Sử dụng tính năng lọc để sửa đổi dạng xem SharePoint

Bộ lọc giúp giảm số lượng dữ liệu được trả về bằng cách chọn các mục dựa trên hoạt động (chẳng hạn như lớn hơn hoặc nhỏ hơn), cùng với khớp dữ liệu. Khi bạn tạo một chế độ đã lọc, cột đầu tiên được lập chỉ mục của bạn trong biểu thức bộ lọc sẽ giảm tập hợp dữ liệu xuống một số lượng lớn nhất. Ví dụ: lọc trên trường trạng thái hoặc ngày thường có thể giảm đáng kể tập hợp dữ liệu. Nếu bạn có 15.000 mục, bạn sẽ muốn số dữ liệu trả về trong chỉ mục đầu tiên ít hơn 5.000 mục. Nếu tập hợp dữ liệu của bạn không vượt quá 5.000 mục, đây vẫn là một cách hay.

SharePoint chọn cột được lập chỉ mục đầu tiên của bạn trong một truy vấn, rồi sử dụng phần còn lại của cột để chọn dữ liệu của bạn. Các cột khác bạn chỉ định trong bộ lọc dạng xem có thể được lập chỉ mục hoặc không. Dạng xem này không dử dụng những chỉ mục đó, kể cả khi kết quả của chế độ đã lọc trả về số mục thấp hơn Ngưỡng dạng xem danh sách.

Ví dụ: bạn có một truy vấn: kích cỡ = lớn AND màu = đỏ. Trong danh sách, kích cỡ không được lập chỉ mục nhưng màu thì có. Miễn là có dưới 5.000 mục "màu đỏ" trong danh sách, truy vấn vẫn lọc được danh sách lớn hơn. Tuy nhiên, nếu bạn có truy vấn kích cỡ = lớn OR màu = đỏ, dù cơ sở dữ liệu có tìm thấy tất cả các mục màu đỏ thì cơ sở dữ liệu cũng phải quét toàn bộ danh sách để tìm toàn bộ mục lớn. Nếu có trên 5.000 mục được trả về, truy vấn bị tiết lưu.

Nếu bạn sử dụng từ hai cột trở lên trong biểu thức bộ lọc, chỉ mục hoặc các chỉ mục xác định phải sử dụng toán tử AND. Ví dụ: nếu bạn muốn trả về dữ liệu Chó trong danh sách lớn gồm các động vật. Bạn có một cột chưa được lập chỉ mục có tên là Loài, trong đó Chó là một giá trị. Nếu bạn chỉ truy vấn Loài = Chó, truy vấn của bạn sẽ bị tiết lưu. Tuy nhiên, nếu bạn có một cột được lập chỉ mục tên là Lớp, truy vấn của bạn sẽ là Lớp = Động vật có vú AND Loài = Chó. Bạn cũng có thể tìm kiếm chó hoặc mèo với truy vấn Lớp = Động vật có vú AND (Loài = CHÓ OR Loài = Mèo). Truy vấn thứ hai chọn tất cả Động vật có vú, rồi lọc ra Chó và Mèo.

Nếu cột bạn sẽ sử dụng để lọc không có chỉ mục, bạn sẽ muốn bắt đầu bằng cách tạo chỉ mục. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thêm chỉ mục vào cột SharePoint.

Sau khi tạo chỉ mục cột, bạn có thể thêm chỉ mục đó khi bạn tạo hoặc sửa đổi dạng xem, rồi dùng cột chỉ mục để lọc dạng xem đó. Trước khi tạo dạng xem, bạn có thể muốn thêm các cột khác vào danh sách để cho phép việc sắp xếp, gộp nhóm và lọc linh hoạt hơn. Để sắp xếp và lọc, bạn có thể chọn cột có trong tập hợp dữ liệu nhưng không được hiển thị.

Tạo dạng xem

Mở Danh sách hoặc Thư viện nơi bạn muốn tạo dạng xem.

