Parhaat kysymykset uloskuittaamisesta, sisäänkuittaamisesta ja versiotiedoista

Ei, tiedoston uloskuittaaminen muuttaa vain tiedoston ehtoa niin, että vain sinä voit muokata tiedostoa.

Jos kuittaat tiedoston ulos etkä tallenna sitä takaisin, muutoksia ei tallenneta. Jos haluat säilyttää muutokset, tallenna tiedosto aina.

Tiedoston tallentaminen riippuu käyttämästäsi editorista tai työkalusta. Jos muokkaat tekstitiedostoa verkossa, sinun on erikseen valittava Tallenna. Jos kuitenkin muokkaat Microsoft 365 sovelluksessa, kuten Wordissa tai Excelissä, voit sulkea asiakirjan ja tallentaa sen automaattisesti.

Jos kuittaat tiedoston ulos, tallennat sen ja hylkäät uloskuittauksen, muutoksia ei tallenneta takaisin kirjastoon.

Oletusarvoisesti kuka tahansa, jolla on tiedostokirjaston muokkausoikeudet, voi muuttaa tiedostoa. Voit kuitenkin määrittää kirjaston edellyttämään, että joku kuittaa tiedoston ulos ensin ennen sen muuttamista.

Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet tämän asetuksen tekemiseen.

1. Avaa kirjasto, jota haluat käyttää uloskuittausta varten.

2. Valitse SharePointAsetukset ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

   

   Valitse SharePoint 2013 ja SharePoint 2016Sivu ja sitten Kirjaston asetukset.

   

3. Valitse Asetukset-sivulla Versiotietojen asetukset.

   

4. Vieritä Versiotietojen asetukset - sivulla alaspäin ja valitse Kyllä , jos haluat , että tiedostot kuitataan ulos ennen niiden muokkaamista.

   

Oletusarvoisesti tiedostokirjastossa jäsenet, joilla on muokkausoikeudet, voivat muokata ja muokata tiedostoja kuittaamatta niitä ulos. Voit estää tämän ottamalla kirjastossa pakollisen uloskuittaamisen käyttöön. Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet tämän asetuksen tekemiseen.

1. Avaa kirjasto, jota haluat käyttää uloskuittausta varten.

2. Valitse SharePointAsetukset ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

   

   Valitse SharePoint 2013 ja SharePoint 2016Sivu ja sitten Kirjaston asetukset.

   

3. Valitse Asetukset-sivulla Versiotietojen asetukset.

   

4. Vieritä Versiotietojen asetukset - sivulla alaspäin ja valitse Kyllä , jos haluat , että tiedostot kuitataan ulos ennen niiden muokkaamista.

   

Voit tarkistaa nopeasti, kuka on kuitannut sarakkeen ulos, pitämällä osoitinta Uloskuitattu-kuvakkeen päällä nähdäksesi vihjeen, joka kertoo, kuka on kuitannut tiedoston ulos.

Voit myös lisätä Uloskuittaaja-sarakkeen kirjaston oletusnäkymään. Tällä tavalla kaikki näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Lisätietoja Uloskuitattu-sarakkeen lisäämisestä SharePoint:ssä on artikkelissa Sarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon.

Lisätietoja

• SharePoint 2013 ja SharePoint 2016 on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

• Katso SharePointartikkelista Tiedostokirjaston mukautetun näkymän luominen

Versiotietojen käyttäminen luo historian tiedostoon tehdyistä muutoksista pääversioiden tai pää- ja aliversioiden julkaisuista.

Versiotietojen ottaminen käyttöön

Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa

Vetäminen ja pudottaminen   

Yleisin tapa ladata tiedostoja on vetää niitä tietokoneesta tai verkkokansiosta tiedostokirjastoon. Avaa ensin sivustossa oleva kirjasto. Etsi sitten tietokoneesta tiedostot, jotka haluat ladata, ja valitse ja vedä ne kirjastossa olevaan kohtaan, jossa lukee vedä tiedostot tähän.

Jos et näe tiedostojen vetämisen ja pudottamisen vaihtoehtoa, asenna selainohjelmiston tai Microsoft Officen uusin versio. Tämä ominaisuus edellyttää vähintään Office 2013:a tai Microsoft Edgen, Internet Explorerin, Firefoxin tai Chromen uusinta versiota.

