Een gemeentehuis plannen in Microsoft Teams
Of u nu een bedrijfsbrede productdemo organiseert of een live-evenement beslaat, de functies van het stadhuis zijn optimaal voor het produceren van grootschalige evenementen.
In dit artikel
Een informele bijeenkomst plannen
Een informele bijeenkomst plannen:
-
Open uw Teams-agenda.
-
Selecteer de pijl naast Nieuwe vergadering +.
-
Selecteer Informele bijeenkomst in de vervolgkeuzelijst.
-
Voer in Details basisgegevens in, wijs presentatoren aan en meer:
-
Voer de titel van de gebeurtenis, de begin- en einddatum en de beschrijving in.
Opmerking: De maximale duur van een informele bijeenkomst is 30 uur.
-
De organisator is standaard de persoon die het informele bijeenkomst heeft gemaakt.
-
Zoek en selecteer in Gebeurtenisgroep > co-organisatoren of presentatoren van uw organisatie andere personen die het gemeentehuis gaan beheren. U kunt ook externe presentatoren toevoegen.
Opmerking: Co-organisatoren hebben de meeste mogelijkheden voor organisatoren, maar kunnen details (datum, tijd, enzovoort) niet wijzigen. Presentatoren kunnen tijdens het evenement spreken en inhoud delen.
-
Selecteer Opslaan en uitnodigingen verzenden om wijzigingen toe te passen en co-organisatoren en presentatoren uit te nodigen voor de gebeurtenis.
-
-
Kies in Toegang tot gebeurtenissen of uw evenement beschikbaar is voor Uw organisatie (leden en gasten van uw organisatie), Openbaar (iedereen die is uitgenodigd of met een koppeling naar het evenement) of Mensen en groepen (alleen uitgenodigde personen en groepen van uw organisatie)
Machtigingstype
Beschrijving
Uw organisatie
Iedereen in uw organisatie kan het stadhuis bijwonen, inclusief gasten.
Openbaar
Iedereen kan deelnemen, zowel mensen in uw organisatie als daarbuiten.
Personen en groepen
Maximaal 500 personen kunnen het stadhuis bezoeken. Dit omvat personen die afzonderlijk en via distributielijsten, Microsoft 365-beveiligingsgroepen en Microsoft 365 Unified Groepen. U kunt maximaal 20 dergelijke groepen of lijsten toevoegen. Dynamische groepen worden niet ondersteund.
-
Zoek en selecteer in Deelnemers uitnodigen de personen naar wie u uitnodigingen voor gebeurtenissen wilt verzenden. U kunt distributielijsten, Microsoft 365-beveiligingsgroepen, Microsoft 365 Unified Groepen en maximaal 500 afzonderlijke e-mailadressen toevoegen. U kunt maximaal 20 dergelijke groepen of lijsten toevoegen.
-
Selecteer Opslaan om wijzigingen toe te passen en door te gaan met het aanpassen van uw gebeurtenis.
-
Selecteer Vergaderopties om meer instellingen te bewerken.
Notities:
-
Sommige vergaderopties zijn mogelijk vergrendeld, afhankelijk van het beleid dat is ingesteld door uw IT-beheerder.
-
Microsoft 365-beveiligingsgroepen waarvoor e-mail niet is ingeschakeld, ontvangen geen uitnodigingen via e-mail.
-
Dynamische groepen worden niet ondersteund.
-
-
Selecteer Publiceren om uw informele bijeenkomst te plannen en deelnemers uit te nodigen.
Externe presentatoren toevoegen
Voeg eenvoudig maximaal 20 presentatoren van buiten uw organisatie toe aan uw gemeentehuis. Externe presentatoren zijn presentatoren die anoniem zijn, buiten uw organisatie vallen of teams niet gebruiken.
Wanneer u een externe presentator toevoegt, ontvangt deze een unieke koppeling waarmee ze aan de gebeurtenis kunnen deelnemen zonder in de lobby te wachten. Anonieme presentatoren hoeven zich niet aan te melden met een Microsoft-account. ze kunnen deelnemen via de koppeling en hun naam typen voordat ze worden ingevoerd.