1. Bấm vào tab Danhsách hoặc Thư viện, rồi bấm vào Tạo Dạng xem.
   
   

2. Trên trang Loại dạng xem, bấm vào dạng xem bạn muốn sử dụng. Nếu không chắc chắn, hãy chọn Dạng xem Chuẩn.

   

3. Nhập Tên dạng xem.

   

4. Chỉnh sửa địa chỉ web cho dạng xem hoặc chấp nhận mặc định. Bạn có thể quay lại và thay đổi điều này sau.

5. Trong phần Bộ lọc, hãy bấm vào Chỉ hiện các mục khi điều sau đây là đúng, rồi chọn cách bạn muốn lọc các mục đó dựa trên một trong các cột được chỉ mục.

   Ví dụ: để tạo dạng xem chỉ bao gồm các mục đã thay đổi ngày hôm nay, hãy chọn cột Được sửa đổi (được lập chỉ mục) và điều kiện bằng rồi nhập [Hôm nay].

   

   Lưu ý: Nếu bạn không thấy cột nào có chữ (Được chỉ mục) sau tên cột, thì có nghĩa là bạn không có bất kỳ cột chỉ mục sẵn dùng nào cho danh sách hoặc thư viện đó. Trước tiên bạn Tạo chỉ mục đơn giản hoặc phức hợp.

6. Để giới hạn số lượng các mục được hiển thị trên mỗi trang, cuộn xuống đến Giới hạn mục, rồi đặt giá trị Số mục hiển thị. Khi bạn tạo một dạng xem, số mục hiển thị mặc định là 30.

   

7. Có hai tùy chọn bạn có thể chọn khi đặt giới hạn mục trên một trang:

   • Hiển thị mục theo từng lô với kích cỡ đã xác định sẽ tạo hiển thị dữ liệu theo từng trang, điều này hữu ích khi bạn đang duyệt mục theo cách không tương tác.

     Khi có nhiều mục hơn cài đặt giới hạn, phần hiển thị sẽ được phân trang.

     

   • Giới hạn tổng số mục được trả về tới số lượng đã xác định tạo giới hạn cứng mà giới hạn đó có thể hoặc có thể không trả về toàn bộ kết quả của thao tác lọc. Điều này có thể hữu ích khi kiểm nghiệm dạng xem, tạo nguyên mẫu hoặc khi bạn chỉ muốn truy xuất các giá trị hàng đầu trong dạng xem.

8. Bên dưới Kiểu, bạn có thể chọn Ngăn Xem trước để xem mọi thông tin từ các mục trong danh sách của bạn theo định dạng ngăn dọc. Ngăn xem trước là một trong các Kiểu dạng xem bạn có thể chọn bên dưới Kiểu khi chỉnh sửa hoặc tạo dạng xem.

   

   Bạn có thể dẫn hướng dữ liệu nhanh chóng hơn bằng cách di chuột qua tiêu đề mục trong vùng cuộn ở phía bên trái trang, để xem tất cả các giá trị cột của mục hiện tại được liệt kê theo chiều dọc ở phía bên phải trang. Hiển thị ít dữ liệu ban đầu hơn và điều này giúp hiển thị dạng xem nhanh hơn. Kiểu này cũng rất hữu ích khi danh sách của bạn lớn hoặc có nhiều cột và cần phải cuộn theo chiều ngang để xem dữ liệu.

   

9. Bấm vào OK.

Có nhiều bước bạn có thể thực hiện với một dạng xem nhưng như thế này là đủ để xem dữ liệu đã vượt quá Ngưỡng dạng xem Danh sách nếu bạn bị chặn. Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc gộp nhóm theo, đặt tổng số, bung rộng thư mục và tối ưu hóa dạng xem khi xem bằng thiết bị di động.

Sửa đổi dạng xem

Mở Danh sách hoặc Thư viện nơi bạn muốn tạo dạng xem.

1. Bấm vào tab Danh sách hoặc Thư viện, chọn dạng xem bên dưới Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Sửa đổi Dạng xem.
   
   

2. Cuộn xuống đến mục Dạng xem, rồi bấm vào một dạng xem.

3. Sau đó, bạn có thể thay đổi cài đặt như được nêu trong các bước từ 5 đến 9 trong quy trình Tạo dạng xem bên trên.

4. Bấm vào OK.

Với dạng xem để nhanh chóng lọc qua nhiều mục, cột đầu tiên trong bộ lọc phải được lập chỉ mục. Các cột khác bạn xác định trong bộ lọc dạng xem có thể được lập chỉ mục hoặc không nhưng dạng xem không sử dụng các chỉ mục đó. Cột đầu tiên của bộ lọc phải trả về ít mục hơn Ngưỡng dạng xem Danh sách.

