ไลบรารีเอกสารคืออะไร
Applies To
SharePoint Server เวอร์ชันการสมัครใช้งาน SharePoint Server 2019 SharePoint ใน Microsoft 365 Office สำหรับธุรกิจ Office 365 Small Business SharePoint ใน Microsoft 365 Small Businessไลบรารีเอกสารมอบพื้นที่ที่ปลอดภัยในการจัดเก็บไฟล์ที่คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถค้นหาเอกสารเหล่านั้น ได้ง่ายดาย สามารถร่วมงานกับเอกสารเหล่านั้นได้ และเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นจากอุปกรณ์ต่างๆ ได้ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารบนไซต์ในไลบรารี SharePoint ไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะหรือไคลเอ็นต์ที่ระบุ การเพิ่มไฟล์หรือการย้ายไฟล์ระหว่างโฟลเดอร์นั้นง่ายเหมือนกับการลากและปล่อยไฟล์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
หมายเหตุ: หน้าจอของคุณมีลักษณะแตกต่างจากนี้หรือไม่ ผู้ดูแลระบบของคุณอาจมีประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกที่ตั้งค่าบนไลบรารีเอกสาร หากเป็นอย่าง ย่อ ให้ดู บทนําสู่ไลบรารี ถ้าคุณเป็นเจ้าของไลบรารีเอกสาร เจ้าของไซต์ หรือผู้ดูแลระบบ ให้ดู สลับประสบการณ์การใช้งานเริ่มต้นของไลบรารีเอกสารจากแบบใหม่หรือ แบบคลาสสิก เพื่อดูขั้นตอนในการตั้งค่าประสบการณ์ใช้งานเริ่มต้น
หมายเหตุ: ขณะนี้ฟีเจอร์บางอย่างพร้อมใช้งานในประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกเท่านั้น คลิก ย้อนกลับไปยัง SharePoint ที่มุมซ้ายล่างของหน้าเพื่อสลับไปยังประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิก
ไซต์เริ่มต้น SharePointSharePoint Server 2019 ไซต์จะมีไลบรารีเอกสาร และไซต์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเพิ่ม ไลบรารีเอกสารเพิ่มเติมไปยังไซต์ได้ ตามต้องการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงชุดไฟล์ ไลบรารีเอกสารแต่ละรายการจะแสดงรายการไฟล์ โฟลเดอร์ และข้อมูลหลักเกี่ยวกับแต่ละรายการ เช่น ผู้สร้างหรือปรับเปลี่ยนไฟล์ครั้งล่าสุด คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณและช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น
ในไลบรารีเอกสาร คุณสามารถ:
-
เพิ่มแก้ไขลบไฟล์ โฟลเดอร์ หรือลิงก์จากSharePointไลบรารีเอกสารเขียนร่วม และดาวน์โหลดเอกสาร
-
ควบคุมว่าใคร มีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารี โฟลเดอร์ที่มีในไลบรารี หรือไฟล์แต่ละรายการภายในไลบรารี
-
ติดตามกิจกรรมบนไฟล์เช่น เมื่อปรับเปลี่ยนครั้งล่าสุด และรับการแจ้งเตือนเมื่อมีบางสิ่งเปลี่ยนแปลง
-
แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับผู้อื่น
-
เพิ่มลิงก์ในไลบรารีเอกสาร ไปยังสิ่งที่เก็บไว้ภายนอกไลบรารี ตัวอย่างเช่น ลิงก์ไปยังไฟล์ที่อยู่ในไลบรารีอื่น หรือแม้แต่ลิงก์ไปยังเว็บเพจภายนอก
-
ไฮไลต์ลิงก์ ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ในไลบรารีเอกสารเพื่อให้คุณ และผู้อื่นจะเข้าถึงลิงก์หรือโฟลเดอร์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว
