Versiotietojen käyttäminen luetteloissa ja kirjastoissa

Kun versiotietojen hallinta on käytössä, versioita luodaan seuraavissa tilanteissa:

• Kun luettelokohde tai tiedosto luodaan tai kun tiedosto ladataan kirjastoon.

  Huomautus:  Jos tiedostojen uloskuittausta edellytetään, tiedosto on kuitattava sisään sen ensimmäisen version luomiseksi.

• Kun ladataan tiedosto, jolla on sama nimi kuin aiemmin luodulla tiedostolla.

• Kun luettelokohteen tai tiedoston ominaisuuksiin tehdään muutoksia.

• Kun Office-asiakirja avataan ja tallennetaan. Kun asiakirja on avattu uudelleen, uusi versio luodaan, kun muokkaus on tallennettu.

• Ajoittain muokattaessa ja tallennettaessa Office-tiedostoja. Kaikki muokkaukset ja tallennukset eivät luo uusia versioita. Kun esimerkiksi tallennat muokkauksia usein, jokainen uusi versio tallentaa ajan eikä yksittäisiä muokkauksia. Tämä on yleistä , kun automaattinen tallennus on käytössä.

• Asiakirjan yhteismuokkaamisen aikana, kun eri käyttäjä aloittaa asiakirjan käsittelyn tai kun käyttäjä napsauttaa Tallenna muutosten lataamiseksi kirjastoon. 

Tiedostosta voi olla kolme nykyistä versiota kunakin hetkenä: uloskuitattu versio, uusin aliversio eli luonnosversio ja uusin julkaistu eli pääversio. Kaikki muut versiot ovat historiallisia versioita. Jotkin nykyiset versiot näkyvät vain sellaisille käyttäjille, joilla on niiden tarkasteluoikeudet.

Yleensä pääversio edustaa välitavoitetta, kuten tarkistettavaksi tai julkaistavaksi jätettyä tiedostoa, kun taas aliversio on käynnissä oleva työ, joka ei ole vielä valmis sivuston kaikkien käyttäjien luettavaksi. Työryhmäsi työtavan mukaan se tarvitsee todennäköisimmin uusimpia aliversioita, kuten äskettäin muokattua versiota. Ajan kuluessa työryhmäsi luultavasti tarvitsee vähemmän todennäköisesti vanhempaa aliversiota.

Jotkin organisaatiot seuraavat tiedostojen pää- ja aliversioita kirjastoissa. Toiset organisaatiot seuraavat vain pääversioita. Pääversiot on merkitty kokonaisluvuilla, kuten 5.0, ja aliversiot desimaaliluvuilla, kuten 5.1.

Useimmat organisaatiot käyttävät aliversioita tiedostojen kehitystyön aikana ja pääversioita, kun tietyt välitavoitteet saavutetaan tai kun tiedostot ovat valmiita yleiseen käyttöön. Monissa organisaatioissa suojataan luonnosversioita sallimalla tiedostojen hyväksyminen vain niiden omistajille tai valtuutetuille henkilöille. Tämä tarkoittaa sitä, että kukaan muu ei saa nähdä aliversioita, ennen kuin pääversio julkaistaan.

Lists vain pääversioita. Jokaisen luettelokohteen version tunnisteena on kokonaisluku. Jos organisaatiosi edellyttää luettelon kohteiden hyväksymistä, ne pysyvät odotustilassa, kunnes joku valtuutettu henkilö hyväksyy ne. Odotustilassa niiden tunnisteena on kokonaisluku ja niihin viitataan luonnoksina.

Aliversioiden enimmäismäärä on 511, ja pääversioiden määrää voidaan säätää. Lisätietoja pääversioiden määrän määrittämisestä on kohdassa Versioiden tallennusmäärän hallinta.

Jos käytät online-sovellusta tai uusinta työpöytäversiota ja yrität tallentaa toisen aliversion enimmäismäärän yli, korvaat uusimman aliversion. Jos käytät vanhaa asiakasohjelmaa, et voi tallentaa tai ladata muutoksia lainkaan. Jos haluat välttää korvaamisen tai jatkaa muutosten lataamista, sinun on julkaistava seuraava pääversio. Sen jälkeen voit julkaista aliversioiden enimmäismäärän uudelleen kyseisessä pääversiossa. Lisätietoja uusien versioiden julkaisemisesta on artikkelissa Tiedoston version julkaiseminen tai julkaisemisen poistaminen.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöönotosta ja määrittämisestä, mukaan lukien pää- ja aliversiot, artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Version numero lisätään automaattisesti aina, kun luot uuden version. Luettelossa tai kirjastossa, jossa on käytössä pääversiotiedot, versioiden numerot ovat kokonaislukuja, kuten 1.0, 2.0, 3.0 jne. Järjestelmänvalvoja voi ottaa kirjastojen versiotiedot käyttöön sekä pää- että aliversioille. Aliversioiden numerot merkittään desimaalilukuina, kuten 1.1, 1.2, 1.3 jne. Jos jokin aliversioista julkaistaan pääversiona, sen numeroksi tulee 2.0. Myöhemmät aliversiot numeroidaan numeroilla 2.1, 2.2, 2.3 jne.