Een externe presentator toevoegen:
-
Ga naar uw Teams-agenda.
-
Selecteer een toekomstige informele bijeenkomst en selecteer Details.
-
Selecteer Externe presentatoren toevoegen.
-
Voer in Externe presentatoren de e-mailadressen in van de externe presentatoren die u wilt toevoegen.
-
Selecteer Uitnodigingen opslaan en verzenden .
Notities:
-
Externe presentatoren mogen hun koppelingen niet doorsturen. Ze kunnen deelnemen via dezelfde koppeling op maximaal 3 apparaten.
-
Als een gast niet is geverifieerd bij het deelnemen aan de gebeurtenis, wordt deze in de lobby geplaatst. Van daaruit kan een organisator of presentator van een gebeurtenis zijn of haar verzoek om deel te nemen aan de gebeurtenis goedkeuren of weigeren.
De koppeling voor externe koppeling opnieuw genereren of kopiëren
De koppeling waarmee externe presentatoren worden gekoppeld, opnieuw genereren of kopiëren:
-
Open een informele bijeenkomst in uw Teams-agenda.
-
Selecteer externe presentator in de details van de informele bijeenkomst.
-
Selecteer Unieke koppeling.
-
Selecteer Kopiëren om de koppeling naar het klembord te kopiëren of Opnieuw laden om een nieuwe te genereren.
Een stadhuis dupliceren
Dupliceer een bestaand stadhuis om alle details en instellingen toe te passen op een nieuw stadhuis. U kunt eerdere en toekomstige gemeentehuizen in uw Teams-agenda dupliceren.
Wanneer u een bestaand stadhuis dupliceerd, heeft het nieuwe stadhuis hetzelfde:
-
Titel
-
Beschrijving
-
Presentatoren, medeorganisatoren en deelnemers
-
Gebeurtenisthema
-
Registratie-instellingen
-
Aangepaste e-mailberichten
-
Opties voor vergadering
Een stadhuis dupliceren:
-
Klik in uw Teams-agenda met de rechtermuisknop op het vorige of toekomstige stadhuis dat u wilt dupliceren.
-
Selecteer Gebeurtenis dupliceren .
-
Stel de datum en tijd van de nieuwe gebeurtenis in en bewerk de details van de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
-
Kies Opslaan.
U kunt een gemeentehuis ook dupliceren door erop te dubbelklikken in uw Teams-agenda en Gebeurtenis dupliceren te selecteren op de detailpagina.
Opmerking: Als u een gebeurtenis dupliceert die de afgelopen 60 dagen niet is gewijzigd of waaraan niet is toegevoegd, worden de vergaderopties niet overgedragen. De dubbele gebeurtenis heeft standaard vergaderopties.
Deelnemers uitnodigen voor een informele bijeenkomst
Nadat u deelnemers hebt uitgenodigd, zien ze de uitnodiging van de informele bijeenkomst in hun agenda. Als u de wisselknop Alleen uitgenodigde personen toestaan om deel te nemen hebt ingeschakeld, moet u de gebeurtenis publiceren zodat deelnemers kunnen deelnemen.
Deelnemers uitnodigen voor een webinar:
-
Ga naar uw Teams-agenda.
-
Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.
-
Ga naar Details > Deelnemers.
-
Zoek en selecteer inDeelnemers uitnodigende personen die u wilt uitnodigen.
-
Selecteer Opslaan.
Wanneer uw gebeurtenis wordt gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch uitnodigingen per e-mail. Genodigden zonder Microsoft-account kunnen anoniem deelnemen aan uw vergadering.
Live reacties van het stadhuis
Verhoog de betrokkenheid en ontvang realtime feedback van uw gemeentehuispubliek met live reacties. Nadat een gemeentehuis is gestart, kunnen deelnemers kiezen uit verschillende live reacties in hun besturingselementen voor vergaderingen. Wanneer ze er een kiezen, wordt deze tijdelijk weergegeven in de onderste hoek van het vergadervenster.
