Een informele bijeenkomst plannen in Microsoft Teams

In dit artikel

Een informele bijeenkomst plannen

Een informele bijeenkomst plannen:

1. Open je Teams-agenda.

2. Selecteer de pijl naast Nieuwe vergadering +.

3. Selecteer Informele bijeenkomst in de vervolgkeuzelijst.
   
   

4. Voer in Details basisgegevens in, wijs presentatoren aan en meer:

   1. Voer de titel van de gebeurtenis, de begin- en einddatum en de beschrijving in.

      Opmerking: De maximale duur van een informele bijeenkomst is 30 uur.

   2. De organisator is standaard de persoon die het informele bijeenkomst heeft gemaakt.

   3. Zoek en selecteer in de groep Gebeurtenissen > Mede-organisatoren of Presentatoren uit je organisatie andere personen die de informele bijeenkomst gaan beheren. Je kunt ook externe presentatoren toevoegen.

      Opmerking: Co-organisatoren hebben de meeste mogelijkheden voor organisatoren, maar kunnen Details (datum, tijd, enzovoort) niet wijzigen. Presentatoren kunnen tijdens het evenement spreken en inhoud delen.

   4. Selecteer Opslaan en uitnodigingen verzenden om wijzigingen toe te passen en co-organisatoren en presentatoren uit te nodigen voor de gebeurtenis.

5. Kies in Toegang tot gebeurtenissen of je evenement beschikbaar is voor Je organisatie (leden en gasten van je organisatie), Openbaar (iedereen die is uitgenodigd of met een koppeling naar het evenement) of Mensen en groepen (alleen uitgenodigde personen en groepen van je organisatie)

   Machtigingstype	Beschrijving
   Jouw organisatie	Iedereen in je organisatie kan het bijeenkomst bijwonen, inclusief gasten.
   Openbaar	Iedereen kan deelnemen aan, zowel personen in je organisatie als personen buiten de organisatie.
   Personen en groepen	Maximaal 500 personen kunnen de bijeenkomst bezoeken. Dit omvat personen die afzonderlijk en via distributielijsten, Microsoft 365-beveiligingsgroepen en Microsoft 365 Unified Groepen. Je kunt maximaal 20 dergelijke groepen of lijsten toevoegen. Dynamische groepen worden niet ondersteund.

6. Zoek en selecteer in Deelnemers uitnodigen de personen naar wie u uitnodigingen voor gebeurtenissen wilt verzenden. Je kunt distributielijsten, Microsoft 365-beveiligingsgroepen, Microsoft 365 Unified Groepen en maximaal 500 afzonderlijke e-mailadressen toevoegen. Je kunt maximaal 20 dergelijke groepen of lijsten toevoegen.

7. Selecteer Opslaan om wijzigingen toe te passen en door te gaan met het aanpassen van uw gebeurtenis.

8. Selecteer Vergaderopties om meer instellingen te bewerken.

   Notities: 

   • Sommige vergaderopties zijn mogelijk vergrendeld, afhankelijk van het beleid dat is ingesteld door uw IT-beheerder.

   • Microsoft 365-beveiligingsgroepen waarvoor e-mail niet is ingeschakeld, ontvangen geen uitnodigingen via e-mail.

   • Dynamische groepen worden niet ondersteund.

9. Selecteer Publiceren om uw informele bijeenkomst te plannen en deelnemers uit te nodigen.

Een bijeenkomst dupliceren

Dupliceer een bestaande bijeenkomst om alle details en instellingen toe te passen op een nieuwe bijeenkomst. Je kunt eerdere en toekomstige bijeenkomsten in je Teams-agenda dupliceren.

Wanneer je een bestaande bijeenkomst dupliceerd, heeft de nieuwe bijeenkomst dezelfde:

• Titel

• Beschrijving

• Presentatoren, medeorganisatoren en deelnemers

• Gebeurtenisthema

• Registratie-instellingen

• Aangepaste e-mailberichten

• Opties voor vergadering

Een bijeenkomst dupliceren:

1. Klik in je Teams-agenda met de rechtermuisknop op het vorige of toekomstige bijkeenkomst die je wilt dupliceren.

2. Selecteer Gebeurtenis dupliceren .

3. Stel de datum en tijd van de nieuwe gebeurtenis in en bewerk de details van de gebeurtenis die je wilt wijzigen.

4. Kies Opslaan.

Je kunt een gemeentehuis ook dupliceren door erop te dubbelklikken in je Teams-agenda en Gebeurtenis dupliceren te selecteren op de detailpagina.

Deelnemers uitnodigen voor een informele bijeenkomst

Nadat u deelnemers hebt uitgenodigd, zien ze de uitnodiging van de informele bijeenkomst in hun agenda. Als u de wisselknop Alleen uitgenodigde personen toestaan om deel te nemen hebt ingeschakeld, moet u de gebeurtenis publiceren zodat deelnemers kunnen deelnemen. 

Deelnemers uitnodigen voor een webinar:

1. Ga naar uw Teams-agenda.

2. Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.

3. Ga naar Details > Deelnemers.

4. Zoek en selecteer inDeelnemers uitnodigende personen die u wilt uitnodigen.

5. Selecteer Opslaan.

Wanneer uw gebeurtenis wordt gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch uitnodigingen per e-mail. Genodigden zonder Microsoft-account kunnen anoniem deelnemen aan je vergadering.

Een bijeenkomst insluiten in SharePoint

Wanneer je een bijeenkosmt insluit op een SharePoint-site, kunnen personen met toegang tot het evenement en de SharePoint-site het evenement daar bijwonen.  