Avaa Resurssienhallinnassa -komennon käyttäminen   

Komento avaa Windowsin Resurssienhallinnan tietokoneessa, mutta näyttää sivustoa ylläpitävän palvelintietokoneen kansiorakenteen. Joskus haluat ehkä kopioida tai siirtää useita tiedostoja kirjastosta toiseen.

Saatat esimerkiksi haluta siirtää kaikki yli vuosi sitten luodut tiedostot toiseen kirjastoon arkistointia varten. Saatat myös haluta kopioida tiedostoja omasta kirjastostasi saman sivuston toiseen, alisivustossa sijaitsevaan kirjastoon, kun vaihdat työryhmiä.

Voit myös muokata kansioiden sisältöä esimerkiksi kopioimalla ja poistamalla tiedostoja tai nimeämällä niitä uudelleen.

Uusi tiedosto -komennon käyttäminen   

Valitse Luo uusi tiedosto -kuvaselitteessä LATAA AIEMMIN LUOTU TIEDOSTO. Voit ladata yksittäisiä tiedostoja näkyviin tulevassa valintaikkunassa valitsemalla Selaa.

Tämän menetelmän etuna on se, että se toimii kaikissa selaimissa selaimen versiosta riippumatta.

Muita uloskuittaamiseen, sisäänkuittaamiseen ja versioihin liittyviä vihjeitä   

Käytit mitä lataamisvaihtoehtoa tahansa, huomioi seuraavat asiat, kun käytät uloskuittausta, sisäänkuittausta ja versiotietoja:

• Jos lataat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiedostojen kuittaamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinun nimelläsi. Muut voivat tarkastella tiedostoa ja tehdä muutoksia siihen vasta, kun olet kuitannut sen takaisin sisään.

• Jos kirjasto on määritetty seuraamaan tiedostojen versioita, voit tavallisesti lisätä ladatun tiedoston uutena versiona osaksi tiedoston versiohistoriaa.

• Jos kirjastossa edellytetään arvojen, kuten osastojen nimen tai projektinumeron, lisäämistä kirjaston sarakkeisiin, arvoja on muokattava ja tiedosto on kuitattava sisään, ennen kuin lataustoiminto on valmis.

Lisätietoja

• SharePoint 2013 ja SharePoint 2016 on artikkelissa Tiedostojen lataaminen tai tiedostojen luominen kirjastossa

• Katso SharePoint ja Microsoft 365artikkelista Tiedostojen ja kansioiden lataaminen tiedostokirjastoon

• Video: Tiedostojen lisääminen kirjastoon

Voit lisätä uuden asiakirjan, kun uusi versio on uloskirjautuminen ja kaiken sisällön korvaaminen uudella versiolla. Kun uloskuitattu versio on muokattu, kuittaa se takaisin sisään. SharePoint tekee uuden kopion säilyttäen aiemmat versiot (edellyttäen, että se on määritetty sitä varten). Lisätietoja versiotiedoista on artikkelissa Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa?

Ei, Valitettavasti SharePoint-ympäristössä ei ole keinoa asettaa muistutusta tai saada päivämäärää, jolloin asiakirja kuitattiin ulos. On olemassa ohjelmointirajapintoja, jotka sallivat sen, mutta ne edellyttävät mukautetun ohjelman kirjoittamista. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan tai sivuston suunnittelijaan.

Katso visuaalisena kiertona uloskuitatun kuvakkeen tai lisää Uloskuitattu-sarake kirjastoon. Lisätietoja Uloskuitattu-sarakkeen lisäämisestä SharePoint on artikkelissa Sarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon.

Jos lataat tiedostoja kirjastoon, joka edellyttää tiedostojen uloskuittaamista, tiedosto kuitataan ensin ulos. Näet tiedostot, mutta muut eivät näe, ja se on helppo jättää huomiotta. Ennen kuin muut voivat tarkastella tai muokata tiedostoja, varmista, että täytät tarvittavat ominaisuudet ja kuittaat sitten tiedostot sisään.