Nếu cột đầu tiên của bộ lọc trả về nhiều mục hơn Ngưỡng dạng xem Danh sách, bạn có thể dùng bộ lọc với hai cột trở lên. Khi bạn xác định một chế độ đã lọc mà dạng xem đó dùng hai cột trở lên, hãy dùng toán tử AND để giới hạn tổng số mục được trả về. Nhưng ngay cả trong trường hợp này, bạn vẫn cần xác định cột đầu tiên trong bộ lọc là cột có nhiều khả năng trả về lượng dữ liệu ít hơn nhất. Sử dụng bộ lọc OR hầu như luôn làm tăng số lượng mục được trả về và sẽ không hiệu quả trong các trường hợp này.

Để biết thêm thông tin về các dạng xem, hãy xem mục Tạo, thay đổi hoặc xóa dạng xem của danh sách hay thư viện

Có hai từ khóa mà bạn có thể sử dụng để lọc dựa trên ngày hiện tại [Hôm nay] hoặc người dùng hiện tại [Tôi]. Đây là những giá trị động vì chúng thay đổi tùy theo người dùng hoặc ngày.

Sử dụng [Tôi] có thể hữu ích khi bạn chỉ muốn xem tài liệu của mình trong một thư viện lớn. [Tôi] hoạt động trên các cột dựa trên người như Người tạo hoặc Người sửa đổi. Ví dụ: để xem tất cả tài liệu bạn đã tạo, đặt một bộ lọc với cột Người tạo bằng với [Tôi]. Nếu bạn là người chỉnh sửa và muốn xem các tệp bạn làm việc gần đây nhất, đặt một bộ lọc trên cột Người chỉnh sửa bằng với [Tôi]. Để xem cả hai, tạo hai bộ lọc được kết nối bởi Or.

Từ khóa [Hôm nay] hoạt động trên các cột dựa trên ngày tháng. Bạn có thể sử dụng toán học để tính ra phạm vi thay đổi với ngày hôm nay. Ví dụ: để xem tất cả tài liệu được chỉnh sửa trong 30 ngày gần đây, bạn có thể tạo một bộ lọc trên cột Ngày lớn hơn hoặc bằng [Hôm nay] - 30. Để bỏ ngày hôm nay, tạo một bộ lọc thứ hai trên cột Ngày nhỏ hơn [Hôm nay] và kết nối chúng bằng And.

Bạn có thể lọc danh SharePoint chứa cột siêu dữ liệu. 

Thêm cột siêu dữ liệu vào danh sách của bạn

Đi tới danh sách của bạn và chọn +Thêm cột.

Chọn Thêm... chọn nút chọn một Siêu dữ liệu được quản lý, rồi chọn OK.

Ngoài ra, sau khi đã tạo cột Siêu dữ liệu được Quản lý và thêm mục vào danh sách của mình, bạn có thể áp dụng thẻ siêu dữ liệu bằng cách bấm vào biểu tượng Thẻ trong ngăn chỉnh sửa mục danh sách.

Áp dụng thẻ siêu dữ liệu trong ngăn dạng xem cây.

Bộ lọc trên thẻ Siêu dữ liệu được quản lý

1. Chọn biểu tượng bộ để truy nhập vào ngăn lọc.

   

   Lưu ý: Bạn có thể chọn tùy chọn Dạng xem Cây từ danh sách thả xuống ở phía trên cùng của ngăn, cung cấp dạng xem phân cấp của các thuật ngữ liên kết với cột được chọn.

2. Chọn (các) thẻ siêu dữ liệu mà bạn muốn lọc.

   

3. Ngoài ra, nếu bạn có ít nhất 5 giá trị được xác định trong cột Siêu dữ liệu được quản lý, hãy chọn nối kết Xem Tất cả để xem ngăn bộ lọc.

   

4. Kiểm tra (các) thẻ siêu dữ liệu mà bạn muốn lọc, rồi chọn Áp dụng.

Sau đây là một số gợi ý về các dạng xem điển hình sẽ hoạt động tốt với cột chỉ mục: