ตั้งค่าเทมเพลตแบบกำหนดเองสำหรับไลบรารี SharePoint

แก้ไขเทมเพลตไฟล์เริ่มต้น

1. นําทางไปยังไซต์ที่มีไลบรารีของคุณอยู่

2. ใน SharePoint Server บน Ribbon ให้เลือกแท็บ ไลบรารี แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี

   สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี

3. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าขั้นสูง

   

4. ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ภายใต้เขตข้อมูล URL เทมเพลต ให้เลือก แก้ไขเทมเพลต สิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้จะเกิดขึ้น:

   หากไซต์ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ณ จุดนี้ คุณอาจได้รับพร้อมท์ให้ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ

   • ไลบรารีเอกสาร    เทมเพลตจะเปิดขึ้นในแอปที่เข้ากันได้กับ SharePoint และที่เชื่อมโยงกับชนิดไฟล์ของเทมเพลตปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น Word จะเปิดขึ้นถ้าเทมเพลตเริ่มต้นเป็นเทมเพลต Word หรือ Excel จะเปิดขึ้นถ้าเทมเพลตเริ่มต้นเป็นเวิร์กชีต Excel

   • ไลบรารีฟอร์ม    เทมเพลตจะเปิดในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML เช่น InfoPath หรือตัวแก้ไข XML

     

   หมายเหตุ: ถ้าบุคคลบนไซต์ของคุณกรอกฟอร์มที่ยึดตามเทมเพลตต้นฉบับแล้ว ให้พิจารณาว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเทมเพลตอาจส่งผลกระทบต่อฟอร์มเหล่านั้นอย่างไร ตัวอย่างเช่น การเพิ่มเขตข้อมูลที่ผู้ใช้จําเป็นต้องกรอกข้อมูลอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดปรากฏในฟอร์มดั้งเดิมที่ถูกกรอกข้อมูลก่อนที่จะเพิ่มเขตข้อมูล

5. ทําการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ แล้วบันทึกเทมเพลต สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้บันทึกเทมเพลตด้วยชื่อไฟล์ใหม่ ปิดโปรแกรมถ้าคุณไม่ต้องการให้เปิดอีกต่อไป หรือสลับไปยังไซต์ของคุณ

   หมายเหตุ: สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 เทมเพลตแบบกําหนดเองต้องมีชื่อไฟล์แตกต่างจากชื่อไฟล์เริ่มต้น ใช้ฟีเจอร์ บันทึกเป็น ของไคลเอ็นต์เพื่อบันทึกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ Forms ด้วยชื่อไฟล์ใหม่ ตัวอย่างเช่น สําหรับ Word อย่าใช้เทมเพลตชื่อไฟล์เริ่มต้น.dotx

6. คุณอาจจําเป็นต้องประกาศเทมเพลตลงในไลบรารีบนไซต์ของคุณอีกครั้งจากโปรแกรมของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมออกแบบฟอร์มของคุณ

7. ในไซต์ของคุณ ที่ด้านล่างของหน้า การตั้งค่าขั้นสูงของไลบรารีเอกสาร หรือ ไลบรารีฟอร์ม แล้วเลือก ตกลง

ระบุเทมเพลตไฟล์แบบกําหนดเอง

1. สร้างและบันทึกเทมเพลตแบบกําหนดเองของคุณในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint จดบันทึกตําแหน่งที่ตั้งแล้วสลับไปยัง SharePoint

   หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลตเอกสารเริ่มต้นมีการตั้งชื่อเป็นอย่างอื่นที่ไม่ใช่ template.dotx เทมเพลตเริ่มต้นจะไม่ปรากฏในรายการหรือไลบรารี

2. นําทางไปยังไซต์ที่มีไลบรารีที่คุณต้องการระบุเทมเพลตแบบกําหนดเอง
   
   ตัวเลือกที่ 1: (จาก UX สมัยใหม่ของไลบรารี)
   > ใหม่ เพิ่มเทมเพลต
   
   
   
