ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

วิธีหนึ่งในการควบคุมการทํางานร่วมกันในเอกสารคือต้องเช็คเอาท์ไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ใช้หลายคนมีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารี ถ้าจําเป็นต้องเช็คเอาท์ไลบรารี บุคคลอื่นจะไม่สามารถเขียนทับได้ อย่างไรก็ตาม คุณเสี่ยงต่อการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดหรือทําการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ถ้าผู้อื่นจําเป็นต้องทํางานกับเอกสาร เป็นสิ่งสําคัญที่ไฟล์จะถูกเช็คอินกลับเข้ามาอย่างรวดเร็ว

หมายเหตุ: อย่ากําหนดค่าไลบรารีของคุณให้จําเป็นต้องมีการตรวจสอบว่าผู้ใช้วางแผนที่จะเขียนร่วมเอกสารในไลบรารีหรือไม่ ผู้ใช้ไม่สามารถทํางานบนเอกสารพร้อมกันเมื่อการเช็คเอาท์ที่จําเป็นเปิดใช้งานอยู่

ออนไลน์ 2019, 2016, 2013 2010

จําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์สําหรับการแก้ไข

หมายเหตุ: เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถตั้งค่าไลบรารีให้จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์ได้

ไปที่ไลบรารีที่คุณวางแผนจะทํางาน
เลือก การตั้งค่า > การตั้งค่าไลบรารี

ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ บน Ribbon ให้เลือก ไลบรารี และในกลุ่ม การตั้งค่า ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารี
บนหน้า การตั้งค่า ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน
ในส่วน จําเป็นต้องเช็คเอาท์ ภายใต้ จําเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารก่อนจึงจะสามารถแก้ไขได้หรือไม่ ให้เลือก ใช่
เมื่อต้องการบันทึกการตั้งค่าของคุณและกลับไปยังหน้า การตั้งค่าไลบรารี ให้เลือก ตกลง

ถ้าคุณทําเช่นนี้...	นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น...
สร้างหรือเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี	ไฟล์ถูกเช็คเอาท์ให้คุณตั้งแต่แรก คุณต้องตรวจสอบในไลบรารีก่อนที่ผู้อื่นจะสามารถดูและทํางานกับไลบรารีได้
เปิดไฟล์เพื่อแก้ไข	ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์ให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือก แก้ไข กล่องโต้ตอบข้อความจะแจ้งเตือนคุณว่าคุณกําลังจะเช็คเอาท์ไฟล์ และเปิดโอกาสให้คุณแก้ไขไฟล์ในโฟลเดอร์แบบร่างภายในเครื่องของคุณ หลังจากเช็คเอาท์ ไอคอนไฟล์จะปกคลุมด้วยลูกศรชี้ลงสีเขียว ซึ่งระบุว่าไฟล์ถูกเช็คเอาท์แล้ว ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ และจะไม่มีใครเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณ ในขณะที่คุณเช็คเอาท์
ทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของแฟ้ม (คุณสมบัติ)	ถ้าไฟล์ยังไม่ได้ถูกเช็คเอาท์ให้คุณ คุณต้องเช็คเอาท์ก่อนที่คุณจะสามารถทําการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของไฟล์ได้ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้เขียน วันครบกําหนด จํานวนคํา และอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่มีผลจนกว่าคุณจะเช็คอินไฟล์กลับเข้าไปอีกครั้ง
พยายามเปิดไฟล์ที่ถูกเช็คเอาท์ไปยังบุคคลอื่น	ตัวเลือก เช็คเอาท์ และ Check In ไม่พร้อมใช้งาน คุณไม่สามารถเช็คเอาท์แฟ้มที่บุคคลอื่นได้เช็คเอาท์ไปแล้ว ถ้าคุณพยายามทําเช่นนั้น กล่องโต้ตอบข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์ถูกเช็คเอาท์โดยบุคคลอื่น เมื่อต้องการค้นหาว่าใครบ้างที่มีการเช็คเอาท์ไฟล์ ให้โฮเวอร์เหนือไอคอนไฟล์ ชื่อของบุคคลที่มีการเช็คเอาท์จะปรากฏในคําแนะนําเครื่องมือ คุณสามารถติดต่อบุคคลนั้นเพื่อร้องขอการเช็คอินของไฟล์ได้หากคุณต้องการอย่างรวดเร็ว
เช็คอินไฟล์	คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ป้อนข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ถ้าไลบรารีของคุณติดตามเวอร์ชัน ข้อคิดเห็นของคุณจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเวอร์ชัน ถ้าทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองถูกติดตาม คุณจะได้รับพร้อมท์ให้เลือกชนิดของเวอร์ชันที่คุณกําลังเช็คอิน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน โปรดดูเพิ่มเติม
คงการเช็คเอาท์ไฟล์ไว้เป็นเวลานาน	ไม่มีใครสามารถดูการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือแก้ไขไฟล์ขณะที่คุณเช็คเอาท์ได้ แม้ว่าวิธีนี้จะเป็นประโยชน์ในระหว่างที่คุณกําลังทําการเปลี่ยนแปลง แต่ก็อาจป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทํางานที่ได้รับมอบหมาย ทั้งการดําเนินธุรกิจที่ดีและได้รับความอนุสรณ์สามัญในการเช็คอินไฟล์กลับให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หลังจากที่คุณตรวจสอบ ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจต้องบังคับให้เช็คอินไฟล์