Lisätietoja

• Lisätietoja tiedostojen sisään- ja uloskuittaamisesta SharePoint: ssä on artikkelissa Tiedostojen kuittaaminen ulos tai sisään tiedostokirjastossa.

• Lisätietoja tiedostojen sisään- ja uloskuittaamisesta SharePoint 2013 ja SharePoint 2016: ssä on artikkelissa Kirjaston tiedostojen kuittaaminen ulos, sisäänkuittaaminen tai hylkääminen .

• Lisätietoja tiedostojen lataamisesta SharePoint 2013 ja SharePoint 2016 on artikkelissa Tiedostojen lataaminen tai tiedostojen luominen kirjastossa.

• Lisätietoja tiedostojen lataamisesta SharePoint on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden lataaminen tiedostokirjastoon.

Kun joku lähettää sinulle linkin SharePoint-tiedostoon ja napsautat linkkiä, tarkista aina, lukeeko otsikkorivillä vain luku, ennen kuin aloitat muokkaamisen. Jos lukee, ja uloskuittaus on käytössä kirjastossa, tiedosto on ensin kuitattava ulos. Voit siirtyä kirjastoon tarkistamalla kirjaston URL-osoitteen ja kirjoittamalla sen selaimeen.

Jos tiedosto on Word-, Excel-, PowerPoint- tai jokin muu Office-tiedosto, voit kuitata sen ulos vielä helpommin. Ota tiedoston Muokkaustila käyttöön, napsauta Tiedosto-välilehteä ja kuittaa tiedosto ulos tarvittaessa Versionhallinta-painikkeen avulla.

Huomaa, että joku muu on jo saattanut kuitata tiedoston ulos, jolloin Kuittaa ulos -komento ei ole käytettävissä.

Kuinka usein olet nähnyt tämän?

Paikallisten luonnosten toiminto on ollut käytössä jo useissa ohjelmistoversioissa. Valitsemalla Käytä paikallista luonnosten kansiota voit viedä tiedoston offline-tilaan, mikä helpottaa tiedoston löytämistä tietokoneesta, jos haluat avata sen myöhemmin, kun sinulla ei ole verkkoyhteyttä. Oletusarvoisesti kansion nimi on SharePoint-luonnokset ja se sijaitsee Tiedostot- tai Omat tiedostot -kansiossa. Edellä kuvattu valintaruutu ei tule näkyviin, jos valitset useita tiedostoja uloskuittausta varten.

Mutta ajat ovat muuttuneet. Jos haluat käsitellä tiedostoja offline-tilassa, paras vaihtoehto on käyttää Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive mikä tekee minkä tahansa tiedostokirjaston viemisen offline-tilaan ja muutosten automaattisen synkronoinnin. Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive sisältyy Office 2013:een, ja käytettävissä on myös erillinen versio.

Lisätietoja

• OneDrive- tai muiden SharePoint-kirjastojen synkronointi tietokoneeseen OneDriven avulla

• Lataa maksuton OneDrive-synkronointisovellus-asiakasohjelma

Kansioihin järjestetyssä kirjastossa on usein oletusnäkymä, joka näyttää kaikki kansiot. Jos haluat kuitata sisään useita tiedostoja useaan eri kansioon, luo uusi sisentämätön näkymä, joka näyttää kaikki kirjaston tiedostot yhdessä näkymässä ilman kansioita. Voit tehdä tämän valitsemalla Muokkaa näkymää -sivun Kansiot-kohdassa Näytä kaikki kohteet ilman kansioita. Tämän jälkeen voit kasvattaa näytettävien tiedostojen määrää määrittämällä suuremman arvon Kohderajoitus-osion kohtaan Näytettävien kohteiden määrä. Tämä helpottaa kaikkien sisäänkuitattavien tiedostojen valitsemista yhdellä kertaa.

Lisätietoja

• SharePoint 2013 ja SharePoint 2016 on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

• Lisätietoja SharePoint on artikkelissa Tiedostokirjaston mukautetun näkymän luominen.