   ตัวเลือกที่ 2:

3. สําหรับขั้นตอนนี้ คุณต้องใช้ Internet Explorer ใน SharePoint ใน Microsoft 365 ที่ด้านบนขวา ให้เลือก เอกสารทั้งหมด แล้วเลือก ดูใน File Explorer

   สําหรับ SharePoint Server ให้เลือกแท็บ ไลบรารี บน Ribbon และในกลุ่ม เชื่อมต่อ & ส่งออก ให้เลือก เปิดด้วย Explorer

   สิ่งสำคัญ: ถ้า File Explorer ไม่เปิดขึ้นหรือคุณเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณอาจต้องเพิ่มไซต์ของคุณเป็นไซต์ที่เชื่อถือได้ในการตั้งค่าเบราว์เซอร์ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เปิดใน Explorer หรือ ดูด้วย File Explorer ใน SharePoint

4. ใน File Explorer ให้เรียกดูเพื่อค้นหาเทมเพลตแบบกําหนดเองที่คุณสร้างขึ้น

5. คลิกขวาที่ไฟล์ และบนเมนูทางลัด ให้เลือก คัดลอก

6. เลือกปุ่ม ย้อนกลับ จนกว่าคุณจะกลับไปยังไลบรารี แล้วเลือกโฟลเดอร์ Forms เพื่อเปิด

7. คลิกขวาในพื้นที่ว่างในหน้าต่างโฟลเดอร์ และบนเมนูทางลัด ให้เลือก วาง

8. ปิด File Explorer และกลับไปยังไซต์

9. ทางด้านซ้าย ให้เลือก เนื้อหาของไซต์

10. ค้นหาไลบรารีเอกสารของคุณภายใต้ เนื้อหา โฮเวอร์เหนือชื่อ เลือกจุดไข่ปลา (...) แล้วเลือก การตั้งค่า

    ถ้าคุณไม่เห็นคําสั่งเหล่านี้ คุณอาจอยู่ใน SharePoint แบบคลาสสิก ในกรณีดังกล่าว ให้ไปที่ไลบรารีเอกสารของคุณ และบน Ribbon ให้เลือกแท็บ ไลบรารี แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี

11. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าขั้นสูง

12. ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    ไลบรารีเอกสาร    ใส่ที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเองของคุณในเขตข้อมูล URL เทมเพลต ตําแหน่งที่ตั้งคือที่อยู่เว็บของเทมเพลตบนไซต์ โดยสัมพันธ์กับชื่อของไซต์ ตัวอย่างเช่น ถ้าเทมเพลตของคุณเรียกว่า Watermark.dotx และคุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารีเอกสารเอกสารที่แชร์ คุณจะต้องใส่ข้อมูลต่อไปนี้:

    เอกสารที่แชร์/Forms/ลายน้ํา.dotx

    ไลบรารีฟอร์ม    ใส่ที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเองที่คุณต้องการใช้ในเขตข้อมูล URL เทมเพลต ตําแหน่งที่ตั้งคือที่อยู่เว็บของเทมเพลตบนไซต์ โดยสัมพันธ์กับชื่อของไซต์ ตัวอย่างเช่น ถ้าเทมเพลตของคุณถูกเรียกว่า Orders.xml และคุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารีฟอร์มการซื้อ คุณจะต้องใส่ข้อมูลต่อไปนี้:

    ซื้อ/Forms/Orders.xsn

    หมายเหตุ: ถ้าไม่มีการตั้งค่าในกล่อง เทมเพลตเอกสาร ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าชนิดเนื้อหาหลายชนิด เมื่อต้องการดูว่ามีการเปิดใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดหรือไม่ ให้ตรวจสอบว่าได้เลือก ใช่ ภายใต้ อนุญาตการจัดการชนิดเนื้อหาใช่หรือไม่ ในส่วน ชนิดเนื้อหา ที่อยู่เหนือส่วน เทมเพลตเอกสาร ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณต้องแก้ไขเทมเพลตสําหรับชนิดเนื้อหา

