκήνιο για να βελτιώσουν τις επιδόσεις των προβολών σε λίστες και βιβλιοθήκες. Η δυνατότητα περιήγησης και φιλτραρίσματος μετα-δεδομένων επιλέγει αυτόματα το καλύτερο ευρετήριο για να λειτουργεί κάθε φορά που φορτώνεται μια προβολή. Όταν οι χρήστες φορτώνουν νέες προβολές, απαλείφουν φίλτρα ή εφαρμόζουν ταξινόμηση, η βελτιστοποίηση ερωτημάτων καθορίζει τον καλύτερο τρόπο για να υποβάλετε ερωτήματα στη βάση δεδομένων για να αποφύγετε τον περιορισμοί της προβολής λίστας.

Εάν ένας χρήστης φορτώσει μια προβολή που υπερβαίνει το όριο, τότε η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων δημιουργεί μια τροποποιημένη έκδοση του αρχικού ερωτήματος χρήστη που ονομάζεται ερώτημα επιστροφής. Το ερώτημα επιστροφής εκτελείται σε ένα τμήμα της λίστας αντί για την πλήρη λίστα. Ως αποτέλεσμα, εμφανίζει ένα μέρος των στοιχείων που ζητήθηκαν. Τα ερωτήματα επιστροφής παρέχουν χρήσιμα αποτελέσματα όταν το αρχικό ερώτημα απαγορεύεται λόγω του μεγάλου ελέγχου λίστας. Περιστασιακά, εάν κανένα στοιχείο του τμήματος της λίστας που σαρώθηκε από το ερώτημα δεν περιέχει αποτελέσματα που να ταιριάζουν με το αρχικό ερώτημα χρήστη, ένα ερώτημα επιστροφής δεν επιστρέφει αποτελέσματα.

Όταν προκύπτει ένα ερώτημα επιστροφής, ένα μήνυμα στην οθόνη προειδοποιεί το χρήστη ότι τα αποτελέσματα είναι μερικά. Το μήνυμα προτείνει ότι ο χρήστης εφαρμόζει πρόσθετα φίλτρα για να δει ένα πλήρες σύνολο.

Το μήνυμα εναλλακτικού ερωτήματος λειτουργεί επίσης ως προειδοποίηση στους κατόχους λίστας ή βιβλιοθήκης ότι οι χρήστες δεν μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε περιεχόμενο.