Jos olet synkronoinut kirjaston Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive kanssa, voit silti kuitata tiedostot ulos selaimessa. Näet kuitattu ulos -kuvakkeen selaimessa sen merkiksi, että tiedosto on kuitattu ulos. Laitteen paikallisessa kansiossa olevassa tiedostossa ei kuitenkaan ole Kuitattu ulos -kuvaketta, koska paikallinen kansio ei tiedä tiedoston uloskuittaus- tai sisäänkuittaustilaa SharePointissa.

Voit kuitenkin tehdä paikallisessa kansiossa näin:

1. Napsauta tiedoston nimeä hiiren kakkospainikkeella.

2. Valitse Näytä online tai valitse Työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveja valitse sitten Siirry selaimeen.

Nyt voit tarkistaa SharePoint-kirjaston tiedostojen ulos-/sisäänkuittauksen tilan.

Sinun ei tarvitse odottaa, että toinen käyttäjä palaa lomaltaan.

Sivuston tai kirjaston järjestelmänvalvoja, jolla on Ohita uloskuittaus -oikeus, voi kuitata tiedoston sisään tai hylätä toisen käyttäjän tekemän tiedoston uloskuittauksen. Ota kuitenkin huomioon toiminnon seuraukset. Lomalla oleva työtoveri haluaa ehkä lisätä omaan paikalliseen kopioon tekemänsä muutokset kirjastossa olevaan tiedostoon, jolloin nämä kaksi versiota on sovitettava yhteen joko manuaalisesti tai käyttämällä esimerkiksi Wordin tai Excelin vertailutyökaluja.

Lisätietoja

• Tietoa käyttöoikeustasoista

• Työkirjan kahden version vertailu Spreadsheet Comparen avulla

• Asiakirjan muokkausten yhdistäminen

Lyhyesti sanottuna tiedostojen ulos- ja sisäänkuittaus on menetelmä, jossa tiedosto lukitaan yhdelle käyttäjälle muokkaamista varten ja vapautetaan sitten takaisin muiden käytettäväksi. Kun luot kirjastoja, järjestät tiedostoja ja suunnittelet ryhmien yhteistyötä, mieti, mikä yhteistyömalli olisi sopivin. Tiedostoja voi käsitellä yhdessä muiden kanssa monella tavalla. Seuraavan taulukon avulla voit valita sopivimman yhteiskäyttötavan.

Yhteistyömalli	Tyypilliset käyttökohteet	Parhaat käytännöt
Epävirallinen	Ryhmän päivittäiset asiakirjat, pienet tai epäsäännölliset muokkaukset, ajoittaiset muokkausristiriidat	Poista uloskuittausvaatimus käytöstä (kirjaston oletusasetus). Yksittäisiä tiedostoja voi silti kuitata ulos tarpeen mukaan.
Yhteismuokkaaminen	Tiedostojen reaaliaikainen yhteiskäyttö käyttämällä asiakastietokoneissa olevia Office-tuotteita ja Officen verkkoversioa	Poista uloskuittausvaatimus käytöstä ja vältä tiedostojen uloskuittaamista, koska se on ristiriidassa yhteismuokkaamisen kanssa.
Virallinen	Vaiheittainen kommentointi ja tarkistus sekä asiakirjan hyväksyntä	Ota uloskuittausvaatimus käyttöön.

Tässä on muutamia muita vihjeitä ja vinkkejä uloskuittauksen käyttämiseen kirjastossa:

• Vältä tiedostojen pitämistä uloskuitattuna liian kauan. 

• Lisää Uloskuittaaja-sarake kirjaston oletusnäkymään. Näin muut näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Jos tämä sarake ei ole näkymässä, voit silti siirtää osoittimen Uloskuitattu-kuvakkeen päälle nähdäksesi vihjeen, joka kertoo, kuka on kuitannut tiedoston ulos.

• Kysy ennen toisen uloskuittauksen ohittamista.

• Vältä muokkaamasta tiedostoja, jotka on jo kuitattu ulos.

• Muista, että muutokset eivät näy muille, ennen kuin ne on kuitattu sisään.

Lisätietoja

• Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta

• Tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen

• SharePoint-luettelon tai -kirjaston sarakkeen luominen

• Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen

Jos ongelmia tai odottamatonta toimintaa esiintyy edelleen, voit lähettää palvelupyynnön.

Ota yhteyttä yritystuotteiden tukeen – Hallinta ohje