How do I กําหนดค่าไลบรารีของไซต์ให้จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์หรือไม่

เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถตั้งค่าไลบรารีให้จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์ได้

เมื่อต้องการจําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์

หมายเหตุ: หากข้อมูลนี้ไม่ตรงกับสิ่งที่คุณเห็น คุณอาจกําลังใช้ Microsoft 365 หลังจากอัปเกรดบริการ เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลที่ตรงกับคุณ ให้เลือกแท็บ ออนไลน์, 2016, 2013

นําทางไปยังไลบรารีที่คุณวางแผนจะทํางาน ถ้าชื่อไลบรารีไม่ปรากฏในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้เลือก เนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วเลือกชื่อไลบรารีของคุณ
บน Ribbon ในกลุ่ม เครื่องมือไลบรารี ให้เลือกแท็บ ไลบรารี
เลือก การตั้งค่าไลบรารี
บนหน้า การตั้งค่าไลบรารี ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน
ในส่วน จําเป็นต้องเช็คเอาท์ ภายใต้คําถาม จําเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารก่อนจึงจะสามารถแก้ไขได้หรือไม่ ให้เลือก ใช่
เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปยังหน้า การตั้งค่าไลบรารี ให้เลือก ตกลง

How do I เอาข้อกําหนดการเช็คเอาท์ออกจากไลบรารีของไซต์หรือไม่

ถ้าหลังจากนั้นไม่ระยะหนึ่ง องค์กรของคุณตัดสินใจว่าการเช็คเอาท์ที่จําเป็นไม่จําเป็นจริงๆ คุณสามารถเอาข้อกําหนดออกได้ถ้าคุณมีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ

เมื่อต้องการเอาข้อกําหนดในการเช็คเอาท์ไฟล์ออก

นําทางไปยังไลบรารีที่คุณวางแผนจะทํางาน ถ้าชื่อไลบรารีไม่ปรากฏในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้เลือก เนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วเลือกชื่อไลบรารีของคุณ
บน Ribbon ในกลุ่ม เครื่องมือไลบรารี ให้เลือกแท็บ ไลบรารี
เลือก การตั้งค่าไลบรารี
บนหน้า การตั้งค่าไลบรารี ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน
ในส่วน จําเป็นต้องเช็คเอาท์ ภายใต้คําถาม จําเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารก่อนจึงจะสามารถแก้ไขได้หรือไม่ ให้เลือก ไม่
เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปยังหน้า การตั้งค่าไลบรารี ให้เลือก ตกลง

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อไลบรารีไซต์มีข้อกําหนดในการเช็คเอาท์

วิธีหนึ่งในการควบคุมการทํางานร่วมกันในเอกสารคือต้องเช็คเอาท์ไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ใช้หลายคนมีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารี ถ้าคุณมีไฟล์ที่เช็คเอาท์ คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลอื่นไม่สามารถเขียนทับไฟล์นั้นได้ อย่างไรก็ตาม คุณยังป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดหรือทําการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ดังนั้นคุณจึงควรตรวจสอบไฟล์อีกครั้งในทันที