ชนิดของไฟล์ที่คุณสามารถหรือไม่สามารถจัดเก็บในไลบรารี SharePoint

คุณอาจพบสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับไฟล์ที่คุณมีในไลบรารี

ไฟล์ที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยี SharePoint    สําหรับผู้ใช้ในการสร้างไฟล์โดยใช้คําสั่ง สร้าง ในไลบรารีเอกสาร เทมเพลตไฟล์จะต้องถูกสร้างจากโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่น Microsoft Office Word เมื่อคุณสร้างแฟ้มใหม่ในไลบรารีฟอร์ม โปรแกรมเริ่มต้นอาจเป็นโปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML ซึ่งเข้ากันได้กับ SharePoint เช่น Microsoft InfoPath

ไฟล์โปรแกรมอื่นๆ    สําหรับโปรแกรมอื่นๆ ส่วนใหญ่ คุณยังคงสามารถจัดเก็บและจัดการไฟล์ในไลบรารีได้ แต่แทนที่จะสร้างไฟล์จากไลบรารีเอกสารโดยตรง คุณสามารถสร้างไฟล์ในโปรแกรมของคุณ แล้วอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีในภายหลังได้

ไฟล์โปรแกรมที่ถูกบล็อก    ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ไฟล์โปรแกรมบางชนิด เช่น .exe จะถูกบล็อกไม่ให้จัดเก็บไว้ในไลบรารี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ชนิดของไฟล์ที่ไม่สามารถเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารี

ไลบรารีสองชนิดที่ใช้เทมเพลตไฟล์

ไลบรารีสองชนิดที่ใช้เทมเพลตคือ ไลบรารีเอกสารและไลบรารีฟอร์ม

ไลบรารีเอกสาร    คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเพื่อจัดเก็บและจัดการไฟล์ชนิดต่างๆ มากมาย รวมถึงเอกสาร สเปรดชีต งานนําเสนอ ไฟล์ข้อความ และไฟล์ชนิดอื่นๆ ไลบรารีเอกสารมักจะเป็นตําแหน่งที่ตั้งทั่วไปบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม อัปเดต และจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีม และแชร์กับผู้ร่วมงานคนอื่นๆ ได้ทั่วทั้งธุรกิจหรือองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเป็นที่เก็บแฟ้มวัตถุประสงค์ทั่วไป หรือคุณสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดอาจมีไลบรารีเอกสารของตนเองสําหรับการวางแผนเอกสาร การเผยแพร่ข่าว และสิ่งพิมพ์

ไลบรารีฟอร์ม    ไลบรารีฟอร์มเป็นวิธีที่ง่ายสําหรับคุณในการแชร์และติดตามฟอร์มที่ใช้ XML ซึ่งใช้เพื่อรวบรวมข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างไลบรารีฟอร์มสําหรับฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายของแผนกของคุณ เทมเพลตฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายจะถูกจัดเก็บเป็นเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นในไลบรารีฟอร์ม แต่ละครั้งที่มีคนสร้างรายงานค่าใช้จ่าย พวกเขาจะเปิดเทมเพลตเป็นแบบฟอร์มว่างเปล่า ซึ่งประกอบด้วยเค้าโครง ฟิลด์ และการคํานวณของรายงานค่าใช้จ่าย เมื่อมีคนกรอกฟอร์ม ข้อมูลรายงานค่าใช้จ่าย (และเฉพาะข้อมูลเท่านั้น) จะถูกบันทึกเป็นไฟล์ XML ในไลบรารีฟอร์ม ด้วยการแยกข้อมูลจากฟอร์ม จะง่ายกว่ามากในการประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละรายการแยกจากกันโดยระบบอื่นๆ ผสานข้อมูล หรือส่งออกเพื่อการประมวลผลและการวิเคราะห์เพิ่มเติม