มาดูไปรอบๆ กัน
ที่ด้านบนซ้ายของหน้าไลบรารีเอกสารคือเมนูหลัก
ที่นี่ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ เอกสาร หรือลิงก์ไปยังสิ่งที่อยู่นอกไลบรารีเอกสาร
หมายเหตุ: รายการของชนิดเอกสารจะแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของคุณและวิธีการตั้งค่าไซต์ของคุณ
หมายเหตุ: โฟลเดอร์ไม่ได้รับการสนับสนุน Internet Explorer ในขณะนี้
คุณยังสามารถซิงค์ไฟล์ด้วยแอปOneDriveหรือสร้างการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีบางสิ่งเปลี่ยนแปลง
ที่ด้านบนขวาของหน้าไลบรารีเอกสาร ให้คลิก ตัวเลือก มุมมอง เพื่อเปลี่ยนมุมมองไลบรารีเอกสารเป็นมุมมอง รายการแบบกะทัดรัด ไทล์ ถ้าคุณใช้ Internet Explorer คุณสามารถเปิดไลบรารีเอกสารใน Windows File Explorer ด้วยการคลิกดูใน File Explorer คุณยังสามารถบันทึกมุมมองแบบปรับแต่งเองได้ด้วยการคลิก บันทึกมุมมองเป็น หรือถ้าคุณเป็นเจ้าของไลบรารีหรือผู้ดูแลระบบ คุณสามารถแก้ไขหรือสร้างมุมมองบนหน้าการตั้งค่าไลบรารีได้ด้วยการคลิกแก้ไขมุมมองปัจจุบัน
คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ใหม่และเลือกคอลัมน์ที่จะแสดงโดยการคลิก + หรือ + เพิ่มคอลัมน์ ทางด้านขวาสุดของส่วนหัวของคอลัมน์ ถ้าคุณอยู่ในมุมมองรายการ หรือถ้าคุณอยู่ในมุมมอง ไทล์ โดยการคลิก แล้วคลิก ที่ด้านขวาสุดของส่วนหัวของคอลัมน์
คุณสามารถดู และแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์หรือโฟลเดอร์เช่น คุณสมบัติที่ต้องมี กิจกรรมล่าสุด หรือบุคคลที่แชร์ไฟล์ด้วย ในบานหน้าต่างข้อมูล เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อนบานหน้าต่างข้อมูล ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ ที่ด้านขวาของเมนูหลัก คุณยังสามารถดูบานหน้าต่างข้อมูลโดยการคลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ แล้วเลือกรายละเอียด
เมื่อคุณเลือกโฟลเดอร์หรือไฟล์ เมนูที่ด้านบนซ้ายของไลบรารีเอกสารจะเปลี่ยนเป็นรายการของการแอคชันที่คุณสามารถปฏิบัติบนโฟลเดอร์หรือไฟล์นั้น
หมายเหตุ: เมื่อต้องการแสดงเมนูไฟล์หรือโฟลเดอร์เมื่ออยู่ในมุมมองรูปขนาดย่อ ให้คลิกที่มุมขวาบนของรูปขนาดย่อ
คุณสามารถดูเมนูเอกสารเวอร์ชันอื่นได้โดยการคลิกขวาที่ชื่อไฟล์ หรือถ้าอยู่ในมุมมองรายการ โดยคลิกที่จุดไข่ ถัดจากชื่อไฟล์ เมนูนี้มีการเพิ่มเติม เช่น ปักหมุดที่ด้านบน ซึ่งจะเน้นไฟล์เพื่อให้คุณและผู้อื่นสามารถค้นพบไฟล์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว
พร้อมที่จะเริ่มหรือยัง
ต่อไปนี้เป็นบทความช่วยเหลือเพิ่มเติมบางส่วนเพื่อเริ่มต้นใช้งาน:
ดูและแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ โฟลเดอร์ หรือลิงก์ในไลบรารีเอกสาร
การอนุญาตพื้นที่เก็บข้อมูลและขีดจํากัดซอฟต์แวร์อื่นๆ SharePoint
ฉันควรใช้ไลบรารีเอกสารแทนการใช้ OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน เมื่อใด
ดูฉันควรบันทึกไฟล์OneDriveหรือSharePointใช่หรือไม่เพื่อเรียนรู้ที่ที่ดีที่สุดในการจัดเก็บไฟล์ของคุณ