สิ่งสำคัญ: อย่ากําหนดค่าไลบรารีไซต์ของคุณให้จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ถ้ามีบุคคลวางแผนที่จะเขียนร่วมเอกสารในไลบรารี ผู้ใช้ไม่สามารถทํางานพร้อมกันในเอกสารเมื่อการเช็คเอาท์ที่จําเป็นมีผล

เมื่อคุณทํางานในไลบรารีที่จําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณเข้าใจผลกระทบของการดําเนินการของคุณ

ถ้าคุณทําเช่นนี้...	นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น...
สร้างหรือเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีของไซต์	ไฟล์ถูกเช็คเอาท์ให้คุณตั้งแต่แรก คุณต้องตรวจสอบในไลบรารีก่อนที่ผู้อื่นจะสามารถดูและทํางานกับไลบรารีได้
เปิดไฟล์เพื่อแก้ไข	ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์ให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือก แก้ไขใน <ชื่อแอปพลิเคชัน> กล่องโต้ตอบข้อความจะแจ้งเตือนคุณว่าคุณกําลังจะเช็คเอาท์ไฟล์ และเปิดโอกาสให้คุณแก้ไขไฟล์ในโฟลเดอร์แบบร่างภายในเครื่องของคุณ หลังจากเช็คเอาท์ ไอคอนไฟล์จะปกคลุมด้วยลูกศรชี้ลงสีเขียว ระบุว่าไฟล์ถูกเช็คเอาท์แล้วในขณะนี้ ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ และจะไม่มีใครเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณ ในขณะที่คุณเช็คเอาท์
ทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของแฟ้ม (คุณสมบัติ)	ถ้าไฟล์ยังไม่ได้ถูกเช็คเอาท์ให้คุณ คุณต้องเช็คเอาท์ก่อนที่คุณจะสามารถทําการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของไฟล์ได้ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้เขียน วันครบกําหนด จํานวนคํา และอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่มีผลจนกว่าคุณจะเช็คอินไฟล์กลับเข้าไปอีกครั้ง
พยายามเปิดไฟล์ที่ถูกเช็คเอาท์ไปยังบุคคลอื่น	ตัวเลือก เช็คเอาท์ และ Check In ไม่พร้อมใช้งาน คุณไม่สามารถเช็คเอาท์แฟ้มที่บุคคลอื่นได้เช็คเอาท์ไปแล้ว ถ้าคุณพยายามทําเช่นนั้น กล่องโต้ตอบข้อความจะแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์ถูกเช็คเอาท์โดยบุคคลอื่น เมื่อต้องการค้นหาว่าใครบ้างที่มีการเช็คเอาท์ไฟล์ ให้โฮเวอร์เหนือไอคอนไฟล์ ชื่อของบุคคลที่เช็คเอาท์จะปรากฏในคําแนะนําเครื่องมือ คุณสามารถติดต่อบุคคลนั้นเพื่อร้องขอการเช็คอินของไฟล์หากคุณต้องการอย่างรวดเร็ว
เช็คอินไฟล์	คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ป้อนข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ถ้าไลบรารีของคุณติดตามเวอร์ชัน ข้อคิดเห็นของคุณจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเวอร์ชัน ถ้าทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองถูกติดตาม คุณจะได้รับพร้อมท์ให้เลือกชนิดของเวอร์ชันที่คุณกําลังเช็คอิน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน โปรดดูเพิ่มเติม
คงการเช็คเอาท์ไฟล์ไว้เป็นเวลานาน	ไม่มีใครสามารถดูการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือแก้ไขไฟล์ขณะที่คุณเช็คเอาท์ได้ แม้ว่าวิธีนี้จะเป็นประโยชน์ในระหว่างที่คุณกําลังทําการเปลี่ยนแปลง แต่ก็อาจป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทํางานที่ได้รับมอบหมาย ทั้งการดําเนินธุรกิจที่ดีและได้รับความอนุสรณ์สามัญในการเช็คอินไฟล์กลับให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หลังจากที่คุณตรวจสอบ ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจต้องบังคับให้เช็คอินไฟล์