ตําแหน่งที่จัดเก็บเทมเพลตไฟล์ในไลบรารี

เมื่อไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์มมีเทมเพลตไฟล์เริ่มต้น เทมเพลตนั้นจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารี

เปิดไลบรารีใน File Explorer เพื่อดูโฟลเดอร์ Forms ที่มีเทมเพลตไฟล์สําหรับไลบรารี

ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีเอกสารจะมีเทมเพลตไฟล์ที่เรียกว่า template.dotx แต่คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์นี้ได้ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการระบุเทมเพลตอื่น คุณจะต้องสร้างเทมเพลตนั้นในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint ก่อน เช่น Word แล้วบันทึกไปยังโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารี จากนั้น จากไลบรารี ให้คุณระบุที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเอง

ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีฟอร์มจะมาพร้อมกับไฟล์พื้นที่ที่สํารองไว้ ซึ่งเรียกว่า template.xml ที่คุณต้องแทนที่ด้วยเทมเพลตฟอร์มที่คุณสร้างขึ้น

การสร้างแม่แบบแฟ้มสําหรับไลบรารีฟอร์ม

เมื่อต้องการสร้างหรือกําหนดเทมเพลตในไลบรารีฟอร์มเอง คุณสามารถใช้โปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML ที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่น InfoPath การใช้โปรแกรมออกแบบฟอร์มอาจมีข้อดีเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณใช้ InfoPath คุณสามารถทําดังต่อไปนี้:

• สร้างไลบรารีฟอร์มและเทมเพลตโดยตรงจาก InfoPath

• แก้ไขและประกาศแม่แบบฟอร์มอีกครั้งได้อย่างสะดวกไปยังไลบรารีฟอร์ม

• ผสานไฟล์ข้อมูลแบบ XML แต่ละไฟล์ที่สร้างขึ้นจากแม่แบบฟอร์มบางเทมเพลตสําหรับการประมวลผลต่อไป

• เลื่อนระดับเขตข้อมูลของข้อมูลแบบ XML เป็นคอลัมน์ไลบรารีในไลบรารีฟอร์ม

เมื่อผู้ใช้สร้างฟอร์ม ฟอร์มจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้นในโปรแกรมแก้ไขฟอร์มที่เข้ากันได้กับ SharePoint บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของผู้ใช้ หากไม่ได้ติดตั้งโปรแกรมที่เข้ากันได้แบบฟอร์มหากได้รับการออกแบบมาเพื่อเปิดในเบราว์เซอร์สามารถเปิดในเบราว์เซอร์ได้ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถระบุได้ว่าฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อเปิดในเบราว์เซอร์จะเปิดในเบราว์เซอร์เสมอ คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะการทํางานเริ่มต้นได้ในการตั้งค่า การเปิดเอกสารในเบราว์เซอร์ ในการตั้งค่าขั้นสูงของไลบรารี

ใน SharePoint Online ให้เลือก การตั้งค่า  แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี

ในเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารี บนแท็บ ไลบรารี ใน Ribbon

การตั้งค่าสําหรับไลบรารีเอกสาร

เปิดเอกสารในการตั้งค่าเบราว์เซอร์

การใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อตั้งค่าเทมเพลตไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม

ถ้ามีการเปิดใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดและมีการระบุเทมเพลตสําหรับชนิดเนื้อหาเหล่านั้น ไลบรารีจะใช้เทมเพลตที่ระบุโดยชนิดเนื้อหา ไม่ใช่เทมเพลตไฟล์เริ่มต้น ในกรณีนี้ ถ้าคุณต้องการกําหนดเทมเพลตสําหรับไลบรารีเอง คุณต้องเปลี่ยนชนิดเนื้อหา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ บทนําสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา