Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen

Jos haluat luoda näkymän, toimi seuraavasti:

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat luoda näkymän, napsauta Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä ja valitse sitten Luo näkymä.

   Huomautus: Jos Luo näkymä ei ole käytettävissä, sinulla ei ole näkymän luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Lisätietoja omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista käyttöoikeuksista on alla olevassa Näkymän asetukset -osassa.

   

2. Valitse näkymän laji Asetukset-sivulla.

3. Kirjoita näkymän nimi Näkymän nimi -ruutuun. Jos haluat tämän näkymän luettelon tai kirjaston oletusnäkymäksi, valitse Tee tästä oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.

   

4. Valitse Käyttäjäryhmä-osan Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta Luo oma näkymä tai Luo yleinen näkymä. Luo oma näkymä, kun haluat näkymän vain omaan käyttöösi. Luo julkinen näkymä, jos haluat, että kaikki luettelon käyttäjät voivat nähdä sen.

   Huomautus: Jos Luo julkinen näkymä -vaihtoehto ei ole käytössä, sinulla ei ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia kyseisessä luettelossa tai kirjastossa.

5. Valitse Sarakkeet-osassa sarakkeet, jotka haluat sisällyttää näkymään, ja poista sarakkeet, joita et halua sisällyttää. Valitse sarakenumeroiden vieressä järjestys, jossa haluat sarakkeiden näkyvän näkymässä.

6. Määritä näkymän muut asetukset, kuten Lajittele ja suodata, ja valitse sivun alareunasta OK . Kaikkien valittavissa olevien asetusten kuvaukset ovat alla olevassa kohdassa Näkymien asetukset.

Noudattamalla seuraavia vaiheita voit muuttaa näkymää, kuten määrittää sen oletusnäkymäksi, lisätä ja poistaa sarakkeita sekä muuttaa näkymän kohteiden lajittelujärjestyksen.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka näkymän haluat vaihtaa, ja valitse Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

2. Valitse Muokkaa näkymää.

   Huomautus: Jos Muokkaa näkymää ei ole käytettävissä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Lisätietoa omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista oikeuksista on jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

3. Valitse muokattava näkymä Nykyinen näkymä -avattavassa luettelossa.

4. Tee haluamasi muutokset ja valitse sitten OK sivun alareunassa. Muokattavien asetusten kuvaukset ovat jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

   Huomautus: Avattavan Nykyinen näkymä -luettelon näkymät on järjestetty aakkosjärjestykseen, eikä sitä voi muuttaa. Voit kuitenkin muuttaa näkymän nimeä siten, että ensimmäinen kirjain on haluamassasi aakkosjärjestyksessä.

Poista näkymä seuraavasti.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka näkymän haluat poistaa, ja valitse Luettelo - tai Kirjasto-välilehti .

2. Valitse poistettava näkymä avattavasta Nykyinen näkymä -luettelosta.

   

3. Valitse Muokkaa näkymää.

   Huomautus: Jos Muokkaa näkymää -asetus on poistettu käytöstä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia oikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Lisätietoja omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista käyttöoikeuksista on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Näkymien asetukset.

   

4. Vieritä asetussivua alaspäin Näkymät-osaan ja valitse poistettava näkymä.

5. Valitse näkymän yläreunassa Poista.

   

   Huomautus: Jos Poista ei ole vaihtoehto, tämä voi olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä, etkä voi poistaa oletusnäkymää. Sinun on ensin muokattava toista näkymää ja tehtävä siitä oletusnäkymä.

6. Valitse pyydettäessä OK.

Valittavissa olevat näkymätyypit:

Vakionäkymä    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston kohteet näkyvät riveillä. Vakionäkymä on useimpien luetteloiden ja kirjastojen oletusnäkymä. Voit mukauttaa näkymän useilla eri tavoilla, kuten lisäämällä näkymään sarakkeita tai poistamalla niitä siitä.

Kalenterinäkymä    Tässä näkymässä näkyvät luettelot ja kirjastot seinäkalenterin kaltaisessa muodossa. Tässä muodossa voi käyttää päivä-, viikko- tai kuukausinäkymää. Näkymästä voi olla hyötyä, jos haluat nähdä kaikki luettelon tai kirjaston kohteet aikajärjestyksessä. Näkymän käyttäminen edellyttää, että luettelossa tai kirjastossa on sarakkeita, joiden kalenterimerkinnöillä on alkamis- ja päättymispäivämäärät.

Taulukkonäkymä    Tässä näkymässä luettelo- ja kirjastokohteet näkyvät ruudukossa laskentataulukon tavoin. Tästä pikamuokkaukseksi kutsutusta näkymästä voi olla hyötyä, jos useita luettelon tai kirjaston kohteita on muokattava samaan aikaan. Näkymästä on myös hyötyä silloin, jos haluat viedä tiedot laskentataulukko- tai tietokantaohjelmaan. Taulukkonäkymässä on joitakin rajoituksia– esimerkiksi kaikki Excel toiminnot eivät ole käytettävissä. Jos sarakkeen kohde näkyy harmaana, kyseistä saraketyyppiä ei voi muokata.