Als je V&A of chat hebt ingeschakeld voor het evenement, kunnen personen die vanuit SharePoint aanwezig zijn, nog steeds deelnemen aan de gebeurtenis.  

Een bijeenkomst insluiten in een SharePoint-site: 

1. Plan een bijeenkomst of open een bestaand stadhuis in je Teams-agenda.

   • Als je een nieuwe bijeenkomst plant, selecteer je Opslaan om gebeurtenisgegevens op te slaan voordat je doorgaat.

2. Selecteer in Details de optie Gebeurtenis delen.

3. Selecteer onder HTML voor het insluiten van video de optie Kopiëren voor de knop Kopiëren voor Copilot in Word op mobiele apparaten.

4. Nadat je de HTML voor het insluiten van de video hebt gekopieerd, voeg je deze toe aan je SharePoint-pagina met behulp van het webonderdeel Insluiten.

Zorg ervoor dat je de bijeenkomst publiceert in Teams. Als je gebeurtenissite niet is gepubliceerd, wordt de bijeenkomst niet weergegeven op de SharePoint-site. 

Wanneer je de gebeurtenis start, wordt deze automatisch gestreamd op de SharePoint-pagina. 

Live reacties van de bijeenkosmt

Verhoog de betrokkenheid en ontvang realtime feedback van je gemeentehuispubliek met live reacties. Nadat een gemeentehuis is gestart, kunnen deelnemers kiezen uit verschillende live reacties in hun besturingselementen voor vergaderingen. Wanneer ze er een kiezen, wordt deze tijdelijk weergegeven in de onderste hoek van het vergadervenster. 

(Weergave deelnemer)

Live reacties zijn beschikbaar in gemeentehuizen georganiseerd in Teams Premium. Ze worden automatisch ingeschakeld, maar kunnen worden in- of uitgeschakeld. 

Livereacties van het gemeentehuis in- of uitschakelen vóór een gebeurtenis:

1. Ga naar uw Teams-agenda. 

2. Selecteer een gemeentehuis dat je hebt georganiseerd. 

3. Selecteer Gebeurtenis beheren . 

4. Selecteer in Detailsvergaderopties . 

5. Selecteer Afspraak .

6. Schakel de wisselknop Reacties toestaan aan of uit. 

7. Selecteer Toepassen > Opslaan .

Livereacties in- of uitschakelen tijdens een gebeurtenis:

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen Meer acties > Instellingen > Opties voor vergadering .

2. Schakel in Betrokkenheid de wisselknop Reacties toestaan in of uit.

Wijzigingen in deze instelling worden onmiddellijk van kracht. 

Zie Jeelf uitdrukken in Microsoft Teams-vergaderingen met livereacties voor meer informatie over livereacties in Teams. 

E-mails van de bijeenkomst

E-mailberichten van het stadhuis in Teams worden automatisch ingeschakeld wanneer je een bijeenkomst plant. Er zijn twee soorten e-mailberichten die mensen die zijn uitgenodigd voor een gemeentehuis ontvangen:

• E-mails met uitnodigingen voor evenementen: in deze e-mailberichten wordt aan mensen opgegeven dat ze zijn uitgenodigd voor het stadhuis. Ze bevatten belangrijke gebeurtenisdetails, zoals de datum, begintijd en beschrijving. Deze worden automatisch verzonden wanneer de gebeurtenis wordt gepubliceerd.

• Gebeurtenisopname beschikbaar e-mailberichten: na een bijeenkomst laten deze e-mailberichten deelnemers weten wanneer de gebeurtenisopname beschikbaar is om te bekijken. Deze e-mailberichten worden automatisch verzonden wanneer de gebeurtenisopname wordt gepubliceerd.

E-mailberichten van gemeentehuis worden gemaakt op basis van een Teams-sjabloon die automatisch de details van het evenement invult. Je kunt de e-mailberichten bewerken of volledig uitschakelen voordat je de gebeurtenis publiceert. 

Zie e-mails voor bijeennkomsten beheren in Microsoft Teamsvoor meer informatie.

Een informele bijeenkomst publiceren

Nadat u de details en e-mailsjabloon voor uitnodigingen van uw informele bijeenkomst hebt voltooid, publiceert u de informele bijeenkomst om deelnemers automatisch uit te nodigen.

Een informele bijeenkomst publiceren:

1. Ga naar uw Teams-agenda.

2. Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.

3. Belangrijke details voltooien en thema's aanpassen.

4. Selecteer Opslaan om eventuele wijzigingen toe te passen.

5. Selecteer Publiceren en bevestigen.
   
   

Nadat uw informele bijeenkomst is gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch de uitnodiging per e-mail en updates over eventuele wijzigingen in het evenement.

Problemen oplossen

Wat moet ik doen als ik problemen ondervind bij het deelnemen aan een vergadering?

Zorg ervoor dat je deelneemt aan de vergadering die is aangemeld vanuit het account waarmee u de uitnodiging voor de vergadering of koppeling voor deelname hebt ontvangen. 

Ik ben uitgenodigd als externe presentator, maar mijn koppeling werkt niet.

Je unieke koppeling om deel te nemen als presentator werkt alleen als je bent aangemeld bij Teams met hetzelfde e-mailbericht waarmee je de koppeling voor deelname hebt ontvangen. Je kunt zich niet aanmelden met een ander account en de koppeling gebruiken en je kunt niet anoniem deelnemen met behulp van de koppeling.

Volgende stappen

Een informele bijeenkomst aanpassen

Een informele bijeenkomst hosten in Microsoft Teams