Kun hylkäät uloskuittauksen, versionumero ei muutu. Jos uusin versio on 3.0, sen numerona pysyy 3.0 uloskuittauksen hylkäämisen jälkeen.

Kun poistat version, se siirtyy numeroineen roskakoriin. Versiohistoriassa näkyy jäljelle jääneet versionumerot. Muut versionumerot eivät muutu. Jos sinulla on esimerkiksi asiakirja, josta on olemassa aliversiot 4.1 ja 4.2, ja päätät poistaa version 4.1, jäljelle jäävässä versiohistoriassa näkyy enää vain versiot 4.0 ja 4.2. Tämä on havainnollistettu seuraavassa kuvassa.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöönotosta ja määrittämisestä, mukaan lukien pää- ja aliversiot, artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Voit määrittää, kuka voi tarkastella luettelokohteiden ja tiedostojen luonnoksia. Luonnoksia luodaan kahdessa tilanteessa:

• Kun tiedoston aliversio luodaan tai päivitetään kirjastossa, joka seuraa pää- ja aliversioita.

• Kun luettelokohde tai tiedosto luodaan tai sitä päivitetään, mutta sitä ei ole vielä hyväksytty luettelossa tai kirjastossa, jossa edellytetään sisällön hyväksyntää.

Kun pää- ja aliversioita seurataan, voit määrittää, edellyttääkö aliversioiden tarkasteleminen ja lukeminen tiedostojen muokkausoikeuksia. Kun tämä asetus on käytössä, käyttäjät, joilla on tiedoston muokkausoikeus, voivat käsitellä tiedostoa, mutta käyttäjät, joilla on vain tiedoston lukuoikeus, eivät voi tarkastella aliversioita. Kaikkien kirjaston käyttäjien ei esimerkiksi välttämättä ole tarkoitus nähdä kommentteja ja muutoksia, kun tiedoston muokkaaminen on kesken. Jos kirjastossa seurataan pää- ja aliversioita, eikä pääversiota ole vielä julkaistu, käyttäjät, joilla ei ole luonnoskohteiden tarkasteluoikeuksia, eivät voi tarkastella tiedostoa.

Jos edellytetään sisällön hyväksyntää, voit määrittää, ketkä voivat tarkastella hyväksyntää odottavia tiedostoja – käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, käyttäjät, joilla on muokkausoikeudet tai vain tekijät ja käyttäjät, joilla on kohteiden hyväksyntäoikeudet. Jos pää- ja aliversioita seurataan, tekijän täytyy julkaista pääversio, ennen kuin tiedoston voi lähettää hyväksyttäväksi. Jos edellytetään sisällön hyväksyntää, käyttäjät, joilla on sisällön lukuoikeudet, mutta joilla ei ole luonnoskohteiden tarkasteluoikeuksia, näkevät tiedoston viimeisen hyväksytyn version tai pääversion.

Riippumatta siitä, onko henkilöillä oikeus muokata tiedostoa vai ei, jos käyttäjät etsivät aliversiossa olevan tiedoston, he eivät saa siitä tuloksia.

Jotkin organisaatiot sallivat tiedostojen rajoittamattoman version ja toiset rajoitukset. Kun olet tarkistanut tiedoston uusimman version, saatat huomata, että vanha versio puuttuu. Jos uusin versiosi on 101.0 ja huomaat, että versiota 1.0 ei enää ole, se tarkoittaa, että järjestelmänvalvoja on määrittänyt kirjaston sallimaan vain 100 pääversiota tiedostosta. 101. version lisääminen aiheuttaa ensimmäisen version poistamisen. Vain versiot 2.0–101.0 säilyvät. Vastaavasti jos 102. versio lisätään, vain versiot 3.0–102.0 säilyvät.

Järjestelmänvalvoja voi myös päättää rajoittaa aliversioiden määrää. Jos esimerkiksi 100 pääversiota sallitaan, järjestelmänvalvoja voi päättää säilyttää aliluonnokset vain viidelle uusimmalle pääversiolle. Aliversioiden enimmäismäärä pääversioiden välillä on 511. Lisätietoja pää- ja aliversioiden julkaisemisesta sekä siitä, mitä tapahtuu, kun aliversioita on enemmän kuin aliversioiden enimmäismäärä, on Pää- ja aliversiot -osassa. Lisätietoja uusien versioiden julkaisemisesta on artikkelissa Tiedoston version julkaiseminen tai julkaisemisen poistaminen.