Gantt-näkymä    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston tiedot näkyvät edistymistä ilmaisevina palkkeina. Gantt-näkymästä on hyötyä projektien hallinnassa. Tässä näkymässä voit esimerkiksi nähdä, mitkä tehtävät limittyvät, sekä tarkastella koko projektin edistymistä. Tämän näkymän käyttäminen edellyttää, että luettelossa tai kirjastossa on alkamis- ja päättymispäivämäärät sisältäviä sarakkeita.

Access-näkymä    Käytä Microsoft Accessia luetteloon tai kirjastoon perustuvien lomakkeiden ja raporttien luomiseen. Käytettävissä vain, kun Microsoft Access on asennettuna.

Mukautettu näkymä SharePoint Designer:ssä     Luo mukautettuja lisänäkymiä SharePoint Designer-sovelluksen avulla. Tämä edellyttää lisäkäyttöoikeuksia ja SharePoint Designerin käyttämistä.

Olemassa oleva näkymä     Jos olemassa oleva näkymä on lähes haluamasi kaltainen, voit säästää aikaa ja käyttää olemassa olevaa näkymää lähtökohtana uuden näkymän luomisessa. Otsikon Aloita aiemmin luodusta näkymästä alla on luettelo olemassa olevista näkymistäsi. Luo uusi näkymä valitsemalla näkymä.

Näkymien asetukset helpottavat tarvittavien tietojen löytämistä luettelosta tai kirjastosta. Seuraavassa on SharePoint näkymien asetukset. Kaikki asetukset eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä. Kalenterinäkymien asetukset eroavat muiden näkymätyyppien asetuksista.

Näkymässä voi olla enintään 5 000 kohdetta. Voit hallita näkymän kohteiden määrää käyttämällä suodattimia ja määrittämällä määrää koskevia rajoituksia. Lisätietoja on artikkelissa Suurten luetteloiden ja kirjastojen hallinta.

• Oletusnäkymä    Kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa on oletusnäkymä, jonka käyttäjät näkevät, kun he menevät luetteloon tai kirjastoon. Voit muuttaa oletusnäkymän mihin tahansa luettelon tai kirjaston julkiseen näkymään. mutta et voi määrittää henkilökohtaista näkymää oletusnäkymäksi. Jos haluat poistaa näkymän, joka on oletusnäkymä, sinun on ensin tehtävä toisesta julkisesta näkymästä kyseisen luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.

  Huomautus: Jos Tee tästä oletusnäkymä -vaihtoehtoa ei näy näkymien luonti- tai muokkaussivulla, sinulla ei ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia tai valitsemasi näkymä on oma näkymäsi. Jos haluat luoda julkisen näkymän, sinun on oltava luettelon tai kirjaston Designer ryhmässä tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet. Saat lisätietoja artikkelista Tietoa SharePointin käyttöoikeustasoista.

• Kohderyhmä    Kun luot näkymän, voit määrittää kohderyhmän, joka voi käyttää luomaasi omaa näkymää tai julkista näkymää. Oman näkymän voit nähdä ainoastaan sinä itse. Julkisen näkymän voivat nähdä kaikki.

  Omaa näkymää ei voi muuttaa julkiseksi näkymäksi eikä julkista näkymää omaksi näkymäksi. Julkista näkymää voi käyttää sekä omien näkymien että julkisten näkymien pohjana. Omaa näkymää voi käyttää vain omien näkymien pohjana.

  Jos Luo näkymä ei ole käytettävissä, kun yrität luoda näkymän, sinulla ei ole näkymän luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Jos Luo näkymä on käytettävissä, mutta Luo julkinen näkymä -vaihtoehto on poistettu käytöstä, sinun on oltava Designer-ryhmässä tai vastaavissa käyttöoikeuksissa. Luo oma näkymä -toiminnolla sinun on oltava luettelon tai kirjaston Jäsen-ryhmässä tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet.

• Sarakkeet    Näkymän sarakkeet sisältävät tarvittavat luettelo- tai kirjastokohteiden tiedot. Sarakkeet yhdessä muiden ominaisuuksien, kuten suodattimien, kanssa auttavat näkemään vain työsi kannalta tärkeimmät tiedot. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos luettelo tai kirjasto sisältää paljon kohteita. Lisätietoa sarakkeiden kanssa työskentelystä mukautettujen näkymien luomiseksi on artikkelissa Luettelon tai kirjaston sarakkeen luominen.

• Gantt-sarakkeet    Valitse sarakkeet, jotka haluat sisällyttää Gantt-näkymään. Otsikko on pakollinen tekstikenttä. Aloituspäivämäärä ja Määräpäivä ovat pakollisia päivämääräkenttiä. Jos avattavassa luettelossa ei näy vaihtoehtoja, kun valitset sarakkeen, esimerkiksi Otsikko-sarakkeen, sinun on ensin luotava tätä näkymää tukeva sarake.

• Lajittelu    Määritä järjestys, jossa kohteet näkyvät näkymässä. Voit käyttää kahta eri ehtoa. Voit esimerkiksi näyttää tehtäväluettelon kohteet lajiteltuina ensin tärkeyden mukaan ja sitten määräpäivän mukaan.