(Weergave deelnemer)
Live reacties zijn beschikbaar in gemeentehuizen georganiseerd in Teams Premium. Ze worden automatisch ingeschakeld, maar kunnen worden in- of uitgeschakeld.
Livereacties van het gemeentehuis in- of uitschakelen vóór een gebeurtenis:
-
Ga naar uw Teams-agenda.
-
Selecteer een gemeentehuis dat u hebt georganiseerd.
-
Selecteer Gebeurtenis beheren .
-
Selecteer in Detailsvergaderopties .
-
Selecteer Afspraak .
-
Schakel de wisselknop Reacties toestaan in of uit.
-
Selecteer Toepassen > opslaan .
Livereacties in- of uitschakelen tijdens een gebeurtenis:
-
Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen Meer acties > Instellingen > Opties voor vergadering .
-
Schakel in Engagement de wisselknop Reacties toestaan in of uit.
Wijzigingen in deze instelling worden onmiddellijk van kracht.
Notities:
-
Als u het stadhuis opneemt, worden er geen live reacties weergegeven in de opname.
-
In gemeentehuizen kijken deelnemers met een vertraging van ongeveer 20-30 seconden toe. Hun reacties kunnen daardoor vertraagd lijken voor de presentatoren en organisatoren.
Uitnodigingen voor e-mail van de informele bijeenkomst
Wanneer u een informele bijeenkomst publiceert, ontvangen deelnemers automatisch e-mail uitnodigingen. De uitnodigingen bevatten belangrijke details, zoals de naam van de gebeurtenis, de datum en tijd en de beschrijving. Ze weerspiegelen ook de aangepaste thema's van uw gebeurtenis.
Als u details wilt toevoegen, bewerkt u de uitnodigingen voordat u uw informele bijeenkomst publiceert. E-mail uitnodigingen voor de informele bijeenkomst bewerken:
-
Ga naar uw Teams-agenda.
-
Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.
-
Selecteer E-mails.
-
Selecteer Bewerken in de rij Gebeurtenisuitnodiging.
-
Breng wijzigingen aan in de e-mailsjabloon.
-
Vul de details in de opgegeven sjabloon in.
-
Selecteer Voorbeeld van e-mail om te zien hoe de e-mail wordt weergegeven voor genodigden.
Opmerking: Het e-mailbericht kan er voor sommige geadresseerden anders uitzien, afhankelijk van hun e-mailservice en apparaat.
-
Selecteer E-mail bewerken om door te gaan met bewerken, Annuleren om bewerkingen te verwijderen of Opslaan om uw wijzigingen toe te passen.
Nadat u de informele bijeenkomst hebt gepubliceerd, stuurt Teams deze e-mailuitnodiging automatisch naar deelnemers.
Een informele bijeenkomst publiceren
Nadat u de details en e-mailsjabloon voor uitnodigingen van uw informele bijeenkomst hebt voltooid, publiceert u de informele bijeenkomst om deelnemers automatisch uit te nodigen.
Een informele bijeenkomst publiceren:
-
Ga naar uw Teams-agenda.
-
Open een bestaande informele bijeenkomst of maak een nieuwe.
-
Belangrijke details voltooien en thema's aanpassen.
-
Selecteer Opslaan om eventuele wijzigingen toe te passen.
-
Selecteer Publiceren en bevestigen.
Nadat uw informele bijeenkomst is gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch de uitnodiging per e-mail en updates over eventuele wijzigingen in het evenement.
Problemen oplossen
Wat moet ik doen als ik problemen ondervind bij het deelnemen aan een vergadering?
Zorg ervoor dat u deelneemt aan de vergadering die is aangemeld vanuit het account waarmee u de uitnodiging voor de vergadering of koppeling voor deelname hebt ontvangen.Ik ben uitgenodigd als externe presentator, maar mijn koppeling werkt niet.
Uw unieke koppeling om deel te nemen als presentator werkt alleen als u bent aangemeld bij Teams met hetzelfde e-mailbericht waarmee u de koppeling voor deelname hebt ontvangen. U kunt zich niet aanmelden met een ander account en de koppeling gebruiken en u kunt niet anoniem deelnemen met behulp van de koppeling.