Kirjastossa, joka rajoittaa aliversioissa säilytettävien pääversioiden määrää, aliversiot poistetaan aiemmista pääversioista, kun versioraja on saavutettu. Jos esimerkiksi säilytät vain 100 pääversion luonnokset ja tiimisi luo 105 pääversiota, vain pääversiot säilytetään varhaisimmissa versioissa. Viisi varhaisimpaan pääversioon (kuten 1.2 tai 2.3) liittyvät aliversiot poistetaan, mutta pääversiot – 1, 2 ja niin edelleen – säilytetään, ellei kirjasto rajoita myös pääversioita.

Versioiden määrää kannattaa yleensä rajoittaa. Näin palvelimen tallennustilaa säästyy ja tiedostot pysyvät järjestyksessä. Jos organisaatiossa on kuitenkin säilytettävä kaikki versiot esimerkiksi juridisista syistä, älä määritä rajoituksia.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöönotosta ja määrittämisestä artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

• Jos olet Microsoft 365 asiakas, versiotietojen hallinta otetaan käyttöön automaattisesti, kun luot kirjaston tai luettelon. Versiotiedot voidaan poistaa käytöstä PowerShellin tai kehittäjän ohjelmointirajapinnan avulla. Huomautus: Versiotietojen poistamista käytöstä ei suositella, koska se poistaa versiopalautuksen suojauksen käytöstä.

• SharePoint Server versiotietojen hallinta otetaan käyttöön automaattisesti, kun luot kirjaston, mutta et luodessasi luetteloa.

Kuka tahansa, jolla on luetteloiden hallintaoikeudet, voi ottaa versiotiedot käyttöön tai poistaa ne käytöstä. Useilla sivustoilla se on sama henkilö, joka hallinnoi sivustoa, koska luettelot ja kirjastot perivät käyttöoikeudet sivustolta. Sivuston omistaja (tai muu luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaava henkilö) päättää versiotietojen hallinnan käyttöön ottamisen lisäksi, edellytetäänkö sisällön hyväksymistä, kuka voi tarkastella luonnoksia ja edellytetäänkö uloskuittausta. Jokainen näistä päätöksistä vaikuttaa versiotietojen hallinnan sujumiseen. Jos esimerkiksi kirjastojen hallinnasta vastaava henkilö päättää edellyttää uloskuittausta, järjestelmä luo versionumeron vain, kun tiedosto kuitataan sisään. Jos edellytetään sisällön hyväksyntää, pääversioiden numeroita ei lisätä, ennen kuin joku valtuutettu käyttäjä hyväksyy tiedostot.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöön ottamisesta luettelossa tai kirjastossa artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Jos versiotietojen hallinta on käytössä kirjastossa, sen määrittävä henkilö päättää, seurataanko sekä pää- että aliversioita ja ketkä voivat tarkastella aliversioita. Kun edellytetään sisällön hyväksyntää, useimmissa tapauksissa vain tiedoston omistaja ja kohteen hyväksyvä henkilö voi tarkastella aliversioita. Muissa kirjastoissa kuka tahansa, joka voi muokata kirjaston tiedostoja, tai jolla on kirjastossa lukuoikeudet, voi tarkastella kaikkia versioita. Kun versio on hyväksytty, kaikki ne henkilöt, joilla on luettelossa tai kirjastossa lukuoikeudet, voivat tarkastella versiota.

Vaikka luetteloilla ei ole pää- ja aliversioita, kaikki Odottaa-tilassa olevat kohteet tulkitaan luonnoksiksi. Useimmiten vain kohteen luonut henkilö ja käyttäjät, joilla on Täydet oikeudet tai Suunnittelu-oikeudet, voivat tarkastella luonnoksia. Nämä henkilöt näkevät luonnokset, jotka ovat Odottaa-tilassa, mutta muut näkevät vain versiohistorian uusimman Hyväksytty-version. Jos tiedosto hylätään, se säilyy Odottaa-tilassa, kunnes käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, poistaa sen.

Oletusarvoisesti odottava kohde tai tiedosto näkyy vain sen luojalle ja henkilöille, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet, mutta voit määrittää, voivatko muut käyttäjäryhmät tarkastella kohdetta tai tiedostoa. Jos kirjasto on määritetty seuraamaan sekä pää- että aliversioita, tiedostoa muokkaavan henkilön on ensin julkaistava tiedoston pääversio.