• Suodatus    Määritä näkymä, jossa näkyy luettelon tai kirjaston kohteista osa, suodattamalla näkymä luettelon tai kirjaston sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit näyttää näkymässä esimerkiksi vain ne kirjaston tiedostot, jotka liittyvät tiettyyn projektiin.

  Vihje: Voit käyttää laskettuja sarakkeita tai suodattimia, jotka käyttävät laskutoimituksia, kuten [Tänään] näyttää kohteita, kun päivämäärä vastaa tätä päivää, tai [Minä] näkymän käyttäjän kohteiden näyttämiseen. Voit myös yhdistää yksinkertaisia kaavoja funktioihin. Jos esimerkiksi haluat näyttää viimeisen seitsemän päivän aikana luodut kohteet, suodata Luotu-sarakkeessa , määritä operaattorin arvoksi pienempi kuin ja määritä arvoksi [Tänään]-7 (ei välilyöntejä). Lisätietoja on artikkelissa Esimerkkejä luetteloiden yleisistä kaavoista.

• Taulukkonäkymä    Tässä näkymässä jokaisella kohteella on valintaruutu, joten käyttäjät voivat valita useita luettelon tai kirjaston kohteita joukkotoimintojen suorittamista varten. Näin säästyy aikaa erityisesti silloin, kun useita luettelon tai kirjaston kohteita on muutettava. Käyttäjä voi esimerkiksi valita ja kuitata ulos useita tiedostoja.

• Ryhmittelyperuste    Ryhmittele luettelon tai kirjaston kohteet sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit esimerkiksi ryhmitellä tehtäväluettelon kohteet ensin tärkeyden ja sitten valmistumisprosentin mukaan.

• Summat    Laskee näkymän sarakkeiden sisältämien arvojen perusteella laskutoimituksia, kuten summan, keskiarvon, suurimman arvon tai pienimmän arvon. Esimerkiksi jos määrität asiakirjakirjastossa otsikkosarakkeen asetukseksi Laske, näkymä näyttää näkymän sisältämien tiedostojen määrän ja näkymän ryhmien sisältämien tiedostojen määrän. Laskutoimituksiin käytettävissä olevat sarakkeet ja kullekin sarakkeelle määritettävissä olevat asetukset määräytyvät sarakkeen tietotyypin (esimerkiksi luku) mukaan ja sen luettelo- tai kirjastotyypin mukaan, jolle näkymä luodaan.

• Tyyli    Määrittää näkymän asettelun, joka voi olla esimerkiksi uutiskirje. Kaikki tyylit eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä.

  • Perustaulukko    Näyttää kohteet riveillä.
    

  • Kehystetty    Näyttää luettelon kohteet käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.
    

  • Kehystetty, ei selitteitä    Samanlainen kuin kehystetty tyyli, mutta sarakkeiden selitteet eivät sisälly näkymään. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.

  • Oletus    Oletusnäkymä vaihtelee luettelon tai kirjaston tyypin ja määritysten mukaan.

  • Asiakirjan tiedot    Näyttää kirjaston tiedostot käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä useimmissa kirjastoissa, mutta ei luetteloissa.
    

  • Tiedote    Näyttää kohteet riveillä siten, että rivien välissä on viivat.
    

  • Tiedote, ei viivoja    Näyttää kohteet riveillä vuorotellen eri sävyillä ilman viivoja rivien välissä.
    

  • Esikatseluruutu Näyttää kohteiden nimet sivun vasemmassa reunassa. Kun osoitat kohteen nimeä, näkymälle valitut sarakkeet tulevat näkyviin sivun oikeaan reunaan.
    

  • Sävytetty    Näyttää rivien kohteet vuorotellen kahdella eri sävyllä.
    

• Kansiot    Valitse Näytä kansioiden kohteet , jos haluat näyttää luettelon tai kirjaston kansiot näkymässä kohteiden kanssa. Valitse Näytä kaikki kohteet ilman kansioita , jos haluat näyttää näkymässä vain luettelon tai kirjaston kohteet, joita kutsutaan myös litteäksi näkymäksi. Voit ehkä myös valita, koskeeko luomasi näkymä kaikissa kansioissa, vain ylimmän tason kansiossa vai tietyn sisältötyyppi kansioissa.

• Kohderajoitus    Voit määrittää kussakin näkymässä yhtä aikaa näytettävien kohteiden (erien) enimmäismäärän tai näkymässä näytettävien kaikkien kohteiden enimmäismäärän. Mitä enemmän kohteita näytetään näkymässä yhtä aikaa, sitä kauemmin kohteiden latautuminen selaimessa kestää.

• Mobiilinäkymä    Voit tarkentaa, että näkymä on mobiililaitteille, että se on mobiililaitteiden oletusmobiilinäkymä sekä määrittää näkymän luettelonäkymä-verkko-osassa näkyvien kohteiden määrän. Tämä asetus ei ole käytettävissä kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa. Näkymän on oltava julkinen näkymä.