Lisätietoja asiakirjojen hyväksynnän määrittämisestä on artikkelissa Sivustoluettelon tai -kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen.

Kun kuittaat tiedoston ulos kirjastosta, jonka versiotiedot ovat käytössä, uusi versio luodaan aina, kun tiedosto kuitataan takaisin sisään. Jos pää- ja aliversiot ovat käytössä, voit päättää tiedostoa sisään kuitatessasi, minkä tyypin version kuittaat sisään. Kirjastoissa, joissa uloskuittausta edellytetään, versiot luodaan ainoastaan sisäänkuittauksen yhteydessä.

Kirjastoissa, joissa uloskuittausta ei edellytetä, uusi versio luodaan, kun avattu tiedosto tallennetaan ensimmäistä kertaa. Jokainen tämän jälkeen tehty tallennus korvaa ensimmäisen tallennuksen jälkeen tehdyt tallennukset. Jos suljet sovelluksen ja avaat sitten tiedoston uudelleen, ensimmäinen tallennus luo jälleen uuden version. Tästä voi seurata, että versioiden määrä kasvaa hyvin nopeasti.

Katso lisätietoja sisään- ja uloskuittauksesta artikkelista Uloskuittaus, sisäänkuittaus tai tiedostojen muutosten hylkääminen kirjastossa.

Kun käytät Näytä Resurssienhallinta -ominaisuutta tiedostojen käsittelemiseen, on tärkeää huomata, että toiminnassa on pieniä eroja verrattuna selaimen käyttöön.

Näytä Resurssienhallinta -toiminnossa tiedoston nimeämistä uudelleen ei pidetä muutoksena, joka käynnistää uuden version luomisen. Tämä tarkoittaa sitä, että kun muutat tiedoston nimeä Näytä Resurssienhallinta -toiminnolla, SharePoint ei luo tiedostosta uutta versiota, vaan nimeää tiedoston uudelleen.

Kun käytät selainta (tai OneDrive-synkronointisovellusta), tiedoston nimeäminen uudelleen johtaa kuitenkin uuden version luomiseen.

Uloskuittauksen edellyttäminen voi auttaa työryhmääsi käyttämään mahdollisimman hyvin versiotietojen hallintaa, koska tällöin voidaan määrittää version erityinen luontiajankohta. Versio luodaan vain, kun joku kuittaa tiedoston ulos, muuttaa sitä ja kuittaa tiedoston sitten takaisin sisään. Kun ei edellytetä uloskuittausta, versio luodaan silloin, kun joku ensin tallentaa tiedoston ja tämä versio päivitetään, kun se suljetaan. Jos kyseinen henkilö tai joku muu sitten avaa tiedoston ja tallentaa sen uudelleen, luodaan toinen versio. Tilanteen mukaan et ehkä halua luoda useita versioita esimerkiksi silloin, kun sinun on suljettava tiedosto kokoukseen osallistumiseksi ennen kuin olet tehnyt kaikki muutokset tiedostoon.

Kun uloskuittausta tarvitaan, käyttäjät eivät voi lisätä tiedostoja, muuttaa tiedostoja tai muuttaa tiedoston ominaisuuksia kuittaamatta tiedostoa ulos. Kun käyttäjät kuittaavat tiedostoja sisään, heitä pyydetään antamaan kommentteja tekemistään muutoksista, mikä auttaa luomaan merkityksellisemmän versiohistorian.

Katso lisätietoja uloskuittauksen edellyttämisestä artikkelista Kirjaston määrittäminen tiedostojen uloskuittauksen edellyttämiseksi.

Lists ja kirjastoilla on versiotietoihin ja uloskuittaukseen liittyviä käyttöoikeuksia, jotka vaihtelevat käyttäjälle tai tietylle ryhmälle määritetyn käyttöoikeustason mukaan. Käyttäjä, joka voi muokata käyttöoikeustasoja, voi määrittää nämä käyttöoikeudet eri tavalla tai luoda uuden ryhmän, jossa on mukautetut käyttöoikeustasot.

Nämä käyttöoikeudet tekevät kirjaston hallinnasta joustavampaa. Haluat ehkä määrittää, että jokin käyttäjä voi poistaa tiedoston versioita ilman, että käyttäjällä on oikeus poistaa itse tiedostoa. Oikeus poistaa versioita ei ole sama kuin oikeus poistaa kohteita, joten voit näin varmistaa mukautetun hallintatason.

Seuraavassa taulukossa näytetään versiotietojen hallintaan ja uloskuittaukseen liittyvät käyttöoikeudet sekä niihin sovellettavat oletuskäyttöoikeustasot.

Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Tietoja käyttöoikeustasoista.